浅谈人事档案管理的问题和建议.pdf

File Management 档案管理 HUMAN RESOURCE MANAGEMENT P.265 摘要：切实做好人事档案资料管理工作， 对于我国人力资源 的管理与开发具有重要价值。 本文深入探讨分析我国人事档案管 理方面的现状， 并根据笔者多年工作经验提出几点改善建议。 关键词：人事档案 管理 建议 人事档案是企事业单位招聘、 任用、 管理人才的主要参考 依据。 改革开放以来， 我国逐步完善了人事档案管理相关制度及 运行机制， 经过多年不断修正， 现已经形成了相对成熟的管理系 统。 近年来， 在市场经济环境下我国的人员流动性明显增强， 这 样显露出传统人事档案管理中存在的弊端。 如何让我国人事档 案管理适应市场经济发展需求， 最大限度发挥服务社会经济发 展职能， 这是值得我们深入研究的重要课题。 一、 当前人事档案管理现状 1.人事档案管理重视程度不够。由于受到传统人事档案管 理思想影响， 很多事业单位领导在人事档案管理方面存在一定 认识误区， 片面认为人事档案管理只是简单的保管档案资料， 并 非单位的日常主要工作， 只需要做到不泄露、 不丢失即可。 因此， 在单位日常管理事务中未将人事档案资料管理纳入工作内容， 再 加之缺乏必要的档案管理考核制度， 导致出现 “说起来重要， 做 起来次要， 忙起来不要” 现象。 2.缺乏档案管理基础设施， 信息化程度低。在长期调研中 发现， 部分单位未安排专门的档案管理室， 部分单位档案室环境 恶劣， 导致档案材料变黄、 变霉或者蛀虫， 对档案资料的正常使 用造成严重影响； 同时， 很多单位在人事档案管理中未使用信息 化管理技术， 基本上延续传统的手工管理方式， 这与人事档案管 理行业的现代化发展趋势是不相适应的。 3.档案管理人员专业素质偏低。事业单位在人员调配方面由 于受到机构编制影响， 未配备专业的人事档案资料管理人员， 因 此大部分单位均采用兼职方式， 这样一方面可能存在管理人员 频繁变动， 另一方面管理人员的专业能力无法保障。 由于大部分 档案管理人员都是兼职且未接受专业知识培训， 因此对档案管 理业务比较生疏， 在档案资料的收集、 整理、 归档以及装订方面 出现不规范现象， 从而严重影响单位的人事档案管理质量。 二、 针对目前人事档案管理现状的几点建议 1.加强法制宣传力度， 提高管理重视程度。为了能够切实增 强事业单位领导、 工作人员对人事档案管理的重视程度， 基层单 位应该加强 档案法 及相关管理办法的宣传力度， 重点针对单 位领导及档案管理人员普及、 学习 档案法 ， 以此来增强单位 相关人员的档案管理意识， 切实明确各自在档案管理中的职责。 通过增强对人事档案管理的重视程度， 将单位人事档案管理纳 入日常管理工作范围， 并建立以单位领导为组长的档案管理领导 小组， 定期对单位的人事档案资料管理工作进行检查、 指导， 对 于存在的问题及时给予处理。 2.增加基础设施建设， 夯实档案管理基础。为了解决目前人 事档案管理困境， 首先需要增加档案管理基础设施建设的投入力 度。 对此， 一方面事业单位在年初预算中要计划档案管理经费， 重 点保障档案日常维护、 整理性保护、 档案管理信息化建设等方面经 费开支； 另一方面各级事业单位要根据本单位档案管理需求， 合 理配置专门的档案管理室， 定期对档案管理室进行防潮、 防虫、 防火检查； 最后就是根据单位经费情况合理采购计算机、 扫描仪 等现代化设备， 建立人事档案信息化管理系统， 让单位的人事档案 管理实现信息化， 从而提升档案资料的安全性、 完整性。 3.注重现代化建设， 实现信息化管理。为了能够进一步提高 单位人事档案管理工作的时效性， 就需要利用现代计算机辅助 管理技术， 充分利用计算机技术将档案资料制作成电子档案、 图 片或者视频等， 从而实现纸质、 数据双保存方式， 从而增加档案 资料的安全指数； 另外， 利用计算机互联网技术， 构建起单位人 事档案资源数据库， 将非保密档案资料实现资源共享， 利于提高 单位人事档案资料的利用率。 4.配备专职管理人员， 提升档案管理水平。单位的人事档案 管理是一项专业性、 政策性、 知识性、 保密性极强的工作， 对于 管理人员的基本素质也有明显的要求。 各级事业单位在人事档 案管理人员配置方面， 需要选择思想品德端正、 责任意识强的 人员从事档案管理， 关心档案管理人员的生活、 工作需求， 激发 工作积极性、 创造性； 同时， 还需要加强档案管理人员的岗位培 训， 坚持 “培训、 自学” 等方式提升自身的档案管理理论知识与 技术水平， 积极探索档案管理新模式、 新方法， 促使档案管理工 作更加科学。 总之， 在社会主义现代化发展的今天， 人事档案资料的利用 率越来越高， 为了满足社会发展的需求并增强人事档案的服务 性， 我们要多方面入手进一步科学规范单位人事资料管理工作， 促使单位的人事档案资料能够重新焕发活力。 浅谈人事档案管理的问题和建议 何思明 射洪县人社局 File Management 档案管理 P.266 摘要：人事档案是党的组织工作、 人事工作不可缺少的重要 参考依据， 人事档案管理是人事管理的重要组成部分。 随着人才 流动速度的不断升高， 用人结构的不断变化， 医院人事档案在代 理制度的过程中出现了一些问题。 为此， 本文从医院人事档案管 理现状、 存在问题等方面进行了 分析与探讨。 关键词：医院 人事档案管理 现状 利用 人事档案制度是我国人事管理制度中的一项最为重要而有 效的手段， 它是个人身份、 学历、 技能、 过往表现、 奖励等方面 的有效的证据， 与个人的待遇、 社保、 党团组织关系等等紧密挂 钩， 记载了每个自然人的人生轨迹， 是人才信息最重要、 最有效、 最具有法律效力的载体。 医疗系统作为高层次人才最为密集的 社会组成之一， 加强档案管理， 档案管理必须要做到与时俱进， 制度完善。 更新人事档案收集整理的方式， 建立更加合理的人事 档案管理制度， 是发现和培养人才， 并对人才进行有效利用和妥 善管理的先决条件。 随着人才流动速度的不断升高， 用人结构的 不断变化， 医院人事档案在代理制度的过程中出现了一些问题。 为此， 本人就从医院人事档案管理的现状、 存在的问题进行初步 的分析与探讨。 一、 医院人事档案管理的现状 由于人事档案本身不能直接带来经济效益， 所以医院领导对 人事档案工作在管理制度、 管理手段、 管理模式、 管理人员等方 面尚存在许多问题。 1.人事档案管理制度相对落后 随着人事制度的不断改革发展， 由于人事档案管理 “终身” 制， 没有得到及时补充和修正， 阻碍了人才的流动。 近年来， 我院 引进了数位高级专业技术人才， 在整理人事档案时， 发现缺少其 在国外留学期间的原始档案材料。 又比如近几年我院从外单位 引进的多位专业技术人才档案被原单位扣留， 他们的原始档案 至今没有转到我院， 造成人事档案材料的不完整， 给我院在工资 的审核、 审批， 职称申报、 评定、 聘任等工作带来不便。 2.人事档案管理方式和手段相对落后 人事档案管理是一项专业性、 政治性、 机密性很强的工作。 人事档案材料需要专人管理， 由于医院人事管理人员编制不足， 人事管理工作量大， 人事档案管理都是由人事科科员兼管， 管理 人员平时还要处理单位日常人事工作， 致使人事档案材料不能及 时归档整理， 存在档案资料不完整的情况。 3.人事档案的来源和内容单一 新时期下， 人才的吸纳引进、 流动， 与旧的人事制度发生了 碰撞， 无论是招聘大中专毕业生， 招聘新的管理人才、 技术人 才， 选拔合格或优秀人才， 还是考核、 提拔、 任免， 都需要人事档 案， 人事制度改革下推行的定岗定编， 绩效考核和绩效评估， 以 实绩定岗位也要求各用人科室和相关部门提供大量档案资料来 评估完成。 人事档案内容、 载体、 传递方式等方面需求的多样 性， 也使得人事档案不可能局限于单位人事部门的狭窄范围。 人 事档案材料的收集、 鉴别、 整理和利用都直接关系到一个人的政 治生命和切身利益， 那些与个人生活和切身利益密切相关的人事 档案， 也经常会被组织和个人查阅利用。 因此， 内容单一的人事 档案已不适应现今医院发展的需求。 二、 医院人事档案利用存在的问题 1.人事档案管理极其分散 人事档案有的保存在用人单位， 有