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ManagementtObserver 管理观察 总第 479 期 张欢 高职院校学生学籍档案管理的 现状分析与对策 （ 西安航空职业技术学院，陕西西安710089） 摘要：学生学籍档案管理这项工作的复杂性比较强。只有在工作思路上实现不断 创新，不断改进，跟上时代的脚步，时刻明确自己的责任，在学籍档案管理工作中激发出 更多的激情和热情，使学籍档案管理能力和服务水平得到进一步的提升，从而使学籍档 案的准确率和利用率得以提升。本文针对高职院校学生学籍档案管理的现状进行分析， 指出其相应的对策和建议。 关键词：高职院校学生学籍档案管理现状分析 1.学籍档案管理存在的主要问题 1.1 学籍档案形成的相关人员意识不 到位 学生在学校的学习过程以及思想表 现都可以在学籍档案中得到最真实的反 映，档案的原始性和真实性都是用人单位 对学生进行考察的主要依据。 因为有一部 分工作人员不能认真地对待工作，这样的 话， 原始档案的不完整现象就会出现，而 且在整理过程中，不能实现规范化。 所用 的表格和纸张不能达成统一， 字迹不工 整，填写不够规范化，随意性较强，没有统 一的内容，有些鉴定、评语性的材料不够 客观，只是做表面工作，不能将学生真实 的情况反映出来，这样的话，它就不能充 分地发挥其使用价值。 1.2 学生个人档案意识淡薄 学生在概括自己在校的表现、社会实 践、个人总结没有认真对待，字迹潦草，也 没有认真地做总结，用简单的话语就将自 己的实习过程阐述完成， 在其思想表现、 大学生生活的表现上，也不够全面，更严 重的是语句不通顺，很多错别字，没有对 自己负起责任。 在毕业以后，对自己档案 的去留问题没有引起足够的重视，一旦经 过太长的时间，从而使档案出现丢失的可 能性或者根本不知道自己的档案去向。 1.3 电子档案管理不到位 伴随着不断发展的计算机技术，网络 技术必定会得到较快的发展，学籍档案管 理的信息化、系统化在此基础上才能够得 以实现，传统的档案管理大部分都选择纸 质的管理和保管方式，但是这种传统方式 已经与现代社会和办公的需求无法相适 应。 而现在很多高职院校中，对于纸质文件 档案材料永远是最重视的，却没有将电子文 件的方式充分地利用起来，不能得到有效地 保存，与此同时，过于依赖计算机，很多重要 的档案文件的保存或者备份不能及时进行， 这样一来，数据就会丢失，或者只是将电子 文件打印出来，电子文档不再进行保存。 在 这种情况下， 一旦将纸质材料丢失的话， 原始档案材料在也不可能出现，学校和学 生肯定会因此出现一定的损失。 1.4 各部门配合不到位，沟通少 因为学籍档案会涉及到很多部门，档 案需要很长时间才能够形成，部门之间不 能相互配合，通常都会使学生的学籍档案 没有齐全的材料或者出现丢失的现象。 而 在这种前提下，当学生需要填写表格和提 交表格的部门是完全不同的两个部门，混 乱现象比较严重。 2.加强学生学籍档案管理的对策 2.1 高度重视学籍档案管理工作 在学校中，唯一可以体现学生学习状 况的就是学籍档案，而且其准确性和可靠 性极高，在学校教学工作中发挥着及其重 要的作用。 学校想要得到更宽阔的发展空 间， 就需要对学籍档案进行科学化的管 理，并且充分地利用学籍档案，只有这样， 学校才能有良好的发展前景， 学校中的每 个部门中的相关人员在管理学籍档案的过 程中， 要明确地认识到自身的职责所在，更 要充分地了解和掌握建档归档的重要性，在 此基础上，将学生学籍档案的相关工作越做 越好， 在进行学籍档案移交和保存的过程 中，应该严格按照相关规章制度进行，千万 不要出现表面功夫，弄虚作假的现象。 与此 同时，还要使学生对相关的档案知识有充分 地认识和了解，从而使学生在填写自己档案 内容的时候引起重视，对毕业之后档案的去 留问题也可以引起重视。 2.2 加强学籍档案的基本规范 学院相关部门在学籍档案使用各种 表单的建立上， 基本上都采用相同的样 式。 客观、真实、用语标准都应该是学院以 及各部门对学生基本信息、鉴定以及考核 意见应该严格遵循的原则。 在需要手工填 写的档案的时候，所选择的笔应该是碳素 墨水或者黑色的签字笔，要注重字迹的工 整， 在内容上也应该具备绝对的准确性， 即使出现错误也不应该随便进行修改。 不 管是教师还是学生，在填写相关表格和信 息的时候，一定要规范化，并且具备准确 性和真实性， 从而使档案内容真实可靠， 有更多的利用价值。 2.3 充分利用现代信息技术， 加强电 子档案建设、实现学籍档案信息共享 想要实现电子档案， 是需要大量的时 间和精力的， 因为文件的真实性和原始性， 必须有档案备份、身份验证、密码设置等步 骤才能实现，而在此基础上，电子档案实现 过程中的真实性和原始性才能够得到一定 的保障。高职院校的学籍档案管理工作中应 该大范围地应用计算机技术，对一些比较先 进的学籍管理系统进行开发和引进，在计算 机网络信息系统和校园网的平台上，使学籍 档案管理得到一定程度的发挥， 在教务管 理部门的支持和帮助下，使学生学籍档案 信息的查询更为容易和方便， 这样的话， 资源共享就得以实现，并且学生学籍档案 的利用率也得到了很大程度的提升。 2.4 加强部门之间沟通与协调 学籍档案涉及招生、学工、教务、系、 部等多个部门，并且档案的内容多、形成 时间长只靠某一个部门是无法完成的，所 以，加强部门之间的协调和沟通显得尤为重 要。教务部门作为学籍档案管理的主要负责 部门，要加强协调、沟通。针对部门之间的协 调会议应该定期召开，将学籍管理过程中所 遇到的相关问题作为会议研究的主要议 题，最终讨论和研究出解决的方法，从而 使学生学籍档案管理有效地进行。 参考文献： 1王晓丽.高职院校学生档案管理中存在的