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管理观察 2012 年 11 月中旬刊 胡安阳 科研单位的设备管理信息化 （ 中国印钞造币总公司技术中心，北京100070） 摘要：计算机网络和信息技术为企业在快速发展的过程中保持科学、集中管理提 供了必要的技术保证。 目前设备综合管理作为资产密集型企业生产和发展的重要资源， 如何运用现代计算机网络和信息技术保证企业提升设备综合管理水平、优化资产配置、提 高资产效率、降低企业运行维护成本，是现代管理和企业发展条件下必须解决的问题。 关键词：科研单位设备管理信息化 1.背景 当今时代是信息化时代，谁掌握的信 息越多，谁就有获胜的资本。 在设备资产 管理方面，EAM 这一概念应运而生。 在资 产密集型企业中，EAM (EnterprisesAssets Management)是面向的企业信息化解决方 案的总称。 在中国市场的实践中已经证 明，EAM 可以帮助企业以优化企业维修 资源为核心，通过信息化手段，合理安排 维修计划及相关资源与活动，最后达到提 高资产可利用率、降低企业运行维护成本 的目的。 通过提高设备可利用率得以增加 收益，通过优化安排维修资源得以降低成 本，从而提高企业的经济效益和企业的市 场竞争力。 对于拥有高价值资产的生产型企业 来说，设备管理已不再局限于一般管理范 畴，更成为获取利润的战略工具。 而对于 研发型企业来讲，设备管理的地位还未上 升至如此高度，究其原因在于科研设备一 般使用率低，故障率低，停机影响小，压缩 成本的空间不大，于是在设备管理工作中 投入更多的资金和精力显得没有意义，但 通过笔者在实际工作中观察、 思考发现， 事实并不仅限于此，下文将分三个方面阐 述本人的观点。 2. 研发型企业设备管理工作中常见 的问题 2.1 企业管理水平不断提高， 而设备 管理信息化程度相对滞后 在商业竞争日益激烈的今天，管理的 作用越来越被企业所认识，企业通过各种 信息化手段实现管理的标准化、 流程化， 如 OA 办公系统、 档案管理系统、ERP 系 统、HER 系统等。 而由于设备管理在研发 型企业的边缘地位，导致设备管理模式仍 属于传统的粗放式管理，最好的模式也仅 是依托财务 ERP 系统中固定资产管理模 块，对台帐进行基础的记录，而设备一生 管理中的计划、采购、转移、维修、报废、处 理等活动，仍采用传统的管理模式，尚未 实现全过程精确的管理和控制，无法在整 个公司范围内共享数据， 无法快速采集、 处理和汇总各部室的数据信息。 这种现状 下，无论管理效率还是实际效果，都是不 够理想的。 2.2 研发型企业设备管理体系中各级 人员工作量大，难以把握工作细节 在设备的一生管理活动中， 市场调 研、谈判、安装调试、维修等工作都是灵活 性较高的工作，不确定因素较多，需要工 作人员投入大量时间、精力，再加上设备 管理工作本身信息化程度不高，导致设备 管理人员工作压力大，对工作细节把握不 够。 各部室设备员一般也是由其他人员兼 任，在完成本职工作的前提下，才能兼顾 设备管理工作，特别是研发部室，设备数 量多，管理工作复杂，研发人员本身科研 任务重，因此导致了两个结果：一是研发 任务和设备管理产生矛盾，兼职设备员可 能对设备管理工作产生抵触情绪；二是研 发部门指派研发工作少的新员工兼任设 备员，设备员工作交接中不可避免的损失 一些设备信息和管理经验。 2.3 各部门不能随时了解资产现状， 部门之间缺乏沟通共享，未能为管理决策 提供科学的分析 在传统的设备管理模式下，设备记录 以财务信息为主，对设备的管理和使用没 有指导作用， 还会随着设备的报废而遗 失。 这些信息只有设备管理人员等一小部 分人可以了解，各部门不能随时了解自己 的资产现状，使得管理者缺乏对本部门情 况的认识；在信息共享方面，设备采购情 尊重事实，不教条、不死板。 考核过程中， 对绩效偏差较大情况，或考核异议，要认 真对待，做到有原因分析，有解答反馈，有 处理措施。 切忌简单化处理，体现公正严 谨的工作精神；三要加强解释宣传，及时 沟通，将有关规定及时传达解释，取得理 解和支持，使考核执行更有说服力；最后， 要及时到位，注重时效。 取得成绩，要及时 激励，鼓舞干劲；发现错误，更要马上制 止，采取相应手段，以儆效尤，加以防范。 2.3 加强考核反馈和改进， 实现绩效 提升 首先， 许多企业都存在重考核执行， 轻反馈改进现象。 其实，反馈是非常重要 的。 绩效考核的全过程活动，最离不开的 就是沟通，反馈是什么？ 反馈就是一种沟 通， 是考核者把绩效结果通知到被考核 者， 通过分析交流促其改进的沟通活动。 考核没有反馈，两者就被割裂开来，彼此 成为信息孤岛，上下不通，无法实现双向 交流，绩效改进和提升更无从谈起。 其次，要使反馈环节成为获取考核信 息的重要途径。 考核可以规定周期，可是 反馈却是随时的、经常的，不应该受限，要 广开言路，畅通渠道，使被考核者不但有 知情权，更有发言权，而且要鼓励其针对 实际，敢于发言，经常发言，不断进步。 另外，要加强考核反馈的管理，不断 优化反馈的方式方法， 提高反馈的速度、 效率和有效性。 在考核者与被考核者之间 架起有效反馈的桥梁，使其更平衡、更畅 通。 让有效的反馈对整个绩效考核工作的 完善起到积极作用。 在企业中，推行考核工作不是一年两 年的事情，是长期要做，并不断改进的工 作。 作为从事企业管理的工作人员，要不 断总结继承好的管理经验，探索研究新的 管理方法，改进自身绩效，提升企业绩效， 达到共同进步。 作者简介： 薛惊雷 （ 1975），男，汉族，大学本科，工 学学士，经济师，内蒙古包钢工作。 企业管理58 ManagementtObserver 管理观察 总第 487 期 况和其他部门设备情况，不能引起各部室 的关注，未能实现企业内的信息共享最大 化，易造成重复投资和资源浪费；在数据 分析方面，传统管理模式只能提供简单的 数字罗列式报表，不能提供先进、科学、直 观的分析格式，对决策帮助不大。 2.4 科研设备更新快、变化大，设备管 理工作易存在历史问题 科研类设备虽然使用频率低，但是更 新换代的速度极快，有些仪器甚至在未达 到折旧年限时，就已经因技术、精度等问 题失去使用价值； 科研类设备相对便于携 带，如果设备使用人员管理意识淡薄，不通 知设备管理部门就对设备进行转移，会造成 设备台帐中存放地点与实际不符；科研工作 常以项目组形式开展， 便于整合多方资源， 但是设备类资源整合以后，可能会因标识不 清等原因造成资产归属不清的问题。鉴于以 上特点， 在研发型企业的设备管理工作中， 如果没有及时、准确的掌握信息，容易造成 历史遗留问题，如不能及时纠正，将对未来 的工作造成很大困难。 针对上述工作中常见的问题，研发型 企业在设备管理信息化建设过程中需要 着重实现以下几个功能，从企业整体提高 设备综合管理水平和运用能力，为管理者 正确决策提供有效支持。 3. 研发型企业实现设备管理信息化 需求分析 3.1 管理范围 本系统将设备部门所有需要作为单 独实体进行管理的实物都视为设备。 将设 备概念与原有固定资产概念区分，设备可 能包括了在役固定资产、已完成报废手续 但未处理的固定资产和一些可以独立使 用的低值易耗品。 3.2 设备台帐管理功能 实现设备的全生命周期管理。 建立完 整、详实的设备台帐，作为承载设备信息 的载体。 所有针对设备单体的活动皆通过 设备台帐发起，包括从设备前期的安装调 试、入账，设备使用过程中的维护、维修、 运行、变动，直到设备的最终报废、处理等 活动，使各权限用户能够随时全面地了解 所管理设备的状况。 实施过程中建立以二 维条码为基础的设备标识体系，可通过移 动手持设备，完成信息检索、盘点等业务。 3.3 设备采购管理功能 实现设备采购过程中一切活动的信 息化管理。 每年年初，将计划财务部批复 的固定资产预算导入系统，各需求部门根 据预算发起采购活动，预算启动、比质比 价、合同审批、付款审批、合同执行监控、 预算验收、追加预算等活动通过规定的工 作流进行审批，在确保符合原有规章制度 的同时，最大限度的简化业务流程。 3.4 设备维修管理功能 实现设备维修工作的信息化管理。 对 于定期维修、维护工作，首先在年初将全 年计划进行分解， 自动生成维修日程表， 并在实施日期之前对维修人员和设备使 用人员有预知提醒，便于双方人员安排工 作时间。 对于突发性的维修活动，由需求 部门发出申请，系统判断此设备是否在保 修期内， 经相关设备维修人员确认后，开 展维修工作。 维修过程、结果等资料由系 统留存，便于数据统计。 3.5 设备计量管理功能 设备的计量管理对于科研单位来说 非常重要的，此模块用于实现设备计量工 作的信息化管理。 依据设备计量台帐，每 年年初制订计量计划， 自动生成日程表， 并在实施日期之前对计量相关人员和需 求部门设备员有预知提醒，便于双方人员 安排工作时间。 计量结果输入系统记录， 合格证书等相关文件扫描后，在系统中以 电子文件形式留存，便于随时查找、打印。 3.6 报表管理功能 查询、统计各类信息。 统计设备使用 率报表、设备维修成本报表、设备资产现 状报表、预算完成情况报表、供应商分析 报表等。 3.7 设备文档库管理功能 对设备的各项标准管理和操作规程 进行管理。 此模块记录包括：设备使用说 明书的电子文档、设备操作规程、设备安 全操作规程、设备维修记录、设备计量证 书、设备使用技巧等资料。 3.8 工作流管理功能 通过该系统规定业务流程，并对流程 中的角色进行授权。 系统管理员可以定义 相关的流程，并设定节点，操作方法采用 图形化拖拽方式，以便快速应对人员岗位 的调整及业务流程的改变。 3.9 和其他系统的接口 实现与现有信息系统的接口， 包括 ERP 系统、OA 系统、信息门户系统等，并 在开发过程中预留与未来计划的其他系 统接口。 4. 科研单位实现设备信息化管理的 意义 通过设备管理信息化项目的开发，实 现上述功能，建立一套符合科研单位设备 综合管理特点，适应现代设备先进管理模 式的企业级设备综合管理系统软件。 本项 目的成功实施将在降低企业自身运营成 本和人力成本的同时，为科研型单位的设 备管理开拓新的思路，因此，此项目的研 究将带来较高的经济效益与社会效益。 主 要具有以下重要意义： （ 1）通过开发该项目，建立整个企业 的设备综合管理体系。 在整个中心范围内 实现设备资产的数据共享，极大地提高企 业设备资产的运行维护能力，提高资产效 率，优化资源配置。 （ 2）通过开发该项目，建立全生命周期 的设备综合管理体系。建立和完善具有先进 管理思想与方法的设备综合管理体系，全面 提升设备管理工作的质量和水平。 （ 3）通过开发该项目，支持设备管理 的持续改进与持续发展。 建立该项目系 统， 将有效地促进设备管理的标准化、规 范化运作，保证企业的设备管理工作随着 企业管理的发展而同步发展。 （ 4）通过开发该项目，提高综合分析 和决策支持能力。 首先将原来设备信息补 充完整，并将不易保存、查找的纸质数据 资料进行有序的挖掘、整理和加工，形成 电子信息。 通过对信息的分析、判断、汇总 得出有价值的知识或者智慧。 （ 5）通过开发该项目，实现业务处理流 程的自动化管理。 在实际业务处理过程中， 通过计算机网络和信息技术实现无纸化办 公和业务流程的自动化处理，使设备管理人 员将更多的精力投入到非流程化、临时性的 工作 （ 如市场调研、供应商走访、价格谈判 等）中去，相对科研单位而言，这些工作是设 备管理工作业绩的主要增长点。 （ 6）借助开发该项目的机会，组织针 对企业各级设备管理人员的集中培训，使 设备管理人员能够统一认识、 明确流程， 从而建立稳定、有效的设备管理体系。 （