谈高校档案管理工作中的问题和创新.pdf

ManagementtObserver 管理观察 总第 484 期 彭红梅 谈高校档案管理工作中的问题和创新 （ 湖南第一师范学院资产管理处，湖南长沙410006） 摘要：高校档案集教育、科研、管理功能于一体，在发挥高校教书、育人、服务社会方 面有着重要的作用。 但现代信息技术飞速发展的大环境下，高校档案管理工作还存在管理 形式、服务手段、服务内容等方面的问题，只有以科学发展观为指导，扎实推进高校档案管 理工作创新，才能切实保障高校档案管理能为教书育人服务，为社会经济的发展服务。 关键词：高校档案管理创新 创新是一个民族进步的灵魂，也是高 校档案工作保持蓬勃生机的力量源泉。 作 为高校科学管理的重要组成部分，高校档 案管理在一定程度上反映了高校管理水 平的高低。 要以创新的态度、思路和途径 解决遇到的新问题、新矛盾、与高校其它 各项管理人员面前的重要课题。 1.档案管理在高校管理工作中的重要性 高校在教学、科研、管理过程中形成 的档案资料， 是一种不能再生的信息资 源，是记录和反映高校整体工作全貌的载 体。 国家教委明确指出： “ 高校档案工作是 办好学校的重要基础工作，各高校必须把 档案工作纳入学校整体发展规划加强对 档案工作的领导和管理。 ”由此可见，作为 记录和承载高校历史沿革的档案管理工 作，是整个高校发展过程中不可忽视的重 要成员。 作为重要信息资源的高校档案， 其价值越来越被社会所认同，只有不断提 升档案的收集、整理、保管、鉴定、利用水 平， 才更有利于促进高校的健康快速发 展，提高和扩大高校的知名度。 2.高校档案管理现状及存在的问题 2.1 档案管理模式陈旧 在信息化背景下，对于高校档案信息 化建设是一个综合性的方面，既懂档案业 务管理，又掌握自动化、网络化技术等现 代信息技术的复合型人才紧缺。 受高校现 行人事制度的影响，目前档案队伍整体素质 仍普遍较低，年龄偏大，计算机操作能力一 般，习惯于传统的纸质档案编研模式。 而在 信息社会，档案的载体形态和记录方式已呈 多元化发展，一些必备的技能如数据存储和 压缩技术、档案信息组织技术、检索技术等 还不为多数人熟练应用，更不用说网络环境 下教学档案的安全性问题了。 2.2 高校档案数字化、 辅助管理方面 存在的问题 高校档案工作计算机管理模式是建 立在原有的手工管理模式基础上，该模式 的特点以档案信息载体为核心，工作对象 不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材 料。 计算机的作用只是辅助人工管理档案 实体，而不是处理档案数据。 这种模式的 落后点是没代替手工管理工作，而且是大 大的增加额外手工劳动的投入。 在档案计 算机辅助管理模式仅局限于档案工作内 容的编目和检索环节发生局部作用，而且 是辅助档案工作人员对档案实体进行编 目和检索，不是针对具体的档案信息。 2.3 档案服务功能单一 档案服务功能单一， 档案资源偏少， 不能科学全面的真实反映学生在校期间 的学习、生活轨迹，参考价值不高、针对性 不强。 所以档案管理水平的创新有待进一 步提高。 3.加强档案管理创新体系的建设 3.1 模式创新 目前， 高校档案室虽属机关部门，但 大多挂靠校办或党办之下的非独立结构， 其职能主要室执行而非决策。 这种管理模 式已难以适应形势的发展。 随着高校管理 体制改革的深化，应当改变档案管理工作 的地位和作用，将档案室从校办或其他部 门分离出来，变成独立的档案管理职能部 门，由被动执行变为主动决策，进而注重 学校的未来方向， 把握前瞻性的特点，在 档案资源、档案人力、档案开发、外部环境 等方面进行全方位创新，这样才能使档案 机构高效、安全、到位，才能实现高校档案 工作的超越，呈现高校档案事业不断发展 的前景。 树立科学发展理念，用观念创新 助推档案管理；发挥网络技术优势，加快 高校档案数字化进程； 改进档案服务机 制，不断提高档案管理服务水平。 3.2 思路创新 一是管理理念创新。 档案管理工作者 必须解放思想，更新观念，改变过去盲目 追求 “ 大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动 服务的状态，本着 “ 以人为本，服务至上” 的服务理念，把满足全社会用户和高校的 需求作为档案管理工作的中心环节和价 值走向，以创新理念和创新行为来加强档 案管理，开辟档案管理发展的新途径。 把 档案管理的知识化、科技化、信息化、社会 化作为档案工作的管理目标。 二是管理内容创新。 档案室虽然收藏 有学校文献资源， 但是不可能把所有的文 献资源收藏齐全。单凭本室收藏难以满足用 户的信息需求，必须调整，充实档案室收藏 的内容，提高质量、有目的、有重点、有计划 的采集用户需要的档案资源，并对档案文献 资源不断进行优化，使其系统化、规范化、有 序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。 三是管理方式创新。 随着时代的发 展，档案管理主要应看档案室对资源的开 发利用程度和服务效果。 档案室的管理工 作重心要转向对用户和档案员的管理，要 最大限度的实现档案资源的开发与利用。 四是人才资源创新。 要树立人才资源 是第一资源的思想，克服 “ 见物不见人”和 “ 重使用，轻培养”的倾向，要针对档案专业 人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个 性、鼓励创新、信息理解的良好环境，努力造 就一支业务精、作风正、工作实、纪律严的专 业人员。 要完善档案干部终身体系，不断提 高档案培训质量，提升现职档案人员的文化 和专业程度，切实增强档案干部和工作人员 运用专业理论解决实际问题的能力，特别要 加大对优秀青年档案工作者的培养力度， 加强多层次复合型专业人才队伍的建设， 注重在实践工作中培养锻炼人才。 总之，做好高校档案管理工作意义重 大，高校管理者和档案管理人员应以积极 有为、多元创新的进取精神，变简单的分 类整理为高技术含量的综合性开发建设， 变重储轻用为存储、利用并重；变单一的 查