XX公司采购管理系统培训.ppt

神州数码管理系统有限公司,Digital China Management Systems Limited,采购管理系统培训（PUR）,课 程 大 纲,一、系统主画面,二、与其他系统的关联,四、日常交易,五、批处理,三、基本信息创建,六、管理报表,供应商料件价格管理。 提供料件的请购、采购、进退货管理。 3. 提供请购分购管理。 4. 提供询价、核价管理。 5 提供四种采购预计进货报表。 6 供应商进货评核。,前言系统功能,提高料件采购流程的效率与正确性。 降低生产停工待料的异常发生。 加强供应商的评核管理提升采购质量。 采购异常管理有助于降低成本。,前言系统效益,一、系统主画面 二、系统功能图 三、系统主作业程序概述 四、采购系统与其他系统的关联,系统架构,系统架构系统主画面,系统架构系统功能图,基本信息录入：采购人员信息 供应商信息 采购单据性质 供应商料件管理：供应商料件价格及交易信息录入 价格交易管理：录入询价单 录入核价单 日常交易处理：录入请购单 录入采购单 录入采购变更单 录入进货单 录入退货单,系统架构系统功能图,采购进度管理：预计进货表 采购明细表 收料验退管理：进货明细表 进货统计表 料件历史进货记录表 验退件退回明细表 交 易 管 理：采购价格调幅表 采购价格异常表 供应商供货明细表 供 应 商 评 估：供应商评级 供应商ABC分析表,系统架构系统功能图,批 处 理： 重新计算采购已交量 更新供应商月统计信息 结束采购单,系统架构系统主作业程序,基本信息规划,采购人员、供应商、单据性质,信息创建与核对,基本信息列表,期初余额导入,未结案采购单、品号供应商信息输入,录入请购单,录入采购单,录入进货单,录入验退单,录入退货单,日常交易登录,应付账款管理,应付票据管理,请购单凭证,采购单凭证,进货单凭证,验退单凭证,退货单凭证,采购系统,存货管理,物料需求计划,工单管理,应付账款,自动分录,批次需求计划,产品结构,基本信息,进口管理,系统架构与其他系统的关联性,1、前序作业 2、采购管理系统基础信息创建,基本信息创建及信息字段说明,录入工厂信息 录入仓库信息 录入部门信息 录入币种汇率 设置编码原则 录入职务类别 录入交易对象分类 录入页脚/签核 录入程序页脚/签核,基本信息创建及信息字段说明前序作业,基本信息创建及信息字段说明采购基础信息,一、供应商信息字段说明 二、供应商料件价格管理 三、设置采购单据性质建议及信息字段说明,一、录入供应商信息字段说明,基本信息创建及信息字段说明采购基础信息,.采购供应商、委外供应商商的编码原则 应分开设定。 .有类别厂商评核需求者，同类厂商编号 应归纳同区间。 .供应商有加工亦有采购供货者，为区分 应付帐款科目的管理应区别编号。,供应商编码注意事项,X X XX,1.供应商 2.国外厂商 3.委外厂商,1.五金 2.电子 3.包材 4.印刷 9.其他,序号： 01-99,基本信息创建及信息字段说明采购基础信息,供应商编码范例参考（最大10码）,可以在编码原则中先对供应商进行编码，也可直接输入,基本信息创建及信息字段说明采购基础信息,可变更核准状况: 已核准.尚待核准.不准交易,基本信息创建及信息字段说明采购基础信息,供应商信息字段说明,供应商分类开窗：录入交易对象中的供应商分类信息,供应商信息字段说明,如“Y”,一张采购单可分多笔 进货单进货,由最近一次进货单回写,可空白,将来日期推算时为不存在日期则视为月底. * 例:进货后_1_个月逢_30_日结账. 表示:验收日为060305 则结账日期为060430,供应商信息字段说明,ABC等级:可通过供应商ABC分析表更新 交货评等:可通过供应商评级作业更新 质量评等:可通过供应商评级作业更新 以上三字段亦可由人工自行输入与维护,供应商信息字段说明,可开窗选择在基本信息管理 系统中建立的付款条件,加工费用:加工费用的明细科目 应付帐款:应付帐款的明细科目 应付票据:应付票据的明细科目 以上三字段为自动分录系统使用,供应商信息字段说明,结帐,应付凭单,进货单,退货单,基本信息创建及信息字段说明采购基础信息,结帐作业的概念整批结帐,基本信息创建及信息字段说明采购基础信息,结帐作业的概念直接结帐,基本信息创建及信息字段说明价格管理,录入供应商料件价格,基本信息创建及信息字段说明价格管理,单价默认来源,基本信息创建及信息字段说明价格管理,更新商品计价（现行单价制）,基本信息创建及信息字段说明价格管理,更新商品计价（标准单价制）,核价日期/生效日期/失效日期,核价日期 4/1 4/25 6/10 生效日期 4/1 5/1 7/1 失效日期 6/30 5/31 单价 元 100 99 105,采购日期 采购单价 4/10 100元 5/20 99元 8/10 105元,基本信息创建及信息字段说明价格管理,基本信息创建及信息字段说明价格管理,数量 PC 单价 0-100 5.0元 101-500 4.8元 501-以上 4.5元,单头信息 单身信息 101 以上 单身信息 501 以上,1.由“录入供应商料件价格”中直接输入及维护 2.由更新核价的单据更新单身的分量计价信息,分量计价,基本信息创建及信息字段说明价格管理,基本信息创建及信息字段说明价格管理,基本信息创建及信息字段说明单据性质,单别代号： 不可重复，请以数字组合编码。 2. 单据性质 : 请购单 进货单 核价单 退货单 采购单 询价单,基本信息创建及信息字段说明单据性质,3.编码方式： 码号共有11码,年码数及流水数的位 数可自行设置 (1).日 编:YYMMDD99999 (2).月 编:YYMM9999999 (3).流水号:99999999999 (4).手动编号:在交易作业中自行输入编号,基本信息创建及信息字段说明单据性质,4. 品号输入方式：, 用品号输入 用条码输入,基本信息创建及信息字段说明单据性质,5.自动审核： 单据凭证输入完成后，是否马上进行库存账 更新(库存的增减)或者确认单据生效性. 单据如果输入完成还须其他人审查核准后， 才可更新库存的，应设为【N】,审核 = 凭证核准 交易时点,基本信息创建及信息字段说明单据性质,6.自动打印： 凭证每输完一张是否马上打印出来。多人或多 机共用打印机时应设置为批次打印。 7.直接结帐： 针对进货单和退货单，此字段勾选以后就必须 输入应付凭单单别，此进（退）货单审核后就 自动生成一张应付凭单。,基本信息创建及信息字段说明单据性质,8.更新核价： 针对料件供应商交易单据，如采购单、 进货单、询价单及核价单的性质单别才 有效用。 9.核对采购： 针对进（退）货单是否一定要输入采购 单才可处理，目的是避免无采单的收退 料发生。,基本信息创建及信息字段说明单据性质,基本信息创建及信息字段说明单据性质,10.进价控制： 请购单、采购单、进（退）货单等单据中只有单据性质和品号都做单价控制，程序才进行售价控管。,基本信息创建及信息字段说明单据性质,11. 限定单别输入用户： 勾选后此种单别只提供此用户开窗选定， 但也可通过单头toolbar增加,3101 请购单 N N N N N 3201 核价单 N N N Y N 3301 采购单 N N N N N 3302 服务性采购 N N N N N 3401 进货单(采) N N Y N N 3402 紧急进货单 N Y N N N 3403 服务进货单 N N N N N 3405 赠品进货单 N N N N N 3501 退货单 N N N N N,单别 单据名称 自动 自动 核对 更新 直接 确认 打印 采单 核价 结帐,基本信息创建及信息字段说明单据性质,单别示范,为配合信息的管理请将采购单的编码方式设为自动编号 1.紧急进货单：为紧急采购的需求，尚未有正式采购单， 但已有非正式的通知收料者。 2.服务进货单:费用类的进货(请款时记录)若服务性商品 必须要采购行为，可另辟服务采购单.若进货商品赠品 部份不计费，另外仓库管理数量，则可设赠品进货单， 或从库存系统做其他入库。,基本信息创建及信息字段说明单据性质,说明：,一、采购核价作业程序 二、请购作业程序及信息字段说明 三、采购作业程序及信息字段说明 四、采购变更作业程序及信息字段说明 五、进货验收作业程序及信息字段说明 六、验退件退回作业程序及信息字段说明 七、退货单作业程序及信息字段说明,日常交易作业程序及报表管理,日常交易作业程序及报表管理,采购核价作业程序,1.单据若为更新核价者将更新供应商料件 信息。 2.若采购商品有分量计价的需求，则直接 由核价单来更新供应商料件。,日常交易作业程序及报表管理,录入核价单作业,勾选分量计价后可打开子单身输入 分量计价的信息,分量计价更新品号供应商信息的核价单,应与一般数量的核价单分开打单. .分量计价的核价单(更新核价) *.核价单单身的数量不输入,单价将更新品号供应商信息的单头单价. *.核价单身开窗的分量计价将更新品号供应商信息的单身分量计价信息. .一般数量的核价单(无分量计价管理需求或通用更新核价) *.核价单单身的数量及单价输入.,日常交易作业程序及报表管理,录入询价单作业,勾选的项目才会更新供应商料件价格,1.内部需求的凭证 2.审查内容为 .品号、数量及需求日期的合理性 .需求来源正确性 (MRP,LRP,再补货建议表,BOM自动请购,其他),日常交易作业程序及报表管理,请购作业程序,请购作业的目的,1.计划采购时所遗漏的需求。 2.超耗用料的额外零星需求。 3.非正常需求的其它需求，如客户的额外 订单或代购品。,日常交易作业程序及报表管理,请购作业程序,一般请购作业的时机,日常交易作业程序及报表管理,请购作业程序,可按采购预交货日分别生成采购单,1.请购部门：基本信息管理系统进行录入 2.请购人员：基本信息管理系统进行录入 3.需求日期：系统默认，由录入品号信息的前置 天数推算而得,Q:想一想！ 前置时间在哪个系统设定呢?,日常交易作业程序及报表管理,请购作业程序,录入请购单的字段说明,需求日期=单据日期+固定前置天数+(采购单位换算为库存单位后的数量)/批量*变动前置天数.,4.参考供应商:即品号主要供应商 5.结束码:该请购已生成采购单则系统自动更新,日常交易作业程序及报表管理,请购作业程序,录入请购单的字段说明,1.锁定码的意义: 当采购人员收到请购信息时，必须针对此请购信息进行审查，选择厂商、确定单价、数量及交期，当信息确定后表示即将要发出采购单，如此步骤完成采购人员必须将锁定码锁定。,日常交易作业程序及报表管理,维护请购信息,维护请购信息的字段说明,2.请购分购：即一笔请购向多个供应商购买 单身可输入 单头：采购总数量、总金额 单身：采购数量、采购比率,日常交易作业程序及报表管理,维护请购信息,维护请购信息的字段说明,单身数量加总,将完成的请购信息依供应商分别产生采购单，更新后请: 1.查询录入采购单作业，您将可看到采购单 据的完整信息。 2.请查询录入请购单作业将会看到采购单号。,日常交易作业程序及报表管理,请购作业程序,从请购单生成采购单,若置为Y，则当采购数量合计=请购数量时，才将请购单单身置为结束.,1.请购明细表 2.请购状况表 3.品号供应商已请购未采购明细表 4.厂商别已请未购列表,日常交易作业程序及报表管理,请购作业程序,请购管理报表说明,1.现有库存可用量 2.品号库存状况表,日常交易作业程序及报表管理,采购作业程序,1.参考单别.参考单号.参考序号.来源单号:输 入时可为订单、工单单号或其他备注之有意 义单号。 2.已交数量：由进货单及退货单更新，无须输入。 3.采购单价：1.供应商料件价格 2.最近进价 3.标准进价。（可由设置公用参数作设定）,日常交易作业程序及报表管理,采购作业程序,录入采购单的字段说明,4.结束采购单作业：应定期运行本作业 对于过期未交的采购件采购人员应定期检查交 货的需求性，过期未交者确定要交货时，应以 变更交期方式更改采购单据，如果确定不交货 时，应要指定结案，避免收料单位又进行收料 作业，您可透过采购预计进料表协助进行指定 结束作业。,日常交易作业程序及报表管理,采购作业程序,结束采购单说明,.已交数量=订单数量时,显示 已结束. .已交数量.透过指定结束作业更新时,可显示 指定结束. 此栏位只做显示，不可手动修改,定价顺序： 1.供应商料件价格 2.最近进价 3.标准进价,Q: 想一想这些作业在哪些系统?,录入采购单,日常交易作业程序及报表管理,采购单信息来源,MRP采购计划发放,LRP采购计划发放,从请购单生成采购单,从订单自动转成采购单,日常交易作业程序及报表管理,采购变更作业程序,直接更改采购单。 通过录入采购变更单处理。 将原采购单指定结案,另开一张新的采购单。,日常交易作业程序及报表管理,采购变更处理的方式,1.采购变更单的单据特性同原采购单别。 2.未确认的采单直接从采单更改，无须新 增采购变更单。 3.已确定的采购单且已经发出采购者，应 保留变更信息且应由采购变更通知单通 知相关单位处理变更事宜。,日常交易作业程序及报表管理,采购变更处理的特性,表示此订单单身所有为 未结束 状态的序号信息, 其状态要变更为 指定结束 .若是只改变某序号的数量或单笔信息,则本选项不选择.由单身选择需结束的订单序号指定结束. 若整张结束,则单身不可输入.,发票与送货文件,录入进货单,进货记录,进货单,进货单确认,到货检查,进货检验,供应商供货统计表 料件历史进货记录 供应商进货明细表 供应商进货汇总表,采购单,取回,验退件未退 明细表,N,Y,Y,验退,N,日常交易作业程序及报表管理,进货作业程序,(1).到货登记 (2).质量检验 (3).货款输入,资材收料 IQC 采购或会计单位,权 责,日常交易作业程序及报表管理,三段式进货说明,(1). 到货日期预交货日 超期码=Y (2). 运行验退件退回 验退码=Y (3). 结账单确认 结账码=Y,日常交易作业程序及报表管理,录入进货单字段说明,(1).将纳入存货价值 (2).不纳入供应商之应付帐款 (3).如:运费,扣款金额,(1).不纳入存货价值 (2).将纳入供应商之应付帐款 (3).如:损坏扣款,进货费用,日常交易作业程序及报表管理,录入进货单字段说明,日常交易作业程序及报表管理,录入进货单字段说明,暂不付款：表示本进货单,暂时不可生成应付账款.,发票信息更改：录入发票信息 输入货款：输入或修改货款 本功能提供给进货单结账前,对于进货单金额如果还需要调整时,可透过本功能更改进货金额,单价,进货费用及扣款金额等金额相关字段.,如果发票信息里选择随货付发票，则发票号码必须输入,日常交易作业程序及报表管理,进货单审核后对信息有何影响,检验结果，系统自动判断检验状态（除了免检和特采）,供应商供货统计表 供应商供货明细表 料件历史进货记录表 料件历史进货汇总表,日常交易作业程序及报表管理,进料记录管理报表,名词定义： 验退：验收前退货 退货：验收后退货 退货单信息字段说明 验退件退回明细表 . 验退件未退明细表,日常交易作业程序及报表管理,退回验退件作业,日常交易作业程序及报表管理,退货单作业程序,进货单如进行核对采购单管理的，退回单一般也应核对采购单。 若该品号进行批号管理的，批号栏位务必输入。,日常交易作业程序及报表管理,退货单录入字段说明,退货单为应付帐款的减项。 一般退货品应输入原采购单号。如果该采购单未经结案，退货品已经确定不再进货的，采购单应指定结案。 如无采购单的，退货单价来自品号供应商信息。,日常交易作业程序及报表管理,退货作业的注意事项,退货：有实物退回 折让：只扣款，不退回实物，数量不可输入,日常交易作业程序及报表管理,其他管理报表,采购业务执行跟踪报表： 料件预计进货表 工单预计进货表 采购预计进货表 供应商料件交货排程表 供应商采购交货状况表,日常交易作业程序及报表管理,其他管理报表,供应商统计、分析表： 供应商供货统计表 供应商ABC分析表 采购预计进货表 供应商供货异常表,日常交易作