试析行政后勤管理对企业发展的重要作用.pdf

管理观察 Management Observer 总第 608 期 第 9 期 2016 年 3 月 下旬出版 47 试析行政后勤管理对企业发展的重要作用 杜 敏 ( 中铁航空港建设集团北京有限公司 , 北京 1 0 0 0 7 0 ） 摘要：行政后勤虽然不是企业的中心工作，却时时刻刻影响着企业的核心运转，是企业发展的基础和保 障。后勤管理部门的管理是一门艺术，其好坏影响着企业的正常运转与长远发展。在中铁转型期间，如 何做好后勤保障部的管理工作，为企业稳步发展贡献力量，成为本部门工作的重心。 关键词：行政后勤 管理 发展 作用 作者简介： 杜敏（1 9 7 1 - ），女，民族：汉，籍贯：四川平昌，学历：本科，职称：经济师，研究方向：企业管理。 中国中铁股份有限公司是集基建、勘察设计与咨询 服务、工程设备和零部件制造、房地产开发、铁路和公 路投资及运营、矿产资源开发、物资贸易等业务于一体 的多功能、特大型企业集团，也是中国和亚洲最大的多 功能综合型建设集团 1。2015 年，在财富“世界 500 强企业”中排名第 71 位 1。公司经营范围覆盖到土 木建筑的各个领域，工程项目遍布全国各省市自治区和 全球 60 多个国家和地区 1。 “兵马未动，粮草先行”。随着企业经营生产规模 的不断扩大，行政后勤工作对企业发展的服务保障作用 更加凸显，重要性不言而喻。所谓行政后勤管理，主要 涉及的是包括企业的固定资产管理、办公事务管理、车 辆使用管理、前台管理、公司访客记录以及安全保卫管 理等内容在内的管理工作，行政后勤管理部门涵盖了企 业的人、财、物等方方面面的工作，在整个企业的发展 运行中有着举足轻重的地位 2。行政后勤是企业发展的 基础和保障，关乎企业的正常运营和员工的日常生活。 行政后勤的管理做好了，才能解决企业和职工的后顾之 忧，充分调动员工积极性，协调内部的团结协作，保障 企业的正常运作，间接影响着企业的盈利与创收。 一、行政后勤工作内容 企业行政后勤工作多且杂，还有很多临时性任务： 办公及后勤、办公用品与设施、车辆的统筹管理、公司 办公及后勤所需外包单位、 办公区域及后勤区域的物业、 员工出差机票管理与订购、会务组织、外务及接待等。 后勤保障几乎与企业的每个部门都有衔接，可以说企业 运营的每一个环节都离不开行政后勤工作。 二、行政后勤管理简要要点 后勤工作的性质决定了它是为企业和员工服务的， 服务意识的培养及素质的培训是基础；行政后勤的管理 牵涉企业的保障，需要部门上下都具有强烈的责任心， 并要设法避免责任分散；由于后勤工作多是即时的，企 业各个部门可能同一时间发生不同类型的事务与行政后 勤有关，所以管理人员组织协调以及执行能力也很重要； 行政后勤遇到的问题也是多样的，有些还是计划外，或 者之前从未发生、无先例可循的，这就需要在管理中适 当的变通，具体问题具体分析，避免其他公司规定条例 的直接 “拿来主义” 和管理类教科书的生硬照搬 ； 同时，“当 局者迷，旁观者清”，后勤从业人员肯定都是励精图治、 想尽方法努力想做好行政后勤的管理，以期为企业发挥 个人和部门应有的作用。而关于他们工作适宜与否，部 门内员工工作到位与否，当局者肯定不如旁观者清楚， 因此从其他部门的反馈，可以客观地反映工作的效果， 找出之后工作需要努力的方向，做得好的地方可以继续 发扬， 失误也要尽快纠正。 同时， 工作的总结与自我反省， 也相当必要。科学合理的反馈机制的完善和建立，可以 48 工商管理与案例研究 不断提高管理水平和部门内的工作效果和效率。 三、行政后勤工作的管理现状 目前行政后勤工作尚未发挥其应有的作用，相关不 良模式大致分为以下几类：单纯消耗（行政后勤组织所 需要的资金全部来源于行政拨款，而且大多数都用于职 工的日常生活上，致使行政拨款在行政后勤上成了消耗 品 2）；被动服务（行政后勤系统缺乏相应的自主权， 只能被动地接受最新的企业发展概况所带来的新任务要 求 2）；单纯福利（福利发放大多由企业相关部门决定， 后勤部门被动执行，在企业内不受重视，员工工作热情 尚未完全激发）。 某些行政后勤部门还有党政机关的不正之风沿袭， 官僚主义化，做事拖沓重复，大大影响了企业效率；工 作与实际脱节也时有发生，这也是由于计划经济时代的 后勤管理工作陋习，而现有管理人员对行政后勤工作认 识不充分，未从实际出发考量工作可行性。工作步骤和 内容与实际不符，导致事倍功半，得不偿失。 随着企业规模壮大，跨区域跨省份经营的情况逐渐 增多，同时也出现了地域间与单位间的沟通不畅，内耗 增多，限制了企业的高速发展，行政后勤的部门协调能 力有待提高。 四、管理行政后勤工作的一些途径 （一）成本控制的管理 成本控制的管理关系着企业的可持续发展，可给予 后勤部门更大的发展空间与自主性。 企业的成本控制，一要相关负责人制定切实可行的 成本控制奖励制度，成本控制做得好的部门或者个人， 适当地予以精神或物质奖励，充分调动员工积极性；二 是设备设施维修基金的投入，这些固定资产都是需要经 常维修和养护的，平时的维护做好了，可以延长其使用 寿命，相应程度上节省了设备设施的购置成本；三是成 本控制的规范评估体系，体系的建立需要企业内部充分 沟通然后再敲定，该体系要涵盖行政后勤管理部门的日 常工作流程、工作规范、奖惩标准、员工守则等方方面 面的内容，并且要随着企业的发展以及后勤部门的改革 进行不断地调整与完善 1。 （二） 规范管理模式，保证工作可行性与合理化 重视部门间的协调与人员的配置，对于实际操作者 实行责任到人、责任到岗，避免责任分散和推诿。后勤 管理部门应先认清职能与权责，企业内部应予以支持， 宏观上将企业的后勤管理工作与企业的其他工作结合起 来，实现各部门的统筹发展 3。这样行政后勤工作落实 到岗位和人员，与企业实际有机结合，切实可行，并且 合情合理。 （三）促进职能转变的管理 鉴于某些行政后勤工作沿袭的党政机关和计划经济 遗风，宜立即根据企业和部门实际情况，转变职能，加 强工作的时效性和科学性：一是指导行政后勤朝产业化 的方向转变。后勤工作服务与辅助企业的运作发展，并 不产生实际的经济效益，然而随着市场经济的发展，产 业化的转变是一大趋势， 可根据实际情况以产业化创收， 自给自足的同时加强行政后勤的自主性与认可度；二是 改善单纯消耗、单纯福利及被动服务这些不良的工作模 式，将消耗模式转变为循环利用的模式，节省企业的支 出与消耗；三是精兵简政，以保证行政后勤工作的实效， 减少内耗，提高工作效率，最终节省企业的资源与活力。 行政后勤部门不仅要促进企业的经济效益（营业额 和盈利的具体反映），还要实现其文化效益（企业文化 与企业职工忠诚度的建设）。部门内部还要注意自我考 评与适宜调整，以便更好地完善和整改工作作风以及找 到新方向新出路。 同时，加大反馈机制的运用，构建科学健康的后勤 信息系统，如及时公开最新的后勤管理情况、优秀员工 表彰、后勤部门职责等多项内容，并且专门设立员工意 见箱，让员工在不受时间和空间限制的情况下，积极地 表达自己关于提高管理水平的意见和建议 3。如此，才 能做到后勤管理工作部门内部尽职尽责，企业内部好评 增加，进一步激发员工活力。 （四） 工作氛围的营造、员工积极性的激发与调动 Passion 激情，是成功管理的一个必要条件。有效地 调动与激发员工的积极性，往往可以达到事半功倍的效 果， 法约尔说 “管理就是设计和保持一种良好的工作环境， 是人在群体里高效率地完成既定目标”4。在当代求职者 的需求中， 工作氛围也成为大家其中一个很重要的考量。 那么具体措施呢？一是管理者要提高自身的综合职业素 （下转第 5 1 页） 51 工商管理与案例研究 一是整合会计和业务流程。传统的财务管理即财务 收入及支出的管理， 它的会计程序与业务流程相互独立， 容易忽略一些重要的管理信息。所以，重组企业内部的 工作流程， 借用现代化的网络平台有效整合业务和财务， 消除企业间在资金流、信息流、实物流间的出入。 二是建立一体化的信息平台。对于经济现代化的发 展，公司的财务管理应该与网络相结合，并且把数据库、 管理软件等整合到一起，实现信息的快速传递。并且有 效合理的划分配置公司的资源， 实现资金的最大化运转。 （四）强化绩效考核 在企业的管理中，考核和评价是必须存在的，这对 于内部控制的实施状况具有很大的影响。财务内部控制 执行情况的评价要形成有效的体制，并且与管理者的待 遇挂钩，奖惩分明。要加强对于管理层的任用审计，明 晰公司财务收支的真实状况。调查公司的收支管理在审 计期间是否符合相关法律法规，检查公司管理是否存在 问题， 会计信息是否完整真实等。 特别要注意的货币资金， 往来款项，存货，固定资产，应付工资等科目，以及资 本支出和收入支出，合并财务报表的审计。 四、结束语 目前我国企业中的财务问题时有发生，诸如财务工 作不真实、不完整，虚假的财务报告、违反规定的财会 核算，财务人员利用职务的便利获取“灰色收入”，业 务人员利用制度的不完善之处为自己谋私利，企业缺乏 基本的财务风险意识，管理层的人员之间缺乏制约，常 有“独裁制度”的发生。这些问题都亟待解决。因此， 不论是从企业自身角度来讲，还是从宏观的经济发展情 况来看，企业为了适应经济发展的大环境要求，应该建 立起规范的财务内控管理制度， 重视财务工作的规范性， 从严管理，防范财务工作中的漏洞。 参考文献： 1 何召滨 . 国有企业财务治理问题研究 D . 财政部财政科学 研究所 , 2 0 1 2 . 2 吴寿元 . 企业内部控制审计研究 D . 财政部财政科学研究 所，2 0 1 2 . 养，参与培训、走进员工，以便更好地了解实际状况， 做出接地气的决策并合情合理的执行；二是提供基层更 多的培训、拓展与锻炼。借助于员工手册内容的完善、 推荐优秀员工继续深造、参与培训、主题性的拓展训练 以及员工座谈交流会等多种合理的途径，全方位的提升 员工的综合素质，并且在培训与教育的进程中将正确的 服务意识和责任观念等穿插其中，潜移默化中让行政后 勤管理部门员工的工作更具活力 2。三是鼓励部门间的 良性竞争，在成本控制、工作效率、固定资产维护等方 面规范考评，适度奖惩，化被动为主动，这样可以间接 提高行政后勤人员的工作热情与积极主动的服务意识。 综上，行政后勤工作是企业的命脉、基础和保障。 市场竞争逐渐加大、改革开放的不断深入，对行政后勤 的管理提出了更高的要求，这促使我们深化改革、提高 效率、控制成本，为企业发展和职工队伍解决后顾之忧。 行政后勤管理者也应不断提高自身专业素质和综合素养， 以身作则，带领行政后勤部门朝科学、合理、高