论新形势下档案管理工作存在的问题及改善措施.pdf

ManagementtObserver 管理观察 总第 496 期 王玮 论新形势下档案管理工作存在的 问题及改善措施 （ 陕西省行政学院，陕西西安710068） 摘要：近年来，随着计算机、多媒体等现代化设备的投入使用，档案管理工作取得 了较快的发展。 但是，对档案管理重视程度的欠缺、档案人员的职业倦怠心理以及业务 素质的不均衡性依然制约着档案管理工作的进一步提高。为此，应当大力加强对档案工 作的革新，不断促进档案工作的新发展。 关键词：档案管理问题措施 随着时代的飞速发展，科技水平的不 断进步，档案管理工作的载体、内容和意 识发生了巨大的转变。 计算机、多媒体等 现代化设备的应用，使档案管理工作取得 了较快的发展。 但是，对档案管理重视程 度的欠缺，档案人员的职业倦怠心理以及 业务素质的不均衡性依然制约着档案管理 工作的进一步提高。 我们应从加强重视、健 全制度、提高素养等方面不断加强对档案工 作的革新，促进档案工作的新发展。 一、当前档案工作面临的新形势 1、档案管理载体的改变。 随着科学技 术的发展， 传统的以纸质文件为载体的管 理模式向着信息化、数字化、网络化、自动化 的管理模式不断转变。传统档案管理模式已 无法满足和适应当今形势的发展要求。 2、档案管理内容的扩大。 随着我国经 济、科技、文化等方面的飞速发展，各种工 作内容的与日俱增带来了档案管理内容 的不断扩大，数量的不断激增。 3、档案管理意识的转变。 面对我国社 会出现的巨大变革，档案工作从传统的仅 仅注重档案的收集、整理、归档向着服务 单位、服务经济、服务社会转变。 二、当前档案管理工作中存在的问题 面对新形势下档案管理工作的诸多 变化，各级职能部门对档案管理工作有了 新的认识，档案管理队伍的整体水平有了 一定提高，但同时也存在一些问题。 1、对档案管理工作重视程度不够。 一 方面，受到传统观念的制约，多数人认为 档案管理工作只是收集、整理、归档的简 单劳动，职能部门、领导没有足够重视，大 都未引进高层次专业人才任职。 另一方 面，档案管理资金的投入、办公设备的配 备、人员的培训等方面存在不足，导致档 案管理人员专业素质的提高受到制约，极 大影响了工作的发展与创新。 2、档案管理人员职业倦怠心态突出。 一方面，档案工作是一项技术性和服务性 很强的工作，长期与文件、材料、计算机打 交道，开展工作受到相关规则、条例的制 约，且内容枯燥、琐碎，重复性强，个人成 就感难以得到满足。 另一方面，作为一项 基础性工作， 平时难以得到关注与重视， 工作热情、耐心渐渐缺失，责任感减退，消 极怠工现象较为严重。 这种职业倦态心理 严重妨碍了档案管理队伍整体素质的提 高，影响了工作正常、有序的开展。 3、专业人员缺乏、兼职人员业务素质 有待提高。 首先，档案管理专业技术人员 缺乏。 从数量上看，接受过学校系统专业教 育的档案管理人员不多，占整体档案队伍的 比重不大。 从质量上看，受专业教育人员的 学历普遍不高，且年龄偏大，在电脑操作、外 语应用及综合能力素质等方面还有一定差 距。 其次，兼职人员的业务素质有待进一步 提高。 对大部分兼职人员来说，做好本职工 作才是重中之重，在没有有效的管理机制和 考评机制的情况下，兼职人员责任心和工作 积极性不高，工作中难免出现纰漏，严重 制约了档案管理工作的发展。 三、改善档案管理工作的具体措施 1、加强对档案管理工作的重视。 对档 案管理工作的重视程度是做好档案工作 的关键，只有加强组织领导、健全机构，才 能为档案管理工作提供有力保障。 另外， 要在人员配备，资金投入，办公设备的使 用上给予大力支持，真正使档案管理工作 落到实处。 最后，还要加强档案管理工作 的宣传，使每一位工作人员对档案管理工 作的意义和重要性有一个充分的认识，在 日常工作中不断发挥主观能动性。 2、健全完善档案管理制度。健全的管理 制度是做好一切工作的前提和保障。虽然国 家和各级政府部门制定了一系列的规章制 度，但具体到一个单位、一个部门都有其工 作的特殊性，在遵守相关档案管理规章制度 的同时，应制定出符合本单位并具有可操作 性的工作条例和制度，如 档案管理人员工 作职责、 档案借阅制度等，使档案管理 工作逐步实现制度化，切实有效地保障档 案管理工作的正常开展。 3、提高档案管理人员的业务素养。 档 案管理人员业务素养的高低直接关系着 此项工作的效率和成果。 首先，档案工作 的主要内容是收集、整理、归档等具体的、 操作性很强的工作，档案管理人员必须掌 握档案学、档案管理学、档案保护技术学 等基础理论知识。 其次，档案管理是一项 法规性、制度性较强的工作，档案管理人员 必须熟悉党和国家有关档案工作的各项方 针、政策及法规性文件，熟悉上级档案行政 管理部门及自身工作岗位的各项业务规定， 从而熟练、高效地完成本职工作。再次，随着 计算机等现代化办公设备和网络技术在档 案管理工作中的应用，档案管理人员必须会 熟练操作 WORD、EXCEL、IE 等常用办公 软件，以及扫描仪、复印机、打印机等基础办 公设备，实现对信息进行电子化、数字化的 控制和管理，不断适应新形势下档案信息 化建设的要求。 综上所述，要使新形势下的档案管理 工作取得长足发展， 就必须克服工作中存 在的一些问题，不断加强重视，健全制度，建 立一支专业知识强，业务知识精，实际操作 水平过硬的档案管理队伍。 只有这样，才能 满足新时期信息化的档案管理要求，才能不 断提高档案管理工作的整体水平。 参考文献：