协同办公存在问题及发展趋势分析.pdf

98 质量管理 98 质量管理 协同办公存在问题及发展趋势分析 张秋菊 焦煤集团安全培训中心 454173 协同办公的出现改变了人们传统的办公模式，极大地提高了办公效率，然而也有不尽如人 意的地方。该文通过分析，指出了目前协同办公存在的流程泛滥、费纸化办公、数据安全隐患等 突出问题，对协同办公在移动 OA、云平台建设、智能决策方向的发展趋势提出了见解。 协同办公；流程；隐患；云平台 0 引言 协同办公，又称 OA (Office Automation)，是 一种将计算机网络技术融入到现代化办公中的新型 办公方式。目前，协同办公被广泛应用于政府机关、 事业单位、 企业等诸多领域， 其主要功能有公文流转、 流程审批、会议管理、电子邮件等。协同办公的使 用将办公自动化水平带到了新的高度，大幅降低了 办公的劳动强度，提高了办公效率。然而，协同办 公的发展也并非尽如人意，该文结合多年的实践经 验和观察，深入分析了其存在的问题。 1 协同办公存在的问题分析 协同办公的日臻完善在推动高效办公方面发挥 了积极的作用，同时也暴露出来一些问题，主要表 现在以下三个方面： 1.1 流程的泛滥。流程是指由两个及以上的业 务步骤参与，通过流转完成一个完整业务行为的过 程。在协同办公中，流程主要担负着在不同部门、 人员间传递消息的任务。以合同会签审批流程为例， 流程是这样运转的：首先由合同发起人发起该流程， 然后发给主管单位审批，主管单位审批后再发至相 关部室会签，相关部室会签完再发给上级主管部门 总经理，总经理同意后返回发起人，流程结束。这 种流程最大的优势，就是可以方便异地办公，提高 工作效率。但是，随着用户对流程的整合性和兼容 性提出了越来越多的要求，流程设计也变得越来越 随意，以至于到了泛滥的程度。 以国内应用协同办公较早、技术较为成熟的 京卫药业科技为例，一开始他们只有 4 个流程，到 2004 年底已经达到 400 多个流程。据京卫药业科 技 IT 资源中心主任讲“其中有相当多的一部分是重 复的”，有很多工作本来是中层人员可以自己决定 的事情，也要建一个流程发给领导审批，流程成为 了商讨询问和推诿扯皮的工具。就这个案例而言， 流程泛滥的根本原因是协同办公建立之初缺乏统一 的流程建立规范，部门间缺乏沟通，人员分工及责 任不明晰。但这样的情况，在国内远不止京卫药业 科技一家，其它单位应当引以为戒并及早规范。 1.2费纸化办公。 协同办公推广之初就提出了 “无 纸化办公”的口号，人们对其低碳环保方面的优势 寄予了厚望。然而，时至今日“无纸化办公”理念 仍未被社会公众广泛接受，办公用纸量有增无减。 据统计，全球办公用纸仍在以每年 4%7% 的速度 增长。分析发现，传统办公方式中，全部的重要文 件均由办公室统一收集归档，需要分发的文件也会 由办公室统一印发。而使用协同办公后，所有的文 件都是走公文收发流程，很多部门负责人担心重要 的文件会丢失，也担心很多事情做了但没有书面痕 迹，所以要求所有与本部门相关的文件都要打印保 存。 这样一来， 每个部门都会打印和自己相关的文件， 而办公室也会对所有文件留存，最终的结果是办公 用纸的重复浪费。由此可见，节约用纸不仅需要提 高办公自动化水平，更需要人们思想观念的转变和 习惯的养成。 CAIKUAIYANJIU /财会研究 “ 质量管理 99 1.3 数据安全隐患。互联网的快速发展给协同 办公带来了前所未有的发展机遇，这主要得益于互 联网的开放性和匿名性特征。然而，正是这些特征 决定了协同办公系统不可避免地存在着数据安全隐 患，这些隐患可能导致非授权访问、信息泄露、数 据被盗等。 常见隐患有两类：一类是计算机病毒，即一段 可执行的程序代码，它一旦感染程序进入系统，那 么整个局域网就处于风险之中。目前，全球计算机 病毒不仅总量庞大，而且新病毒数量呈逐年增长态 势，据2014 年度互联网安全报告显示，2014 年我国新发现的电脑病毒数为 1.35 亿个，较 2013 年增加了 31.9%。以宏病毒为例，它是一种通过 Office 通用模板进行传播的脚本病毒。由于 Office 在协同办公中的广泛应用，使得协同办公对宏病毒 的防治变得异常困难；另一类是人为数据窃取或者 误操作。目前，协同办公在技术上多采用以广播为 基础的以太网，而同一以太网上任意节点的网卡都 可以侦听其它两个连接点之间的数据通讯，进而擅 自更改或利用。除此之外，协同办公登录系统加密 机制不够科学，甚至某些不熟练用户的误操作等也 是潜藏的数据安全隐患。因此，必须把安全机制作 为协同办公的首要问题考虑。 2 协同办公的发展趋势研判 在查阅了大量的国内外研究资料，并对协同办 公发展历程及现状进行仔细分析研究基础之上，结 合应用实践，本文认为随着计算机、网络通讯和数 据库这三大核心支柱技术的成熟，以及企业发展需 求的强大推动力，协同办公未来发展将进入到新的 层次，更加智能化和集约化，并呈现出几个趋势： 2.1 移动 OA 快速普及。移动互联网的高速发 展，使得越来越多的应用都转移到移动智能终端中， 人们习惯于利用碎片化时间随心所欲处理事务。同 样地，企业管理人员也希望不管置身何地，都能够 随时随地查看办理协同办公中的待办事项，于是移 动 OA 的出现也成为了必然，并会在未来几年得到 快速普及应用。 2.2 云平台建设。目前，政府及企事业单位多 种应用系统相互独立、硬件设施利用率低、维护成 本高等问题比较突出，很多单位已经意识到并开始 尝试搭建基于内网的电子政务云平台，平台包括内 部协同办公系统、视频会议系统、人力资源系统等。 云平台的建设模式是统一平台、 共享数据、 统一维护。 从资源利用角度看，这种模式可以有效规避基础设 施重复建设和资源浪费，大幅提高电子政务发展质 量和服务水平。 2.3 智能决策支持系统（IDSS）。今后，协同 办公的发展必将面临庞杂的大数据处理，因此，引 入 IDSS 可以为决策者提供决策所需的数据和背景 材料，提供各种备选方案，并且对各种方案进行评 价和优选，通过人机交互功能进行分析、比较和判 断，为正确决策提供必要的支持。例如：语言识别、 对公文内容的理解、突发事故等都可以交给智能决 策系统来做。 3 结束语 综上所述，该文通过深入分析，指出了国内协 同办公在发展中普遍存在的问题、存在原因及解决 方向。同时，结合实际研究，对协同办公未来的发 展趋势做出了合理的研判。上述结论，不管是对于 将要部署协同办公还是正在使用中的单位来说，都 具有一定的借鉴意义。 【参考文献】 1 何敏 . 自动化发展中存在的问题 J. 科技创新导 报 ,2010,12 2 王博 , 陈震 . 内网办公系统 D