如何提高高校二级学院(部)的行政服务水平——基于职能定位视角的研究.pdf

P.186 人力资源管理 高校论坛 基金项目： 本文受到了浙江工商大学校高等教育科学研究课题 浅析如何提高高校二级学院的行政服务水平基于职能定位视角的研究 （项目 编号： xgy12033） 以及 优化教师绩效评估量化体系： 基于PROMETHEE法 （项目编号： xgy1106） 的支助 摘要： 高校实行校、 院二级管理模式后， 二级学院 （部） 处 在了为广大师生员工提供服务的第一线， 面临着许多困难和挑 战。 本文认为可以通过外部充分利用校级行政职能部门的 资源和内部根据自身建设发展需要积极采取有效措施两方 面来改进和完善二级学院 （部） 行政职能部门的服务水平。 关键词： 二级学院 （部） 行政服务 对策 对校内的师生员工来说， 行政人员代表着本部门、 本学 院； 而对校外的有关单位和个人来说， 行政人员又代表着学 校。 因此， 他们的工作态度、 精神面貌甚至一言一行都会对其 部门、 学院甚至学校产生影响。 行政服务水平的高低已成为 衡量学校综合竞争力的一个重要标准。 目前， 国内大部分高校 采用校、 院 （部） 二级管理模式， 二级学院 （部） 处在为广大师 生员工提供服务的第一线， 面临着许多困难和挑战。 如何解 决当前二级学院 （部） 行政职能部门工作的困难与矛盾， 提高 效率， 更好地为学校、 学院 （部） 教学、 科研服务， 是重要的研 究课题。 一、 二级学院 （部） 行政职能部门的定位 1.界定校级和学院 （部） 行政职能部门职能的意义 任何一个组织要充分发挥潜能， 使组织效能最大化， 都 必须科学划分和界定组织本所应有的职能， 最终实现组织 目标。 随着高等教育改革的不断深入， 高校的管理体制也发 生了深刻的变化。 在此新形势下， 科学划分和界定二级学院 （部） 行政职能部门的职能,并提高其服务水平， 对于提高管 理效率， 更好地为学校教学、 科研服务具有重要意义。 2.校级和学院 （部） 行政职能部门定位的差异 目前， 国内大部分高校采用校、 院 （部） 二级管理模式， 学校、 二级学院 （部） 根据各自的职责分工， 分级负责、 相互协 作、 相互支持， 共同发挥各自的服务效能， 以提高服务工作效 率和效益的活动。 学校的管理中心下移， 大量教学、 科研、 社 会服务工作转移到二级学院 （部） ， 以实施计划、 监督、 调控、 服务为主， 主要职责是把握办学方向、 改革管理体制、 选用中 层干部、 制定发展规划、 筹措办学经费、 制定招生政策、 组织 学科建设、 负责财务管理、 发展公共关系、 考核评估与协调监 督， 负责校园、 重点实验室、 图书馆和网络中心等共享资源的 建设和管理。 因此， 校级行政职能部门更多的是提供专业性 服务， 而院 （部） 级行政职能部门则侧重于提供教学、 科研、 学 生工作、 人事、 总务、 财务、 党务、 行政、 对外联络等日常事务 性的服务。 二、 二级学院 （部） 行政职能部门工作现状 1.工作任务繁重 高校扩招以后， 随着在校学生人数的剧增， 教师的数量 也逐渐增加， 涉及全日制本专科生、 研究生及成人教育等的 教学管理、 科研管理、 人事管理、 财务管理、 资产管理、 校友 联络、 退休工作、 行政管理等工作大大增加， 因此二级学院 （部） 行政职能部门承担的课程安排、 成绩管理、 教师科研项 目申报、 教师教学与科学工作量统计等具体工作也相应地增 加了 。 另外， 近年来， 国家越来越重视高校的教学、 科研工作， 各高校也纷纷大力深化本科教学改革， 全面提高本科教学质 量， 同时教师申报科研项目的积极性也越来越高， 二级学院 （部） 教学、 科研部门要处理的教学和科研管理工作也越来 越多。 2.工作要求较高 二级学院 （部） 行政职能部门工作涉及面广 ,不仅要处理 学院 （部） 内部的事务， 还要与学校各机关职能部门、 兄弟二 级学院 （部） 、 校外单位等沟通联络， 而目前高校逐渐采用无 纸化办公， 校级机关职能部门对二级学院 （部） 的工作要求、 相关指令以及二级学院 （部） 间的工作联系大多通过网络， 二 级学院 （部） 完成的任务也通过网络报送至学校。 另外， 诸如 科研管理、 教学管理、 人事资源管理、 资产管理等软件已相继 开发成功， 科研申报、 学生选课、 成绩管理、 资产卡片建立和 资产报废申请、 教师职称评审报名等工作都必须在电脑上完 成。 这就要求二级学院 （部） 行政职能部门人员既要熟悉业 务， 又要懂得熟练操作计算机， 成为具备 “通才” 和 “专才” 统 一体。 3.工作没有得到充分重视 如何提高高校二级学院 （部） 的行政服务水平 基于职能定位视角的研究 曹伟 浙江工商大学金融学院 HUMAN RESOURCE MANAGEMENT P.187 高校论坛 从整个高校的发展来看， 学校更多关注教学科研人员， 教师、 科研人员的地位与收入越来越高， 行政人员队伍建设没 有得到足够的重视。 二级学院 （部） 行政人员的工作量大， 但 是整体职务少， 职称偏低， 甚至有些师生认为行政工作没什么 难的， 什么人都能做， 未能充分尊重行政人员。 二级学院 （部） 工作人员平时付出的劳动多、 工作时间长， 但没有明确的工作 评价体系， 任务量多者与少者收入基本一致， 任务量多者未受 到相应的奖励积极性受挫， 任务量少者收入未受影响产生严 重的懈怠心理。 以上种种都严重挫伤了二级学院 （部） 行政人 员的工作积极性。 三、 如何改进和完善行政职能部门的服务水平 行政职能部门只有通过为全校师生提供优质、 高效的服 务， 才能树立起工作权威。 我认为要从内部和外部两方面来 改进和完善二级学院 （部） 行政职能部门的服务水平。 1.外部充分利用校级行政职能部门的资源 校级行政职能部门在技术、政策、 信息等方面具有院 （部） 级行政部门不可比拟的优势。 （1） 技术资源。校级行政职能部门由于职能相对比较集中 单一， 具有对业务进行钻研和推敲的优势。 二级学院 （部） 要 充分掌握校级行政职能部门所提供的技术性服务项目， 为师 生提供高效便捷的服务。 如二级学院 （部） 可以利用学生处提 供的学生管理系统软件、 学生就业信息网等方面的技术资源， 更好地为学生服务； 二级学院 （部） 可以利用教务处开发的教 务管理系统软件， 为教务管理提供便利； 二级学院 （部） 可以 利用科研处提供的科研项目申报、 管理平台等方面的技术资 源， 更好地为科研工作服务。 （2） 政策、 信息资源。校级行政职能部门掌握了大量与自 身职能有关的政策、 规定、 文件和其他信息。 校级行政职能部 门及时处理这些政策、 信息， 并将其中的有效信息适时传递给 二级学院 （部） 。 二级学院 （部） 要与校级行政职能部门积极 沟通， 并在其指导下充分消化、 吸收、 利用这些有效信息， 为 二级学院 （部） 的发展提供方针、 政策支持。 （3） 公共资源。经费办学、 引进人才住房、 师生互派的交 流活动等相关工作由学校统一负责， 二级学院 （部） 都想从学 校得到最大限度的资源为自身的发展服务， 但是学校总的公 共资源是有限的， 二级学院 （部） 难免会与其他学院 （部） 发生 冲突， 这就需要校级行政职能部门进行分配协调。 充分利用好校级行政职能部门的各种资源， 能使二级学 院 （部） 的服务达到事半功倍之效。 2.内部根据自身建设发展需要积极采取有效措施 人是最积极的因素， 行政职能部门能否提供优质的服 务， 很大程度上取决于行政人员是否拥有提供优质服务的能 力。 因此， 二级学院 （部） 要注重行政人员队伍的建设， 要用 抓师资队伍建设的力度， 抓行政人员队伍的建设， 努力提高行 政人员队伍的水平。 （1） 合理配备二级学院 （部） 行政人员队伍。合理配备二级 学院 （部） 行政人员队伍， 是提高二级学院 （部） 服务水平的首 要条件。 针对二级学院 （部） 行政人员队伍问题不一的情况， 应采取不同的措施： 对于行政人员精简过于严重、 长期处于超 负荷运行的学院 （部） ， 应在严格控制人员编制的基础上， 适 当调整、 分配行政人员； 对于机构臃肿、 人员超支的二级学院 （部） ， 则应坚持科学、 统一、 高效的原则， 精简人员。 总之， 二级学院 （部） 在行政人员队伍配备问题上， 应该坚持科学设 岗的原则， 既要精简人员， 避免冗员， 又要注意必要的岗位不 能缺员。 （2） 提高二级学院 （部） 行政人员的综合素质。行政人员 的素质直接决定其服务水平。 因此要加强行政人员的继续教 育， 不断提高他们的思想素质和业务素质， 使他们忠于职守， 爱岗敬业， 团结协作， 精通岗位业务， 树立一种不学习、 不更 新知识、 不提高能力就要落伍掉队的危机感， 强化求知意识 和进取意识， 树立自信心。 二级学院 （部） 要在责权范围内制 定相关的政策， 使管理人员继续教育制度化， 形式上不能仅限 于学历教育， 要积极组织他们参加短期进修或培训班 （比如学 校举行的科研管理系统、 人力资源管理系统、 资产管理系统 等软件培训以及政策说明会） ， 并创造条件让其参加实践， 这 样才能形成一个高素质、 乐于奉献、 积极向上的群体， 胜任各 项工作任务。 （3） 调动二级学院 （部） 行政人员的工作积极性。通过完善 人事分配和考核奖励制度， 充分调动二级学院 （部） 行政人员 的工作积极性。 二级学院 （部） 要充分重视行政人员的待遇与 职称问题， 并且制定出一套科学的、 便于操作执行的绩效考核 指标体系， 使 “德、 能” 的定性考核与 “勤、 绩” 的定量考核相 结合， 对行政人员开展科学的评价，