档案信息化建设与档案管理浅思.pdf

File Management 档案管理 HUMAN RESOURCE MANAGEMENT P.191 档案信息化建设与档案管理浅思 高宇静 云南经济管理学院 摘要：随着时代的发展和社会的进步 ， 信息化技术逐渐深入 到我们的工作和生活中 ， 同时也为档案的管理和建设提供了高效 化、 现代化、 科学化的信息技术， 提高了档案管理的水平和质量， 并保证了档案管理更加完善。 本文就档案信息化建设、 档案管理 中出现的问题以及未来的发展和解决措施进行分析。 关键词：档案建设 档案管理 信息化 信息时代的到来， 使计算机等通信技术得到快速的发展， 目 前经济学院的档案建设和管理也迈入信息化发展的时代。 对档 案进行信息化建设主要是通过信息化技术的使用， 将档案中的 资料和信息与社会的政治、 经济、 文化发展相互融合， 进而使建 设的信息化档案资料和信息能够在社会这个交流的平台中最大 限度地传播开来， 渗透和融合到社会中去， 进而为社会服务。 一、 档案信息化建设的有效措施 1.促使工作人员树立档案信息化的理念 目前传统的档案建设中， 工作人员并没有对档案建设有足 够的重视， 工作中只是简单地进行档案记录和保管工作， 未能真 正认识到档案的重要性， 这样既无法满足社会发展的需要， 但也 预示了档案信息化建设的到来。 在进行档案信息化建设的过程 中， 相关的工作人员是工作的主体， 他们要对信息化档案建设有 充分的了解， 树立正确的信息化档案建设理念， 在工作中发挥自 己的主观能动性， 进而促进档案信息化建设的发展进程。 工作人 员要对档案信息化建设工作负有足够的责任感和使用感， 这样才 能推动档案中的信息资料更好地传播和融合到社会中去， 提高 档案管理的质量。 2.提高信息化档案建设的技术水平 在进行信息化档案建设的过程中， 工作人员要配置齐全的 计算机等硬件设备， 并能够根据档案信息的特点选择适当的系 统软件进行信息统计， 这样能够有效地提高信息化档案建设的 技术水平， 并能够在建设的过程中不断进行完善， 保证档案的信 息化传播平台系统性的强大， 并能够实现档案的全文和目录数字 化， 使档案中的信息能够在比较完善的现代化设备中进行内容 录入和统一的保存， 这样能够有效地提高工作效率。 值得注意的 是， 在进行档案录入时， 要严格按照国家的规定和标准进行， 并 要进行一定的审查， 保证信息录入的准确性， 减少重复性， 推动 信息化档案建设的发展。 建设档案信息化后， 档案的管理部门能够对档案中的信息 进行共享， 但是这样就使得档案管理中出现漏洞。 所以在建设档 案信息化工作时， 要界定的网上的信息， 按级别进行文件信息预 览， 对信息进行科学、 合理的分类， 查阅信息的用户需要经过网 络验证才可以查阅信息。 也可以明文规定一些信息是可以公开 的， 一些信息是只有一部分管理人员或者需要特殊条件才可以 查阅， 通过界定预览者的身份进行信息公开或保密， 这样能够有 效地保证档案信息的安全性和可靠性。 3.提高档案信息化管理的水平 在初步完成档案信息化建设的基础上， 对档案进行管理时 主要采用信息化技术， 这样能够有效地提高档案管理的水平和 质量， 保证档案管理更加科学化和现代化。 在档案信息化建设 之后的管理中主要采用的信息化系统设备， 即扫描机设备、 打印 机、 磁性介质等， 这些设备在进行档案资料信息化的过程中， 推 动了电子文件和信息化的发展， 同时也保证档案管理工作更加高 效、 科学。 在档案信息化建设的发展进程中， 国家规定了相关的实 施纲要， 主要是要相关的部门在进行档案信息化建设的过程 中选择合适的管理软件系统， 并能够有针对性、 有计划性地进 行档案资料的录入工作， 并针对这些信息进行深入的开发研 究和利用。 二、 档案信息化管理的发展方向 在档案的信息化建设完成之后， 要对档案进行管理， 工作人 员要有针对性地选择合适的档案管理系统软件， 结合经济学院 自身以及档案的发展优势， 制定严格的档案管理制度， 保证档案 信息化的发展方向。 同时还应该要提高档案信息化管理工作人员 的工作技能和整体素质， 对工作人员进行相关系统技术和能力 的培训、 考核， 保证工作人员能够熟练掌握基本的计算机知识和 技能， 并能够积极参与到信息化档案管理系统软件的开发中， 在 工作中不断充实自己， 提高对信息化档案管理的工作认识， 在档 案管理的过程中提高工作效率， 促进档案管理的正常运行。 总而言之， 档案的信息化建设和管理工作需要有计算机等 技术设备的支持， 只有这样才能够通过现代化的技术设备， 提高 档案建设和管理的工作效率， 并能够通过相关的软件系统对档 案进行动态管理， 节省人力和物力。 工作人员在工作中要掌握基 本的工作技能， 提高计算机的知识水平， 进而在工作中对档案进 行规范化、 科学化的建设和管理工作， 保证信息化档案能够有效 地为社会和国家服务。