办公室管理工作之我见.pdf

管理观察 Management Observer 总第 580 期 第 17 期 2015 年 6 月 中旬出版 94 在企业管理中， 办公室工作内容繁杂琐碎、 牵涉面广， 不仅涵盖各类行政事务、同时还包含着服务保障、企业 参谋和企业文化建设等诸多领域，因此，作为办公室管 理者所承担的工作可谓是任务重、责任大。在社会经济 发展的新常态下，作为企业办公室管理工作人员必须充 分地认识到所肩负的使命和责任， 充分发挥主观能动性， 这样才能更好地服务企业的科学发展。 一、办公室管理工作新标准 社会发展新常态下，企业办公室管理工作面临着更 多的压力和困境，同时，社会的发展、企业的发展对办 公室管理工作也提出了更高的要求和目标，通过梳理， 个人认为新常态下，办公室管理工作必须要努力达到以 下几个标准。 （一）协调沟通性要“好” 办公室在企业组织系统内部是一个中枢部门，它担 负着协调和沟通各部门的职责，办公室在具体事务执行 过程中协调性的强弱和沟通性的大小，直接关系到企业 的运转效率，甚至关乎企业的生存发展，因此，在社会 竞争日益激烈，优胜劣汰趋于白热化的新常态下，作为 企业办公室管理者而言，必须要不断地提高自我的协调 性和沟通性，这样才能更好地适应新的形势，与时俱进。 （二）复合专业技术性要“高” 传统的思维和认识，认为办公室管理工作只是单纯的 行政事务管理，所涉及专业技术不强，但伴随着社会分工 的日益细化，这种传统思维和认识已经不能适应企业自身 发展的需要，更加跟不上先进企业发展的步伐，因此，现 代企业想在强手如林的竞争中谋得立足之地，对于办公室 管理工作的复合型和专业技术性提出了更高的要求。 （三）效率参谋性要“强” 市场竞争残酷激励，对于企业而言，在残酷的市场 生存环境下，企业的效率无疑是至关重要的，办公室是 企业管理过程中重要的枢纽和节点，因此，办公室管理 工作的效率某种程度上影响着企业又好又快的目标的实 现 ； 同时， 办公室担负着为企业管理经营提供参谋的职责， 在新常态的环境下，公共信息越来越“阳光”，办公室 要积极的担负起这种参谋重任，为企业发展提供更多的 具有差异化的决策信息参考。 二、办公室管理工作存在的共性问题 在社会新常态下，企业的办公室管理工作的要求也 更高，通过实践和调查，发现办公室管理工作依然存在 着以下一些较为突出的问题，值得反思和研究，具体表 现为以下几个方面： （一）定位不准确 方寸把握不准 办公室管理工作是一项集服务、参谋和管理为一体 的综合性工作，因此，对于办公室管理人员而言准确定 好位十分重要，只有定位好自己，才能更好地做好各项 本职工作，做到不越位、不错位，让企业“机器”顺畅 运转，但通过实地调查，发现很多办公室的管理者存在 着“错位”或“越位”的现象，使得彼此都处于一种很 尴尬的局面，该管的不管，不该管的却在插手管，这种 尴尬的局面，让办公室的日常管理陷入无序化，形成“内 耗”。与此同时，也会造成办公室与其他职能部门相处 不融洽、不和谐，形成部门间“壁垒”，不利于办公室 日常工作的开展，破坏企业发展的大好局面。 （二）协调沟通差 信息沟通不顺畅 办公室担负着企业与员工，部门与部门之间的桥梁 纽带作用，部门作用发挥的好坏将直接影响到企业的和 谐稳定，影响到员工队伍之间的和谐稳定。但在实际操 作过程中，有相当一部分办公室管理者在协调沟通方面 存在着艺术性不强、生拉硬拽的现状，认为靠单纯的“政 治”可以管理好人员、办好事情，管理艺术的缺乏会造 成管理效果“南辕北辙”，信息沟通不畅通，让办公室 办公室管理工作之我见 唐志华 （广东省中山市烟草专卖局，广东 中山 5 2 8 4 0 0 ） 摘要：办公室工作是单位组织管理中的重要工作，积极加强办公室管理工作，对促进单位组织系统内部 协调和谐，提高单位组织系统的运行效率都具有积极的现实价值。本文就如何做好办公室管理工作进行 探讨，提出个人的建议，对于科学全面认识办公室管理工作的内涵，科学开展办公室管理的各项任务， 服务企业具有一定的参考价值。 关键词：办公室 管理 建议 企业管理 95 与其他部门之间的信任成为一种空谈。 （三）效率低下 官僚主义作风浓 办公室是企业的窗口部门，对于企业的经营管理和 品牌形象而言十分重要，它不仅能够体现出一个企业的 精、气、神，更能够彰显出一个企业的发展方向和规划 蓝图。当下，一些办公室的管理人员在思想意识形态上 或多或少受到传统思想意识的影响，官僚主义和形式主 义色彩较浓，作风建设比较散漫，效率低下，存在着脸 难看， 事难办等现状， 这种现象的存在给企业提供的是 “负 动力”，起到的是“拉倒车”的作用，长此以往，企业 发展将成为一种笑谈。 （四）素质良莠不齐 知识结构老化 由于办公室的工作的特点和性质，决定了办公室管 理人员必须要具备较高的素质，同时在知识结构方面， 必须要不断地更新，不断的补充新的知识，这样才能适 应新常态的发展。但在现实状况之下，办公室的管理人 员却存在着知识结构老化，素质参差不齐的现象，因此， 在这样的状况之下， 办公室的各项工作必然会受到影响， 工作效率，工作质量可想而知。 三、做好办公室管理 服务企业经营管理 办公室是企业经营管理的左膀右臂，如何在新常态 下，积极发挥好办公室管理工作，更好地服务企业发展， 结合本人实际工作，提出如下建议： （一）准确定位，把握方寸 办公室管理工作是烟草企业运营管理的中枢机构，担 负着重要的职责和任务，结合企业的实际情况，个人要做 好办公室工作准确定位，把握方寸十分关键，具体而言， 一是要正确地认识办公室管理工作的职责，认清自己的职 责范围才能更好地开展各项工作，才能准确的定位自我； 二是严格遵守各项工作准绳。把握方寸，就是要严格遵守 各项工作纪律，办公室管理工作常常牵涉到诸多领域，处 理各项工作任务的时候，把握好分寸才能有所为，有所不 为，拿捏的力度才会准确，这是办公室管理工作的重点。 （二）注重协调，以诚待人 办公室管理工作常常需要处理各种具体事务，常常 任务重，时间紧，让人感觉千头万绪，如：办公室管理 包含着行政事务的管理、协调等等，面对具体事务时， 作为办公室管理者而言必须要充分运用管理艺术，更好 地推动工作开展，个人认为关键可以从以下三个方面去 入手：一是注重协调和沟通，协调和沟通对于办公室工 作而言十分重要，只有协调好、沟通好，办公室工作才 能得到其他各部门的理解和支持；二是要注重具体事务 处理过程中艺术运用，如：语言艺术，在与其他部门进 行工作沟通时要保持谦虚的心态，且不可趾高气扬、桀 骜不驯，给沟通造成压力，因此，注重语言艺术的运用十 分重要；三是创建互信互助的氛围。办公室与其他部门之 间要建立互信互助的氛围，这就要求作为办公室工作人员 在日常工作的过程中，要以心待人，以诚对人，只有用心 做事，用心对人，这样才能更好地赢得尊重，取得信任。 （三）效率为先，表率模范 办公室是系统组织对内（外）的形象窗口，因此， 我们在具体从事办公事务的时候要注重效率，处理具体 工作时，要注重时间节点，加快作业速率，不断提升自 我工作的效率；同时，作为办公室的管理者要遵守单位 的各项工作纪律，发挥出先锋带头作用，从我做起，从 小事做起，以高标准，严要求对待自我。此外，作为企 业组织系统要加强管理工作的监督，创建监督平台，加 大监督问责的执行力度，切实发挥出监督机制的作用和 价值，促进企业长效发展。 （四）培育人才 适应常态 在社会经济发展的新常态下，无论是企业还是岗位 要求，都对劳动者提出了更高的素质和技能要求，“打 铁还需自身硬”，在这样的状况之下，办公室管理者必 须要加快自我素质提升，这样才能更好地适应新常态、 新要求；因此，个人认为在实践操作中可以从以下四个 方面入手：一是从办公室员工的个体出发，让办公室员工 充分认识到办公室工作对于素质和技能要求的迫切性和紧 迫性，从“被动学”转为“主动学”；二是营造良好的学 习氛围，作为企业而言，要提供各种学习的平台和机会， 创造浓郁的学习氛围，这样才能更好地让员工进行学习， 工学两不误；三是加大考核奖罚的力度，建立相应的考核 机制，通过考核这一手段和方式，让员工能够学习，愿意 学习，激烈先进，鞭策后进，形成一种讲学习、重学习正 能量的传递，让每位办公室员工在学习的过程中，提高素 质，提升技能，不断适应岗位的新常态。四是结合企业的 实际，适当引进专业技术性高、素质高的行政专业技术人 才，通过引入人才，对办公室管理人员进行新老交替，让 办公室管理更加具有朝气阳光，活力更足。 四、结束语 社会新常态下，积极发挥办公室的作用，科学服务企 业的发展，不仅是办公室的本职要求，也是新常态下，企 业对