浅述灵活就业人员档案管理.pdf

管理纵横 Management 036质量管理 1 灵活就业人员背景综述 （1） 灵活就业人员概念界定。 灵活就 业是指在劳动时间、 收入报酬、 工作场地、 劳动关系等几方面不同于建立在工业化 和现代工厂制度基础上的、 传统的主流就 业方式的各种就业形势的总称。 本文所指 的灵活就业人员主要包括 ： 在各级档案寄 存机构寄存档案的与用人单位解除或终 止劳动关系的失业人员、 辞职人员、 自谋 职业人员， 档案寄存期间经劳动人事部门 批准退休人员， 已办理就业失业登记的未 就业人员， 从事个体劳动的人员， 个体经 济组织业主及其从业人员。 （2） 灵活就业人员档案管理现状。 灵 活就业人员档案从其所产生的记录资料 和个人档案资料价值来讲， 是其人事档案 和社保档案两部分的统称。 其人事档案是 党和政府掌握人员数量和分布情况的重 要信息来源。 社保档案是记录其参加社会 保险后所形成的资料， 具有查阅、 考证、 落实保险待遇、 退休等的价值， 将记录至 终老， 由人才服务机构和社保经办机构建 立， 实行网络信息化和纸质档案双重管 理， 规范完整。 2 灵活就业人员档案管理中存在问题 灵活就业人员的流动性强， 主要体现 为经常变换工作地点， 与档案管理的连续 性之间存在接续和记录矛盾。 这部分群体 来源和就业渠道也相对复杂， 包括企业下 岗失业人员、 知识阶层和大学毕业生等城 市新增经济活动人口部分人员、 进城务工 经商的农民工等。 当前， 由于对灵活就业人员的参保渠 道进行规范， 所以在档案管理机构上是相 对统一的， 灵活就业人员档案实现了由人 力资源管理服务中心集中管理。 但实际运 行工作中， 特别是国家对事业单位与中介 机构脱钩及部门编制压缩后， 在档案管理 上还普遍存在四个方面的问题。 （1） 管理水平相对低下。 人力资源档 案管理服务机构缺乏专业的档案管理人 员， 再加上管理的档案多， 在档案管理上 显得抓襟见肘， 无法及时实现信息化管 理， 特别是在当前 “互联网 +” 的大背景下， 与现代化管理还有一定差距。 （2） 档案移交衔接不够。 企业因改制 清退、 辞退的人员和买断工龄人员以及正 常解除劳动合同人员， 没有按规定将其人 事档案转交人才服务机构管理。 这部分人 员档案意识又不强， 如果原用人单位不及 时为其办理档案转交手续， 时间一长或经 浅述灵活就业人员档案管理 赵 洁 高密市建设投资管理办公室 办人员调整， 极容易造成档案难以查找的 问题， 更有可能成为社会不稳定因素之 一。 （3） 档案材料相对混乱。 格式性的档 案也存在书写不规范， 字迹不整齐的现 象， 部分材料有内容不够完整的问题。 一 些材料内容单薄、 缺乏连续性， 真实性难 以确认。 （4） 档案检索效率低下。 在目前， 在 档案检索方式上， 传统的手工检索占有很 大比重。 档案管理部门在手工检索上， 编 制了多种形式的检索工具， 有求 “多” 不求 “精” 现象， 而电子档案检索， 由于受时间、 人员限制， 目前还不能完全替代手工。 3 高密市在灵活就业人员档案管理方 面的措施 高密市目前参加养老保险的灵活就 业人员达 5 万人以上， 鉴于这部分人员就 业形式的多样性、 就业范围的广泛性和较 强流动性等特点， 为确保这部分人的档案 得以安全保管、 及时完善、 方便利用。 高密 市在这方面做了一些有益的尝试。 （1） 明确档案管理机构。 在事业单位 与中介机构明确脱钩后， 采取政府购买社 会化服务的形式， 委托有资质的人才服务 机构进行档案托管和劳动事务代理， 开展 代办灵活就业手续、 代缴社会保险费用、 代办退休手续等代办业务。 不但使事业单 位实现了轻装上阵， 而且还精简了部门人 员， 更确保了档案管理的组织化程度。 （2） 健全档案管理机制。 档案材料是 灵活就业人员档案工作的物质对象， 是 提供利用的基础。 档案材料必须真实可 靠、 完整齐全、 文字清楚、 对象明确、 手续 完备， 才利于工作的顺利开展， 以规范、 完 整、 真实为基础， 采取了切实可行的措施。 规范档案收集环节。 按照材料形成的规律 和特点， 采取定时收集、 及时收集、 补充收 集等方法， 与灵活就业人员或用人单位签 订档案管理合同， 明确双方的责、 权、 利， 要求流出或接收的档案必须完整、 齐全， 任何单位或个人不得以任何理由扣留档 案材料或分批转出档案。 （3） 完善档案交递手续。 在企业工作 过的职工， 因企业改制、 破产等多方面原 因离开原企业的， 其人事档案的管理主体 发生变化。 档案管理机构会要求原企业及 主管局在规定时间内及时将个人档案移 交到失业保险经办机构。 在移交过程中， 要健全档案交接手续， 以备查。 随着灵活 就业人员流动越来越频繁， 及时确保其档 案安全、 顺畅的转递。 档案的转递通过专 门渠道送取， 并做好接收、 转出登记。 在档 案管理过程中， 坚持管人与管档并存的原 则， 即人在档案在， 人走档案走， 档案与人 不能脱节。 （4） 提升档案信息化水平。 充分利用 现代信息技术， 整理档案。 利用微机等现 代化手段整理档案， 建立档案管理数据 库， 将纸质档案分期分批录入微机， 提高 电子化管理水平将以前手动检索查阅名 录的方式改变为微机数据库检索查阅， 大 大的减少了查找名录的时间。 既降低了人 为因素在文件归档工作中的影响， 又能够 发挥微机的管理优势， 减少手工操作， 提 高工作效率， 更好地服务于社会。 4 加强灵活就业人员档案管理的几点 建议 本文结合高密市在灵活就业人员档 案管理方面的探索和所积累的经验， 提出 如下建议 ： （1） 进一步提高全社会档案意识。 要 多形式、 多渠道地做好档案宣传工作， 增 强全社会的档案意识， 一方面要把灵活就 业人员作为宣传的重点， 特别是要侧重于 档案材料的形成质量及手续的完整性等 ； 一方面要加强对用人单位的宣传， 特别是 对于档案材料的日常积累、 审核把关、 按 时整理和及时送达。 通过这些举措， 使每 个机构、 每个人都能自觉的维护档案的完 整性和延续性， 确保使档案管理工作做到 全面、 细致、 有的放矢， 努力增强宣传效 果。 （2） 进一步完善档案管理机制。 一是 要健全相应的档案管理组织机构， 按档案 管理要求明职责定要求， 进一步完善档案 管理网络。 二是要加强档案工作人员的职 业素质培训。 加强岗前、 岗中培训和继续 教育， 使其能够迅速胜任档案工作， 适应 新时期档案管理发展步伐。 三是要促进灵 活就业人员档案管理的科学化、 制度化、 规范化建设， 要形成新的灵活就业人员档 案管理实施办法， 更好地指导各地灵活就 业人员的档案管理工作。 （3） 进一步加快档案信息化进程。 灵 活就业人员档案的信息化要与社会发展 的大信息数据时代同步， 必须适应信息化 要求， 把电子文件妥善建立和保管起来。 使用人事档案管理专用软件， 跟上档案管 理发展步伐， 便于查找和更新。 （4） 进一步加大资金投入。 要