人事档案管理在企业人力资源管理中的应用价值.pdf

File Management 档案管理File Management 档案管理 HUMAN RESOURCE MANAGEMENT P.207P.206 摘要：随着科学技术的发展， 人事档案的管理改革也越来 越引起人们的关注。 然而我国人事档案管理中仍然有大量的人事 档案与主人失去 了联系， “弃档” 、 “死档” 和 “口袋档案” 的现象 总是频繁出现。 本文针对新时期人事档案的现状提出了一些改 革措施。 关键词：人事档案 管理 改革 近年来， 由于科学技术的发展， 人事制度的改革， 越来越多 的人似乎并不是很关心自己的档案问题。 这就导致了人事档案中 “弃档” 、 “死档” 和 “口袋档案” 等现象常有发生， 给人事档案 的管理增加了难度。 对此， 为了顺应时代的发展， 我们必须对人 事档案的管理进行改革。 一、 我国人事档案管理现状 随着我国改革开放政策的深入， 我国企业已经改变了过去 的用人体制， 尤其是随着私营企业的崛起， 很多企业更加地注重 员工的工作能力， 很少注重员工的身份， 并且员工和企业之间的 关系更多地采用劳工合同进行确立， 这一系列的变动使得人事档 案门前冷落。 我们知道人事档案的作用就是管理人、 控制人。 过去由于科 技并不是十分发达， 因此人员流动并不是很频繁， 但是随着科学 发展， 人们的思想改变了 ， 不论是国内还是国际之间的人员流动 更加的频繁， 而人事档案并不能够及时地跟着人员流动而流动， 这就很容易导致 “弃档” 、 “死档” 现象的发生。 人事档案自身的特点也导致了人事档案门前冷落。 人事档案 长期以来在我国属于机密文件， 因此， 人事档案的检索方式比较 落后， 这就很容易导致人事档案跟不上人员流动。 二、 人事档案改革的措施 1.制定完善的规章制度。在市场经济的大环境下， 竞争的激 烈性导致了人员的流动。 自古以来作为国家管理人员的重要凭 证人事档案， 也应该顺应时代潮流， 不断改变其管理模式， 从而更好地为社会服务。 显而易见， 传统的人事档案管理模式已 经不能适应社会的需要。 对于人事档案管理改革的前提， 则是建 立一套比较完善的规章制度。 通过制度来管理人事档案管理的 人员， 也通过规章制度， 对人事档案管理人员进行考核， 这样就 避免了偷奸耍滑的现象， 能够保证工作效率的有效提高。 2.提高人事档案管理员的素质。随着科学技术的进步， 计算 机技术已经深入到了人们的日常生活中， 在市场经济的大环境 下， 人事档案管理的信息化已经成为无法阻挡的潮流。 人事档案 管理的信息化有利于提高人事档案管理的效率， 从而有利于发 挥人事档案的作用。 因此， 人事档案管理员的素质， 在信息技术 的发展下为使档案管理更加科学性， 显得更加的重要。 要不断地 提高人事档案管理员的素质， 不断地进行培训， 尤其是在新形势 摘要：本文主要研究了 企业人事档案管理存在的问题以及 实施人事档案管理对人力资源管理的作用。 关键词：人事档案管理； 企业； 人力资源管理 一、 企业人事档案管理存在的问题 1.对人事档案管理工作重视度较低。现阶段， 我国很多的企 业在思想意识上对人事档案的管理工作理解不够全面， 他们认 为人事的档案管理工作仅仅是一件静止的简单的工作， 没必要对 人事档案管理的工作付出太多的时间、 财力和精力。 在这种思想 意识的作用之下， 很多企业的人事档案管理工作人员业务素质低 劣， 工作不够认真， 因此， 人事档案管理的工作人员频繁地进行 更替。 在这种情况之下很难做好人事档案的管理工作， 而且也不 利于人事档案管理工作的科学化和标准化。 2.企业人事档案管理体制不健全。在社会主义市场经济之 下， 很多企业通常只看重应聘者的能力和才能， 而对于招聘形式 一般都采用协议和合同的形式， 很少企业依靠人事档案的管理 有效地管理人才， 这就造成了企业人员的流动过于频繁。 甚至出 现了员工为了追求个人的发展而从原来的单位跳槽到其它单位 以另谋出路， 而原来的单位为了维护本单位的利益而不放其人 事档案的现象， 因此社会上就出现了 “虚假档案” 、 “档案克隆” 、 “死档或弃档” 的情况。 因此， 企业的人事档案管理体制不适应 其灵活的用人机制是当前企业人事档案管理之中所出现的重要 问题。 3.企业人事档案无法全面延伸信息。目前企业很多都是沿 用以前的人事档案管理模式， 往往只注重对性别、 年龄、 文化程 度等简单信息的管理， 而对于更加复杂重要的问题， 比如专业特 长、 技术水平等资料收集不全， 导致人事档案不完整， 不利于人 事档案管理工作的顺利开展。 另外， 人事档案利用价值不高也是 人事档案管理出现的重要问题。 由于人事档案不完整， 造成了人 员与档案之间的分离， 使得人事档案利用价值大打折扣。 二、 人事档案管理在企业人力资源管理中的作用 1.明确人力资源的现状。人事档案中包含有当前企业中的人 才数量、 人才水平和人才结构等方面的相关信息和资料。 通过整 理和归类人事档案， 能够提供企业自身所需要的人才的种类和 情况， 以及企业中员工的人力资源的存量及其具体信息。 例如， 一些企业中的员工过几年就要退休了 ， 档案管理人员就可以反馈 这一情况给人力资源部门， 为未来几年人力资源的管理和规划 提供重要信息。 2.确保招工质量。企业通过统计分析相关的档案资料， 在对 招聘人员进行安排时， 一些招聘人员会优先任用自己的校友、 老 下对于计算机素质方面的培养。 3.促使人事档案管理朝着立体化、 动态化的方向发展， 建立 个人信用档案。目前我国人员的流动很频繁， 因此档案要想及时 地记录民众的信息， 并且避免发生 “死档” 和 “弃档” 的现象， 人 事管理动态化， 便于人们更加容易的变更自己的人事档案所在 地， 有利于对我国人口的流动进行记录， 对流动人员进行管理。 与此同时， 诚信， 作为社会公德的重要组成部分， 在市场经济下 越来越受到重视。 因此， 在诚信越来越重要的现代社会里， 建立 个人的信用档案， 已经越来越受到人们的关注。 在个人的信用档 案里我们可以记录下个人的身份信息， 个人的信用处罚记录等 等。 并且可以通过计算机、 网络对人事档案进行管理， 这样更便 于查看， 有利于人事档案的科学管理。 4.摆脱人事档案的被动局面， 积极服务于社会。传统的人事 档案主要是记录、 收集人事档案所有者的重要言行， 具有保密性 和服务性的功能。 不过在过去， 人事档案的服务性功能并没有很 好地发挥出来。 随着市场经济的迅速发展， 人事制度不断地进行 改革， 人事档案管理要顺应时代的发展， 就应该积极主动地服务 于社会。 例如， 当一个人事档案所有人想要去应聘一个企业的职 位时， 就可以通过档案让企业了解到自己的综合素质， 证明自己 的工作能力， 甚至自己的诚信度， 有助于企业更好地了解自己。 当 然， 企业仅可以查到档案人员所有者允许范围内的资料， 毕竟档 案还有另一个重要的功能， 就是保密性。 5.加强对人事档案安全性的认识。人事档案的一个重要的 特点就是其保密性。 在现代社会， 信息技术的迅速发展， 网络的 开放性、 共享性， 使得人事档案中的很多信息的保密性受到了威 胁。 因此， 单位在进行档案信息化建设时， 一定要运用好计算机 的加密功能， 对通用数据库的数据， 根据使用的权限进行分类 加密， 从而更好地管理人事档案。 总之， 为提高人事档案科学性， 我们应该改变传统的人事档 案管理观念， 建立个人诚信档案， 摆脱被动局面， 积极服务于社 会， 这些也是应该采取的措施。 参考文献 1陈文煜.新时期人事档案管理的问题和思考J.机电兵船档 案,2010(2):14-15 2陈文煜.档案信息自动化管理的现状及发展方向J.机电兵船档 案,2010(3):10-12 3 邹 艳 红.浅 议 我 国人事 档案 管 理 机制 的改 革 J.法 制与 社 会,2010(27):14-16 4 陈 爱 江 . 人 事 档 案 管 理 相 关 的 新 问 题 研 讨 J . 消 费 导 刊,2010(17):18-19 乡等， 所以在招聘时应避免任用与招聘校区、 地区相关的招聘人 员， 从而为招聘员工的质量提供保障。 其次， 在内部招聘中， 通 过对员工档案之中的经历进行查看和分析， 可以为员工的选拔以 及录用提供重要依据。 3.制定针对性的员工培训项目。 企业培训员工之前， 可根据 员工的相关信息资料， 比如年龄、 经历、 教育背景等， 来对相应 培训项目进行合理设置， 对员工进行针对性的培训。 例如通过相 关的档案资料了解到有一些大龄员工可能不是很喜欢那些跟新 知识有关的培训， 那就不如对他们进行健康保健方面的培训， 这 样一方面， 能够调动他们参加培训的积极性， 另一方面， 可以促 进员工把工作做得更好。 4.加强跨地域文化管理。企业员工的档案中会有籍贯、 经历 的说明， 档案管理人员就可以通过分析他们的文化特质， 从而对 他们未来工作中可能会发生的冲突进行预测， 并设定一定的机 制和处理方法。 而且， 企业在安排一些有不同文化背景的员工进 行团队合作之前， 可以通过档案了解他们的信息， 提前对他们进 行有效的沟通以及文化和心理方面的交流。 5.完善规划员工职业生涯。 员工的档案不仅反映了员工的 调动、 受教育、 员工的离职等的情况， 同时也反映了员工的职务 职称、 工作表现、 工资薪酬、 专业特长等信息。 企业管理者根据 这些信息可以为员工设定适合的职业生涯发展路径。 如果一个 员工的专业是市场营销， 在企业里他做了三年销售人员， 而且三 年的平均业绩是排名第一的， 此外如果他工作表现积极， 而且和 同事相处融洽， 那么企业就应该把销售部经理的职位作为他职 业生涯的下一个目标。 6.制定并实施激励手段。马斯洛需求层次理论中提到人有 安全需求、 生理需求、 社交需求、 自我实现需求和尊重需求， 不 同的阶段不同的人的需求是不同的， 不同需求的满足对员工有 不同程度的刺激。 企业可以通过分析员工的档案资料， 从而对员 工的切实需要进行了解， 并针对性地采用有效的激励手段。 参考文献 1李新女.企业人事档案管理中的路径依赖与选择C.2010年甘肃省 全省档案工作者年会论文集.2010:153-156 2