佳境酒店管理系统循序渐进讲座(前台).ppt

2007 佳境软件,佳境酒店管理系统 jnet hotel system,循序渐进讲座 by ken wu,2007 佳境软件,前台流程,预订 reservation 接待 reception 结帐 cashier,2007 佳境软件,定义：区分散客和团体,团体是指有一名以上宾客入住的、有领队的旅行团，或有会务组的会议 团体的费用全部或部分由某个人或组织支付 团体的房价享受团体折扣 否则，应当认定为散客，多名散客可成为散客组,2007 佳境软件,预订,reservation,2007 佳境软件,预订：散客与团体,散客预订 团体预订 （团体包括 团队和会议） 团体与散客在预订时处理是相同的，但入住登记 却不同，因此如果选错类型会导致登记时的麻烦,2007 佳境软件,预订：散客与团体,发现“团体/散客”错误可以立即通过修改预订来订正 如何发现错误之一,2007 佳境软件,预订：散客与团体,如何发现错误之二,2007 佳境软件,预订：什么时机排房,普通预订 只预订到房型，不排房 远期预订可采用此预订 问题：有可能在预订到店日排房与住店宾客冲突，导致无房可排 优点：可在宾客到店日灵活安排房间 确定性预订 预订确定房型和房号（排房） 用于重要预订和预付定金的预订 基本上能保证入住,2007 佳境软件,预订：什么时机排房,因此，一般预订应只做普通预订，在宾客到店日早晨排房 每天早晨都应检查当日到店的预订有没有排房,2007 佳境软件,预订：什么时机排房,当日到店的预订应立即排房 重要的预订、确定性的预订、有预订金的预订，不管是否当日到店，最好同时排房,2007 佳境软件,预订：如何排房,双击空房号进行排房 同一房型预订多间时可一次性排房 空房、脏房优先排房，迫不得已才排有客房，并注意协调 排错可用右键 清除后重排 改变日期 或改变房间数 或改变房型也 应重新排房,2007 佳境软件,预订：取消和删除,原则上，已经做的预订如果遇到问题需要取消，应当使用预订取消来释放房间 晚上18:00应当检查一次预订未到的宾客并与之联络确认预订是否取消，以便释放已经改变计划的预订所控制的房间 晚上夜审之前应再检查未到的预订，并予以取消 如果增加了一项预订，马上发现其是错误的预订，可立即删除该预订，删除的预订系统将不予保留，因而也不能查询，而取消的预订是可以查询的，删除同样也释放控制的房间,2007 佳境软件,预订：预订的冲突,每天检查房源预报表，如果有负数就要检查原因了 宾客续住、当日到店的预订没有及时排房会引起房间透支，应当尽可能避免 超计划预订是被 允许的，但需要 控制尺度，不要 超过太多，应以 5%-10%为限 （视具体情况）,2007 佳境软件,接待,reception,2007 佳境软件,接待：房态图,房态图是接待的入口和核心 要区分预订登记和无预订登记两种情况 预订登记从预订登记按钮进入 无预订登记从登记按钮开始,2007 佳境软件,接待：预订登记,预订登记只能登记预期当日到店的宾客 预订登记之前，该预订必须已经排房 预订单的团体/散客不能有误 双击预订登记明细可进行登记 如果没有排房，双击无效 散客双击出现宾客登记表 团体双击出现团体登记表,2007 佳境软件,接待：预订登记,散客预订登记只能一个房间一个房间进行 团体预订登记在填写团体登记表确定后会提问是否快速登记；如果选择“是”，则该团体所有房间立即全部自动登记，宾客的姓名被填上团体名；如果选择“否”，则该团体登记只能从预订登记明细表中象散客那样一个房间一个房间登记，登记后仍然属于该团体,2007 佳境软件,接待：预订不能入住的情况,预订排房后在房态图上是黄色的 脏房排房和有客房排房后有一个黄色块 脏房应尽快清扫 有客房应当尽 快处理，要么 重新排房，要 么重新安排已 住宾客,2007 佳境软件,接待：无预订登记,无论散客或团体首先在房态图上点登记 然后选择房间（当然首选是空房） 可以选择一间或多间（如果是团体或散客组的话） 然后按“执行登记”,2007 佳境软件,接待：无预订登记散客,散客可一间间登记（双击房间的宾客栏） 每个房间可登记多人 如果有多人的话（即散客组），第一个登记的宾客的个人帐号为散客组的主帐号，散客组通过该帐号联系在一起 登记确定后会提问预付款，可输入预付金额、打印预付款收据，或取消退出 建议散客组的预付款使用第一个人的帐号，即散客组的主帐号,2007 佳境软件,接待：无预订登记团体,单击团体登记按钮出现团体登记表 确定后该团体所有房间立即全部自动登记，宾客的姓名被填上团体名 通过宾客资料的修改可以重新填上正确的宾客姓名 团体的主帐号为g开头 团体的预付款应在帐务处理中进行,2007 佳境软件,接待：合住宾客登记,不管是散客还是团体，后来的宾客要登记到已经入住的同伴房间时，即为合住 选择登记，选择合住的房间，单击执行登记 双击房间的宾客栏，出现宾客登记表即可登记合住宾客 合住宾客的主帐号为已住宾客的主帐号 合住宾客的房价为零，除非特别去调整,2007 佳境软件,接待：散客组或团体增加房间,散客组和团体都可以增加房间，登记新的成员宾客 选择登记，选择可用的空房，选择一间原来散客组或团体的房间，单击执行登记 双击房间的宾客栏，出现宾客登记表即可登记新的成员宾客 新成员宾客的主帐号为已住宾客的主帐号,2007 佳境软件,接待：脏房可强行入住,没有ok房，在必要时可以在脏房上登记宾客，系统会提出警告，但允许入住 此时应让宾客了解该情况，并通知客房中心紧急处理清扫该房间,2007 佳境软件,接待：修改宾客资料/续住,在房态图上选择查询，单击房间可出现宾客登记表 如果该房间宾客不止一人时会出现上下翻页键，用以选择宾客 宾客登记表除个人帐号、入住时间、房号、团队号、接待人不能修改外，其他资料均可修改 修改离店日期向后即为续住处理，如要增加预付款应到帐务处理中进行,2007 佳境软件,接待：修改团体资料,要修改团体的基本资料，首先选择菜单中的住店团体表，查询到该团体后选择该团体，单击修改按钮及弹出资料修改窗口，可进行修改，确定保存,2007 佳境软件,接待：换房,在房态图上选择换房 选择要换的房间 再选择一个要换入的空房 确认后即可将该房间的宾客全部换至新的房间，其宾客登记表的备注会注明从何房间换过来 注意：房间中的宾客不能单个换房，如有这种特例，应在新房间重新登记，将需要转的帐转好后原帐号做退房处理,2007 佳境软件,接待：常客、黑名单、离未结,在填写宾客登记表，包括修改宾客资料时； 如果其姓名或证件号码出现在历史宾客中，则提示常客，是否调入历史资料； 如果其姓名或证件号码出现在黑名单中，提示警告并显示原因； 如果其姓名或证件号码出现在离未结宾客名单中，则提示离未结宾客； 以上提示接待员应当作出相应的反应，包括致意、警惕、询问帐务处理方法等,2007 佳境软件,接待：散客与团体成员的转换,在某种情况下，例如：团体成员当成散客输入、团体解散等，需要将宾客的角色转换 团体成员转散客：只要修改该宾客资料，将其主帐号（一定是团体帐号）删除，确定保存就可以了，系统自动将其个人帐号作为主帐号，并脱离了该团体 散客转团体成员：只要修改该宾客资料，将其主帐号改为住店团体的帐号，确定保存就可以了，系统自动将其加入该团体,2007 佳境软件,接待：长包房,长包房只针对散客 修改宾客资料中的长包选项即可转为长包或取消长包 长包房除统计外其他特性同散客一样,2007 佳境软件,接待：宾客速查,选择住店宾客或历史宾客 住店宾客可无条件查询，即全部住店宾客 历史宾客必须输入条件（因为否则太多就失去意义） 条件可以是房号、姓名、地址或单位的一部分、证件号、客户号（前面加*号）,2007 佳境软件,接待：客户/协议单位,客户/协议单位通常签订有关房价的协议，在客户查询中，双击该客户会得到其详细资料，包括基本资料、备注、和房价折扣等,2007 佳境软件,接待：客户/协议单位,在宾客登记表中的客源号选择客户时，协议房价将被执行到宾客登记表的房价中 其是否允许挂帐栏目还影响到在结帐中是否可以挂帐的问题 营销员栏目提供营销业绩计算用,2007 佳境软件,接待：确定房价的因素,门市价 授权的折扣价 门市的特价 客户/协议单位的协议价 团体折扣价 领导的临时批示价格,2007 佳境软件,接待：房价何时确定,预订时确定 登记时确定 直接修改房价，折扣率自动计算 修改折扣率，房价自动计算 选择客源号，根据协议自动计算房价和折扣率 修改宾客资料中的房价 修改后，夜审将依此房价为依据过房费 团体或散客组的房价如何确定 通常建议按房间处理房价，不建议合并房价，因为合并后将难以进行审核 当然，如果先结帐的话，在一个房间上处理比较方便，比较好的做法是记在最小房号的帐号上,2007 佳境软件,接待：房价类型的设置,强烈建议仔细设置宾客登记表的房价类型，以便管理层正确分析经营情况 通常的分类： 散客全价 散客折扣 散客协议 团队 会议 钟点房 长包 免费 租赁房,2007 佳境软件,接待：看预期离店宾客表,经常浏览,2007 佳境软件,结帐,cashier,2007 佳境软件,结帐：两个入口,房态图上的帐务按钮 菜单上的帐务处理（包括工具按钮） 核心操作是选择帐号，帐务处理通过输入帐号或选择帐号调出宾客帐务，房态图帐务按钮是选择宾客房间调出宾客帐务,2007 佳境软件,结帐：结帐退房的标准流程,选取结帐宾客房号或帐号 显示结帐宾客帐务，如果是散客组或团体则显示所有成员的帐务 查看右上方的费用合计、付款合计、客帐余额 客帐余额为正数，表示需要退此金额给宾客；客帐余额为负数，表示要宾客补足该金额 打印帐单 单击结帐按钮，选择付款方式，输入结帐单号（即发票号），然后确定 单击退房按钮，单个宾客退房或全部成员宾客退房,2007 佳境软件,结帐：结帐退房的标准流程,结帐将产生两种帐目 类型是结帐和退预 未结费用按帐项汇总生成结帐金额 预付款按单 笔生成退预， 实际意义是 收回预付款 收据 而结帐的含义 包括收钱和开 发票,2007 佳境软件,结帐：散客组结帐/退房,选取结帐散客组宾客房号或帐号 显示结帐宾客所在散客组所有成员的帐务 如果不选择单个成员，表示处理所有的帐 如果选择单个成员，表示对该成员进行帐务处理 两个退房按钮，上面的用于散客组全部退房，下面的用于选取的成员单个退房,2007 佳境软件,结帐：团体结帐/退房,选取结帐团体宾客房号或帐号 显示结帐宾客所在团体所有成员的帐务 如果不选择单个成员，表示处理所有的帐 如果选择单个成员，表示对该成员进行帐务处理 两个退房按钮，上面的用于团体成员全部退房并将团体退房，下面的用于选取的成员单个退房 如果没有做团体总退房，即使团体成员已经全部退房，还需要补做团体总退房，以便将该团体从住店团体中去除,2007 佳境软件,结帐：部分结帐,单笔选取 按帐项选取 按时间选取 去掉某些帐项或单笔帐 按房间结帐 结帐后打钩标志的意义,2007 佳境软件,结帐：单独退预,部分情况需要单独收回预付款单，退回宾客所付预付款 选取该笔或几笔预付款帐目，单击结帐按钮，然后确定即可，结帐的付款方式对其无效，依据的是预付款原来的付款方式 处理后会看到右上角付款合计减少,2007 佳境软件,结帐：冲减预付款,如果预付款输入错误，有两种订正方法 可以通过删除该预付款帐目处理，条件是当日并具有特别授权 另外就是通过输入一笔负数的预付款帐目处理，当然，应当在备注注明原因备查 不能通过冲帐来冲减预付款,2007 佳境软件,结帐：房费先结帐,房费没有过帐，或者没有对应的消费金额时，需要无选择结帐 打开允许单笔结帐选择，在帐目空白处或标题栏点击，取消了所有的选择，单击结帐按钮可以选择帐项及输入任意金额 需要注意的是，散客组或团体时，该帐号应当是预估发生费用的帐号，否则将出现一个帐号有余额，一个帐号欠款的情况，如果出现该情况，那么，退房时分别单独结帐可平衡该帐目，以免变成离未结的帐,2007 佳境软件,结帐：先退房,单个散客先退房，如果帐未结清将成为离未结宾客 散客组某个成员允许先退房，如果其帐目未结清，可以留给其他成员结帐，所有成员都退房，未结清的帐号将成为离未结帐号 团体的情况与散客组相同,2007 佳境软件,结帐：离未结问题,宾客未结清帐务而离店退房便成为离未结帐号 应尽量避免离未结的产生，如果产生离未结应当获得某种批准 离未结帐号可在帐号选择的离未结清单中获得，选择后调出其帐务，需要时可以调整帐务和补结帐，这些操作都是记在当日的 离未结宾客在下次抵店登记时会出现提示,2007 佳境软件,结帐：订正帐务,冲帐 消费帐目的完整对冲，针对选择帐目有效 不能冲减结帐、预付款、退预 折扣 部分冲减消费金额，可以自由输入，需要选择折扣类型 转帐 通常无需转帐，特别情况转帐将会把所选帐目对冲并在指定帐号产生新的帐目,2007 佳境软件,结帐：订正帐务,消费补帐 增加宾客的消费帐，不能输入负数冲减，如要冲减必须在冲帐和折扣中处理 删除帐目 可以永久删除当日的所有帐目，需要特别授权才可以使用，每次只能删除一条 预付款订正 只能输入负数冲减,2007 佳境软件,结帐：退房后恢复入住,退房后，如果该房间没有新的宾客入住 选中该宾客帐号会出现恢复按钮 恢复后同未退房状态一样 离店宾客帐号查找方法：可以通过历史宾客查询找到帐号，进入该宾客帐务，然后选择恢复,2007 佳境软件,结帐：帐单打印问题,帐单