发票管理制度.doc

。发票管理制度（试行版）1、目的1.1 为加强发票管理和财务监督，规范发票使用行为，降低公司税务风险，根据中华人民共和国发票管理办法、中华人民共和国发票管理办法实施细则及增值税专用发票使用规定等相关规定，并结合公司的实际情况，特制定本制度。1.2 发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证；增值税专用发票是指增值税一般纳税人销售货物或者提供应税劳务开具的发票，是购买方支付增值税额并可按照增值税有关规定据以抵扣增值税进项税额的凭证。1.3 发票由税务部门统一监制和认可、增值税专用发票由国务院税务主管部门确定的企业印制；其他发票，按照国务院税务主管部门的规定，由省、自治区、直辖市税务机关确定的企业印制。禁止私自印制、伪造、变造发票。1.4 发票的联次1.4.1 一般发票的基本联次包括存根联、发票联、记账联。存根联由收款方或开票方留存备查；发票联由付款方或受票方作为付款原始凭证；记账联由收款方或开票方作为记账原始凭证。1.4.2 增值税专用发票由基本联次或者基本联次附加其他联次构成，基本联次为三联：发票联、抵扣联和记账联。发票联，作为购买方核算采购成本和增值税进项税额的记账凭证；抵扣联，作为购买方报送主管税务机关认证和留存备查的凭证；记账联，作为销售方核算销售收入和增值税销项税额的记账凭证。其他联次用途，由一般纳税人自行确定。1.4 发票的基本内容包括:发票的名称、发票代码和号码、联次及用途、客户名称、开户银行及账号、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位(个人)名称(章)等。2、适用范围 本制度适用于临海市朵纳卫浴有限公司。3、部门职责3.1 财务部门负责本公司经营所需发票的购买、保管、审核、开具及核销。3.2 公司各部门在日常业务活动过程中应取得合法、有效的发票。3.3 公司所有使用、接触、保管发票的部门和个人必须遵守本制度。4、发票的领购及缴销 4.1 发票的领购4.1.1 发票领购申请。纳税人初次购领普通发票和增值税专用发票前，应持税务登记证副本、办税员证或经办人身份证明，以及财务印章或发票专用章印模向国税机关提出申请，经审核批准后发给发票领购簿，凭簿领购发票。4.1.2 后续发票领购。发票经办人在领购发票时，需携带发票领购簿、IC卡和经办人身份证明领购发票。4.1.3 临时到本县以外从事经营活动的，应当凭公司所在地税务机关的证明，向经营地税务机关领购经营地的发票。4.2 发票缴销4.2.1 日常缴销。财务人员须按税务主管机关的要求自发票领购之日起6 个月内办理发票缴销手续，进行发票核销。发票缴销时，应将尚未开具的空白发票作废，并连同IC卡及发票开具清单送交税务机关办理缴销。4.2.2 收款收据的缴销时，需带存根联以供查验。4.2.3 纳税人丢失、被盗发票缴销。纳税人发生发票丢失、被盗后，应在24小时内向税务部门报告，填报发票挂失/损毁报告表、挂失/损毁发票清单、并持丢失被盗的证明材料，向税务部门办理发票缴销，同时凭税务部门审批后的发票挂失/损毁报告表登报声明作废。4.2.4 缴销发票时需要提供以下资料：纳税人发票缴销登记表、发票领购簿 、经办人身份证、需缴销的空白发票和作废发票的全部联次。5、发票的取得5.1 本文所指的发票，主要包括增值税专用发票、普通发票及特殊收据。特殊收据包括以下几种：5.1.1 行政收据、事业单位收据及非税收入收据5.1.1.1 上述收据收费项目都应该有收费许可证，并且公示。事业单位比如学校一般只能开具学费、培训费。5.1.1.2 一般很容易将行政事业收费收据和结算凭证混淆，结算凭证只能在其内部运作，只是收付款证明，不能作为公司的报销依据。5.1.1.3 对于应税收入部分应严格使用税务发票，对于技术收入应开具技术交易发票，对捐赠收入应开具捐赠收据等。5.1.2 军队收据由财政部、总后勤部共同监制的票据准予列账；军队内部结算凭证，企业不允许列支。5.1.3 境外发票一般为自制发票，部分国家没有采取发票的管理方式，具体为负责人签名的自制收费凭证，其鉴别方式目前还是通过资金往来结合业务真实性考虑（如：境外包括港澳台地区的Invoice、收银小票、其他商业票据可以接受）。5.2 所有部门或个人在为公司购买商品、接受劳务以及从事其他经营活动支付款项时，都应向收款方索取相应的发票。如特殊情况无法取得发票的，应由经办人员凭购买商品、接受服务以及从事其他经营活动的书面证明、经办人身份证明，直接向公司驻地税务机关申请代开发票。5.3 物资采购部门和费用支出部门向收款方索取发票时，原则上需索取增值税专用发票(本制度另有规定的项目除外)。如果确实无法取得增值税专用发票的，需要说明情况。如无正当理由的，由业务经办人承担损失的增值税进项税额，在报销时直接予以扣减。5.4 公司取得发票人员应负责确认发票的真伪、项目填写是否齐全、内容是否正确，对虚开品名、项目、数量、金额不实，存在涂改、挖补的发票不得受理。不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证。如确实无法确认发票真伪，公司取得发票人员可由财务部门协助查询或提交当地税务机关进行确认。5.5 取得增值税专用发票后，经办人员在取得专用发票时对纸质专用发票进行审核：5.5.1 发票套印发票监制章；5.5.2 全部项目填写正确且与业务内容一致；5.5.3 公司开票信息正确无误、票面字迹清晰，未被修改、重印，不得压线、错格；5.5.4 票面完整，无损毁，涂污；5.5.5 属于汇总开票的，附带合规的销货（劳务、服务）清单且加盖发票专用章；5.5.6 发票联、抵扣联信息一致且加盖发票专用章；5.5.7 发票专用章印章清晰、正确，印章名称与销货方名称一致。5.6 公司各部门取得增值税专用发票到财务部门报销时，必须保持发票的干净（专用发票有复写功能，部门领导及经办人的签字不能透过发票联而留在抵扣联上，抵扣联上除各格式栏必须填写的内容外，其正反两面都不得留下任何脏、乱及签字的痕迹）、整齐、正确，以便财务部门在防伪税控系统进行认证顺利通过。5.7业务人员需在增值税专用发票自开票之日起30日（含开票当日）内至财务部门进行账务处理, 如逾期则须在提供发票的同时提供书面材料说明原因。但最长不得超过自增值税专用发票开票之日起90日内，否则财务部门不予受理，应联系供应商进行换票处理。对于超过发票开具日180日的增值税专用发票财务部门坚决不予受理。5.8 相关财务人员应于每月月底前将当月入账的增值税专用发票抵扣联及清单交税务会计进行认证。5.9 公司财务人员收到红字增值税专用发票，不需进行认证抵扣，应将红字专用发票所注明的增值税额计入当期的进项税额转出科目。5.10 公司各部门收到税务机关代开专用发票，应检查发票是否加盖税务机关代开发票专用章，凡未加盖上述专用章的，公司各部门一律不予受理。5.11 收到个人由国税代开的发票后面，需附上该发票对应到地税开具的缴税单原件（或复印件），否则，该国税代开的发票视为无效，财务部门不得接收。5.12 公司各部门从中国境外取得与纳税有关的发票或者凭据，经办人需保证取得凭据所体现业务的真实性。以便税务机关对公司进行纳税审查发生疑义时，由境外公证机构或者注册会计师提供相应的确认证明。5.13 各发票经办部门由于保管不善，造成发票丢失的处理：5.13.1 普通发票丢失处理5.13.1.1 如因开具发票单位丢失已填开的发票联，应重新开具发票交给我司经办人员。5.13.1.2 如我司取得发票后丢失发票联的，应取得原开票单位盖有公章的证明，并注明原来发票号码、金额和内容等，并附上开票单位的记账联并加盖发票专用章（或财务专用章），由经办部门负责人批准后，才能代作原始凭证。实行电子发票的，由开票方按丢失发票代码、号码查询打印（复印）发票图片，加盖开票方公章作为入账凭证。5.13.1.3 如将在税务局代开发票的发票联丢失，由开票人向向开具发票的税务机关申请出具曾于X年X月X日开具XX发票，说明取得发票单位名称、购货或服务的单位数量、单价、规格、大小写金额、发票字轨、发票编码、发票号码等的书面证明，或要求开具发票的税务机关提供所丢失发票的存根联复印件，并加盖税务机关的印章，经公司主管税务机关审核后，可作为合法凭证入账。5.13.1.4 纳税人丢失存根联或记帐联的，应取得发票联复印件，发票复印件经提供原件的单位注明“此件是我单位提供，与原件相符”，加盖公章后，方可作为原始凭证。5.13.2 增值税发票丢失处理5.13.2.1 一般纳税人丢失已开具专用发票的“发票联”和“抵扣联”，如果丢失前已认证相符的，购买方凭销售方提供的相应专用发票“记账联”复印件及销售方主管税务机关出具的丢失增值税专用发票已报税证明单或丢失货物运输业增值税专用发票已报税证明单（以下简称证明单），可作为增值税进项税额的抵扣凭证；如果丢失前未认证的，购买方凭销售方提供的相应专用发票“记账联”复印件进行认证，认证相符的凭专用发票“记账联”复印件及销售方主管税务机关出具的证明单，可作为增值税进项税额的抵扣凭证。专用发票“记账联”复印件和证明单留存备查。 5.13.2.2 一般纳税人丢失已开具专用发票的“抵扣联”，如果丢失前已认证相符的，可使用专用发票“发票联”复印件留存备查；如果丢失前未认证的，可使用专用发票“发票联”认证，专用发票“发票联”复印件留存备查。5.13.2.3 一般纳税人丢失已开具专用发票的“发票联”，可将专用发票“抵扣联”作为记账凭证，专用发票“抵扣联”复印件留存备查。5.13.3 海关进口增值税专用缴款书丢失由取得专用缴款书的经办人员向开具专用缴款书的海关申请出具相关证明，连同经办部门负责人签字确认的丢失专用缴款书情况说明书送交财务部，财务人员凭海关出具的相关证明,向本公司所在地主管税务机关提出抵扣申请。经主管税务机关审核通过后，方可予以入账并抵扣进项税额。5.14 如取得的增值税专用发票超过认证期限，造成进项税额不能抵扣给公司造成经济损失的，由财务部门负责将相关情况上报总经理进行处理。5.15 专用发票抵扣联无法认证的，可使用专用发票“发票联”到主管税务机关认证，在专用发票的“发票联”复印件背面注明“抵扣联无法认证”字样，并与抵扣联一起留存备查。5.16 供应商开具增值税专用发票、增值税普通发票、工程发票或运输发票等给我公司的，公司经办人第一次接到发票时,要求供应商提供该单位的税务登记证及开户许可证的复印件（增值税专用发票的供应商还需提供一般纳税人资格认定），在复印件上注明“与原件相符”字样并在上面加盖供应商单位的公章，然后提交财务部门留档备查。6、发票的开具6.1 公司销售商品、提供服务以及从事其他经营活动，对外发生经营业务收取款项时，应当向付款方开具发票。6.2 专用发票应按下列要求开具：6.2.1 项目齐全，与实际交易相符；6.2.2 按照号码顺序对应打印；6.2.3 字迹清楚，不得压线、错格；6.2.4 全部联次一次打印，各联内容完全一致；6.2.5 发票联和抵扣联加盖发票专用章；6.2.6 按照增值税纳税义务的发生时间开具。6.3 公司使用增值税专用发票的范围如下：6.3.1 销售本公司生产的产品；6.3.2 销售本公司外购的生产用材料、产成品及物资；6.3.3 销售本公司生产过程中的余料、边脚料、废料及残次品；6.3.4 销售本公司于2009年1月1日之后购买已使用过的旧设备；6.3.5 其他按国家规定应开具增值税专用发票的货物和劳务。6.4 销售给个人、未获得一般纳税人资格等客户的，不得开具增值税专用发票，应开具增值税普通发票。6.5 公司因销售货物或者提供应税劳务发生的品名或规格过多，可汇总开具专用发票。汇总开具专用发票的，同时使用防伪税控系统开具销售货物或者提供应税劳务清单，并加盖公司发票专用章。6.6公司在开具专用发票当月，发生销货退回、开票有误等情形，收到退回的发票联、抵扣联符合作废条件的，按作废处理；开具时发现有误的，可即时作废。作废专用发票须在防伪税控系统中将相应的数据电文按“作废”处理，在纸质专用发票（含未打印的专用发票）各联次上注明“作废”字样，全联次留存。同时具有下列情形的，为本规定所称作废条件：6.6.1收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月；6.6.2 销售方未抄税并且未记账（抄税，是报税前用IC卡或者IC卡和软盘抄取开票数据电文）；6.6.3 购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”。6.7 出口发票的开具6.7.1 出口发票的主要内容，包括出口货物名称、规格、数量、单价、总值、装货地、到达地、运输工具名称、出口合同号码、发货人名称、地址、购货人名称、地址等项目。出口发票要由企业法人代表正式签字方能有效。6.7.2 出口发票填制要求： 6.7.2.1出口发票的名称、地址。在信用证支付方式下，该名称、地址必须与信用证所规定的受益人名称和地址一致。受益人名称、地址如有变动，单据也要相应更改。按UCP600的规定，除可转让信用证之外，发票必须由信用证指定的受益人出具；6.7.2.2 发票号码、签发日期。签发日期一般不能迟于提单签发日期，更不能迟于信用证规定的交单日或信用证有效期。除信用证另有规定，发票日期可早于信用证开证日期；6.7.2.3 发票抬头人。在托收支付方式下，发票抬头应按合同中的买方或指定的直接买主的名称填写。在信用证支付方式下，应严格按信用证规定填写。公司名称和地址必须详细填写。填写时，应注意名称不能换行，地址应合理分行；6.7.2.4 运输工具。按船公司或运输代理的配载内容列明运输工具与航次；6.7.2.5 启运地与目的地。按合同和信用证的规定填写，注意应与贸易术语后的启运地(港)和目的地(港)一致。如货物需要转运，转运地点也应明确地表示出来；6.7.2.6 合同号码。在托收支付方式下，应填写合同号码；在信用证支付方式下，发票应与信用证所列内容一致；6.7.2.7 信用证号码。在信用证支付方式下，应填写信用证号码，尤其在不使用汇票的即期信用证方式下，更有必要；6.7.2.8 唛头。凡是信用证上规定唛头的，必须逐字逐行按规定填制，并与其他单据的唛头相一致。信用证上没有规定唛头的，则按合同条款中指明的唛头或买方已提供的唛头填制；如果都没有规定的，则由卖方自行设计，并注意单单相符；6.7.2.9 数量与货物描述。应全面描述有关商品的名称、规格、数量、重量和包装，一般先填写商品名称和总数量，然后再根据信用证或合同的规定填写详细规格、单位及合同号码等，最后填写包装方式和件数，以及毛重、净重和尺码等。填写的内容必须与信用证所列各项要求完全相同。UCP600规定：“商业发票中对货物的描述必须符合信用证中的描述。而在其他单据中，货物描述可使用统称，但不得与信用证中货物的描述有抵触。”6.7.3 填制出口发票注意问题：6.7.3.1 发票品名不能超出信用证的内容；6.7.3.2 如果来证中列明的货物种类很多，并冠有统称，制单时在具体品名上应按来证规定先打统称。如果来证规定多种货名，制单时应根据实际发货情况标注，不能盲目照抄；6.7.3.3 如来证未规定详细的品质和规格，可不填写或尽量少做说明；必要时可按合同加注一些说明，但不能与来证的内容有抵触，以防国外银行故意挑剔而遭到拖延付款或拒付货款；6.7.3.4如果信用证中品名有误，且是实质性的问题，应要求对方改证；如果是次要问题，在填写发票时应将错就错，并在错误的名称后，另注正确的品名，并加括号；6.7.3.5如果规格、品种较多，可采用列表的形式，将同类项集中并列填写，注明每一种类别的货量，最后注明总量；6.7.3.6如果来证中对货物的描述用法文或德文等多种语言，制单时应照打，必要时后面加括号用英文注释；6.7.3.7凡经包装装运的货物如没有包装单，则发票上最好有包装件数条款。该内容应按实际装运情况填写，并注明包装件数的合计数。如有两种以上包装单位，发票应全部给予标注，并以“PACKAGE”为单位注明合计数；6.7.3.8如以托盘装运，发票应标注包装数量及托盘数量，两者缺一不可。如果交易货物为散装货，可注明“INBULK”字样，不注亦可；6.7.3.9价格。这是发票的主要内容，包括贸易术语、计价货币、计价单位、单价、总额。应按合同和信用证的规定准确计算，正确填写。实际业务中，一般来证总金额是含佣价或含折扣的总额，在制作发票时应在总值中扣除。6.7.3.10 加注声明文句。原则上，只要不伤害公司利益，一般照办。加注内容一般打在发票商品栏以下的空白处。6.7.3.11 签发人的签字或盖章。根据跟单信用证统一惯例UCP600)的规定，除非信用证另有规定，“无须签署”。但信用证中要求手签时，必须手签。6.8 公司不得有下列虚开发票行为：6.8.1 为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票；6.8.2 让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票；6.8.3 介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。6.9 公司不得转借、转让、代开发票；不得自行扩大发票开具的业务范围。6.10 红字发票开具6.10.1 公司开具增值税专用发票或货物运输业增值税专用发票（以下统称专用发票）后，发生销货退回、开票有误、应税服务中止以及发票抵扣联、发票联均无法认证等情形但不符合作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让，需要开具红字专用发票的。6.10.2 专用发票已交付购买方的，购买方可在增值税发票系统升级版中填开并上传开具红字增值税专用发票信息表或开具红字货物运输业增值税专用发票信息表（以下统称信息表。信息表所对应的蓝字专用发票应经税务机关认证（所购货物或服务不属于增值税扣税项目范围的除外）。经认证结果为“认证相符”并且已经抵扣增值税进项税额的，购买方在填开信息表时不填写相对应的蓝字专用发票信息，应暂依信息表所列增值税税额从当期进项税额中转出；未抵扣增值税进项税额的可列入当期进项税额，待取得销售方开具的红字专用发票后，与信息表一并作为记账凭证；经认证结果为“无法认证”、“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”，以及所购货物或服务不属于增值税扣税项目范围的，购买方不列入进项税额，不作进项税额转出，填开信息表时应填写相对应的蓝字专用发票信息。 专用发票尚未交付购买方或者购买方拒收的，销售方应于专用发票认证期限内在增值税发票系统升级版中填开并上传信息表。6.10.3 主管税务机关通过网络接收纳税人上传的信息表，系统自动校验通过后，生成带有“红字发票信息表编号”的信息表，并将信息同步至纳税人端系统中。6.10.4 销售方凭税务机关系统校验通过的信息表开具红字专用发票，在增值税发票系统升级版中以销项负数开具。红字专用发票应与信息表一一对应。6.10.5 纳税人也可凭信息表电子信息或纸质资料到税务机关对信息表内容进行系统校验。6.10.6 已使用增值税税控系统的一般纳税人，在纳入升级版之前暂可继续使用开具红字增值税专用发票申请单。6.10.7 纳税人需要开具红字增值税普通发票的，可以在所对应的蓝字发票金额范围内开具多份红字发票。7、发票认证及报税7.1 发票认证7.1.1用于抵扣增值税进项税额的专用发票应经税务机关认证相符（国家税务总局另有规定的除外）。认证相符的专用发票应作为购买方的记账凭证，不得退还销售方。7.1.2经认证，有下列情形之一的，不得作为增值税进项税额的抵扣凭证，税务机关退还原件，购买方可要求销售方重新开具专用发票。7.1.2.1无法认证。是指专用发票所列密文或者明文不能辨认，无法产生认证结果。7.1.2.2 纳税人识别号认证不符。是指专用发票所列购买方纳税人识别号有误。7.1.2.3 专用发票代码、号码认证不符。是指专用发票所列密文解译后与明文的代码或者号码不一致。7.1.3 经认证，有下列情形之一的，暂不得作为增值税进项税额的抵扣凭证，税务机关扣留原件，查明原因，分别情况进行处理。7.1.3.1 重复认证。是指已经认证相符的同一张专用发票再次认证。7.1.3.2 密文有误。是指专用发票所列密文无法解译。7.1.3.3 认证不符。是指纳税人识别号有误，或者专用发票所列密文解译后与明文不一致。7.1.3.4 列为失控专用发票。是指认证时的专用发票已被登记为失控专用发票。7.2 报税7.2.1 公司开具专用发票应在增值税纳税申报期内向主管税务机关报税，在申报所属月份内可分次向主管税务机关报税。7.2.2 因硬盘损坏、更换金税卡等原因不能正常报税的，应提供已开具未向税务机关报税的专用发票记账联原件或者复印件，由主管税务机关补采开票数据。7.2.3 公司注销税务登记或者转为小规模纳税人，应将专用设备和结存未用的纸质专用发票送交主管税务机关。8、发票的保管8.1 公司的发票、IC卡及发票专用章由财务经理负责保管，并指定专人通过防伪税控系统进行开具。8.2 公司应当按照税务机关的规定存放和保管发票，不得擅自损毁。不使用发票时，须将发票存放在保险柜内并上锁，工作时间暂不开具时必须锁在抽屉内，以防丢失。8.3 要严格做好发票专用章的保管并登记工作，发票专用章一般不得外带，因工作需要确需外带的，填写外带审批表并报财务总监审批。8.4 造成公司发票发生丢失情况的处理：8.4.1 发票被盗处理：如发票被盗，财务经理应于发现被盗当日到当地公安机关报案，将盖有当地公安机关公章的报案资料及发票被盗的详细书面材料经财务总监签字报告给主管税务机关，并按照程序登报公告,声明作废。8.4.2 发票因个人原因丢失处理：如发票开票人或保管人不慎造成发票丢失的，应于丢失当日将发票丢失的详细书面材料经财务总监签字后报告给主管税务机关，并按照程序登报公告,声明作废。由此发生的费用及税务罚金由发票丢失人承担。若因发票丢失给公司造成损失的，还应承担相应赔偿责任。8.5 出口货物销售统一发票开具后的存根联应按照顺序号装订成册。因货物装箱短溢需开具红字发票或补差发票的，报查联等应随存根联一同装订成册，每25份装订一本，不足25份的按实装订。9、发票的检查9.1 公司接受税务机关依法检查时应请税务人员出示税务检查证，并如实反映情况、提供有关资料，不得拒绝、隐瞒。税务机关需要将已开具的发票调出查验时，应当要求其开具发票换票证。发票换票证与所调出查验的发票有同等的效力。9.2 税务机关需要将空白发票调出查验时，应当要求其开具收据；经查无问题的，应当要求税务机关及时返还。9.3 税务机关在发票检查时需核对发票存根联与发票联填写情况，并要发出发票填写情况核对卡时，公司相关人员应当如实填写，按期报回。10、进项税抵扣10.1 增值税分为税率和征收率，税率分为0%、6%、11%、13%及17%等五种；征收率又分为3%和5%二种。10.2 采用税率征收的业务范围：10.2.1 零税率：国际运输服务、航天运输服务、向境外单位提供的完全在境外消费的相关服务、纳税人出口货物（国务院另有规定的除外）、财政部和国家税务总局规定的其他服务；10.2.2 税率6%：包括金融服务、增值电信服务、现代服务（租赁服务除外）、提供生活服务、销售无形资产、研发和技术服务、信息技术服务、文化创意服务、物流辅助服务、鉴证咨询服务、广播影视服务、商务辅助服务、其他现代服务、文化体育服务、教育医疗服务、旅游娱乐服务、餐饮住宿服务、居民日常服务及其他生活服务等；10.2.3 税率11%：包括转让土地使用权、销售不动产、提供不动产、租赁、提供建筑服务、提供交通运输服务、提供邮政服务、提供基础电信服务等；10.2.4 税率13%：包括自然水、暖气、冷气、热水、煤气、石油液化气、天然气、