战略管理框架下科技文献机构资源共享及绩效评估分析.doc

战略管理框架下科技文献机构资源共享及绩效评估分析屈宝强 作者简介：屈宝强，男，1980年生，山西灵石人，管理学博士，发表论文20 余篇。通信地址：北京市海淀区复兴路15号 中国科学技术信息研究所资源共享促进中心（100038） E-mail: 本文系国家社会科学基金项目（项目号：09CTQ008）、中国博士后科学基金项目（项目号：20080440440）研究成果之一。（中国科学技术信息研究所，北京，100038）摘 要战略管理框架可以为科技文献机构资源共享应对环境挑战、实施变革、实现共享目标、衡量责任以及取得最终绩效提供有效途径，其重点是确立科技文献机构资源共享的战略管理过程，并对其进行战略分解和运行中的战略反馈分析，在共享涉及内外部要素的SWOT分析基础上建立战略管理基本架构，并为进行共享绩效分析与评估提供思路。关键词战略管理框架 科技文献共享 绩效评估Performance Measurement Analysis of S&T literature sharing based on strategic management frameworkQu Baoqiang（Institute of scientific & technical information of china, Beijing 100038）Abstract The strategy management frame can provide a valid way for S&T literature institutes resource sharing to face the environment changing, carry out the change and come out sharing goals, and obtain the end results. Its emphasis is to establish the commonly shared strategic management process of science and technology literature resources, and carry on the strategy decomposition and strategic feedback analysis, establish the strategy manages the basic structure based on SWOT analysis of the main relative factors, thus analysis and measure the performance according to it.Keywords strategic management framework scientific & technology literature sharing Performance Measurement1 引言 战略管理是指组织管理者在各种宏观与微观、外部与内部的环境中确立自身制度的一种方式。目前企业普遍采用战略管理概念，试图通过事先制订计划和目标，整合企业的各种资源并进行有效利用，从而提高企业竞争能力，实现企业可持续发展。在计划经济体制下，科技文献机构等公共行政组织很少关注自身的战略问题，其运作主要根据国家的经济发展总体需求而进行，长期以来，以被动地提供科技文献为主要的服务方式，服务方式较为单一，服务内容以跟踪国外相关领域的最新研究成果为主，处于墨守陈规和照章办事的状态。随着我国经济实力增强和各种社会环境的变化，科技文献机构之类的公共部门同企业一样，面临越来越复杂、多元的环境，科技文献机构服务也面临着为跟踪模仿的科技战略服务向为自主创新的科技战略服务的转变，客观上要求科技文献机构等公共服务组织把战略管理思维框架纳入自己的视野之中1。另外，随着我国科技文献共享的不断深入，科技文献共享的组织管理与企业管理出现出了越来越多的相似性，如目标明确，资源稀缺，专业化分工和市场外包等，也使得战略管理、全面质量管理等一系列管理方法在科技文献共享绩效评估中能够得到运用。因此，战略管理框架可以为科技文献机构应对环境挑战、实施变革、实现共享目标、衡量责任以及取得最终绩效提供有效途径。从战略管理角度探讨科技文献共享绩效评估问题，不仅仅是新公共管理理论对现有行政管理思想的洗礼，更是科技文献机构面对复杂多元化的环境，满足公众需求，提高科技文献机构资源共享绩效的必然选择。2 科技文献机构资源共享的战略分析2.1共享的相关要素分析内外部要素分析是制定共享战略和战略分析的重要步骤，需要科技文献机构高层管理者根据本机构的业务和组织发展现状，弄清战略分析的要素。（1）相关利益者分析共享过程中的外部要素分析主要是相关利益者分析，即对以科技文献机构为核心，包括科技文献机构、协作单位、主管部门、用户等在内的科技文献服务系统中各个主体的角色和作用进行分析，建立科技文献共享过程链条2。科技文献部门是共享活动的主导，它决定共享活动的范围、形式、工作流程和主要内容，并提供主要的资源；协作部门和第三方机构提供共享活动中所需要的其他资源，并提供新的工作方式；上级部门和权力机关提供政策、资金和技术方面的支持等；社会公众和读者等服务对象是共享活动的最终受益者，用户的满意是共享活动成败的最重要的评判标准，他们提供共享活动的需求导向，并将对共享的体验和感受反馈给科技文献部门，从而提升其可持续发展能力。共享上级部门、权力机关 ）协作部门、第三方机构社会公众和服务对象（读者或用户）科技文献部门自身政策、资金支持等需求导向资源、工作方式等工作流程、资源图1 科技文献资源共享的利益相关主体及其作用（2）科技文献机构外部环境分析在外部，科技文献机构面临着更加复杂和不确定的社会环境，特别是随着信息技术和网络技术的发展，使各种科技文献的数量不断增加，而通过信息技术获得数字化的科技文献更加容易。科技文献机构不仅面临着国内外各类信息机构的竞争压力，还必须满足国内政府、产业、社会公众等各种用户方面不同的个性化科技信息需求，这就要求科技文献机构必须改变管理思维，考虑自身与外界环境的互动问题。另外，网络环境下科技用户的科技文献需求特点：科技文献需求大幅增长，特别是各种动态性、系统性、综合性的信息；用户对文献资源的时效性要求逐步提高；要求信息能符合其特定的需求，信息精品意识逐渐加强；信息获取的方式要求多样化，可以从传统的图书情报机构获得，也可以从网络中获得，还可能从商业机构中获得；信息资源的表现类型多元化，例如既可能包括网络数据库，又可能包括传统的纸质文献资源。（3）科技文献机构内部要素分析对于科技文献机构部门而言，也面临着内部环境的复杂性和多样性。科技文献机构面临着深化改革、快速发展的要求，科技文献共享是新时期科技文献机构的重要业务方式，是解决当前海量科技文献环境下信息获取与提供利用的有效方式，科技文献共享过程中各个机构内部，部门之间的管理、协调问题显得十分突出。科技文献共享绩效的评估不能仅仅是执行和业务整合问题，必须考虑诸如回应、参与、效率、责任的多维问题。根据各相关利益者的要求，结合自身文献资源及能力，科技文献机构共享战略就基本确定。这种战略目标要体现国家文献资源建设的总体要求，要体现用户文献资源的个性需求，要体现科技文献机构文献资源的特色，共享战略主要通过科技文献共享的业务流程实现，涉及的要素包括共享过程的文献资源、业务信息、共享技术、共享工作人员、共享平台等。战略目标结果 业务流程文献资源业务信息文献资源 技术 人员 平台图2 科技文献机构资源共享的内部要素文献资源是实现科技文献共享的基本要素，其数量、质量、种类等直接决定了共享的效果；共享业务信息是实现科技文献共享的，包括从文献资源需求提出，共享体系内统一检索、文献资源调配、费用结算等过程中的各种信息；共享技术、共享工作人员、共享平台等是实现科技文献共享的重要保障。2.2共享SWOT分析的关注点SWOT分析法又称为态势分析法，SWOT四个英文字母分别代表：优势 （Strength）、劣势（Weakness）、机会（Opportunity）、威胁（Threat），是将与研究 对象密切相关的各种主要内部优势、劣势、机会和威胁等，通过调查列举出来，并依照矩阵形式排列，然后用系统分析的思想，把各种因素相互匹配起来加以分析， 从中得出一系列相应的结论。运用这种方法，可以对研究对象所处的情景进行全面、系统、准确的研究，从而根据研究结果制定相应的发展战略、计划以及对策等。在战略分析中，SWOT分析法是最常用的方法之一。对科技文献机构进行SWOT分析对于科技文献机构管理者制定、改变或明晰公司战略是非常重要的。通过SWOT分析对外部和内部有更合理、准确的理解，这要求应该从多方面收集信息，形成全面的、综合的看法。分析的相关领域主要包括：科技文献机构能力、技能和素质；共享业务流程（从多个角度出发，如业务开发、响应时间、资源质量、服务预测、共享链条管理等）、科技文献分发系统、用户信息、科技文献机构形象（知名度、规模、可靠性等）、关系（用户、政府、企业/产业、合作者）、财务、获取文献资源能力等。还需要特别关注科技文献服务行业驱动力的变化：例如全球化、技术革新的影响、用户群体的变化、竞争结构的变化、其他机构快速学习模仿的能力、服务差异化的要求、政府制度和政策的变化34。这些潜在的威胁和行业驱动力量的变化会给科技文献机构的战略决策带来很大的影响。2.3共享的战略管理基础架构面对不断变化的外部环境，以及各个利益相关者对科技文献共享方面的需求，科技文献机构必须明确自己的价值定位，自己同其他科技文献机构之间的区别是什么，为什么用户从自己而不是别的科技文献机构获得这种服务，在提高共享性文献资源方面的价格、质量、速度、服务、用户关系等方面需要达到什么目标，能为用户提供什么样的增值服务？价值定位的最终目标是满足用户的期望，战略管理框架下的科技文献资源共享就是要根据该机构可调配的资源状况来兑现对于用户的承诺。资源建设、服务方式、员工培训等都应该同该价值定位相匹配。明确科技文献机构共享服务方面的价值定位有助于帮助其进行：产品/资源/服务设计；文献资源分发处理流程运作优化；用户服务创新。进而将科技文献机构的共享的战略目标、部门目标、员工个人目标与其共享的财务收益、用户满意度、共享业务流程变化、学习和发展方面联系起来。为实施评估打好基础。在共享业务的运作过程中，同外部协作单位的合作以及用户的参与是重点。用户的体验以及用户的反馈可以更加清晰地帮助科技文献机构有针对性地进行资源建设、服务创新和流程优化。战略分析战略目标各部门目标 个人发展SWOT分析价值定位财务用户流程发展财务用户流程发展个人绩效绩效跟踪/监测分 析 反馈调整图3 科技文献共享的战略管理基础架构2.4 战略分解与战略反馈根据科技文献机构共享绩效的战略导向/价值定位，可进行自上而下的战略分解和自上而下的战略支持与反馈分析，建立科技文献机构共享绩效的因果关系链。在战略框架下，对科技文献机构发展战略进行分解，并绘制相应的战略地图，找出战略成功的关键因素并进行量化，并建立战略导向与战略实施方案之间的联自上而下的战略分解 战略分析 战略实施方案 共享绩效表现n 战略地图n 关键成功因素n 战略支撑点n n 共享行动n 资金预算n 行动章程n 自上而下的战略支持与反馈n 资源战略n 服务战略n 共享战略n 政策n 战略导向n 文献机构服务水平提升n 协作单位服务能力提升n 用户单位科研产出提升n 社会影响扩大n 经济效益增加n 图4 科技文献机构共享战略的分解与反馈系，实现从战略到行动的过渡。战略支持与反馈方面，根据文献机构、协作单位、用户等相关利益者的共享效果以及社会影响、经济效益方面的变化等，建立绩效表现同战略管理分析框架下量化指标之间的联系，进行对比分析，找到二者之间的不协调之处加以改进，不断进行自上而下的战略分解和自上而下的战略支持与反馈分析，从而保证共享活动的最佳效果。图4反映了科技文献机构战略管理框架下战略分解与反馈的基本内容。3 科技文献机构资源共享的战略管理科技文献机构实施战略管理主要包括以下内容：3.1战略沟通在许多科技文献机构，除了高层管理者，大多数中层管理者和员工对本机构的共享战略目标不是很清晰。即使是那些对共享战略、服务战略、资源战略有所了解，也没有明白其重要性5。许多共享业务管理者和员工将业务完成情况指标作为他们的战略，这种现象非常普遍，例如“我们的目标是数字资源总量达到50%左右”，或者“我们的目标是提供7/24/365的服务”等等。如果对战略目标不清晰，会直接造成战略实施过程缺乏整体性和系统性。因此，成功执行科技文献机构共享战略的首要因素是运用战略管理系统进行共享领导部门与执行部门/员工间的有效沟通，进行各个资源部门之间的沟通，进行共享业务处理部门与资源部门之间的沟通等。3.2 战略实施计划及相应的绩效目标和标准根据科技文献机构共享战略以及同各个利益相关者的沟通结果，运用有效的战略管理系统，将战略目标进行战略分解，根据子目标制定明确的实施计划，明确分配完成具体目标的职责、权力和后果。在目标设定的流程中，同步建立与战略挂钩的、明确的绩效目标和标准，而且各个细节都应有具体的考核方式。例如，根据共享要求，设定本机构数字化资源建设的覆盖范围、目标，完成日期、数量等，并根据情况确定各个时间节点的考核指标。3.3跟踪目标绩效并适时调整科技文献机构要能够更频繁地跟踪目标绩效，对实际取得的绩效进行讨论和分析，然后得出是否对共享战略目标做出适当调整的决定。特别是高层管理人员对绩效的定期回顾，分析和认可及对战略必要的调整，是其战略成功实施的重要因素。因此，成功执行科技文献机构发展战略要求对目标绩效进行跟踪和分析，并根据高层管理团队的用户分析和知识经验积累与学习作必要的调整。3.4 明确变革需求及如何变革即根据具体的情况改变绩效考评的方式和内容。由于特殊情况出现时员工需要采取紧急行动来解决问题或改变、制定和调整计划，常规的职责和工作流程则会紊乱。因此，要建立有效的战略管理系统，在各种环境要素变化引起战略或实施计划改变时，能确定明确的改革方案。在此过程当中，科技文献机构的动态变革能力决定着战略内容变化后的实施与3.5 确立共享战略管理基础架构根据上述内容，制定出完整、有效的科技文献机构共享战略管理基础架构（如图3所示），必须包括对战略管理三个基本方面的详细说明，包括科技文献机构共享战略、执行情况和调整措施。4 战略管理框架下的科技文献机构资源共享绩效评估在战略管理框架下，要求科技文献机构共享绩效评估根据其战略目标，将运作过程各个要素同与之对应的战略目标进行比对，以此得出评估结果。4.1评估主体多元化在绩效评估过程中，既注重科技文献机构与外界环境，如用户、媒体、政府 、专业机构的互动联系，又注重科技文献机构内部的互动和联系，如上下级部门、平级单位、不同职能部门之间的互动联系，构建一个基于战略环境的多元化绩效评估主体群，真正保证绩效评估结果的公正、公开、科学、合理6。其中，用户参与是有效提升科技文献资源共享绩效的重要要素，应把用户置于战略导向和绩效评估的中间位置，用户参与战略执行、绩效评估之间存在着密切的关系，用户的各种属性将直接影响着战略的执行和绩效评估。科技文献机构应充分发挥用户参与在绩效评估和实现组织战略方面的作用，以改善文献资源共享当中的不足之处。但用户的素质在很大程度上会影响到绩效评估的过程和结果。从另外一个角度来讲，用户参与文献资源共享绩效评估，成为文献资源共享绩效评估的重要合作者，也表明了用户可以参与资源共享系统的建设。4.2评估内容层次化我国科技文献共享绩效表现在体现机构内部管理规范性和效率性的“直接绩效”与体现宏观文献布局调控功能的“间接绩效”这样两个层次上7。“直接绩效”注重在共享行政过程中的具体行为，从过程本身入手，原则上以当前需求满足为，兼顾经济效益；“间接绩效”重在评估科技文献机构对社会整体文献资源布局的规划和调配功能，注重对整个社会科学素养提升等间接功能，注重长远利益。这就要求对科技文献机构共享绩效评估按照不同层次、分门别类的进行，特别注重“隐性”绩效的挖掘。4.3评估方法差异化根据我国现阶段科技文献机构绩效所表现出的“直接绩效”与“间接绩效”的层次特点，对不同的层次采用不同的评估方法。在科技文献机构“直接绩效”层面，可适当采用比较流行的“3E”法、逻辑模型法等进行评估。要重点对共享业务流程进行分析，找出与“直接绩效”相关的具体环节以及各个步骤的连接方式，借鉴企业管理中业务流程优化与重组的思想进行考核，这样更利于改善流程，减少主观因素，提升共享绩效。而在“间接绩效”层面，由于涉及了众多利益主体，而且许多不能量化和表征，则可以大胆引入市场机制，采用企业绩效评估中的可行方法，如平衡计分法(BSC)，提高共享绩效。4.4评估