利用Excel 完善SULCMIS Ⅲ 系统的实践.doc

利用Excel完善SULCMIS 系统的实践陆伟峰（Lu Weifeng）（柳州医学高等专科学校图书馆，广西 柳州 545006）摘 要 通过对深圳大学图书馆SULCMIS 期刊管理子系统的使用，在某些日常管理中遇到一些不直观，不灵活、工作程序繁多等操作问题。本文详细介绍如何使用Excel来完善SULCMIS 系统的一些不足之处，工作效率也得到很大地提高。关键词 Excel；SULCMIS ；期刊管理中图分类号 TP391.13；G2552我们馆2006年8月由“大连博菲特文献管理集成系统”换成“深圳大学图书馆SULCMIS 系统（以下简称Sul3）”，该系统功能强大，业务覆盖面广。但是因为各馆对系统的功能要求不同，Sul3 很难做到面面俱到1。目前我们馆的期刊订购、期刊登记、现刊管理等工作，都是利用Excel来完成的。1 期刊订购期刊订购是图书期刊部门每年必做的一项工作，是期刊管理的第一步，每年每种不同来源途径的期刊分别有一个相应的订购表，如“邮发”、“非邮发”、“人大复印资料”等。首先对期刊征订目录进行筛选、汇总，然后把选订的期刊录入电脑。下面以邮发期刊为例说明制作期刊订购表的步骤2。1.1 启动Excel，将当前活动工作表Sheetl重命名为“2009年中文纸质期刊订单”。在工作表中建立标题栏，把表格的行和列的高度宽窄调整好，Al：序号，Bl：邮发代号，Cl：刊名，D1：刊期， E1：季价，F1：半年价，G1：全年价，H1：份数，I1：刊价*份数。在“序号”下面的第一个单元格内输入起始数据“1”，在下一个单元格内输入数据“2”，选定这两个单元格，当鼠标在其右下角呈实心“+”时，按住鼠标左键向下拖动到所需的单元格位置，即可自动填充了所有的“序号”3。1.2 在相应的单元格里，把本馆所订购的中文纸质期刊按“邮发代码”顺序，录入具体的原始数据。输入“邮发代号”时，短横前的数是十位数，表示某地区，如果遇到个位数时，一定要在它的前面补1个0；短横后的数是百位数，遇到个位数时，要在它的前面补2个0；遇到十位数时，要在它的前面补1个0。例如：06-017。按照这样的“邮发代码”自动排序时，顺序才不会混乱。1.3 计算每种期刊的全年价，选择“邮发代号、刊名、刊期、份数、季价、半年价、全年价”列，单击工具栏的“数据排序”，主要关键字选择“季价”，次要关键字选择“半年价”，单击“确定”按钮，这样排序后有“季价”的期刊集中在一起，有“半年价”的期刊集中在一起，然后分别用公式计算出它们的全年价。“季价”的计算方法是，在H2单元格里输入计算公式“=E2*F2*4”，按“回车”键，即可得出该种期刊的全年价，然后选中此单元格，当鼠标呈实心“+”时，按住鼠标左键向下拖动，即可得出所有“季价”期刊的全年价4。用同样方法计算出有“半年价”期刊的全年价，不同的是“季价”*4，“半年价”*2。求出每种期刊的“全年价”后，就可以把“季价”和“半年价”这两列删除。如果“征订目录”里的每一种期刊都已经有“全年价”，这一步骤就可省略了；如果只有少部分期刊是订两份以上的，在“份数”那一列的第一个单元格里输入“1”，选中此单元格，当鼠标呈实心“+”时，按住鼠标左键向下拖动，即可得出所有“份数”都是“1”，然后再在需要订两份以上的单元格里进行修改，算出订购此刊的全年总价钱。计算全年期刊的总价时，选择“刊价*份数”这列，单击快捷工具栏的“自动求和”，即求出订购全年期刊的总额。1.4 设置大标题，在行1处插入两行，选择A1G1，点击工具栏的“合并及居中”，输入大标题“2009年中文纸质期刊订单”；选择A2G2的方法同上，输入制表单位和日期。如果想在每一页都留表头，单击文件页面设置，单击工作表选项卡在顶端标题行处，按下折叠对话框按钮用鼠标在表格里划定作为表头的范围关闭。将该订单从E-mail发给书商核对，经反复核实无误后，即完成“期刊订单”工作。（见表1）表12 现刊管理2.1 按“索刊号”排序 把当年所有的表格都集中在同一个Excel里操作，给各个“工作薄”起名。打开另一个工作表Sheet2重命名为：“2009年中文纸质期刊总目录”。把“2009年中文纸质期刊订单”整个工作表的原始数据复制过来，在“邮发代号”前插入两列，在B3单元格输入“架位号”，C3单元格输入“索刊号”。2.2 我馆期刊分类号是根据中国图书馆分类法第四版来进行分类的，或者直接采用书商赠送的MARC数据。刊次号的取号方法：取刊名前4个字的左上角组成四角号码，对于刊名字数不足4个字的，即补0组成4位数字。如果刊名是1个字时，取它的左上角，后面补3个0；如果刊名是2个字时，分别取它们的左上角，后面补2个0；如果刊名是3个字时，分别取它们的左上角，后面补1个0。这种方法取号有依据，号码与期刊的重要特征刊名有着重要联系，符合绝大多数读者由刊名检索期刊的特定需求，具有很强的正向检索功能5。2.3 分类号和刊次号两部分组成就是馆藏期刊索刊号，是期刊排架的依据。在“2009年中文纸质期刊总目录”里，给对应的每种期刊输入索刊号。选择“索刊号、邮发代号、刊名、刊期、全年价、份数、刊价*份数”列，单击工具栏的“数据排序”，主要关键字选择“索刊号”，次要关键字选择“邮发代号”，都选择“增强”，选择“有标题行”，单击“确定”按钮。计算机自动把所有的期刊按中国图书馆分类法由R到R9的顺序排列，分类号相同，按刊次号的大小顺序排，索刊号相同，按邮发代号的大小顺序排，这样，可以把学科内容相同和相近的刊名相同和相似的期刊都集中在一起。2.4 现刊架位号的编制2.4.1 现刊排架是现刊阅览室每年的工作之一。由于购刊经费增加，学科新增，以及期刊本身的增减、合并与分出等因素，致使阅览室现刊的数量不是恒定统一，而是处于不断变化之中，因此，每年基本都要进行现刊的排架工作。过去，对于新增现刊的排架往往是看到架位有空，将符合基本大类的现刊插入，这种见缝插针的做法虽然简单省事，但仅适用于增减现刊数量少、类别少的情况；若现刊数量多，仍然采取这种方法，便会造成分类混乱，不易管理与利用。要对全部现刊进行重新组织、编排架位号。2.4.2 “现刊的架位号”要与“阅览架的架位号”一致。我馆现刊阅览室可以放置31个斜单面的阅览架，每个阅览架有6层，每层横向可设4个架位，每个阅览架可放24种期刊，31个阅览架就可以放744种期刊，架位号分别为01-0131-24。如果当年所订购的期刊放不满，可根据具体情况为来年少量期刊的增补预留空位，一般是在每组阅览架的最底层预留1-2个架位。 2.4.3 架位号的排序，利用Excel提供“自动填充”的功能，可以填充自动增1的数据序列，极大提高输入架位号的工作效率。选择“架位号”这列，右单击鼠标，选择“设置单元格格式”，选择“数字”选项卡，选择“文本”，单击“确定”按钮。在B2单元格输入01-01回车，选择这个单元格，当鼠标在其右下角呈实心“+”时，按住鼠标左键向下拖动鼠标到01-23，我们在每个阅览架里预留1个空位，第1个阅览架的“架位号”就排序好了。在B24单元格输入02-01回车，操作方法同上，以下各组的操作方法由此类推，直至为全部期刊输入架位号（到31-23）为止。2.5 现刊总目录，选择“架位号、索刊号、邮发代号、刊名、刊期、全年价、份数、刊价*份数”列，单击工具栏的“数据排序”，主要关键字选择“邮发代号”，选择“增强”，选择“有标题行”，单击“确定”按钮。计算机自动把所有期刊按“邮发代号”的大小顺序排列。在行1处插入两行，选择A1I1，点击工具栏的“合并及居中”，输入该工作表的大标题“2009年中文纸质期刊总目录”；输入制表单位和日期。这样做出来的“总目录”，既美观又直观。（见表2）表22.6 现刊验收，我馆每周都要验收1-2批期刊，每批平均有125册左右，每批刊很少有1种多册的情况。每批期刊书商都在包内附有“纸质发刊清单”，同时书商还从E-mail发送“电子版收刊清单”给我馆。我们重新组织每批的“电子版发刊清单”。操作方法：打开另一个工作表Sheet3重命名为：“2009年电子版收刊清单”。把每次收到的“纸质发刊清单”与实物一一核对验收后，再将每次收到的“电子版收刊清单”复制到“2009年电子版收刊清单”这个工作簿里，选择“订户代码、刊号、刊名、邮发代号、所发期数、份数、批数”列，单击工具栏的“数据排序”，主要关键字选择“邮发代号”，次要关键字选择“所发期数”，第三关键字选择“批数”，都选择“递增”，选择“有标题行”，单击“确定”按钮，计算机自动把所有期刊按“邮发代号”、“所发期数”和“批数”的大小顺序进行排列。（见表3）表32.7 缺刊催询，现刊是否到馆，使用排序好的“2009年电子版收刊清单”来查找到刊情况，同种期刊都集中在一起，便于工作人员检查，输入一个检索点，只需前翻、后翻，就可以很明显地看出缺刊、少刊以及迟到的刊物，一目了然，方便管理员打印催询通知给书商。选择“份数”这列，单击“自动求和”，即求出全年到刊数量。使用“2009年电子版收刊清单”签到，方便、灵活，便于整理。2.8 现刊上架展示，工作人员在每一本现刊封面左上角都贴有刊标，对照“2009年中文纸质期刊总目录”，用笔在刊标里写上架位号，便将现刊全部放在阅览室的斜面架上展示。读者自己在检索机的电子目录上查找，可以看到每一种期刊在阅览架上的位置，清晰地了解阅览室的所有现刊馆藏，最大限度地帮助读者节省查找资料的时间，提高了查阅效率，真正体现出人性化的服务理念。例如，读者想查找中华妇产科杂志，在检索机上输入该刊名或关键词，很快就找到中华妇产科杂志，架位号是25-04，看完后，该读者也会很快地根据封面架位号25-04来归架，每个阅览架都标有具体的“架位号”（25号阅览架第一层第4个具体架位），如果现刊中华妇产科杂志按索刊号R71/5240来排架，读者就没有这么容易归架了。3 过刊管理上一年度的期刊展示一段时间后就成为过刊，需要将过刊归类、整理、装订成册、盖藏书章、粘磁条等。因为前期工作已经用“Excel”完成了，后期我们用“Sul3 编目子系统”的“直接输入”功能来操作，编目、移送完成后，贴条型码和书标，移送至典藏部门，供读者室内阅览。4 提高工作效率我们开始使用Sul3期刊子系统时，一切按系统的使用说明操作，很费时。例如，我馆2009年订购中文纸质期刊727种，如果是季刊4期/年，周刊52期/年，现在我们以月刊12期/年计算，就是727种*12期/种=8724期，如果有复本，还不止这个数。平均每年要签收现刊70批左右，每批平均有125册。如果每一批现刊签到都直接使用“期刊系统的期刊登记”来操作，一年输入的“检索点”次数不少于8724次。如果工作人员或读者要查找某种现刊是否到馆了？每输入一个“检索点”，也就只能查看一种现刊到馆情况，检查别的期刊，还得另外输入“检索点”。到年底检查期刊是否到齐？拖刊、缺刊、中途停刊、错刊、改版、某刊是在哪一个批次到的等等情况，如果是在“纸质收刊清单”里查找，就象在大海里捞针，效率非常低下。如今，我们经过反复摸索，试验，改革，使用“Excel”来弥补Sul3期刊子系统不足的这部分工作。例如，使用“2009年电子版收刊清单”来签到中华心血管病杂志，月刊，邮发代号02-044。年底期刊到齐后，根据该刊的厚薄，12期装订成3册，如果用“编目系统”操作，只需输入1次“检索点”，如果用“期刊系统”操作，需要输入12次“检索点”，在对应期数的小方格里打12个对勾，才完成签到工作，到年底还要进行“期刊系统期刊装订”操作工作。1次比12次或者727次比8724次，不排除工作需要还有其它的不确定查询次数。笔者认为：利用Excel完善SULCMIS 期刊子系统的不足之处，不但减少工作人员的工作程序，而且工作效率提高50%以上。参考文献：1 蔡焰用Excel拓展图书馆管理系统功能的研究和实践基于Sybase数据库系统J图书馆界，2007，（4）：6264.2 罗玉琴电子表格在期刊管理中的应用J高教论坛，2008，（1）：155157.3 曹广英EXCEL试用于现刊排架J图书馆建设，2006，（3）：8182.4 姬天巧，马巧云电子表格在期刊工作中的应用J图书馆杂志，2006，25（7）