机票预订管理规定.doc

机票预订管理制度 批准生效日期：2012年8月29日文件名称：机票预订管理规定颁发部门：总裁办分发部门各部门、各分公司文件编码：新订 修订 复审原文件编码：无编写人审核人批准人日 期2012年8月28日日 期2012年 8月29日日 期2012年8月29日一、 总则1.目的为加强公司机票成本管理，合理订购飞机票（含国际，国内），并结合公司实际情况，规范公司机票订购流程，特制订本规定。2.适用范围适用于总部及海外分公司员工因公出国、回国；总部员工因公国内出差；人事部重要岗位面试人员申请订票等。3.机票预订审批人 总经理，副总经理，总监，行政经理，相关直属领导4.行政部机票订票职责4.1负责机票信息的查询及预订4.2负责机票出票后，邮件发送行程确认单和电子机票给乘机人4.3负责制订机票预订的流程和规定二、机票预订规定1. 预订流程1.1拟预订机票者需填写OA机票预订申请单（国内、国外机票预订申请用同一个OA流程）并由直属领导同意，待海外行政专员确认后，由行政部前台文员询价，再报行政部经理及副总经理审批（分公司员工因私或回国休假者，在提交机票预订申请单时，须同时提供分公司副总经理级以上人员批准的驻外人员回国休假申请单作为附件，国内员工因公出差须提交出差申请单作为附件）。1.2行政部前台文员收到经审批的机票预订申请单后，及时根据预订者的要求进行机票查询及预订工作，同时做好登记，以备后续票务查询及对账工作，出票后需将机票行程确认单和电子机票提供给申请预订者。2. 预订要求2.1行政部前台文员与公司签订机票预订协议的票务公司预订机票。订票时，在满足预订者出行要求的前提下，要本着安全和节约的原则进行预订。2.2前台文员在预订机票时需与票务公司核对清楚预订者提供的个人信息，并以书面传真的方式与票务公司确认。在特殊情况下（如夜间或节假日期间）前台文员可以以口头形式通知票务公司办理相关机票手续（包括改期，退票，改行程等），但事后返回公司当天前台文员需补发OA机票预订申请单进行流程审批，说明原因，且需与票务公司传真予以确认。若因申请机票预订者提供的个人信息错误导致出现错票或者因申请机票预订者个人原因导致机票产生额外费用时，则由申请机票预订者本人承担责任。2.3前台文员每月10日前需将上月预订机票的清单认真仔细整理核对后，移交财务部，方便财务部做好结款工作。3. 预订原则3.1机票预订本着“以人为本，安全第一” 的原则，综合考虑航空公司机上服务、转机时间等因素，一般情况下，东非航线以肯尼亚航空公司为主，西非航线以阿联酋航空公司为主。3.2特殊情况或因时限问题需加急处理的，则视当期航班和所余座位情况另定。三、关于退票；改期；改行程；误机规定1、长期驻海外分公司员工、部分常驻海外助理级别的员工以及因公短期出差海外的员工，因公需要进行退票，改期，改行程的，需提前提交OA机票预订申请单中的相关信息，并说明退改签原因，由行政部海外行政专员通知前台文员办理相关退改签手续。2、总部员工国内出差，因公需要或受客观因素（恶劣天气）影响，需进行退票，改期，改行程的，需提前提交OA机票预订申请单中的相关信息，并说明退改签原因。特殊情况不能提前申请的，可先与直属领导联系，获批准后通知前台文员办理相关退改签手续，待出差返回公司上班后的当天补填OA机票预订申请单中的相关项目并说明原因。若因个人原因导致需要退票、改期、改行程的，需自行承担相关费用。3、乘机人在按航空公司规定时间内因自身原因未能办妥乘机手续或因证件不符规定或没带齐相关证件而导致误机产生误机费的，需自行承担误机费（如无特殊情况，国际航班建议在飞机起飞前3小时、国内航班建议在飞机起飞前1.5小时到达机场并办理相关乘机手续）。四、关于订票付费情况说明1、每月10号前，行政部根据与公司签订机票预订协议的票务公司提供的对账单逐笔核对上月因订票、退票、改期、改行程等产生的机票费用，核对无误后交财务部门安排付款。2、驻外（含长驻和短期出差海外的）员工在分公司工作期间，如因工作需要须预订国际航班机票的，根据总部及分公司机票费用查询结果，若预订机票费用在国