医药档案著录细则.pdf

yy 中 华 人 民 共 和国 行 业 标 准 yy 0034一 90 则 医药档案著录细 1 9 9 0 一 1 2 一 1 3 发布1 9 9 1 一 0 6 - 0 1 实施 国 家 医 药 管 理 局发 布 目次 i 王毯内 容与适用范围 ” ( 2 名词术语 ” ” “ 一( 3 箫录项目 ” “ ” ( s 标识符号 ” ” ， ( 5 著录格式 ，. ” “ ” “ “ ” ( f 著录详简级次 “ ” ” “ .( 7 著录用文字 ” ” ( 8 载体类型标识 ” ” ” “ ” ( 9 著录来源 ” “ - ” “ ” ( 附 录 a著 录 项 目 说 明 及 范 例 ( 补 充 件 ) 二 ” . . . . . . . . . . . . . . . .一 ( 附录 b 附录 c 著录格式说明及范例( 补充件). 医药档案文件与载体类型代码( 参考件): : ; : 中华 人民共 和 国行业 标准 yy 0 034 一 9 0 医 药 档 案 著 录 细 则 1 主翻内容与适用范围 档案著录标准化是实现档案工作现代化的基础之一。 为建立健全我国医药档案统一的检索体系， 开 展档案的报 道与交流， 充分发挥其在我国医药事业中的 作用. 依据g b 3 7 9 2 . 5 -8 5 档案著录规则) 1 . 3 条规定的原则， 特制订本细则。 本标准适用于医 药档案的著录。 我国医 药行业系 统的 党务、 政务、 会 计档案的 著录亦应参照使用。 本标准不包含医药档案目录的组织方法。 名词术语 2 . 1 医药档案 国 家机构、 社会组织和个人从事医药科研、 生产、 教学、 贸易等社会实践活动中直接形成的文字、 图 表、 声像、 实 物标本等形态的历史记录。 2 . 2 案卷 是一组关系密切的医 药档案文件的组合， 有时称档案保管 单位。 2 . 3 档案著录 在编制档案目录时， 对医药档案的内容和形式特征进行分析、 选择和记录的过程。 2 . 4 著录项 目 揭示医药档案内容和形式特征的记录事项。 2 . 5 著录格式 医药档案著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。 2 . 6条 目 档案著录的结果， 是反映医药档案单份文件或案卷的内容和形式特征的著录项目的组合。 2 . 了 档案目 录 按照一定的次序排列而成的条目组合， 是医药档案检索和报道的工具。 3 著录项目 3 . t 题名与责任者 项 题名: 直接表达医药档案内容特征、 中心主题并区别于另一档案的题 目名称。 b . 责任者: 是指对医药档案内容进行创造， 负有责任的团体或个人。 3 . 1 . 1 正题名 医药档案文件文首或案卷封面上的主要题名。包括单纯题名、 交替题名、 合订题名。 3 . 12 井列题名 医药档案文件文首或案卷封面上， 以两种或两种以上的语言文字书写与正题名互相对照并列的题 名。但不含以汉语拼音相并列的题名。 3 . 1 . 3 副题名及说明题名文字 国家医药管理局1 9 9 0 一 1 2 一 1 3 批准1 9 9 1 一 0 6 一 o 1 实施 1 yy 00 34 一9 0 a . 副题名: 解释或从属于正题名的另一题名( 含分卷题名) 。 b . 说明题名文字: 在题名前后对档案内 容、 范围、 编排体例、 用途等的说明 文字。 3 . 1 . 4 文件编号 文件制发过程， 由制发机关团体或个人编写的顺序号。 包括发文字号、 研究项目号、 工程号、 图号等。 3 门. 5 载体类型标识 指医药档案内容载持物的物理形态类别标识 3 . 1 . 6 第一贵任者 ,4 . 医药档案内容的形成负有主要责任者。 3 . 了 . 了 其他责任者 指除第一责任者以外的责任者。 3 . l . 8 出版发行者 指医药出版物档案的出版单位及发行部门。 3 . 2 文本项 医药档案文件稿本的名称。依实际情况可分为正本、 副本、 定稿、 手稿、 草图、 原图、 底图、 蓝图等。 3 . 3 密级与保管期限项 a . 密级: 依据医 药档案文件或案卷内 容的机密程度而划分的保密级别。 一般分为秘密、 机密、 绝密 三级 。 b . 保管期限: 依据医 药档案文件或案卷内 容利用价值的大小， 而划 分的 保存时间。通常分为永久 ( 5 。 年以 上) 、 长期( 1 5 5 0 年) 、 短 期( 1 5 年以下) 三个保管期限。 3 . 4 时间项 视著录对象分为文件级的文件形成时间和案卷级的案卷内文件起止时间。 3 . 5 载体形态项 指医药档案载体的形态特征。 3 . 5 . 飞 数量及单位 指一个著录条目所涉及医药档案文件或案卷的页数或卷册数。 3 . 5 . 2 规格 医 药档案 载体的尺寸及型号等。 3 . 5 . 3 附件 指医药档案文件正文后的附加材料。 3 . 6 丛编项 指在一个总题名下， 汇集若干同一类型且具各自独立的题名、 统一编号发布的系列医药档案文件。 3 . 了 附注项 将各著 录项目 中需要解释和补充的事项在本项目 内加以附注 性著录。 3 . 8 t i 准编码及有关记载项 标准编码: 按有关规定赋于医药档案的某些特定编号。如医药出版物档案的统一书号， 药品生 产批文号、 成果登记号、 专利号等 b . 有关记载项: 记载其他具有检索意义的有关事项。如药品、 医疗器械的商标牌号。 3 . 9 提要项 是对所著录的医药档案文件或案卷内容的简介和评述， 应力求反映其主题内容。 3 . 1 0 排检与编号项 是目录排检和档案馆( 室) 业务注记项。 3 . 1 0 . 1 分类号 根据医药档案所反映的事物属性， 或载体形式特征赋于档案的分类代号。医药档案的分类号依据 yy 00 34一 90 中国档案分类法医药档案分类表 规定原则标引。 3 . 1 0 . 2 档案馆( 室) 代号 按档案馆( 室) 代号编号制度编制并赋于各个档案馆( 室) 的代号。 3 . 1 0 . 3 档号 在档案整理过程中， 按有关规则赋于档案的编号。档号通常包括全宗号、 案卷目录号、 案卷号、 件号 或页码。 全宗号: 馆藏每一全宗的编号。 . b . 案卷目 录号: 全宗内 每一案卷目 录的编号。 案卷号: 案卷 目录内每一案卷的编号。 d . 件号或页码: 案卷内每一文件的顺序号或其首页的编号。 3 . 1 0 . 4 缩微号 是档案缩微品的编号。 3 . 1 0 . 5 主题词 是对医药档案主题内容进行分析后标引的规范词。 4 标识符号 是对著录项目和著录内容进行标示与识别的符号。分为著录项目标识符和著录内容识别符。 4 . 1 著录项 目 标识符 4 . 1 . 1 本标准规定在各大小项目之冠以一定的标识符号。 题名与责任者项 正题名 ， 又名， 交替题名 =并列题名 副题名及说明题名文字、 文件编号， 出版发行者 / 第一责任者 相同方式责任者 ; 其他责任者、 同一责任者第二合订题名 文本项 . 一文本 密级与保管期限项 . 一密级 ; 保管期限 时间项 . 一时 间 载体形态项 . 一数量及单位 规格 +附件 丛编项 一 ( ) 丛编文件、 案 卷 附注项 . 一附注 标准编码及有关记载项 yy 0 034 一 90 一 标准编码 : 产品 批文号， 商标 4 . 1 . 2 著录项目标识符说明 4 . 1 . 2 . 1 除“ 一 ” 符占两格并在回行时不应拆开外， 其他符号占一格， 前后均不再空格。 4 . 1 . 2 . 2 除 题名与 责任者项外， 各大、 小项回 行时. 均不省略标识符。 4 . 1 . 2 . 3 凡 重复著录一个项目， 需要重复添加该项目 的标识符; 不进行著录的项目， 其符号连同项目 一 井省略 4 . 2 著 录内 容识别符 ( ) 责任者所属机构名称、 责任者真实姓名、 责任者职务、 中国责任者时代、 外国责任者国别及姓名 原文、 丛编项。 自拟著录内容、 载体类型标识、 产品批文号、 商标。 ?推测的不能确定的著录内容， 与 结合使用。 口每一个残缺文字。未考证出的责任者、 时间及难以计数的残缺文字甩三个“ 口” 号。 不同责任者第二合订题名、 外文缩写。 起止连接。 著录格式 按不同著录对象， 区分为文件和案卷级两种条目著录格式。 文件级( 以单份文件为著录对象) 条目著录格式。 案卷级( 以档案保管单位为著录对象) 条目著录格式。 l曰 著录详 简级次 6 . 1 著录项目分为必要项目和选择项 目。 6 . 1 . 1 必要项目: 正题名、 第一责任者、 时间、 分类号、 档号、 缩微号、 主题词。 6 . 1 . 2 选择项目: 并列题名、 副题名及说明题名文字、 文件编号、 载体类型标识、 其他责任者、 出版发行 者、 文本、 密级、 保管期限、 载体形态、 丛编、 附注、 标准编码及有关记载、 提要、 档案馆( 室) 代号。 6 . 2 著录详简级次分为简要级次、 基本级次和详细级次。 6 . 2 . 1 凡条目仅著录必要项目的称简要级次. 6 . 2 . 2 凡条目除著录必要项目外， 还著录部分选择项目的称基本级次。 6 . 2 . 3 凡条目除著录必要项目外， 还著录全部选择项目的称详细级次。 7 著录用文字 7 . 1 著录用文字必须规范化。 7 . 2 文件编号、 时间项、 载体形态项、 排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。 了 . 3 少数民族文字档案著录时必须依照少数民族文字书写规则。 载体类型标识 档案的载体类型 分为: 金石、 简犊. 嫌帛、 纸、 照片、 唱片、 胶卷( 片) 、 磁带、 磁盘等。 著录来源 9 . 1 医药档案的著录来源是被著录档案的本身。 主要依据文头、 文尾、 案卷封面、 卷内文件目录、 备考表 及文件正文。 9 . 2 其他有关的档案材料。 y y 00 34 一 9 0 附录a 著录项目说明及范例 ( 补充件) 对各著录项目的原则要求、 方式方法、 标识符号的使用等加以具体说明， 并列举实例。 al 题名与责任者项 a l . 1 正 题名: 正题名照录。 包括题名中 的标点符号、 数字、 汉语拼音及外文字母均照录， 但遇有“ ; ” “ / ” “ =” 符号时， 为不引起误会， 可适当更改。题名中起语法作用的空格应保留。 a l . 1 . 1 单纯题名 是指题名前后没有附加文字的题名。 例: 新药审批办法 a l . 1 . 2 分卷( 册) 次是正 题名的组成部分， 著录时与 正题名间空一格。 例: 药物化学上册 a l . 1 . 3 交替 题名指文件文首或案卷封面上具有两个以上交替使用的题名。 交替题名依次著录两个( 其余著录于附注项) ， 中间用“ ， 又名， ” 连接。 例: 板兰根注射液， 又名， 2 0 1 注射液 a l . 1 . 4 合订 题名 是指一个案卷由几个文件组成， 而 在案 卷封面上出现两个以上题名。 属于同一个责任者的合订题名， 依次著录两个， 第二个题名前用“ ; ” 。 例:b y s - 1 3 c p 型床旁监护仪; b y s - 1 1 型四线 示波器/ 北京医 疗仪器厂 b . 不属于同一责任者的合订题名， 将题名与责任者分别著录， 在第二个题名前加“” 。 例: 人参的品种/ 米景森. 人参的生药学研究/ 江泽荣 c . 不属于同一责任者的合订题名在三个以上， 取第一个题名与责任者著录， 在题名与责任者后均 加“ ” ， 其他著录于附注项。 例: 人参总皂贰的一些药理作用 ，. / 袁文学; 桂绿荷 a l . 2 并列题名: 必要时并列题名与正题名一并著录。并列题名前加“ 二” 号。 例: 药学学报二a c t a p h a r ma c e o t i c a s i n i c a 两种语言文字相对照的题名， 著录时应选择与文件或案卷正文内容所用相同语种文字书写的题名 为正题名。 例， ， :9 9 b s e r i e s i n f r a r e d s p e c t r o p h o t o m e t e r s =9 9 b 红外分光光度 计 1 )本卷正文以英文书写. a 1 . 3 副题名及说明题名文字 a l . 3 . 1 副题名照 原文著录。正 题名能 够反映 档案内容时， 副题名可不必著录。 副题名前用“ : ” 号。 例: 抗结核新药: 利福平胶囊 a l . 3 . 2 副题名 具有两个或两个以 上， 在它们之间用“ ， ” 连接。 例: 制剂大楼竣工图纸: 采暖， 电气照明 a l . 3 . 3 说明 题名 文字照原文著 录， 其前加“ : ” 号。 例: 人参的综合研究: 药理实验部分 a l . 4 没 有题名的 单份文件 依据其内容拟写题名， 并加“ 0” 号。 例 u 关 于 从 事 新 药 研 究 的 建 议 、 1 )本卷为一份专家建议， 原文件未写题名， 著录时依据内容拟写。 a l . 5 题名含混不清的文件或案卷 yy 0 034 一 90 a 卜 5 门 例 吐 立 才 厂 al - 5 . 2 a1 . 6 单份文件的题名不能揭示内容时， 原题名照录， 并根据其内容另拟题名附后， 加“ ” 号。 关于执行厂科字( 8 6 ) 4 号文件情况的报告 关于执行东风药厂科技档案管理办法情况的报 案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时， 一般应重新拟写， 改写原案卷题名后再著录。 文件编号 文件编号照原文字和符号著录， 其前加“ : ” 号 例: 关于人参茎叶总皂贰暂行质量标准的批复: 辽卫药准字( 8 4 ) 9 4 2 - 6 6 号 a 1 . 了 载体类型标识 以纸张为载体的档案一般不予著录类型标识， 其他载体类型据实著录， 并加“ ” 号。 例: 中药切片技术 胶片 al . 8 第一责任者 a l . 8 . 1 第一责任者是指对文件内容负主要责任者， 据实著录， 其前加“ / ” 号。 文件的制发机关或个人。 例 1关于开展档案系统科学技术进步奖评审工作的通知: ( 8 7 ) 档办字 1 0 号/ 国家档案局 例 2档案著录规则: g b 3 7 9 2 . 5 -8 5 / 邓绍兴; 来长治， 杨淑琴 b . 医药教育档案中的教材主编或主要编写者。 例: 药剂学/ 南京药学院 学位档案中的学位申请者 例 : 东北产唐松草的研究/ 王峥涛 ) 本卷为硕士研究生学位论文， 王峥涛为硕士学位申请者. d . 科研课题负责人或主要参加者， 科研论文主要撰写者， 科研工作总结者。 例 ! : 大毫安医用x线机组技术攻关报告/ 陈旭; 孙辉洲 例2 : 纸层先导设计法/ 陈英杰 e . 原料药及制剂生产工艺的设计者或生产厂家 例: 心得安生产工艺/ 常州第四制药厂 f . 医 药设计、 基本建 设项目的 设计者或设计单位。 例: 沈阳药学院住宅: 8 1 2 2 9 -1 / ( 东北建筑设计院) 康明芳 9 . 医疗设备器械及制药机械的生产厂家. 例1 , 1 2 5 0 m a 心血管造影x线机/ 北京医用 射线机厂 例 2全自动逆流分溶仪: 4 - 5 5 b / 旧 本) 三田村理研工业株式会社 b . 出版物档案的主编、 编辑、 译者。 例: 药物结构与制剂/ 沈建民; 武振卿 a 1 . 8 . 2 文件上 列于首位的责任 者 a 1 . 8 . 3 责任者只有一个时作第一责任者照原文著录。 a l . 9 其他责任者 a 1 . 9 . 1 其他责任者指除第一责任者以外的责任者， 其前加“ ; ” 号。 a l . 9 . 2 单份文件有多个责任者时. 除著录第一责任者外， 其他责任者最多著录 2 个， 以“ ; ” 号相隔， 并 加 t” 字立档单位本身是责任者的必须著录 例: 国家经委、 国家建委、 国家科委、 国家档案局文件: 关于发布 科技档案工作条例 的通知( 国档 字 4 7 4 号) 著录为: 关于发布 科技档案工作条例 的通知: 国档字 4 7 4 号/ 国家档案局; 国家经委， 国家建委等 al . 9 . 3 责任方式相同的责任者， 在它们之间用“ ， ” 连接。 yy 00 34 一 90 a l . 1 0 机关团 体责任者 a l . 1 0 . 1 团 体责任者必须 著录全称或通用简称。 中国共产党中央委员会， 单独著录时用全称。 b . 党的中 央组织， 其前冠以“ 中 共中 央” 。 例: 中共中央政治局 党的各级组织， 将“ 中国 共产党” 简称为“ 中共” ， “ 委员会” 简称为“ 委” ， 与各省、 市、 县名组合标 目。 例: 中共河北省委; 中共湖北省孝感地委; 中共辽宁省昌图县委 d . 国家机关， 省略“ 中华人民共和国” 字样， 直接以各机关名称全称标目; 国务院各委、 局等机关前 冠以“ 国家” 二字。 例: 外交部， 卫生部， 国家经委， 国家档案局， 国家医药管理局 e . 各级地方人民代表大会、 人民政府. 分别简称为“ 人大” 、 “ 政府” ， 在省级机关前冠以省名， 县级 机关前冠以省名、 县名， 县以下机关冠以县名。 例: 河北省人大; 河北省政府; 辽宁省开原县政府; 昌图县后窑乡政府。 f 各科学、 教育、 文化、 卫生机构， 一般直接以其 名称标目， 但其名称意义不明 确时， 需冠以上级机 构名称。 例: 中国药科大学; 北京市中药研究所 b . 属于某一上级机关的基层单位， 有自己专有名称， 上级机关名称又与该单位名称的全部意义无 关时， 可省略上级机关， 只著录本单位名称。 例: 国家医药管理局上海医药设计院可著录为: 上海医药设计院 h . 一个单位内的 下属机构， 著录时不得省略上属机关名称。 如果只编制本单位内 检索工具时 可省 略单位名称。 例: 中国 药科大学药剂教研组; 沈阳药学院药剂教研组 a l . 1 0 . 2 历代政权机关团体责任者， 著录时其前应冠以朝代或政权名称， 并加“ ( ) ” 号。如( 清) 内阁， ( 民国) 教育部。 a l . 1 1 个人责任者 a l . 1 1 . 1 个人责任者一般只著录姓名， 必要时在姓名后著录职务， 并加“ ( ) ” 号。当某个人责任者有多 种职务时， 只著录与形成文件身份相应的职务。 例: 李维祯曾任沈阳药学院院长、 中国药学会理事、 辽宁省药学会理事长等职， 他在辽宁省药学会 所作“ 学会工作总结报告” ， 著录时 应是: 辽宁省药学会 学会工作总结报告/ 李维祯( 辽宁省 药学会理事长) a1 . 1 1 . 2 文件所署个人责任者为别名、 笔名等时， 均照原文著录， 但应将其真实姓名附后， 并加“ ( ) “ o 例: 茅盾( 沈雁冰) 。 al . 1 1 . 3 清代及其以前的个人责任者的著录与本条 a l . 1 0 . 2 条相同。 例: 华佗神医秘传/(汉) 华佗; ( 唐) 孙思巡 a l . 1 1 . 4 外国 责任者， 应著录各历史时期易于 识别的国别简称， 统一的中文姓氏 译名。 姓氏 原文和名 的缩写， 一般采用姓在前， 名在后的顺序。国别、 姓氏原文和名的缩写均加“ ( ) ” 号。 例: 物理化学: 国际 单位 制/(美) 丹尼尔斯( d a n i e l s , f ) , ( 美) 艾伯蒂( a l b e r t y , r a ) a l . 1 2 未署 责任者的文件 应著 录根据其内容、 形式特征考证出的责任者， 并加 “ ” 号。 经考证仍无结果时， 以三个“ 口” 代之。 著录为“ 口口口” 。 例: 抗衰老、 保健食品及老年用药等问题/ 张美君 ， 陶权 a l . 1 3 文件的责任者有误 yy 0 034 一 90 仍照原文著录， 但应考证出真实责任者附后， 并加“ ” 号。 例: 合成朱砂/ 袁志豪 宗大顽 ; 吴树宝， 庞桂云 a2文本项 依实际情况著录为正本、 副本、 草稿、 定稿、 手稿、 草图、 原图、 底图、 蓝图等， 其前加“ 一 ” 号。 例: 关于可的松质量的研究/ 林木兰一 正本 密级与保管期限项 密级 一般按文件形成时所定密级著录， 对已升、 降、 解密的应著录新的密级， 其前加“ . 一” 号。 . 份合7口 aa a 3 . 2 保管期限 a 3 . 2 . 1 一般按案卷组成时所定保管期限著录， 对已更改的， 应著录新的保管期限， 其前加“ ; ” 。 已剔除 的案卷， 不著“ 谋管期限” ， 在附注项内 注明“ 已 剔除” 字样， 或将该条目 卡作废。 例i :注射用蝮蛇抗栓酶， 又 名， 清栓酶/ 陈 建智， 覃公平 一正本一 机密; 长期 例2 : 大搞中草药群众运动/ 口口省药材公司一 正本 一 “ 本卷已剔除” a 3 . 2 . 2 当密级与保 管期限项中不 著录密 级时， 小项保管期限前不加“ ; ” 号。 例如: . 一长期 a4时间项 时间 项视著录对象分为文件形成时间和案卷级的案卷内文件起止时间。其前 均加“ 一 ” 号。 a 4 . 1 文件的形成时间 一般公私文书、 信札为发文时间， 决议、 决定、 命令为通过时间或发布时间， 条约、 合同为签署时间; 计划报表为编制时间; 工程、 产品图纸为设计时间等。 a 4 . 1 . 1 时间著录， 可省略年、 月、 日， 在表示年、 月的数字右下角加“ ” 号。 例 1 ; 1 9 8 2 年 6 月 5日著录为一 1 9 8 2 . 6 . 5 例2 :一九八 五年中西药品、 医疗器械研究试制计划/ 国家医 药管理局一 正本一 机密; 长期一 1 9 8 5 . 4 a 4 . 1 . 2 历史档案著录原纪年， 将换算好的公元纪年附后， 并加“ 0” 号。 例: 清乾隆十年九月二十六日 著录为: 一 清乾隆1 0 . 9 . 2 6 ( 1 7 4 5 . 1 0 . 2 1 ) a 4 . 1 . 3 没有形成时间或形成时间不清的文件， 应根据其内容、 形式、 载体特征等考证出形成时间著 录 并加“ ” 号; 或著录文件上的其他时间( 收文时间、 审核时间、 印发时间等) ， 并在附注项中说明。 如考 讯 _ 无结果. 且无其他时间， 则以三个“ 口” 代之， 著录为“ 口口口” 。时间考证最低应考证出年、 月。 例: 浙江省岱山县药用娱蛤资源调查报告/ 毛节荣， 黄黎明; 张甫海 一副本一 水久一 1 9 7 6 . 4 - 1 9 8 0 . 1 2 ) a 4 . 1 . 4 时间记载有误的文件， 仍照 原文著录， 再将考证的时间附 后， 并加“ ” 号。 例: 不冻注射液的研究/ 沈阳市战备药研究组一 正本一 机密; 长期一 1 9 7 0 . 5 c 1 9 6 9 . 5 一 “ 研究 先b i v 时间在玲宝岛保卫战期间” a 4 . 2 案卷内文件起止时间 著录卷内文件最早和最迟形成的时间， 其间用“ ， 连接。 例 : 1 9 8 0年 3月 4日至 1 9 8 0年 1 2月 7日著录为: . - 1 9 8 0 . 3 . 4 - 1 9 8 0 . 1 2 . 7 a 5 载体形态项 著录档案载体的物质形态特征 8 yy 003 4一 90 a5 . 1 数量及单位 数量用阿拉伯数字， 单位用档案 物质形态的 统计单位. 如: “ 页” 、 “ 卷” 、 “ 册” 、 “ 盒” 等。 著录时其前加 “ 一 ” 号 a 5 . 2 规格 指 档案 载体的尺寸型号等， 著 录时其肯加“ : ” 号。 例: 一 1 盒: 3 5 m m . -5页: 1 6开 a 5 . 3 附件 a 5 . 3 . 1 指文件正文后的附加 材料， 一般只著录附件题名， 其前冠“ +” 号。 a 5 . 3 - 2 载体形态项中不著录小项数量及单位和规格时， 附件前不加“ +” 号。 例: 温羲术治 疗宫 颈癌临床 报告/ 大连妇产科医院一 正 本一 长期一 1 9 7 5 . 9一附病例报告 a 5 . 3 . 3 如附 件具有自 己的题名， 并能单独使用， 具有独立检索意义时， 另行著录条目 ， 但应在附注项 中加以说明。 例1 : 制药机械设备基础/ 制药机械设备编写组 一正本一 长期一 1 9 7 8 . 1 0 . -“ 本卷附制药机械 制图集” 例2 : 制药机械制图 集/ 制药机械设备编写组 一正本一 长期一 1 9 7 8 . 1 0 . -“ 本卷为制药机械设 备基础附件” a 6 丛编项 一般照原文著录丛编题名， 并将著录内容置于“ ( ) ” 号中， “ ( ) ” 号前加“ 一 ” 号。 例: 我们 是怎样开展档案工作的/ 中国医疗器械工业公司办公室 一 副本一 长期 一1 9 8 7 . 3 . - ( 全国医药科技档案工作会议资料之一) a 7 附注项 附注项著录各个项目 中需要解释和补充的事项， 依各项目 的顺序著录， 项目 以外需解释和补充的列 在最后。引用文字用“ a 8 标准编码及有关记载项 著录出版物档案的国际标准书号( i s b n ) 、 国内标准书号; 产品档案批文号、 商标名称 例 1 : 文献工作国家标准汇编 2 : 著录规则专辑/ 全国文献工作标准化技术委员会: 中国标准出版 社一 副本一 长期， -1 9 8 6 . 6 一 书号1 5 1 6 9 . 3 - 4 1 0 例 2 : 十全大补丸生产工艺/ 唐山市第三制药厂一 正本一 长期一 1 9 8 1 . 口一 翼卫药准字 ( 1 9 8 1 ) 2 0 2 号， 景忠山牌 a 9 提要项 档案内容摘要一般不超过3 0 0 字。 例 : y y 0 034 一 90 n s 5 5 1 2 6 3 ns 4 - 2 1 - 0 4 6 盐酸l 一 赖氨酸技 术鉴定书: 辽药科鉴 字( 8 3 ) 0 0 1 / 辽宁省医 药管理 局一 正本一 机密; 长期一 1 9 8 3 . 3 . 1 5 氨基酸l 一 赖氨酸菌种发酵食品添加剂 试制出药用和食品添加剂规格盐酸 l - 赖氨酸， 菌种选育、 发 酵条件成熟， 成品保证质量， 适于工业化生产， 摇瓶产酸率已达到 国际水平 a 协排检与编号项 a i 0 . 1 分类号 依据档案分类法的有关规定标引。置于条目 左上角第一行。 中国 档案分类法医 药档案分类表 是 医药档案标引分类号的依据。 a 1 0 . 2 档案馆( 室) 代号 依据档案馆( 室) 代码的有关规定著录。 置于条目 右上角第一行。 按已向国家档案局申请并获得的档案馆( 室) 代号著录， 不符合上述规定者按 国家医药管理局档案 馆( 室) 代码实施细则 规定给号著录。 a 1 0 . 3 档号 a 7 0 . 3 . 1 全宗号: 著录馆藏每一全宗的编号。 a 1 0 . 3 . 2 案卷目 录号: 著录本馆( 室) 内 每一案卷目 录的编号。 a l 0 . 3 . 3 案卷号: 著录全宗内 案卷目 录内 每一案卷的编号。 a l 0 . 3 . 4 件号或页码: 按文件级著录时， 著 录案卷内每一 文件的 顺序 号或其首页的编 号。 a 1 0 . 3 . 5 某些科技档案可著录具有检索意义的专 业号、 工程号、 专题号、 产品型号等编号。 a j o . 3 . 6 档号中各号之间用“ 一 ” 号， 占半格。 a 1 0 . 3 . 7 档号著录于条目 左上角第二行， 与分类号齐头。 a 1 0 . 4 缩微号 著录于条目右上角第二行， 与档案馆( 室) 代号齐头。 a 1 0 . 5 主题词 a 1 0 . 5 . 1 依据g b 3 8 6 0 -8 3 ( 文献主题标引规则 的 原则进行标引。 主题词应从主题词表中选取。 a 1 0 . 5 . 2 文件级条目 一般标引3 .8 个主题词， 案卷级可 适当 增加。 a 1 0 . 5 . 3 主题词标引于第二段落之下， 另起一行齐头标引， 各主题词之间空一格。 例 : yy 0 034 一 9 0 ns 5 5 1 1 8 1 ns 4 - 2 一 2 0 3 醋酸可的松合成方法的研究/ 东北制药总厂研究所 一正本 一长 期一 1 9 6 2 . 口 激素类药物醋酸可的松化学合成方法 本文对醋酸可的松合成中的普氏氧化、 c 1 7 - 经基化、 c 2 1 - 酞醇 化三部反应进行了研究和改进。 附录b 著录格式说明及范例 ( 补充件) 对著录格式的原则要求、 著录方式方法及著录详简级次加以说明， 并列举实例。 b 1 文件级著录格式 以单份医药档案文件为著录对象， 其体裁形式分为卡片式和书本式， 视工作需要而定。 著录时， 时间 项著录文件形成时间。 例: 同 意 医药档案分 类表 发布施行: 国 档字( 8 9 ) 1 2 0 / 国 家档案 局一 1 9 8 9 . 1 0 . 2 6 b 2 案 卷级著录 格式 以医药档案保管单位( 卷、 册、 袋、 盒) 为著录对象， 其体裁形式分为卡片式和书本式， 视工作需要而 定。著录时， 时间项著录卷内文件起止时间。 例:鸦胆子口 服乳剂的研究/ 姚崇 舜一 正本一 机密; 长期一 1 9 8 6 . 3 -1 9 8 7 . 9 b 3 卡片式著录格式 将著录项目 划分为四 个段落。 第一段落中分类号与档号分别著录于卡片左上角的第一、 二行。 档案 馆( 室) 代号与缩微号分别著录于卡片右上角的第一、 二行。 第二段落从档号下一行与档号齐头处依次著 录题名与责任者项、 文本项、 密级与保管 期限 项、 时间项、 载体形态项、 丛编项和附注项， 各项回行时齐头 著录。 第三段落为主题词， 另起一行齐头著录。 第四段落为提要， 另起一行空两字著录， 回行时与一、 二、 三段落齐头 b 3 . 1 如卡片正面著录不完， 可 接背面连续著录。 b 3 . 2 卡片尺寸为1 2 . 5 c m x7 . 5 c m。著录时， 卡片四周均应留1 c m空隙。 y y 003 4一 90 e田-卜 卜 目一 1 2 . 5 c m b 3 . 3 书本式条 目著录格式除在正题名前加顺序号， 其后空一格， 且第二段落著录项 目应后移外， 其余 与卡片式条目相同。 例: 书本式条目著录格式 n s 5 3 ns 4 - 2 1 - 1 0 6 8 4 0 2 0 抗癌药 物新剂型 多相脂质体的研究/ 顾学裘; 马 竹卿， 李焕秋一 正本一秘密; 长 期一 9 7 9 . 2 -1 9 8 4 . 9 . -2 5 6 页: 1 6开 多相脂质体抗癌药物定向性制剂 研制成四个系列品种， 解决了三大技术难关， 本剂型可达到定向给药之目的。 药理实验及 临床观察表明， 其与同类药物一般剂型相比， 抗癌活性高， 用药量少， 毒副作用小。 b 3 . 4 简要著录级次仅著录必要项目。 例 1 : 简要著录级次 分类号 档号 正题名/ 第一责任者一 文件形成时间 主题词 缩微号 yy 0 034 一 9 0 著录实例 : n s 5 2 5 - 2 - 1 5 - 5 关于可的松质量的研究 缩微胶片 / 林木兰一 1 9 6 2 . 4 质量标准原料药可的松 k6 2 - 1 2 5 b 3 . 5 基本著录级次除著录必要项目外， 还著录部分选择项目。 例 2 : 基本著录级次 分类号档案馆( 室) 代号 档号缩微号 正题名: 副题名及说明题名文字: 文件编号/ 第一责任者; 其他责任 者一 密级; 保管期限一 文件形成时间一 标准编码; 产品批文 号， 商标 主题词 y y 0 03 4一 90 著录实例 : ns 3 2 9 6: 3 1 1 7 4 ns 4 - 3 7 - 2 0 3 特质犀羚解毒片: 生产工艺/ 山东济南