试论秘书与人际关系

试论秘书与人际关系专业 班级 学号 姓名摘 要各行业中，秘书部门处于十分重要的位置。秘书人员的主要任务是联系、协调各方面的人际关系。一个成功的秘书，必然是处理人际关系的高手。本文从秘书人际关系的概念、特点以及原则出发，指出各种人际关系中容易出现的一些问题，还提出了秘书工作中人际关系的一些有效处理方法，希望对秘书处理人际关系有所帮助。关键词秘书 人际关系 处理方法引言随着我国经济的快速发展，“秘书”这一行业正在如火如荼的发展起来。秘书的主要工作就是通过与人打交道来实行的，其主要职能是协助领导保证领导决策和管理顺畅地贯彻实施。要实现这一职能，秘书不仅要做好“办文”、“办会”、“办事”，还要处理好上级和下级、组织和人员、部门和机关、内部和外部等各方面的复杂关系。秘书能否协调好各方面的人际关系，对能否发挥其为领导服务、为机关服务、为基层服务的基本职能，有着重要的影响。基于这种背景，本文根据秘书人际关系的特点、处理人际关系的基本原则和基本方法来对秘书人际关系的处理进行探讨，提供了一些处理方法和日常工作中需要注意的一些问题。一、秘书及人际关系概述（一）秘书概述秘书是指处于单位的枢纽地位，主要从事办文、办会、办事来辅助决策并服务于领导的人员，是领导的参谋与助手。（二）人际关系概述贾启艾在人际沟通一书中指出“人际关系是指在生产、工作、社会活动中，人与人之间的交往关系，良好的人际关系，体现着畅通的办事渠道，决定着办事的高成功率，保证着工作的顺利进行。人际关系是保证工作顺利的学问和艺术。”人处在社会大家庭中，必然会存在着多种多样的联系，有工作之间同事的联系，朋友之间的联系、亲戚之间的联系等等1,2,3。秘书部门是沟通上下左右的枢纽部门，秘书每天都要接触各种人。秘书只有善于交际，其办事效率才会提高。秘书是上下级沟通的桥梁，人际关系处理得当，会成为上司的得力助手；反之，秘书办事效率将会大打折扣。因此，秘书要建立起和谐、融洽的工作环境和气氛，履行好自己的工作职责，实现自己的工作目标，不仅应懂得创造和谐人际关系的重要性，更应掌握协调人际关系的艺术和技巧。（三）秘书人际关系的特点秘书的人际关系由于交往范围、交往对象和交往目的的不同，具有以下特点4,5,6：第一，公务性。即秘书都是在公务活动中为了处理公共事务建立和协调人际关系的。第二，从属性。从属性即秘书一般要服务并服从领导工作，其人际关系必须以领导工作为导向。第三，业缘性。即秘书人际关系的建立与协调，都是以职业的需要与满足为纽带。社会职业越发展，秘书的人际关系越富有业缘性。第四，综合性。即秘书人际关系的建立与协调，涉及到多种多样的关系。（四）秘书处理人际关系应遵循的原则秘书处理人际关系的原则有很多，每个人都有各自的看法，笔者认为主要的规则有7-10：（1）平等原则。平等待人是建立良好的人际关系的前提。秘书与领导、同事、群众之间虽然职务高低不同，但在人格上是完全平等的，在交往活动中平等人。只有做到了不卑不亢，不媚上欺下，才能获得别人同样的尊重。对等交往是在处理人际关系时平等原则的具体运用，是交往礼节的一种基本要求，也是维长期人际关系的基本要求。如果交往双方长期处在一种不对等的地位上，一方总是要比另一方付出的多，这种人际关系一般就难以维持较长时间。长时间的关系不对等，会引起人们心理上的不平衡，最终会导致人们改变交往动机，影响到交往活动的频率和次数趋向减少以至中断。所以，平等原则是秘书人员处理人际关系必须遵守的第一原则。（2）互利原则。在人际关系活动中，大多数的交往都是互利互惠的，即要维持交往活动的顺利进行，交往双方都必须在交往中获得一定的满足。互利原则具体也表现在三个方面，一是物质互利，即在处理人际关系时，双方的交往关系是建立在以获得物质利益满足为主的基础上的，因此交往活动的手段主要采用的是物质交换法。如有经济往来业务的交往双方就是以物质利益的互利为目的的。二是精神互利。人际关系主要指是人们间的心理上的关系，因此精神上的互利是十分重要的，即在双方交往关系中彼此相互尊重、相互鼓励等，以获得心理上的愉悦和满足。三是物质与精神互利，即在双方关系中，即有物质上的交往联系，又有精神上的交流沟通、或者一方从物质上得利，另一方从精神上得利。这种方式的人际关系是一种最为普遍的人际关系。（3）诚信原则。诚信即“诚实”与“守信”，诚信是做人的基础，同样也是秘书为人处世的基础。秘书人员在处理人际关系时，要树立“诚信第一”的观念，做到“言必信，行必果”即：一是要守信，即要做到在交往活动中保持言行一致。二是要不轻诺。所谓轻诺，就是不考虑客观条件及自身能力，毫无把握地许诺。否则最终失信于人。三是要诚实。待人接物一是一，二是二，不夸大，不缩小，久之则能取信于人。（4）相容原则。工作中，因性别、性格、年龄、爱好等差异，同事之间因一些细微末节产生一些小误会、分歧甚至争吵是正常的，若争强好胜，处理不当则会酿成纠纷、冲突进而造成伤害，其结果必然是两败俱伤。人际交往中要求秘书严以律己，宽以待人，不放纵自己，不苛求他人。二、秘书人际关系中易出现的问题（一）秘书与领导相处时易出现的问题秘书所有的人际关系中，与领导的关系是最为复杂、微妙的关系。两者之间存在着对立的矛盾关系，一方面两者之间存在着领导与被领导、服务与被服务的工作关系；另一方面两种自然属性的人也夹杂着思想、知识、情感等方面的交往关系。在实际工作中，秘书与领导相处，容易发生以下几方面的问题。1.越权处理事情“秘书确实有其特殊性不是领导者，却贴近领导者，辅助领导者工作；不在其位却谋其政，为领导者决策服务；没有领导权力，却附着领导者的权力，按领导者的意图办事。”笔者认为，正因为其特殊性，致使部分秘书人员自居领导之位，狐假虎威，以领导的名义下达命令、批阅文件等，甚至以公谋私，这样，便会导致很多决策的错误执行，影响到公司的利益。2.与异性领导间距离不当男女秘书各有优势，男人自信大方，坚强果敢，思维敏捷，可以帮助领导者出谋划策、提供方案，是典型的脑力劳动者；而女性具有服务周到、勤劳、踏实、细致、有耐心等优点，比较容易与人接近，而且做事谨慎，注重细节。因此，有些领导在选择秘书时，会选择异性秘书，这样他们之间就会有能力或思维上的互补，比较有利于工作。但在与异性领导相处时切忌过于亲密，尽量不要成为工作之外亲密的朋友，以免引起不必要的麻烦。（二）秘书与同事相处时易出现的问题1.易引起猜疑有的秘书的工作方式容易引发人们的猜疑心理。秘书工作与员工的切身利益息息相关，员工对它最关心也最担心，深怕不按政策办事，损害自身的利益。有些秘书习惯关起门办事，或只在少数人中活动，把事情神秘化，人们没有接触内情的机会，不了解事情的真相，因而怀疑、猜测，甚至捕风捉影，以讹传讹。结果事情尽管办得公正、合理，但人们的评价却不太好，甚至意见很大，即使经过解释，也还是半信半疑。2.自我中心意识较强“自以为是，文过饰非，容易招致人们的不满。”秘书人员也和其他人一样，都有个继续社会化的过程，对自己所从事的工作也有不断认识的过程。部分秘书人员不是这样看问题，他们把自己估价过高，总觉得领导信任，有了权力就了不起，趾高气扬，孤芳自赏，以个人为中心，处处表现自己；听不进不同意见，更不能接受批评；对人们提出的要求，不作认真考虑，更谈不上设身处地，推己及人；工作中好摆出一副教训者的架式，气盛言粗，而不是以理服人，以情感人，对这样的秘书，人们必然敬而远之。3.拉帮结派，互相攀比随着一个公司的成长，往往容易滋生拉帮结派现象。即人们不再与其它人共享信息，而是把时间花在保护自己的“地盘”或嫉妒别人的成绩上。由此带来的结果是重复性劳动，缺乏透明性，以及企业文化消失，政治争斗盛行，进而严重削弱了企业的核心竞争力。办公室里总存在着一些小团体，在秘书部门内部的秘书人员之间、秘书与秘书部门负责人之间也同样，部分秘书不钻研工作，而将主要精其力放在钻营人际关系上，热衷于送情送礼，拉帮结派，互相攀比谁的后台硬、谁的关系广，而荒废了专业成果。这既影响上下级关系的协调，又影响秘书班子的团结。秘书对工作要拥有挚诚的热情，对同事则必须选择慎重地支持，支持意味着接纳别人的观点和思想，而一味地支持只能导致盲从，也会滋生拉帮结派的嫌疑，影响公司决策层的信任。三、秘书工作中人际关系处理方法（一）完善自我形象秘书是公司的脸面，是外界接触公司的第一个人，努力给人留下良好第一印象是十分重要的。让对方留下好印象，首先在于外表，讲究仪容、仪表是增强人际吸引力的第一个要素。首先，秘书应根据不同的时间、地点、场合灵活选择变换自己的服饰。整洁得体的服装，既表现自己的身份、知识和文化修养，同时也是对对方的尊重。其次，在待人接物中，经常保持真诚的笑容和饱满的精神也是不容忽视的。见面愉快地问好，办公面带笑容，遇到棘手的问题仍保持微笑，将给人以镇静、轻松和欢悦的感觉，会吸引人们喜欢与之共事；从容轻快的动作，给人以清新明快的感觉；端庄含蓄的举止，给人以深沉稳健的印象；坦率热情的态度，使人感到亲切可信。“不同的文化修养有着不同的气质风度，了解自己的性格，培养造就自己独特的风度、气质，也是增强人际关系的一种方法。”10,11（二）强化角色意识秘书因领导的工作需求而产生，伴随领导活动而活动，因而其工作具有辅助性、服务性等特点。作为秘书，要始终把自己放到配角和从属的位置，以服从为本，甘当“无名英雄”，积极适应领导工作的需求，以领导为中心开展工作，而不能喧宾夺主和越俎代庖。秘书人员要正确认识自己所处的地位和作用，找准位置、摆正自我，强化秘书的服务意识，有条件地执行领导授权；明确自己的工作岗位和运行目标，加强自我约束，做到尽职尽责；明确自己的职责和权限，正确处理权力与义务关系。秘书只有忠实地为领导服务的义务，而没有擅自做主代替领导行使职责的权力。秘书人员是为领导工作服务的，是领导人员的近身助手，秘书应该牢固树立服务意识，始终将自己摆在助手的位置上，认真为领导做好各项服务。要按领导的意图和党的政策办事，不可自行其是，越权行动；要有纪律观念，牢记自己的职责是办事和服务。除此之外，不得伪托领导之意，假冒领导之名办事，更不能盗用职权谋私利，营私舞弊。（三）保持自尊自信秘书与异性领导都应该抱有强烈的自尊心，领导应给予秘书人格上的尊重，工作上的指导，生活及思想上的一视同仁，沟通上不谈低级趣味话题，正确对待异性秘书的支持、尊重、佩服及体贴；秘书要严格自律、自尊、自重，不要介入上级的私生活，一切立足于公务。秘书在与异性领导交往时必须把握一定尺度，保持一定距离。秘书有必要保持一颗平常心，脚踏实地工作，在工作中不断提升自己的素质，对自己分内的事情拿得起放得下；要淡化自己的性别和身份，时刻牢记秘书的天职只是做好领导的助手13。（四）尊重和重视别人人人都有被尊重和重视的需要，尊重和重视他人，是秘书人格、品质的表现和人际交往的原则。为此，秘书人员要做到：第一，真正地关心和帮助别人，这是人际关系的关键。若缺少了爱心和同情心，便无法正视和理解别人，也无法与其和睦相处。当同事遇到困难处于困境时应伸出援助友好之手，尤其是那些与自己有分歧、芥蒂的人，它可以化解人际间的坚冰，这样当自己面临困境时，人们也会及时地施以援手。第二，要经常地真心地表示自己对别人的感激之情，要真诚地赞扬别人的优点，这样不仅能加深双方的友情，更能促进双方的发展。不要经常地、非建设性地批评或责怪别人，不要轻视和瞧不起他人，尽管有时是无意的，要给予他人百分百的尊重14。（五）融入集体，善知善言笔者认为，秘书部门应该改变工作方法，加强人际交往。秘书部门事务性工作比较多，秘书上班时间在办公室忙碌，除与一些人有公事接触外，很少与他人发生交往。人们也由于不同的心理原因，视秘书部门为“禁区”，“无事不登三宝殿”，这种状况，不利于良好人际关系的建立。因为人际关系是在人们相互交往的过程中产生和发展的。交往是建立人际关系的前提。交往频繁，相互了解才深，才容易获得共同语言，形成共同兴趣，感情才能得到沟通。“鸡犬之声相闻，老死不相往来”，其人际关系必然疏远、冷漠。因此，秘书人员要切实改变工作方法，从繁杂的事务性工作中解脱出来，走出办公室，到群众中间去，和人们发生多渠道，全方位的交往。“秘书人员对那些平日对自己或本部门有意见的人和某些犯了错误、受了挫折的人，应该更主动地亲近他们，通过频繁的交往和直接对话，不断给人以鼓励、诱导、规劝、满足，人们体验到秘书人员尊重人，关心人，以平等态度待人，也会对秘书人员报之以信任、体谅和合作，这是做好秘书工作的基础和条件。（六）放低姿态，谦虚待人秘书人员在评价他人时，不能以自身的好恶和要求来评价他人，评价他人要注意客观公正。在处事中，要以是非标准而不能以地位、职务的高低论曲直，也不能感情用事，思想要健康，作风要正派，要与人为善，乐于助人。提批评、建议要出于“公心”，帮助他人要出于“诚心”。对上级要敬重；对同事要谦虚；对群众要理解。与人共事，无论对方职务高低，都不能随意伤害他人的感情，要忠诚老实，办事可靠，不虚伪。秘书要摆正自己的位子，在与人交往处事中，要正确履行自己的职贵，而不能超越权限，不能摆出领导的样子，装腔作势，让人生厌。（七）与异性同事相处之道实际工作中，秘书可以与周围的异性同事多交流，但要注意把握分寸，不能夹杂过多的自身情感。退一万步讲，即使是极为默契的异性同事，在工作中只能给予良好的建议，而不能表现的过分密切。同时，秘书也要注意自身的衣着、谈吐以及行为动作等细节，避免给人错误的暗示，也要注意不要随便去窥探对方的隐私。简而言之，在给予异性同事尊重的前提下，秘书要与异性同事保持一定的距离，要做到有理有据、不卑不亢、大方得体，沟通方法要正确并行之有效。言而总之，秘书在实际工作中要注意处理好各种人际关系。良好的人际关系，不仅事关秘书的工作效率，也关系到整个秘书部门或组织的整体形象和最终的利益。从事秘书工作的人员，要深刻认识到建立良好人际关系的重要性。在平时的工作中，秘书人员要从点滴做起，努力培养自身的交际技巧，从而提升自身的交际能力，进而为自身建立起良好的人际关系网络。这是每一位成功的秘书必须要迈出的一步。参考文献1 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