公文处理办法之一：公文格式课件

公文处理办法 之一：公文格式 一、公文的概念 集团公司关于印发 的通知（十五局办 2014 200号）对公文进行了较为准确的定义，“公文是企业实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是公布规章制度，传达贯彻党和国家的方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。” 公文 处理指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。 公文 处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。 二、公文的种类 1、 决议 。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 2、 决定 。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 3、 通告 。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 4、 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 5、 通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 6、 通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 7、 报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 8、 请示 。适用于向上级机关请求指示、批准。 9、 批复。适用于答复下级机关请示事项。 10、 函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 11、 纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 三、公文的格式 公文 格式是对公文各要素的拟制及编排规则、通用纸张排版、印制装订等的规范性要求，公文一般由 份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码 等要素组成。 1、公文用纸及版面要求 （ 1） 公文用纸 公文 用纸采用 GB/T 148 中规定的 A4 型纸（ 210 mm 297 mm），纸张定量为 60 g/m2-80 g/m2的胶版印刷纸或复印纸。 （ 2）公文版面 天头 （上白边）为 37 mm 1mm，订口（左白边）为28mm 1mm，版心尺寸为 156 mm 225 mm。如无特殊说明，公文格式各要素一般用 3 号仿宋 _GB2312（以下简称仿宋）体字 ，文字颜色均为黑色。一般每面排 22 行，每行排 28 个字，并撑满版心。文件中的 “行 ”指一个 3 号汉字的高度加 3 号汉字高度 7/8 的距离（约10.39mm）。 2、公文格式各要素 公文版心部分各要素划分为版头、主体、版记三部分。 首页 红色分隔线以上的部分称为版头；首页红色分隔线（不含）以下、末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记；页码位于版心外。 1） 、版头 A、 份 号。公文印制份数的顺序号，涉密公文应当标注份号。 份号用 6 位 3 号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。 B、 密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。涉及企业商业秘密的公文，划分为“核心商密”、“商业秘密” 。 密级和保密期限，一般用 3 号黑体字标注，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 C、 紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。 紧急程度用 3号黑体字 标注， 顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 D、 发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为 35mm，颜色为红色，使用小标宋体字。发文机关标志过长时，可编排成 两 行。下级单位的发文机关标志字号原则上不能大于上级单位的发文标志字号。 联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；“文件”二字应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。 E、 发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。 发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即 1不编为 01），在阿拉伯数字后加“号”字。 上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 F、 签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用 3号仿宋体字，签发人姓名用 3号楷体字。（式样 12） 如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。 G、 版头中的分隔线。发文字号之下 4 mm 处居中印一条与版心等宽的红色分隔线（推荐高度为 0. 5 mm）。 2） 、主体 A、 标题 。由发文机关名称、事由和文种组成。发文机关名称较长时，可使用规范化简称。集团公司系统内部行文时，发文机关名称可酌情省略。 一般用 2 号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。 B、 主 送机关。指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。所属各单位上报文件应使用主送机关全称。 编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格。同类型机关内同级机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间使用逗号分隔，最后一个机关名称后标全角冒号。 如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。 C、 正文 。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。 一般用 3 号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“ 1.”“（ 1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。层次序数可以越级使用，如只有两层，第一层用“一、”，第二层可用“（一）”或者“ 1.”。 D、 附件 说明。公文附件的顺序号和名称 。 在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 E、 发文 机关署名。发文机关全称或者规范化简称。除特定格式的会议纪要外，公文均应有发文机关署名。 发文机关署名一般在成文日期之上、以成文日期为准居中 编排。 F、 成文 日期。会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，为最后签发机关负责人签发的日期。 成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。 G、 印章 。有发文机关署名的公文，均应加盖相应的印章，且应与署名机关相符。 印章用红色，位置应端正，其下弧与成文日期下边缘相切，顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决 。 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章居中下压发文机关署名和成文日期；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应，最后一个印章居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每 排 印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 H、 附注。说明公文印发传达范围或联系人、联系方式等需要注明的事项。 使用 3 号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 I、 附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。 附件应另面编排，并在版记之前与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用 3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致，并与正文中所涉及到的附件表述一致。附件格式要求同正文。 如附件与正文不能一起装订时，附件可另册装订。应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号，并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。 批转、转发、印发类公文，批转、转发、印发的内容应在正文成文日期之后另页编排。仅一项批转、转发、印发内容时，不作为附件列明；有多项批转、转发、印发内容时，应作为附件 列明。 3） 、版记 A、 版 记中的分隔线。与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为 0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐 高度 为 0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。 版记应当在偶数页上。 B、 抄送 机关。指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 用 4 号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，抄送机关之间属同类型同级机关的用顿号分隔，不同类型机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关名称后标句号。 主送机关移至版记的，主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。 C、 印发机关和印发日期。印发机关指公文的印制主管部门，一般应是各单位的办公室或文秘部门。 印发机关和印发日期一般用 4 号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。 4） 、页码 页码是公文页数顺序号，一般用 4 号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘 7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。 公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码 。 公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 A4 纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 3、公文的特定格式 公文的特定格式，是相对于通用格式而言，是通用格式的补充，包括信函和会议纪要格式等。采用特定格式印制的公文，与标准格式印制的公文作用与效力相同。 1） 、信函格式 A、 发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，红色小标宋体字居中排布，上边缘至上页边为 30mm。联合行文时，使用主办机关标志。 B、 发文机关标志下 4 mm 处为一条红色双线（上粗下细），距下页边 20 mm 处印一条红色双线（上细下粗），线长均为 170 mm，居中排布。 C、 如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，依次自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为 3号汉字高度的 7/8（约 4.85mm）。 D、 发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为 3号汉字高度的 7/8。 E、 标题 居中编排，与其上最后一个要素相距二行。 F、 第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为 3 号汉字高度的 7/8。 G、 版记只写抄送机关，位于公文最后一面版心内最下方。 H、 首页 不显示页码。 2） 、纪要格式 A、 纪要标志由“ XXXXX 纪要”组成，一般采用红色小标宋体