关于企业档案工作情况调查报告

1 / 6 关于企业档案工作情况调查报告 党和国家工作重点转移后，档案工作如何更好地为国民经济发展服务，这是当前档案界共同研究的重要课题。带着这个课题我们丰满区档案局对企业档案工作开展了一次深层次的调研，以下是这次调查的结果报告： 一、现状： (一 )目前多数企业的档案工作远远落后于现代化发展水平。有建档意识的企业老总，档案工作的好坏仅以文件材料收集得是否齐全完整为准，归档的案 卷卷不进行整理、编目和 排排架管理，不进行企业 档档案分类或分类不科学 、不适用，整个档案业 务务就必将发生管理混乱 ，直接影响到档案信息 的的开发利用。 (二 )长长期以来，企业档案工 作作一直是薄弱环节，从 管管理体制来看，很不适 应应档案工作的发展，具 体体表现在：体制陈旧、 机机构重叠、关系交叉， 致致使档案没有一个好的 归归宿，甚至认为无档可 建建，有档也无用，好坏 都都是老总说了算。形成 了了 “ 一人一只箱、一年 一一包帐、各自为政 ” 的 分分散、混乱管理现象。 (三 )少数企业将自己 封封闭在一个被动的圈子 里里，缺少与外界的交流 与与沟通，不接受新信息 、新知识的条件与机会 。档案材料任其乱堆乱 放放、虫蛀鼠咬、霉烂变 质质，造成档案材料的严 重重损失。在工作中需要 查查找档案时，翻箱倒 柜 ，到处2 / 6 寻找，找不到档 案案就靠回忆、想当然处 理理了事，失去了真实性 和和可靠性。 二、阻力 ： (一 )建档无用论 。这是一个很普遍的问 题题。有的经营者认为自 己己的买卖自己做，建了 档档案给自己看，是无效 劳劳动 ;也有的经营者认 为为，纳完税，交够费， 一一不违纪，二不违法， 建建档案有什么用 ;还有 的的经营者觉得，帐目、 技技术与客户都在心中装 着着，何必劳神费劲建什 么么档案呢，所以，他们 对对档案人员和政府主管 人人员持冷漠态度，即便 同同意建档，对一些至关 重重要的资料也不拿出来 。 (二 )怕泄密。这 也也是一些经营者不愿建 档档 的原因。一怕技术泄 密密，同行顶同行，对自 己己经营不利 ;二怕市场 信信息泄密，同行争了利 ，效益下降 ;三怕帐目 泄泄了密，露了富，招来 不不必要的麻烦。 (三 ) 舍不得投入。有的经 营营者对建档很热心，认 为为是好事，但一听说要 花花钱买用具、用品，而 且且要有专门的地方保管 ，就推托。 (四 )资 料料不全，难以建档。在 建建档工作中一些经营者 虽虽然同意建档，但一接 触触实际问题，一些原始 单单据、说明书、图纸、 文文件证书、资料、协议 、计帐单等不注意保存 ，随手就扔掉了，使建 档档工作难以做到齐全、 完完整和有效利用。 (五五 )有的 乡镇主管人员 有有畏难情绪。一是身兼 多多职时间3 / 6 搭不起 ;二是 私私营业主不配合，工作 难难作 ;三是经营不稳， 怕怕今年建明年垮，建档 白白费劲，因此迟迟打不 开开局面，工作一直上不 去去。 (六 )档案主管 部部门对建立个体私营经 济济档案的宣传不够。个 别别经营者对建档没有明 确确的认识，如有的提出 “ 建立档案对我们有什 么么好处 ?”“ 能使我们 产产品卖出去吗 ?” 有些 建建档早的业主甚至还说 “ 我们建档好几年了， 我我们的产品也没打出去 ” 等问题。 (七 )存 有有小农经济思想。改革 开开放给农民带来了翻天 覆覆地的变化，但小富即 安安的思想仍然存 在。在 生生产经营上缺乏现代工 业业管理意识。在技术创 新新上、管理方法上仍处 于于手工作坊的形式上， 起起点低、速度慢，束缚 了了生产的发展，经不起 风风浪，因此对建档不感 兴兴趣。 三、方法及对 策策： 企业的转轨变形 和和深化改革、开放搞活 ，促使企业的档案管理 工工作的内容、范围和其 复复杂程度都在不断地深 化化、扩展。从一个企业 来来看，其收藏管理的档 案案信息数量日趋庞大， 内内容不断丰富，利用查 询询频繁，要想做到科学 有有序管理，就必须首先 依依据企业档案的自然形 成成规律，以及档案相互 之之间的有机联系，遵循 一一个统一的准则，将企 业业档案分门别类，形成 一一个具有一定从属关系 或或相关平行关系的有机 系系统，这就是企业档案 分分类。那就应该做到以 下下四点： 4 / 6 1、在 “ 争 ” 字上下功夫。档 案案工作是个服务性的工 作作，而且效益是隐形的 ，价值是潜在的，不容 易易引起领导的重视、支 持持、关注和理解。所以 我我们要主动树立为私营 企企业建档服务的思想， 这这就需要付出比别人更 大大的努力， “ 建档为用 档档 ” 在坚持标准的 同同时，保证私营企业建 档档的质量。要视私营企 业业档案资料的多少及私 营营企业规模的大小来确 定定企业档案的类目设置 ，这里局指导人员可帮 助助企业建初期企业档 案案分类与实用参考例 如如：一本原始档案也许 不不能说明什么，但多份 档档案，多年的档案组合 在在一起，可能就会说明 一一个问题和一种发展趋 势势。如果对这些档案资 料料进 行深入的研究、对 比比，从中找出一些经验 教教训，或是一些规律性 东东西，那么，这些档案 的的潜在价值也就被充分 地地发挥出来。所以业 务务规范一定要在立卷 前前制定出来，做到胸有 成成竹，切记急于求成， 先先立卷后制定规范，结 果果欲速则不达。 2、 在在 “ 用 ” 字上加大力度 。重新审视 “ 档案 ” 的 概概念和功能。例如：有 的的私营企业业主比较看 中中自己 的发家史，善于 积积累资料，甚至一份往 来来信函都会保存起来， 他他们有一定的文化素养 ，不但懂经营、会管理 ，而且有建立档案的愿 望望，具有档案意识。针 对对有档案利用要求的， 可可按事先选定的档案类 目目，制定出更详实的企 业业档案归档范围、保管 期期限、分类编号方案， 以以便统一立卷归档标准 ，使档案对号入座，这 样样才能保证档私营档案 企企业的完整性和科学性 ，保证了私5 / 6 营企业建档 质质量的同时不要注重装 订订美观整齐与否，要注 重重档案的分类准确与否 ，这样才能做到一份档 案案追回 无形资产，将对 企企业今后的发展起到举 足足轻重的作用 。 3、 在在 “ 新 ” 字上抢在人先 。前面谈到目前多数企 业业的档案工作现代化发 展展水平，工作的好坏仅 以以文件材料收集齐全得 完完整为准。正是这种工 作作方式使企业档案人员 将将自己封闭在一个被动 的的圈子里，不能为企业 的的生产、经营、决策提 供供新思路、新方法。只 能能作为一种辅助性的部 门门存在，因而不受重视 。所以在 “ 新 ” 字上抢 在在人先，实现档案管理 现现代化已势在必行。企 业业的规模、资金、生产 能能力在市场经济瞬息万 变变的今天，企业要想生 存存，就要了解市场、把 握握住商机才行。而最快 捷捷、便利的获得信息的 方方式就是企业档案工 作 上上网。但由于企业没有 专专门的科研机构，没有 专专人进 行信息情报等方 面面的收集与研究，这在 很很大程度上制约了企业 的的生产经营发展，我们 档档案部门可将各企业的 经经营规模、产品类目、 发发展理念等树立企业形 象象的宣传材料及企业产 品品的性能、质量、规模 、价格做成网页，全天 候候推销他们的产品。主 动动承担起企业与外界沟 通通的桥梁。 4、在 “ 教教 ” 字上强化培养。通 过过调研感到目前档案队 伍伍现状没有经过专业培 训训，难以胜任，加之属 于于兼职，当作分外工作 来来干，很难干好。当前 首首先，要有针对性发现 和和培养典型主动帮教， 示示 范指导，旨在树立样 板板。其次，抓典型树6 / 6 样 板板、搞培训采取典型引 路路、以点带面、学习观 摩摩、召开现场会等路子 ，组织档案人员到档案 工工作做得好的企业进行 参参观学习，相互交流， 互互相促进，以看得见、 信信得过的实例，来示范 带带动档案工作的开展。 这这样在拓宽企业档案人 员员的知识面的同时又提 高高其业务水平，为的是 使使企业的档案员从企业 档档案的 “ 守门员 ” 转变 为为 “ 信息导航员 ” ，企 业业 档案管理工作才能走 上