商务秘书工作基础内容.ppt

商务秘书工作内容,目 录,1、秘书的概念 2、秘书概念的发展变化 3、秘书的类别 4、秘书的各种称谓 5、秘书的常见工作内容 6、新时期的秘书工作,什么是秘书？,国际职业秘书组织：秘书是“具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。” 前苏联：一项普通的职业，其职能主要为机关提供称作秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。 秘书国家职业标准（2006年版）：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策和实施提供服务的人员。,秘书是指以全面处理信息和事物的方式直接辅助 领导者（或雇主）实施管理的人员。 三个角度来理解: 秘书服务的根本对象是领导者（或雇主） 秘书活动的基本方式是处理信息和事务 秘书活动的根本性质是辅助性,初级秘书以接电话、发传真、收发信件等服务为主。一般来说，初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。他们的职责比较单一，技术含量较低，薪金相对较低。 中级秘书能够写一般信函，起草报告和准备会议等，多为大专或本科毕业。中级秘书包括部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者身边的秘书，处理各种事件的能力要求较高，薪酬也相对较高 。 高级秘书能起草重要的合同文本，懂法律、税务知识，有应急处理能力。高级秘书是随着市场环境下，企业横向联系的加强以及现代化办公手段对企业的渗透而出现的。现代高级秘书特别强调的素质有公关才能、外语水平和办公行政管理的能力等。高级秘书包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书以及总经理的高级行政助理等，目前属于人才市场上的稀有资源。,秘书概念的发展变化,“秘书”最早出现汉代，最初指物带有神秘色彩的图书。 东汉后期“秘书”不仅指物，也指机构和人员。 古代秘书工作者史官、御史大夫、尚书、长史、主簿、幕客、师爷等。 清末 一：“秘书”摆脱了“图书“的含义，特指从事秘书工作的人或职位。 二：对秘书人员旧式称谓退出了历史舞台，政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均称为“秘书”。 英文secretary，保守国家和私人秘密的人。,秘书的类别,从属和服务对象：公务秘书、私人秘书 组织内部的分工：行政秘书、机要秘书、生活 秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关 秘书等 从事工作的行业：法律秘书、医药秘书、教育 秘书、体育秘书、军事秘书等 秘书职位的高低：初级、中级、高级秘书。,秘书的各种称谓,打字员、文秘、文书、文员、办公室主任等。 xx主管（行政主管、培训主管） xx助理（人事助理、执行助理）,秘书的常见工作内容,日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、 印章管理） 接待事务（来访接待、安排服务等） 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） 写作事务（各种文体的写作） 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） 其他任务,新时期的秘书工作,四个转变 四项工作 四项技能 六个强调 工作特征 工作职能,四个转变,1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋 划策； 2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息； 3.从被动服务转变为主动服务； 4.从凭老经验办事转变为科学化管理。 这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展。,四项工作,办文：写文、收文、发文 办会：会前、会中、会后 办事：常规、临时 办商：策划、执行,四项技能,辅助决策技能 处理事务技能 协调关系技能 检查督办技能,强调调查研究工作 强调信息工作 强调信访工作 强调协调工作 强调督察工作 强调党务、政务服务工作,六个强调,秘书的工作特征,根本性质：辅助性 辅助性是秘书部门天生的属性 辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求 辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位 所决定的,1.中介性 “纽带”和“桥梁”，也决定了秘书工 作辅助性工作。 2.直接性 在行政组织上，在岗位设置上，在工作 程序上。 3.全面性 体现在职能辅助的全面性上 体现在过程辅助的全面性上,4.服务性 “上管天文地理，下管鸡毛蒜皮。” “没大没小，没完没了。“ 5.被动性 秘书人员一定要不越权、不越职。秘书应在辅助性被动 性的工作中发挥创造性和主动性。 6.潜隐性 活动名义的假借性 活动过程的幕后性 劳动成果的潜在性 7.机密性,1、辅助决策 2、协调关系 3、处理信息 4、办理事务,秘书的职能,1.辅助决策,（1）辅助决策：在决策过程中，在知识（包括理 论）、 能 力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体 全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 （2）辅助决策的特征 内容的综合性 时间的经常性 环节的全过程性 （3）辅助决策的原则 超前原则 定位原则 信息原则 谏诤原则 （4）辅助决策的过程 协助领导确定目标 协助领导设计方案 协助领导评优选优 协助领导实施反馈,2.协调关系,（1）协调：秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类 组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动 趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 （2）协调关系的特征 从属性 广泛性 间接性 （3）协调关系的原则 政策指导 客观公正 平等协商 注重整体 灵活适度 （4）协调关系的过程 摸清情况 找出症结 恰当协调 督促落实 检查反馈,3.处理信息,（1）处理信息的含义 信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、 消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内 容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 （2）处理信息的原则 及时性、保真性、适用性、预测性原则 （3）处理信息的内容 历史、上级、内部、公众、社会信息 （4）处理信息的过程 信息收集、加工 、传递、反馈 、储存,4.办理事务,（