电子邮件礼仪培训课件.ppt

目录,一,二,三,四,五,电子邮件沟通的重要性,养成使用电子邮箱的习惯,电子邮件基本使用原则,需要发送邮件的情况,邮件格式与回复技巧,六,注意事项,一、电子邮件沟通的重要性,电子邮件是我们与客户以及公司内部沟通的重要方式，规范电子商务信函不仅是对客户和同事的尊重，也体现自身的职业素养，从认真拟定标题、规范邮件正文和及时准确回复邮件开始，让每一封邮件成为我们素质提升的体现！,二、养成使用电子邮箱的习惯,基本原则面对面抄送是为了明晰责任 如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”； 电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉。 作用 使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成； 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能； 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。,三、电子邮件基本使用原则,通知 部门之间事务往来 正式的工作报告 与客户间的信息传递 没有交流条件的其他交流内容 难以简单用口头表达说明清楚的事项,四、需要发送邮件的情况,邮件标题 称呼语与问候 正文 附件 结尾签名 回复技巧 正确使用发送、抄送与密送,五、邮件格式与回复技巧,邮件标题,称呼语与问候,称呼语与问候,正文,附件,公司的邮件签名必须采用统一的格式设计，这样体现了公司品牌形象，尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时，这种效应更加明显。,签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或 英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字 体小一些。,1、签名档显示公司品牌形象,2、签名档所含信息,3、签名字体规格,结尾签名,签名档可包括姓名、部门、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。,1、签名档显示公司品牌形象,2、签名档所含信息,回复技巧,To的人是要 受理这封邮 件，理应对 邮件予以回 应。,而CC的人则只 是需要知道这 回事，CC的人 没有义务对邮 件予以回应， 当然如果CC的 人有建议，当 然可以回mail。,而BCC是密 送，即收信 人是不知道 你发给了 BCC的人了 的。这个可 能用在非常 规场合。,收件人的排 列应遵循一定 的规则。比如 按部门排列； 按职位等级从 高到低或从低 到高都可以。 适当地有规则 有助于提升你 的形象！,只给需要 信息的人 发送邮 件，不要 占用他人 的资源。 不滥转、 发邮件 ！,正确使用发送、抄送与密送,六、注意事项,沟通确认和反馈 对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注；或请对方确认收到Email。如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒、”跟催“。 转发敏感或者机密信息要小心谨慎 不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人，以免带来不必要的麻烦。 避免非相关主题性的言语 写电子邮件切忌长篇大论，应尽量简单明了地表达，在语气方面要尽量保持正式和尊敬，勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题。 保持专业性 避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件。,关注邮件细节