印章管理制度.docx

印章管理规定第一节 总则 第一条 印章是公司文书资料管理的重要工具，它代表公司的权力和职责，并通过对文书资料用印的监督与管理进而实现控制公司经营过程的目的。 第二条 印章管理关系到公司正常经营管理活动的开展，为维护公司利益，使印章管理更加规范化、标准化，特制订山东金柱万斯达装配建筑有限公司印章管理规定（以下简称规定）。 第三条 本规定适用于山东金柱万斯达装配建筑有限公司（以下简称公司）所有部门。第二节 印章种类及使用 第四条 本规定中印章范围主要包括实物印章和电子印章，实物印章主要为法人章（公司公章）、法定代表人手章、专用章、党工团用章以及公司授权机构管理的其他实物印章。 第五条 法人章（公司公章）代表公司的法定名称，体现公司的权力凭信和职责，可对内对外使用。在获取公章使用审批权人的批准后，方可以公司名义发公文、信函、报表、证明以及公章使用审批权人明确批示要加盖公章的文件、证明等相关材料。但在涉及对外经济往来的合同签订中，法人章不能代替合同专用章使用。第六条 法定代表人手章是公司或公司相关部门在职责或书面授权范围内以公司名义向外报送材料、办理资质、注册变更，资产落户协议书等相关文件时使用。使用时须经法定代表人审查签字或授权相关人员使用。 第七条 专用章是公司为履行某项专门业务而使用的印章。印文中除刊有机关或单位的法定名称外，还刊有专门的用途，如“财务专用章”、“合同专用章”等。专用印章只代表印章上刊明的使用范围。财务专用章、财务用法定代表人手章在收据、发票、支票及真实的相关银行及核算业务方面使用，不得对外签订财务的其他手续。合同专用章用于买卖台同、租赁合同、建筑工程合同和协议书等。发票专用章用于购买和对外开具发票时使用。财务用法定代表人手章、财务专用章、发票专用章、合同专用章根据财务管理制度委托不同人保管、使用，并承担相关责任。 第八条 公司授权管理的其他实物印章须在公司规定的印章使用权限内使用，不得越权私自用章。第三节 管理及使用权限 第九条 办公室负责印章的刻制、发放、回收、废止并监督印章的保管和使用。 第十条 各类印章的保管部门及责任人确定原则: 一、法人章、法定代表人手章及公司授权管理的其他印章的保管及使用归属办公室管理，办公室负责人为直接责任人。 二、合同专用章、财务专用章、发票专用章、财务用法定代表人手章的保管及使用按合同专用章和财务专用章的相关制度规定的审批权限归各级财务部门负责管理，财务部负责人为直接责任人。三、党团、工会印章的保管及使用归属各级党团、工会，主要用于行使组织权责时使用，其负责人为直接责任人。四、其他印章根据工作需要，在刻制前确定保管人和责任人，并到办公室进行备案。第四节 印章刻制、启用与废止第十一条印章刻制：一、党团、工会印章刻制应获得上级党团、工会批准后，方可交由办公室刻制。 二、原则上，公司所有印章的刻制均由印章使用部门或人员填写印章制作申请单（附件一），写明印章的种类、名称、规格、使用范围、管理权限、用章审批责任人及保管人等，经部门负责人、分管领导审核，最终审批权人批准后，变由各级行政办公室刻制。 第十二条 印章启用： 一、印章在启用前一律在办公室留存印痕并存档,用章负责人须在印章启用登记表（附件二）上签字并注明印章全称、保管人、领取时间等相关信息。 二、法人章、法定代表人手章、财务专用章、合同专用章等启用后三日内须将印章启用登记表在办公室备案。 三、非经备案的印章视为私刻无效章，由刻制人和审批人承担责任，公司不承担任何法律责任。 第十三条 印章废止： 一、法人章、财务专用章、合同专用章、法定代表人手章废止的，由印章保管人凭获批的公司注销（或改组、企业名称变更等）批准报告。填写印章废止申请单（附件三），由综合办公室加封保存3年，满3年后由办公室销毁. 二、党团、工会印章废止的，填写印章废止申请单申请。批准后，办公室销毁。 三、其他印章废止，由印章保管人填写印章废止申请单，负责人批准后，办公室联合印章保管人共同销毁。 四、废止的印章须由申请人将印章废止登记表报办公室,经办公室验证，并与启用时留存印痕对照一致后，方可批准作废。印章批准作废三日内，使用原印章所发生的业务应全部办理完毕，印章一经作废，不得再次启用。 五、印章废止三日内应将结果在办公室备案，并在印章废止登记表上注明销毁日期 第十四条 印章更换视同废止原印章，刻制新印章，须按印章废止、刻制规定执行。第五节 印章使用 第十五条 印章使用及审批权责任界定：印章的最高审批权人是公司董事长，董事长有权根据业务范围、职责权限授权公司总经理等相关人员履行印章使用的审批权。被授权人须按授权委托书及岗位职责的有关规定在授权范围内行使审批权。对审批后造成的损失和影响负责，不得以行授权之事为名，做出违反公司制度或损害公司利益的事。被授权限不得转授他人。印章保管人根据授权委托书内容，凭最终审批人批准的印章使用审批单对用章材料进行一一审核，并亲自对审批后的材料用章，当发现印章使用审批违反公司制度或损害公司利益时，印章保管人有责任阻止并向上级领导报告，知情不报者，授权他人代为用章或在超出用章授权使用范围的文件或材料上用章，将由印章保管人承担相应责任，但超出印章保管人监控范围的，由此所造成的损失的由印章的最终审批人负责。 第十六条 不同类型的印章审批权按以下规定执行 一、法人章、法定代表人手章、合同专用章：公司该类印章的审批权归董事长，但按管理权限及事件性质，董事长可书面授权相关人员行使专有事项印章的审批权。各公司该类印章的审批权按授权内容行使。各级办公室根据授权委托书的权限，负责界定印章使用的最终审批权签署人员，并承担界定错误的责任。证照类复印件上加盖公司印章的审批权归属办公室。办公室负责人对材料的真伪性及用途范围等进行审核，并在盖章复印件上写明使用用途后由印章保管人用章。 二、财务专用章、发票专用章、财务用法定代表人手章审批权限归财务总监，并须经法定代表人书面授权。根据财务管理制度的有关规定由主管会计及相关人员在授权范围内使用。除开具支票、银行结算业务、财务凭证、账簿启用及归档、向主管部门报送日常性报表及资料、公积金支取、保险理赔等正常的财务业务需要用财务专用章外，其他事项使用须经过董事长或其授权的相关领导批准后方可使用并严格登记手续. 三、党团、工会的印章使用审批权原则上归各级党团书记，工会主席等。四、其他印章审批权原则上归分管领导. 第十七条 用章部门使用法人章、法定代表人手章、合同专用章的，必须按要求填写印章使用审批单（附件四），经部门负责人、分管领导审核后，上报具有最终审批权限的领导审批。批准后，印章保管人经核实方可盖章。 一、申请人须将用章事项、缘由、用章文件份数等列明，便于印章保管人操作。用章事由至少涵盖用章文件的名称、主体、标的及内容摘要，否则印章保管人有权拒绝用章。 二、需加盖两种或多种印章的同一文件（如竣工备案表、房屋质量保修书等），须将用章的种类在同一用章审批单中全部列明，并由相关审批权人签字确认后方可使用。 三、用章文件须列明生效日期，无时间的由用章申请人填明。各级审核人员要认真审核用章事项，对事项的真实性、风险性及盖章的必要性等签署意见。在逐级审核过程中被否决的文件，文件退回至用章部门。 四、同一审批单不同时期相同资料重复用章的，用章时限应不超过一个月。 第十八条 法定代表人及相关印章审批被授权人直接在合同、协议及其他文本资料上签字的，印章保管人可直接盖章。必要情况下印章保管人可留存盖章资料复印件，以备查考。所有印章使用须填写印章使用登记表（附件五)由使用人员填写用章时间，用章种类、使用缘由等，经用章申请人和用印人分别签字确认 第十九条 保管人须对用章的文书内容、手续、格式及文件批准、执行时间等进行严格检查，当发现问题或无法判断材料是否正确的时候应及时请示分管领导 以妥善解决。保管人有对不符合规定的文件资料不予用章的权力。 第二十条 若相关权限审批领导外出时，印章保管人可根据用章的紧急情况，与相关领导电话或短信请示，得到其同意后方可用章，印章保管人负责留存拟盖章文件的复印件待领导返回后2 个工作日内完成补、签字，并承担不被审批人批准的责任。 第二十一条 正常情况下，印章使用单位或人员在获准使用后，印章保管人应立即给予用章。印章保管人出差或请假应及时请示最终审批权人将印章交办他人代为保管。印章代保管人在保管期内即为印章使用的责任人，在用章后负责将印章使用审批单、印章使用登记表及用印文件复印件交还印章保管人，同时印章使用审批单、印章使用登记表上须有代理保管人签字，出现问题的由代理保管人承担责任。 第二十二条印章使用审批单及印章使用登记表的归档期限为1个月，印章保管人按时间顺序、编号于每月26日向档案管理员递交归档，并同时承担没有审批单就用章的责任。第六节 印章保管 第二十三条 公司授权各部门管理的印章，按照分类及职责划分由所在部门负责人指定专人保管。 第二十四条 印章要存放在指定地点（如保险柜）专人专管，并且采取安全措施，严加保管。各部门负责人不得自行保管印章。 第二十五条 未经董事长或被授权的人员特别批准，任何单位个人不得将法人章、法定代表人手章、专用章等各类印章带离公司。有特殊情况需将印章带离公司、借章人须填写印章出借审批单（附件六），上报董事长或被授权人员签批获得批准后，法人章、法定代表人手章及专用章出借期间保管部门须指派专人护章或由签批人指定专人护章借用印章归还时要注明归还日期，并由保管人、护章人、借用人签字确认。填写印章出借登记表（附件七） 第二十六条 印章保管人离职须办理移交手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息，并承担在此工作之前的用章责任，公司将保留对其责任进行追偿的权利。 第二十七条 印章保管人须定期保养印章，及时清洁，确保用章清晰。 第二十八条 印章如出现遗失、损毁、被盗，印章保管人须立即向主管及上级领导报告，并采取补救措施。办公室有权对该事件进行调查，并对责任人进行处理。 第二十九条 若公司公章、专用章等不慎丢失，办公室应于3日内在市级以上报刊刊登“丢失公告”，并到“公司注册登记机关”办理补章手续。第七节 用章要求 第三十条 除特殊规定之外，印章用油一律使用朱红印泥、印油。 第三十一条 加盖印章时须压公司名称，且盖得端正、清晰，上不压正文，下骑年盖月。在证照等复印件上加盖印章的，印章位置要上压证照部分内容，下压使用用途。 第三十二条 法定代表人手章盖在职务名称的右下方，如竖式书写应盖于下方。 第三十三条 严禁在空白信纸或空白合同上用章，特殊情况下， 须得到法定代表人当面授权，方可盖空白章，盖章时须有法定代表人在场或其授权人在场，工作事项完成后，用章申请人应把没有用过的空白印章页到办公室办理缴销手续，已用的空白盖章页要将使用的用途内容上报办公室，条件具备的情况下须向办公室提交已用空白印章页文件的复印件。 第三十四条 所有对外资料（包括合同、承诺等）以及重要的内部资料需要加盖印章的，均须加盖骑缝章（资料在两页以上）。其他根据实际需要确定。 第三十五条 所有用章文件，必须打印清晰、文字简洁、格式规范。手写证件（证明、介绍信等）一律用钢笔和碳素笔书写，否则不予用章。 第三十六条 凡以公司名义对外行文，须加盖法人章，不得以部门印章代替。 第三十七条 专用章以“专章专用”为原则，仅限加盖在指定范围内的文书上。第八节 罚则 第三十八条 有下列行为的，将对印章保管人、相关责任人及其分管领导在全公司通报、批评，根据实际情况处以100-2000元罚款。必要时诉诸法律解决并承担相关法律责任。 （一）印章保管人未认真检查用章文件，盲目用章的； （二）印章保管人由于工作疏忽将印章损坏、丢失、被盗的； （三）未执行印章（特别是公章）使用程序的； （四）未执行印章审批程序，随意对外用章的； （五）印章审批被授权人违反公司制度越权审批并要求印章保管人用章的； （六）代理印章保管人未按印章使用审批要求行使权利，私自用章的； （七）未经批准，私自将印章带离公司； （八）借用期间发生印章丢失或申请范围外乱盖