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文档简介

Word排版基础知识,TOP,第一章 word排版基础知识,第二章 word小技巧,第一章 第一节 调整字符的间距,调整字符的间距也很实用,如在小篇文档中,为了适应排版的需要,当有一段文字占用了二行,第一行是满行,而第二行仅占用12个字符,这时为了调版式,想让这段文字仅占有一行。就可以使用【紧缩】字符间距的办法来实现。同样,如果一行文字刚好占用一行满行,要把它占用两行,也可以加宽字符的方法来实现。操作方法是: (1)选中要调整字符间距的整段文字。 (2)打开【格式】选择【字体】,【字符间距】选项卡,在【间距】下拉列表框中选择【紧缩】或者【加宽】选项,再在【磅值】微调框中输入紧缩的磅值。 (3)最后单击【确定】按钮。 另外,Word还提供了利用设置文字的宽度来调整字符间距的办法。方法是选择需要调整宽度的文字,单击【格式】|【调整宽度】命令。在打开如图所示的对话框中,输入需要的宽度。单击【确定】按钮。如要取消调整宽度的效果,可再次打开该对话框,然后单击【删除】按钮就可以了。,第二节 让段落首行缩进,首行缩进就是在段落的首行缩进两个字符。一篇文档是否选用首行缩进功能,除了使用样式设置外,还可在【段落】的【缩进和间距】选项卡中进行设置。可以在“特殊格式”下拉列表框中可以设定设定“首行缩进”或“悬挂缩进”格式。 如果不选用上面的“首行缩进”项,则可以选择“工具”菜单,选取“自动更正”命令,然后在“自动更正”对话框中分别选中“键入时自动套用格式”和“自动套用格式”选项卡上的“段落开头空格采用首行缩进”复选框。,第三节 页面垂直对齐方式,设置段落的垂直对齐,可以快速地定位段落的位置,如要制作一个封面标题,设置段落的垂直居中对齐就可以快速将封面标题置于页面的中央。 设置段落的垂直对齐的步骤是,单击【文件】|【页面设置】【版式 】命令或标签。在【垂直对齐方式】下拉列表框中选择一种对齐选项。,底端对齐,居中对齐,分散对齐,第四节 设置文本对齐方式,文本对齐方式的作用只有在两种不同字号大小的段落中才有效果,特别是在图片与文字之间,效果就特别明显。经常使用的是“底端对齐”、“居中对齐”和“顶端对齐”的文本对齐方式。 设置文本对齐方式的方法是,单击【格式】|【段落】|【中文版式】命令或选项卡,在【文本对齐方式】右边的下拉列表框中选择需要的对齐方式。,第五节 控制段落的自动分页,排版的时候,Word一般会自动按照用户所设置页面的大小自动进行分页,以美化文档的视觉效果、简化用户的操作,不过系统自动分页的结果并不一定就符合用户的要求,这时我们就需要手工对文档的分页状况加以调整。 调整Word自动分页属性的具体操作步骤如下: (1)选定需调整分页状态的段落。 (2)单击【格式】|【段落】命令。 (3)从【段落】对话框中选择【换行和分页】选项卡。 (4) 在【分页】选项组中,可以设置自动分页的属性,主要有以下几项:【孤行控制】【与下段同页】【段前分页】【段中不分页】,孤行控制,与下段同页,段前分页,段中不分页,第六节 给段落硬分页,Word的自动分页功能并不能完全满足用户对文档进行编排的需要,如,一篇包含有正文和附言的文档,其正文和附言之间一般都需分页打印,自动分页功能对此就无能为力,这时我们只能通过手工在文档中插入一个分页符的办法来加以解决。在文档中插入分页符的操作步骤如下: (1)单击需要重新分页的位置。 (2)单击【插入】|【分隔符】命令。 (3)选择【分页符】选项。 (4)单击【确定】按钮。此时,Word会根据分页符对文档进行分页,其中在页面视图方式、打印预览方式和在打印出来的文稿中,分页符后面的内容将出现在下一页上。 当页面中填满文字或图形时,Word会插入一个【自动】分页符(也称软分页符),并另起新页。要在指定位置强制分页,可以插入【人工】分页符(也称硬分页符)。,第七节 创建页眉和页脚,如果一篇文档是第一次使用页眉和页脚,可以通过在页面视图情况下,依次选择【视图】|【页眉和页脚】命令,就可以进行编辑页眉和页脚区域。如果是已经存在页眉页脚的情况下,可以双击页面中顶部或底部页眉或页脚区域,即可快速进入页眉页脚编辑区。 进入页眉页脚编辑区后,这时文档的正文部分变成灰色,表示当前不能对正文进行编辑,屏幕上显示【页眉和页脚】工具栏,就可以编辑页眉和页脚了。 通过【页眉和页脚】工具栏,可以在页眉和页脚区域中进行处理。 (1)向页眉或页脚添加页码、日期、时间等内容时,实际上是插入相应的域。如果在文档发生改动后,而日期、时间和其他内容能在打印文档时更新。如果看到的是类似 PAGE 或 DATE 这样的域代码,而非实际的页码、日期、时间等,那么按 Alt+F9切换域代码即可以实际页码、日期、时间。 (2)如果在页眉或页脚区域中看不到其效果。可依次单击【工具】|【选项】命令,然后选择【视图】选项卡,在打开的对话框中取消【域代码】前面的复选项即可,如果为了查看方便,此时可以单击【域底纹】的下拉列表框中的【不显示】选项,就可以取消域底纹的显示了。,第八节 设置页眉或页脚高度,进入页眉或页脚区域以后,该区域用一个虚线框范围来表示页眉或页脚的高度。 要调整页眉或页脚区域的高度,操作步骤如下: (1)可以在文档中拖动【垂直标尺】中的【上边距】标尺可以调整页眉区域至页边距的距离。拖动【上边距】或【下边距】可以调整页眉区域至正文区域之间的距离。 (2)同样切换到【页脚】区域中,拖动【垂直标尺】中的【上边距】可以调整页脚至正文区域的距离,拖动【垂直标尺】中的【上边距】可以调整页脚至页边距区域的距离。 (3)在【页面设置】视图中的【版式】选项卡中,可以更精确和直观地设置页眉或页脚,因为纸张大小和页面版式心大小已经确定,所以直接在这里设置【页眉或页脚】距边界的距离即可。只要在【页眉】输入框中输入从纸张上边缘到页眉上边缘之间的所需距离(如1.5厘米),再在【页脚】输入框中输入从纸张下边缘到页脚下边缘之间的所需距离(如1.75厘米)。,第九节 设置页眉或页脚首页、奇偶页不同,许多文档中要求页眉或页脚首页、奇、偶页有不同效果,例如首页作为封面文档,奇数页需要用章名作页眉,偶数页需要用书名作为页眉等。下面就介绍制作页眉或页脚首页、奇、偶页不同的方法。 (1)进入【页眉和页脚】工具栏,单击【页面设置】按钮,选择【版式】选项卡。 (2)选中【页眉和页脚】区域中的【奇偶页不同】复选项,就可以为奇数页创建一种页眉和页脚,为偶数页创建另一种页眉和页脚。 (3)选中【首页不同】复选项,就可以为节或文档的首页创建与奇、偶页都不相同的页眉或页脚。 (4)按【确定】按钮后,在编辑文档的【页眉和页脚】时就会显示为【首页页眉(页脚)】、【奇数页页眉(页脚)】、【偶数页页眉(页脚)】的字样。 (5)在【页眉和页脚】工具栏中单击【显示下一页】按钮,可以进入偶数页页眉或页脚区域进行设置,再次单击【显示下一页】按钮,可以进入下一节的首页页眉或页脚进行设置。,第十节 插入页码,打印文档时往往需要含有页码来区别不同的页,另外,一个文档很长时,可以分为多个文件,这样每个文件的页码设置就很重要,如果要使后一个文件的页码刚好是接在前一个文件页码之后,就需要进行页码的设置。 插入页码的方法是,在任何一个文档中,单击【插入】|【页码】命令。 (1)在【位置】下拉列表框,可以设置页码的位置,有【页面顶端(页眉)】、【页面底端(页脚)】、【页面纵向中心】、【纵向内侧】和【纵向外侧】多种设置。 (2)在【对齐方式】框中可选择页码的对齐方式,如左侧、居中、右侧、内侧或外侧等。其中,【内侧】和【外侧】分别相对于要用于装订的页面边缘的内侧(装订一侧)和外侧。 (3)选中或清除【首页显示页码】复选框,可在文档的章节首页是否显示页码。不管是否显示页码,但仍从第1页就开始出现页码。反之第1页不出现页码,但第2页的页码仍然是2。 (4)单击【格式】按钮(或在【页眉/页脚】工具栏中,按下【页码格式】),可以对页码格式进行设置,在【页码编排】下面选择页码的编排格式,如【续前节】或在【起始页】中输入页码的起始编号。 (5)单击【确定】按钮,返回【页码】对话框再次单击【确定】按钮,就可以在指定的位置插入页码了。,返回,第二章 第一节 快速定位到上次编辑位置,用WPS编辑文件时有一个特点,就是当你下次打开一WPS文件时,光标会自动定位到你上一次存盘时的位置。不过,Word却没有直接提供这个功能,但是,当我们在打开Word文件后,如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。 小提示:其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置,即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置,可以重复按下Shift+F5键,并在三次编辑位置之间循环。 制作书签,第二节 快速插入当前日期或时间,有时写完一篇文章,觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间,一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期,而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间。,第三节 快捷键的用法,格式刷:Word中提供了快速多次复制格式的方法:双击格式刷,你可以将选定格式复制到多个位置,再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。 F4:重复上一项操作。 F7:选择“工具”菜单中的“拼写和语法”命令。 F8:扩展所选内容。,第四节 快速选择字体,为了达到快速选择字体的目的,我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。首先右击Word工具栏,选择“自定义“命令,打开“自定义”对话框,在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡,并移动光标条到类别栏中的“字体”项,看到平时经常使用的字体,把它拖到工具栏成为按钮,以后要快速选择字体,只要先选中文本,再按下工具栏上字体按钮即可,省去了从字体下拉列表框中众多字体中选择的麻烦。,第五节 将Word文档转换成PPT,如果有现成合适的Word文档,我们可以将Word文档中的字符转换到PPT演示文稿中来,方法如下: 启动Word,打开需要转换的Word文档。 将作为每张幻灯片标题的字符设置为“标题1”样式,将做为小标题和幻灯片内容的字符分别设置为“标题2”和“标题3”样式。 执行“文件发送Microsoft Office PowerPoint” 命令,系统自动启动PowerPoint,并将上述字符转换到幻灯片中。 修饰。,第六节 并排比较文档,有时在阅读文档的同时你可能还需要与其他文档进行比较,在以前Word版本中要比较两篇文档是比较困难的,但现在如果你用的是Word 2003,只需单击“窗口”菜单中的“与文件名并排比较”命令,就可以使打开的两个Word文档左右排开,您甚至还可以同时滚动两篇文档来辨别两篇文档间的差别,具体使用方法如下: 打开两篇需要比较的文档,然后单击“窗口”菜单中的“与文件名并排比较”命令,窗口会自动以平铺方式排列,同时显示出并排比较工具条,上面有三个按钮。 第一个是同步滚动按钮 :可以控制一篇文档在滚动时,与之比较的另一文档是否同时滚动。 另一个是重置窗口位置按钮 :当窗口位置发生变化时,单击它,可以恢复到并排比较时的初始状态。,第七节 制作目录,1.执行“视图”“工具栏”“大纲”,显示“大纲”工具栏。 2.将插入点置于要在目录中显示的第一个标题中。 3.在“大纲”工具栏上,单击打开“大纲级别”下拉框,为此标题选择一个大纲级别。 4.对希望包含在目录中的每个标题重复进行步骤2和步骤3。 5.将插入点置于要插入目录的位置。 6.执行“插入”“引用”“索引和目录”“目录”选项卡。 7.单击“选项”按钮,取消“样式”的选择,单击“确定”,返回“索引和目录”对话框。 8.设置“显示级别”的数目。本例指定了四级大纲级别,但仅在目录中显示前三级。 9.单击“确定”,在指定位置插入目录。,第八节 死机不用担心,大家

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