提高地质档案资料管理水平的重要途径.doc

提高地质档案资料管理水平的重要途径 刘文婧 黑龙江省有色金属地质勘查七六队黑龙江齐齐哈尔161006 摘要地勘单位在多年的工作中，通过地质勘察和开发工作会形成大量的、丰富的地质档案资料，这些地质档案资料包含丰富的信息，而且还具有重要的潜在价值。通过对这些地质资料的利用，可以有效的推动地勘经济的发展。所以需要提高地质档案资料的管理水平，确保其更好的经济发展提供优质的服务。 关键词地质档案；地质资料；数字化建设；管藏；人员素质 目前我国地质档案资料的管理工作需要严格依据地质资料管理条例进行，这有效的确保了我国地质档案资料管理的规范性和法制性。但这也对我国地质档案资料管理工作提高了更高的要求，做为地质档案资料管理部门，需要努力提高地质档案资料的管理水平，从而促进地质档案资料的开发利用。 一、把好地质档案资料归档的质量 （一）计划任务与文件材料的归档同步进行 为了更好的确保地质档案资料归档的质量，则需要在项目计划任务书下达时即开始进行文件材料的收集工作。在具体实施过程中，在相关规则和标准下，可以在项目实施现场指派地质技术人员作为兼职的项目资料管理员，对项目进行过程中所形成的文件资料进行收集和积累，确保计划任务能够与文件材料的归档同步进行，有效的确保了地质档案资料的完整性。 （二）野外工作过程与科技文件材料形成同步 大量的原始地质资料都是在野外工作过程中形成的，所以在野外工作过程中，地质技术人员需要做好科技文件材料的收集和积累工作，这是确保科技文件材料能够收全的关键所在。在野外工作过程中，在项目中需要根据样品的不同来分别填写送样单位，同时还要确保每一个工程记录表要分开，使每个工程都要有一个素描图和工程记录表相对应，这样可能为材料归档提供便利的条件。对于项目实施过程中形成的材料，需要根据立卷分类来将其按一定类别分别装在资料积累袋内，为后期立卷和分类归档奠定良好的基础。 （三）室内综合与科技文件材料归档要求同步 室内综合工作不仅包括对野外形成的各个阶段的科技文件材料的，而且还包括综合图件的编制和报告的编写，通过对地质科技文件材料进行分类、和立卷，并进行原本地质档案明细账的填写，进行归档，确保原本地质档案材料的准确性和完整性。 （四）质量管理体系控制及成果报告验收与原本档案验收同步在项目实施过程中需要能冠军质量管理体系来对立项、设计、实施、综合和研究、成果报告编制及资料归档等进行有效控制，通过质量管理体系，可以对明确地质科技材料形成积累的第一责任者，完成文件材料的有效积累，确保立卷归档工作能够得到有效的保障。由于原本档案对原始记录更为重视，而质量管量体系的运行直接推动了原本地质档案管理工作的顺利开展。同时为了能够加快项目结束的进程，则需要在成果报告验收前，即对原始地质档案立卷和归档进行验收。 二、加快地质档案数字化建设 （一）建立原本地质档案目录检索数据库 地勘单位可结合原本地质档案的具体构成，尽快对原本地质档案进行著录，以建立相应的目录数据库，开发适合本单位原本地质档案目录检索系统，实现原本地质档案的计算机管理。地勘单位地质资料管理人员，可以利用该检索系统，根据使用者的要求，只要输入任意一项关键词，均可从数据库中检索出有关的地质档案信息，方便快捷地为利用者提供服务。 （二）建立基础地学资料数据库 计算机技术在新一轮国土资源大调查的地质勘查开发中的广泛应用，大量的数字化信息资料也应运面生。地质勘查单位应加强对这些数据库资料的收集、归档和管理，尽快建立完善的基础地学资料数据库。同时可根据相关标准要求，对新的地质勘查项目形成的原始地质资料，除收集保管纸介质资料外，还应收集与之相对应的电子文档，实现新地质项目原本地质档案的双套制管理，为计算机检索奠定基础。 （三）建立地质档案数据库 地勘单位对原本地质档案进行图文数字化，即将已有的纸质档案采用计算机扫描、等方式，将地质资料信息以数字记录方式存入计算机，并建立相应的电子文档号，这不仅保持了纸质档案的原貌，更易于利用者查阅利用。利用者只要在目录检索系统中，输入所需资料的电子文档号，就可以方便查阅原本地质档案，不需要再到库房调用纸质档案，进而提高了地质资料管理和服务利用水平。同时，也有效地保护了库存原本地质档案，延长了纸质档案的保存寿命。 三、改善地质档案资料馆(库)藏条件 要及时修缮、更新档案室的设施，为档案的保管提供良好的环境，从而最大限度地延长地质档案的寿命。同时，应逐步实行现代化管理，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量。加大投入，改善保管条件，添置现代化的地质档案资料管理设备，推广应用密集架存放资料，使库房整齐，达到三防的目标。电子文档的存放，要有具备专门存放电子档案的存放室、柜，确保其保存期限。 四、加强档案管理人员的素质培养 可以通过多种渠道和方式来强化对档案管理人员新理念的培养，鼓励其应用新方法和新技术。档案管理人员还需要强化自身的学习，加快自身知识结构的更新，在工作中努力提高创新能力，积极参加地勘单位的各种培训，形成良好的学习氛围，努力提高自身的素质，为地勘单位打造一批高素质、高技能的档案管理人才。 五、结束语 地质档案属于科技档案，在地方经济和社会发展过程中具有非常重要的意义。所以地勘单位需要做好地质档案的管理工作，从源头上做好控制工作，从而使地质档案资料的准确性、完整性和系统性能够得到有效的保证。充分的对原本地质档案的潜在价值进行深入挖掘，确保更好的为当前社会发展和经济建设服务。