企业声像档案的管理及开发利用.doc

企业声像档案的管理及开发利用 文/中国核电工程有限公司郑州分公司胡仙凤 【摘要】在信息化和数字化新环境下,应不断拓宽声像档案的收集渠道，创新管理方法，突出利用服务，为企业发展提供更加及时有效的服务。 关键词企业声像档案;管理;开发利用 声像档案是企业活动的真实记录，具有重要的历史价值和现实价值，已成为馆藏档案的重要组成部分。随着档案信息化和数字化的不断推进，促进声像档案的规范采集、有效保存和合理利用显得尤为重要，刻不容缓。 一、当前企业声像档案管理中存在的问题 随着企业档案管理的不断规范，声像档案管理和利用取得了长足的发展，但仍然存在着收集难、存档内容不完整、管理不到位、开发利用不足等诸多问题,影响了企业档案工作的质量。结合工作实际和经验，笔者认为主要表现在如下几个方面： （一）收集难、归档率低。声像档案形成的点多面广，档案部门无法对拍摄时间、内容及照片、录像数量进行有效掌握，在收集上处于被动；拍摄人员技术素质低、责任心缺乏及客观“硬件”限制，导致拍摄内容不完整，如有些业务部门和个人缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室统一保存。随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失。从某种程度上影响了声像档案的齐全、完整、系统。 （二）保管技术和手段落后。很多单位由于条件有限，基础设施不完善，数码影像设备和专门声像档案防磁柜等配备不齐全，造成声像档案被存放在文书柜内，与其它档案混存,使许多声像档案在保存和利用过程中出现照片变黄、褪色、底片粘连变质、存储设备损坏等，造成图像模糊不清、效果差、数据丢失,失去了永久保存的价值。 （三）开发利用相对较少。声像档案管理的最终目的在于提高声像档案的利用率,发挥声像档案的经济价值。许多企业在声像档案开发利用方面还很欠缺，如：没有充分利用OA办公自动化系统存储入库，通过局域网和档案系统上网发布，实现网上查询和浏览服务。此外，对声像档案的编研工作还有待加强，在企业宣传册、企业院史志、形象宣传片、网站等载体上，要切实发挥声像档案的优势和作用。 二、做好声像档案管理和利用的措施与对策 （一）加强宣传教育，提高声像档案意识。声像档案意识淡薄是造成“收集难”的重要原因。搞好声像档案收集不仅是档案部门的事，因此加强对声像档案归档工作的广泛宣传，使全体员工增强档案意识，在信息化工作中得到他们的技术支持。增强责任感，自觉监督归档。发挥业务部门的专业特长和优势，依靠他们的技术力量来完成重大活动、重要会议录音、录像、光盘制作刻录工作，依靠录、摄像人员完成声像档案收集编目归档工作。档案部门负责从会议开始到结束全程跟踪，提出归档时间要求，保证声像档案及时归档，防止散失。 （二）建立健全管理制度，明确收集范围。应根据自身实际情况，重新修订、完善声像档案标准、规范，补充、完善声像档案管理办法等管理制度，对声像档案收集内容、信息采集时间和方式、方法、存储格式、保管条件作出详细规定，强调声像档案集中统一管理的原则。从源头控制声像档案接收工作，明确规定声像档案由形成部门负责收集，由摄像、录音人员负责完成声像档案的、存储、刻录光盘等事项，提出质量要求，要求归档声像档案必须是原版、原盘、说明齐全，内容真实，格式符合归档要求。保证归档声像档案质量。 （三）强化培训，加强人才队伍建设。创造条件支持、鼓励员工学习网络技术、数字化技术及摄像技术、光盘检测技术、电子图书制作知识，提高档案人员的技能水平；注重复合型人才的培养。根据信息化工作需要，挑选高素质信息和计算机等方面的人才充实到档案队伍中来，负责信息化工作以及系统管理、维护工作和数字化工作，使其成为复合型人才，保证数字化工作的顺利进行。 （四）结合实际,创造条件,力求妥善保管。企业应配备防磁柜、数码照相机、数码摄像机、扫描设备、检测设备、光盘刻录机等设备，并组织对馆藏声像档案进行定期检测，购置特殊载体档案专柜，改善声像档案保管环境，严格控制温、湿度，最大限度延长声像档案的寿命。 （五）加强编研,重在利用。积极开展声像档案编研工作,通过多种方式和信息化手段,改变声像档案“养在深闺无人识”的现状，得到有效利用,为企业发展助力。 一是出版企业专题图片展和企业宣传册，并公开展出。这不仅是企业宣传工作的需要,也是档案工作展示、宣传自我的良好机会。 二是开展声像档案信息化建设，利用数字化的图片、多媒体资料建设声像档案网站。把照片、声像分门别类在企业局域网或广域网上传输展示，扩大档案宣传范围,方便职工查阅和利用。 三是加强部门横向合作,开展专题编研,举行专题图片展览。如开展本单位党的建设、企业发展回顾、工会工作回顾等专题图片展,制作VCD光盘,用真实丰