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整理人事代理人员人事档案若干问题探讨 曹务端山东省郓城县人力资源和社会保障局 摘要：事业单位实行人事代理制度,人事档案委托人才交流中心管理,这项人事制度改革已经实行了十年。十年来,人事代理制度有效解决了单位聘用人员人事关系的后顾之忧,方便了人才的流动,为用人单位和人才提供了优质高效的社会化服务,为单位引进人才做了卓有成效的工作。然而,人事代理人员人事档案的管理存在着若干亟需解决的问题。 关键词：人事代理人员人事档案问题探讨 人事代理制度对人才的潜能开发以及合理流动有十分重要的影响，同时对人才资源进行优化配置起到了促进作用。在对人事代理制度进行实践和推广中，出现了一些新情况和新问题，尤其是人事代理档案管理中的问题十分严重。 一、人事代理人员进行档案管理时存在的问题 1.对档案时操作不规范 （1）没有正确对档案材料进行分类。常见的档案材料有自传材料、履历材料、学历培训职称材料以及鉴定考核考察材料。代理人员在对人员的材料进行时，并没有认真、仔细的分类，经常将这四类材料混淆，将入学登记表归入到了履历材料中，而入学登记表应该属于学历培训职称材料，导致这样现象发生的原因是因为代理人员并没有在分类时对材料进行全面分析。 （2）没有对档案材料进行排序。每一种材料都应该进行排序编目，而在实际操作工程中，人事代理人员并没有对每一份材料的页号、类号以及序号进行编号，让档案材料十分的杂乱。 （3）对档案材料的加工不合理。学籍材料的纸张大小也不同，学生的续集材料出现了不规范以及不标准的现象。材料的厚薄、大小都不一样，还有的学籍材料没有留装订线。人事代理人员面对这些情况，并没有进行加工处理。本来应该将横的材料倒过来顺装，将没有装订线的材料进行加衬，但是人事代理人员却直接将没有装订线的材料进行装订，破坏了材料和里面的文字。对于有些已经破损的材料，人事代理人员也没有进行修补。 （4）没有对档案目录进行打印装订。档案目录是档案的索引，在目录中登记的材料一定要对应档案中的材料。若是没有档案目录，在进行查档时就会花费更多的时间和精力，而且对档案材料的完整情况也不能判定。很容易让档案在传递以及流动过程中发生残损、错装以及丢失的情况。 （5）人事代理人员没有整齐的装订档案。人事代理人员在对档案进行时，只是对档案进行了打孔装订，材料的左右边并不整齐，而且有乱孔的现象发生。文字也有损坏，还有脱页的现象。装订不规范，对档案材料的完整性有很大的影响。 2.单位和代理机构没有及时沟通 用人单位在聘用员工后，并没有及时在人事代理机构中办理人事代理关系，也没有关心员工的档案有没有在人事代理机构中，在用人过程中，形成的材料也没有及时的归档。 二、对档案管理存在的问题进行解决的方法 我国人事代理档案存在的问题迫切的需要解决，有关领导以及部门要引起重视。 1.重视档案事业 档案事业在国家的发展中，起着十分重要的作用。有关部门和人员一定要重视人事代理制度，让档案工作朝规范化方向发展。人事代理档案管理部门的人员要制定管理政策，让档案发挥出它最大的作用，从而满足人们对档案信息的需要。人事档案可以反映一个人的才能、品格等，因此，人事档案利用的好坏对人才的引进十分重要。 2.提高人事档案的质量 档案工作有服务性、政治性等特点，因此从事人事档案工作的员工要有良好的政治素质、较强的业务能力以及较高的文化水平。人事代理档案管理机构服务的对象在慢慢增多，所以，人事档案管理服务机制与人事档案的工作人员要跟上时代的脚步，不断创新。新老员工要定期培训，以提高他们的专业知识和技术水平。让员工对有关档案的知识、法规进行了解，同时还要知道档案管理的国际化标准。新员工要跟着老员工学习，了解如何对档案进行归档和，了解如何运用计算机技术对档案进行管理。要不断学习知识，提高自身的素质和技术，让自己从档案信息的保管员转向信息的供应者。 3.加强人事代理管理力度 若想让人事代理档案管理朝规范化方向发展，就要加强对人事代理人员档案的管理。首先对档案管理的工作条件进行改善，必要的管档人员以及基础设施都要配备齐全，领导要亲自管理经费、人员配备以及设备设施，让人事代理人员在管理档案时有一个良好的环境。有关管理者要严格的监督，发现问题要及时解决。 总之，人事代理人员在对档案进行时，要认真仔细，提高责任心，多与用人单位进行沟通，调节好人才交流中心、用人单位以及人事代理人员三者的关系，为用人单位提供高效的服务。