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浅谈干部人事档案整理中存在的问题和建议 郑利国家新闻出版广电总局九一六台 摘要：在中共中央组织部对部分省份进行干部人事档案专项审核工作调研督查的背景下，干部人事档案的重要性日益凸显。本文通过作者本人在实际档案过程中发现的难点问题，进行了分析和探讨，并提出了几点建议。 关键词：干部人事档案难点问题建议 干部人事档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。 一、干部人事档案的重要性 1.是考察和了解干部的重要依据。干部人事档案材料一般从本人中学时期开始建立，包括履历、自传、考核、鉴定、学历、职称、政审、党团组织建设、奖惩、职务、工资、身份材料等。可以说能够历史地、全面地、真实地反映干部本人的基本情况和成长历程。对于干部考察，尤其是对干部“三龄两历一身份”的审查，提供原始依据。也可从个人填写材料中，了解干部本人是否对党忠诚，是否讲诚信、懂规矩、守纪律，是否经得起组织考验。 2.是维护干部合法权益的可靠凭证。干部人事档案材料的历史性、严肃性决定了它具有很强的参考价值，当干部本人对其个人信息提出异议时，可通过向组织提交申请，对存疑材料进行核实，而历史遗留问题可参考的最有力证据就是人事档案材料。 3.对干部人事工作有规范、检查、监督的作用。我台上级主管部门今年开展全局人事调研活动，最主要的工作之一即是对人事档案的检查。除对材料归类、编码有详细要求外，对于考核、学历、职称、党团、工资、招录等材料完整性、系统性、连续性都有严格要求，制作相应检查对照单，逐一落实。通过调研，对加强人事工作规范化管理、制度化建设，不断提高人事干部的综合素质和业务能力有极大地推动作用。 二、干部人事档案中存在的难点 1.档案材料的收集。档案材料收集工作中最突出问题是，不能及时转交、材料手续不完整、个别材料缺失。档案材料是多部门形成的原始资料，要全面完整正确地收集到应该归档材料，必须多部门联动，做好档案管理工作宣讲，让相关部门了解到档案管理工作的重要性、严肃性和真实性，能够将成套的、准确的、手续完备的材料及时转交档案管理人员。 2.档案材料的甄别。档案材料可分为十项内容，若要达到真实、准确反映当事人成长历程和基本情况，必须对所收集的材料进行细致地甄别。在档案过程中，有些材料明显与履历不符、印章不清晰、没有落款日期或者不能提供原件等，遇到此类情况，应谨慎对待，不可随意将材料入档。应进行审核，对没有核准前材料一律不得入档，以免误导查阅人员对信息准确度的把握，影响该档案的参考价值。 3.档案材料的修复。档案材料修复工作是一项非常艰巨地任务。在档案中发现有几本档案因自然灾害，受到洪水浸泡，多张原始材料粘在一起，而且已经泛黄，纸质薄、脆、易烂。对于此类问题，在没有有效方法解决之前，建议不要鲁莽行事，将材料强行分开，造成不必要的、不可挽回的损失。对于纸张较小，已打孔破坏完整性的材料，重新裱糊、装订，尽量还原其原始状态，使损失降到最小。 4.档案材料的保管。档案材料的保管非常讲究，必须防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。我单位所在地干燥、少雨、强紫外线，关于档案材料的保管最突出的问题就是防火。在完善制度的同时，严格把控进入档案室人员，禁烟、禁止携带火种，对于档案管理人员必须提高防火意识，学习灭火器的使用及危机情况下如何抢救档案材料。另外在材料时，严格按照要求进行，剔除材料中所有金属材质，例如订书针、大头针等。以免金属材质生锈，造成档案材料的破坏。 5.档案材料的补充。关于档案的要求先后出台了多次，其中不乏个别材料是否归档的问题，致使有些材料缺失。例如：行政介绍信、招工体检表、聘任通知、聘用合同等。部分材料如果在文书档案保存的话可以及时归档，但遇到人员调动原单位重组或撤销、文书档案管理不完善、人事档案销毁未严格按程序进行导致材料缺失等问题，材料的补充将面临很大难度。 6.档案材料的转递。档案转递严格按照要求由专人送达或通过机要转递，但是有时会出现“无头档案”。因我单位地处艰苦边远地区，生活、工作条件较差，部分职工来台后不能适应，便自行离职、手机停机，没有办理相关辞职手续，致使档案转递工作无从着手。遇到此类情况，可通过档案材料中家庭成员情况积极与当地居委会或村委会联系，以找到家人或本人，说明档案对本人的重要性，确定档案转出部门，及时办理转递手续。或用其可能看到的传媒方式，发出公告或通知，要求本人限时与单位取得联系，否则将档案材料转至当地人事局或人才交流中心保管，确保手中无死档。 7.人事档案的查阅。查阅档案必须填写“人事档案查阅单”，经领导批准后方可查阅，查阅人必须是中国共产党党员。而且查阅档案只能在指定地点、档案管理人员的陪同下进行，严格遵守保密制度和阅档制度，严禁对档案进行拍摄、涂改、圈画、抽出、撤换和损坏，更不能查阅、借用本人及其直系亲属的档案材料。一般情况下，不允许将人事档案带离档案室或借走，如确实需要，须提供行政介绍信并经单位主管领导批准后办理相关登记手续，按期归还。 三、干部人事档案的几点建议 1.加强组织领导。领导重视是做好人事档案管理工作的前提条件，通过加大宣传力度、普及相关法律法规，以增强单位领导及各部门档案管理意识、明确各自在档案管理中的职责，配备专人负责人事档案管理，并将人事档案管理纳入日常管理工作范围，分管领导协同主管领导定期对人事档案管理工作进行检查、指导、监督，及时发现问题解决问题。 2.完善规章制度。为顺应时代潮流，不断改变其管理模式，从而更好地发挥档案的参考价值。传统的人事档案管理模式已经不能适应组织需要，而人事档案管理改革的前提就是建立一套完善的规章制度。通过制度来管理人事档案管理人员，深知档案的严肃性、保密性，严格按制度执行查阅登记制；也通过制度来规范档案收集、鉴别、入档程序和时限要求，从而提高工作效率。 3.提高档案管理人员素质。加强学习，提升个人政治思想水平的同时，通过专业培训不断提高业务水平和工作能力，做到档案按新要求实时更新，档案入档要仔细甄别去伪存真，档案保存需因地制宜严密科学，档案管理应制度严谨坚持原则。 4.加快建立人事档案电子化管理。干部职工个人信息最原始依据就是人事档案。鉴于其历史性、唯一性、不可复制性，为避免多次翻阅造成纸张的破坏，也为了便于查阅，人事档案电子化已势在必行。而在此同时人事档案电子化的安全问题又将面临巨大挑战。 总之，干部人事档案长期以来都有着极其重要的作用，是党的组织工作、人事工作不可或缺的重要参考依据。加强档案管理人员自身素养、业务能力的同时，还需注重组织领导、完善制度、与时俱进，确保干部人事档案能够