现代化医院档案管理中的主要问题与应对方案分析.doc

现代化医院档案管理中的主要问题与应对方案分析 樊辉 山东省章丘市妇幼保健院，山东章丘250200 摘要通过分析档案工作在医院发展中的地位和作用，探讨档案工作在医院工作中存在的主要问题，提出加强宣传力度，增强档案意识；完善档案管理各项制度，提高档案人员的综合素质；严格按标准管理医院档案，创建档案工作新局面；运用科学管理方法，实现医院档案管理信息化；树立服务大局观念，积极开展一系列改进医院档案管理工作的建议如医院档案的开发与利用医院档案信息资源等。 关键词医院；档案管理；缺陷；对策 R197A1672-5654（xx）05（a）-0182-02 医院档案是医院在各项工作中所形成的信息综合如具有保存价值的文字、簿册、图表、录像、录音、光盘等各种门类和载体等，在检查和评估医院的工作中医院工作思想和方法的重现是重要依据，是医院进行科学研究的工作基础，是医院进行宣传教育的阵地。因此，加强对医院档案信息资源的科学化管理、开发和利用，不仅对医院建设和发展起着积极的推动作用，而且还能客观反映建设中国特色社会主义进程中的辉煌成就和经验教训。目前，对于新时期医院前进和发展的步伐，大多数医院传统的档案管理模式已经无法适应。因此，挖掘利用档案信息资源，更新新时期医院档案管理模式，对推进医院现代化建设和发展具有极其重要的意义。 1档案工作在医院发展中的地位和作用 1.1医院档案是反映医院发展的见证和缩影 医院作为社会工作的一个特殊行业，承载者记录社会变迁和保障人民身心健康的伟大重任，而医院档案作为一种存储和加工信息的载体，反映医院发展信息的内容也越来越广泛。从以前单一的文书档案、手写病历档案、照片档案到今天门类众多的数字化档案、科研档案、影像档案、缩微胶片档案、电子病案、实物档案等。随着档案存储门类的不断丰富，它详细、生动地记载着医院在不同历史发展时期的进程，客观反映了医院经济运行的发展规律，体现了人民生产生活、医疗保健水平的发展方向1。 1.2医院档案是医院发展不可缺少的重要信息宝库，是医院资产的重要组成部分 一方面，可以利用设备档案、基建档案、科研技术档案等信息资源，不断开拓创新，科学地组织生产和医疗研发，使医院技术力量更加雄厚，科室布局趋于合理，科研项目广泛应用，从而取得可观的经济效益。另一方面，合理开发利用这些信息资源可为医院发展决策服务，1为医院提高诊疗水平服务，为医院解决各类纠纷服务，为医院技术革新，清产核资服务，从而直接或间接地为医院带来经济效益。 2目前医院档案管理工作中存在的主要缺陷 2.1对档案管理工作重视程度不够 由于档案管理工作的主要目的是为各项工作提供服务利用，对于立竿见影的经济效益和显著的社会效益难以产生。因此，医院管理层缺乏对档案管理工作足够的重视和支持，普遍存在“重临床、轻管理，重业务、轻档案”的意识，认识不到档案工作对医院发展的价值和作用，3造成档案工作人员工作热情和工作主动性逐步减退，创新意识不强，工作业绩不突出，导致档案工作停滞不前。 2.2医院档案管理机构不健全，缺乏标准的归档管理范围 目前，许多医院未设立专门的档案管理部门，档案人员只是由办公室或行政科室人员兼职，管理内容局限，医院重要档案资源如：科研档案、教学档案、基建档案、设备档案、会计档案、人事档案、病案则分别由各个业务部门管理，各类档案无法实现集中统一管理，缺乏完整的档案收集范围和保管期限，错过了档案最佳的收集、归档时限，导致医院档案文件材料收集内容不够齐全，规程不规范，装订质量不过关等档案基础质量问题，造成档案归档率和完整率下降，从而影响了医院档案质量。 2.3缺乏专业的档案管理人才，业务素质偏低 医院档案管理工作是一项对政治素质、业务水平要求很高的工作。从档案的收集、到分类、立卷、归档，直至开发利用，无一不体现着档案工作者过硬的专业理论水平和管理能力。而目前，档案工作大多是兼职人员，日常工作繁杂，处理文件时间少，难以做到及时、完整、全面地收集所需归档文件。另外档案工作清贫、乏味，1有的人员缺乏对档案工作的热爱，不安心本职工作，工作积极性不高，造成档案人员流动性快，管理经验不足，严重制约了医院档案管理工作的发展。 3改进医院档案管理工作的方案 3.1加强宣传，弘扬档案精神，增强档案意识 做好档案工作要大力宣传档案工作的重要性，秉持“创新、为民、忘我”的新时期档案人精神，增强医院领导和广大干部职工的档案意识。一方面要通过医院电子屏幕、宣传栏、医院报刊等多种形式，大力宣传档案工作法律、法规、方针、政策，弘扬档案精神。另一方面，要定期召开档案工作专题会议，研究档案工作，领导要将档案工作纳入重要议事日程，了解档案工作中的困难和存在问题，关心、支持档案工作。每年定期进行档案业务知识培训，选派档案工作业务骨干参加上级档案部门举办的档案业务理论交流和学习，用先进的档案管理理论和方法武装档案管理人员，以促进医院档案管理工作再上新台阶。 3.2制定健全的档案管理制度，提高档案人员的综合素质 要做好档案管理工作，医院制定健全的规章制度是基础，有了这些制度的约束和管理，不仅可以规范档案管理人员的工作行为，转变工作作风，而且可以进一步提高工作质量。通过制定考核和奖惩标准，将档案工作纳入科室工作质量考核内容，定期组织质量控制人员对工作内容进行质量考核，使用工作质量PDCA循环管理办法，进行计划、实施、检查、评价的持续质量改进。3并在医院的人才培养计划中纳入档案管理人员培养，通过进修学习、职称晋升、专业培训及考核奖励，调动大家做好档案管理工作的积极性，选用的兼备的高素质人员从事档案管理工作，同时要重视其它方面的学习，如外语知识、专业知识、计算机能力等的学习，从而使档案管理人员的综合素质全面提高。 3.3严格按标准管理医院档案，创建档案工作新局面 医院档案部门要科学制定适应医院档案管理的分类编号规则、文件材料规程和工作流程等一系列科学、规范的档案管理工作体系，力求存储信息结构合理、质量优良、种类齐全。做到从收集到分类，从到立卷，从归档到利用等工作流程科学化、规范化、标准化。随着档案门类的增多和现代化档案管理技术的应用，重点要保证电子公文档案、磁性载体档案的管理质量符合要求，粘贴标签准确，保管时间确切，保护措施得力，仪器设施齐全，从而使纸质档案、现代化电子档案、影像档案、磁性载体档案均符合档案管理的标准和要求。1使档案更生动、更形象、更直观地反映医院发展面貌，使医院对档案的开发利用更方便、更准切、更及时。 3.4运用科学管理方法，实现医院档案管理信息化 充分运用现代化管理模式，配备先进的管理设备是做好档案信息化工作的重要环节。档案室要合理规划档案库房，配备现代化的档案管理设备仪器如：计算机、空调、温湿度计、除尘、除湿、烘干、灭火器等，科学控制库房温湿度，防止虫害、火灾、潮湿等不良灾害的发生。1运用先进的档案管理软件和局域网络与医院各部门开展档案收集、登记、著录、检索、查找、阅览等档案信息资料管理工作。要努力建设以服务为主导的档案信息化管理体系，开展为医院各部门提供档案信息资料服务工作。发挥胶片、磁盘、光盘、磁带等新型载体储存容量大、携带方便、便于查找存储的优点与共享资源优势，提高档案提供利用形式的多样性和广泛性。要牢固树立网络安全意识，甄别档案信息资源的开发利用价值，严格执行档案资料保密制度，切实维护好医院档案信息的完整和安全。 3.5树立服务大局观念，积极开展医院档案的开发与利用 提供利用准确、详实、丰富的档案信息资料是档案管理的最终目的。档案管理工作人员要牢固树立服务观念，根据医院工作目标和安排，充分利用照片档案、科技档案、科研课题档案、设备档案、基建档案的丰富内容，积极为各科室提供有参考价值的档案资料，开展多种多样的档案编研活动，编写各种专题汇编成果，为临床、医疗、教学、科研工作等方面提供多层面，全方位的信息资源。同时，还要加强档案利用反馈信息的管理，充分收集医院各部门对档案信息资源的利用需求，做到投其所需，用其所用，为医院建设和发展提供重要的信息力量支持。 总之，医院档案工作是医院管理的重要组成部分。加强新时期医院档案管理工作是适应时代发展的要求，更是医院进步的体现。4档案管理人员要充分认识到自身的不足和改进的工作的重点，牢固树立大局观念，增强档案意识，探索研究适