处理保密与文件归档关系的研究与探讨.doc

处理保密与文件归档关系的研究与探讨 关键词：涉密文件归档关系研究与探讨 一、引言 与一般保管文件不同，保密文件的归档是保密档案管理工作的起点。一般来讲，涉密文件的管理有一套规范的体式，是档案完整性的保障。提升涉密档案的归档管理水平是提升档案管理质量，保障其涉密性、时限性和封闭性的重要举措。新时期，兼顾保密工作与文件归档工作，使文件归档与保密相辅相成，做好保密文件的收集、鉴定、归档具有重要的战略意义。 二、现阶段面临的问题 确保国家机关单位、科研院所等所形成的各类有价值文件的完整和保密具有及其重要的意义。改革开放以来，档案保密工作备受国家关注，档案管理水平不断提升，并日益科学化、规范化，保密管理制度也开始向企事业单位渗透。虽然国家高度强调做好保密工作的重要性，但现阶段我国文件归档工作仍然面临诸多问题。 1.纸质涉密文件归档不完整 档案的收集与是非常重要的基础性工作，具有重要意义。近年来，国家先后出台了一系列涉密信息导出管理制度与规定，要求各个单位必须严格按照保密工作管理规范来管理涉密电子文档。规定了导出涉密文件时必须严格按照涉密载体的导出申请、导出审批、信息检测、涉密中转机转换等规范化流程。然而，部分档案管理人员为简化审批流程，减少工作量，并未打印并妥善保管所导出涉密电子文档所对应的纸质文档，破坏了一些重要工作文件资料归档的完整性。与此同时，由于很多单位中实施集中打印的准则，打印涉密文件需要经过一系列程序的审批。尤其是那些需要保存纸质版资料的文件，需要严格遵循涉密载体的保存流程制度进行操作。但部分工作人员为了省时省力，自作主张简化工作流程，并未将有利用价值的文件打印归档保存，进而引发了涉密档案资料流失等一系列问题。 2.缺乏档案管理意识 我国颁布的一系列涉密载体销毁制度中对涉密载体的集中管理与销毁程序进行了明确的规定，要求保密管理部门需要定期安排各部门对涉密载体进行集中销毁处理。然而，各部门为了杜绝涉密文档泄密的隐患，往往采取“一刀切”的做法，将所有有保存价值的涉密文件资料集中一批销毁，仅仅保留电子文档。这种处理方式虽然在一定程度上强化了保密管理意识，但却忽视了文件归档的重要性，破坏了档案的完整性。 三、处理好保密与文件归档关系的措施 基于现阶段我国保密工作的基本特征，笔者认为应着从以下几个方面入手，解决好保密与文件归档之间的相互关系。 1.强化文件归档意识 各位档案工作人员的涉密档案管理意识和行为与档案管理水平息息相关。档案工作人员必须深刻认识到文件归档工作的重要性，强化自身档案管理意识，加强对档案工作的理解与支持，加强自身对保密管理规定的认识和把握，保证档案管理工作的功能和效能。与此同时，各个档案管理部门要定期开展档案管理知识培训，建立健全档案管理教育长效机制。 2.建立健全档案管理员制度 现阶段，我国档案管理规章体系不断完善，但档案管理不经只依靠档案职能部门进行管理。各个部门涉密文件的管理人员对档案秘密掌握较早，且把握详尽充分，肩负保守党和国家的秘密的重任。各个部须依据国家出台的保密员制度，设立专（兼）职档案员职务，明确其职责和义务，建立健全档案员管理制度。各个单位要加强对档案人员的专业技能培训，提升其业务水平和创新能力。与此同时，各个单位要强化对涉密计算机、存储介质以及集中打印、文件标密等一系列关键环节的控制和监督，确保有价值的涉密纸质文件归档的完整性。 3.构建保密与归档管理的协调机制 文件归档与保密管理工作相互影响，相互联系。若保密与归档管理工作之间缺乏配合，则会导致文件归档不完整性，利用效率低下。各个单位在完善保密管理机制的同时，还要基于单位运行的现实情况制定一套规范的档案流程管理制度，对工作人员的行为进行约束。同时，仅仅依靠档案职能部门进行档案收集难以满足档案管理工作的需求，要构建依托保密管理部门、档案职能部门以及相关业务部门共同参与的协调机制，保障档案管理工作开展的科学性和有序性。 结语 档案能够被利用的前提是档案的安全制作与保管，档案管理工作与保密工作相互联系，相辅相成。各个档案管理部门要通过强化档案工作人员的文件归档意识，建立健全档案管理员制度，构建保密与归档管理的协调机制等措施，协调好保密与文件归档之间的关系，实现档案管理工作的