事业单位人事档案管理面临机遇与挑战.doc

事业单位人事档案管理面临机遇与挑战 王振云 河北省滦平县人力资源和社会保障局河北滦平068250 摘要本文作者结合多年来的工作经验，对业单位人事档案管理面临机遇与挑战进行了研究，具有重要的参考意义。 关键词事业单位；档案管理；机遇；挑战 1.事业单位人事档案信息化管理现状 1.1档案被利用情况 现实的事业单位人事档案管理方式是面向管理，而不是面向服务，档案利用主体受到限制。通过调查显示，单位的职能部门是单位人事档案查阅最多的人群。通过调查发现，大部分的查阅是在职称评审、工资调整、福利房分配等方面，同时在干部任免时所需要的材料也都是通过单位人事档案查阅。在进行查阅时，主要是档案管理人员帮助通过查阅原始资料获得。可以看出，在事业单位人事档案的利用率还具有一定的局限性，利用面比较狭窄。 对于查询者采用的方式进行调查，结果显示有部分查询者的通过电话查询，其他大部分的查询者都是通过直接到人事档案管理部门查询。今年来，许多事业单位已经建立了档案数据库，可实现短时间信息查询，但数据库内容并不全面，许多的档案查询还是要通过去管理部门查阅原始资料。目前大部分事业单位已具备建设档案信息化的硬件设备，但是由于软件开发、互联网利用等方面原因还不能实现档案信息的信息化。 1.2事业单位人事档案计算机应用情况 在信息化时代，计算机的运用已经逐渐渗透到各行各业中，但通过调查发现，在事业单位人事档案部门计算机应用中，有少数的设备处于闲置状态，主要是因为部分设备只为上级检查达标而设，部分管理人员年龄过大，对计算机操作水平不高；大部分的计算机用于处理日常工作中的文档，还有一部分的计算机作为保存保密文件，由此可见，在信息化管理时代，除了配置完善的硬件以外，还要对管理人员的技术水平进行培训提高。在调查中还发现，有部分事业单位人事档案管理部门建立有相关主页或网站，但是大多数不能进行网络检索，用户从建立的网站中很难获取到想要的信息。 2.信息化社会对事业单位人事档案管理的影响 2.1信息化社会为事业单位人事档案管理带来新机遇 2.1.1事业单位管理工作的效率不断提高。在传统的人事档案管理工作中，管理人员主要针对实体档案，要花费大量的精力对档案进行整编和收集，查阅时还要按照变换进行繁琐的查找，整个查阅过程需要大量的时间和精力；同时在查阅过程中很容易造成原始资料的损坏和丢失。如果人事档案的管理模式实行了信息化管理，使档案管理自动化、实时化和网络化后，一次录入数据就能被多次利用，并能够在人事管理内部进行数据共享。建立人事档案信息数据库，设置信息数据共享平台，查阅者就可自行通过网络进行实时便捷查阅，可极大地提高档案信息利用率和管理人员劳动效率。人事档案管理变得极为方便和快捷。 2.1.2档案管理人员业务水平不断提高。信息化的到来，对掌握信息者的管理水平和业务水平也提出了更高的要求。档案管理人员必须参加相关的培训，掌握相应的管理知识。伴随着信息化的不断提高，管理人员可以节省下大量的时间来进行学习，也有大量的精力进行管理工作的创新，从而使管理人员的业务水平不断得到提高。 2.1.3事业单位人事制度改革不断深入。随着人事制度改革的深入，事业单位的用人制度也不断发生变化，逐步实行聘用合同制，打破了终身制，人事制度的改革势必导致人才流动频繁，制度解决了以往人档不分，档随人走的被动局面，人事档案交至人才服务机构专门管理。通过高效人事档案信息化的发展，工作人员的人事档案关系的调动，将不会受到新进单位履行聘用签约及离开单位进行的解聘解除合同的影响。事业单位招聘人才时，也只需要通过人才信息平台，从人才信息服务机构直接通过网络下载所需人才的基本情况就可以了。实行人事档案信息管理后可以取代人事档案的实体管理，减少在招聘人才时因为没有人事档案可以查询而带来的不便。伴随整个社会的信息化、网络化，事业单位可直接从专业网站查询获得人才的基本信息，这样通过网络的管理既健全了聘用人员的人事信息，也可以提高对聘用人员的监督。 2.2信息化对事业单位人事档案管理提出新挑战 2.2.1对管理观念和管理制度的挑战。人事档案包含大量个人数据，以及不宜公开的政治、学术、业务信息和反映着各单位组织的体系结构、活动情况等的信息。人事信息的公开程度和内容是提高人事信息利用效率的关键，在信息化时代，我们应解放思想，实事求是地对待客观信息，遵守人事档案保密性，在日常档案管理工作中，按照人事档案管理客观规律和特点，建立完善的工作流程，制定科学的管理模式，促进档案的开发和利用。同时树立现代化、信息化管理理念，以更好提高人事档案的服务质量和利用效率。 2.2.2对管理技术的挑战。目前在我国，党和国家的各项工作方针和政策是事业单位人事档案管理的灵魂，工作中必须遵守法律法规，否则档案管理工作就会失去基础和原则。人事档案管理工作的保密性特点体现了它是一项政治性较强的工作，在保证档案资料的完好、真实、安全基础上还要确保档案的保密性。在信息化档案管理过程中，传统的管理模式虽然能确保档案的完整和保密工作，但是已经很难适应信息化背景下的管理。在信息化时代，对事业单位的人事档案的管理技术提出了很高的挑战，不仅要制定完善的各项法律法规以及各项管理制度，而且还要增强计算机技术的开发，包括管理软件的开发、安全技术的保障等都要及时跟上时代的发展。以防止档案信息的破坏和盗窃。 2.2.3对管理人员业务素质和技能的挑战。随着科学技术的发展，各个学科之间的互相融合和嫁接，促进越来越多的新技术逐渐地应用于档案管理工作中，如通讯技术、微缩技术、自动化技术、声像技术等，而以往的手工劳动很难满足现代信息化的管理工作，这就要求管理工作人员不断地提高自己的管理和业务素质，以及各项技术操作能力。从而不断地提高自己的管理能力、业务能力，使事业单位人事档案管理在信息化