文件运动过程中的价值分析.doc

文件运动过程中的价值分析 张敏 （内蒙古自治区新闻出版广电局，内蒙古呼和浩特010070） 摘要：本文通过对文件由现行阶段到半现行阶段再到非现行阶段运动的过程的阐述，分析了各阶段文件特有文件运动阶段、保管场所、作用形式等对文件价值的影响. 关键词：文件运动；文件运动阶段；文件结构；价值 ：G270：A：1673-260X（xx）02-0149-03 文件价值是文件的自身属性对人们主体需要的满足，是人类的需要对文件自身属性的肯定关系.1文件的价值根据文件运动过程划分，可分为现行价值与非现行价值；根据利用主体划分可分为第一价值和第二价值；根据文件利用主体的需求又可以分为凭证参考价值、历史价值和文化休闲价值等.2 在一般情况下，文件是从设计制作形成到现行，再转入暂存，最后进入历史阶段的，这是文件运动的一般规律.3其背后的隐藏的变化是第一价值由产生、增长到减弱，第二价值增长的全过程.然而，社会生活是纷繁复杂多变的，那么产生于复杂的社会生活的、记录复杂的社会生活的文件也是多种多样的，由此形成的文件自然也就不会是单一的.在每个不同阶段要求产生文件具有不同的文件，与之相对应的价值自然也就呈现了丰富多彩的姿态.下面通过介绍一般文件运动过程，分别对不同的文件运动阶段与文件价值的关系作出阐述.其对应关系如图： 1文件制作阶段的第一价值与现行价值 文件的制作阶段包括文件的制作者从设想、设计到书面文件的撰写、表格文件的填写、图示文件的绘制、音像文件的录制或拍摄、机读文件的输入等.本阶段的结束以文件正式签署或赋予了类似的法律效力的手续为标志，使其具有初始价值，签署或赋予法律效力的步骤是文件具有第一价值的标志，文件的价值和档案的初始价值都是属于档案的第一价值，体现了所生成的文件对其形成者的价值.当然此时的文件是处于现行阶段的文件，它所体现的价值也应该是文件的现行价值. 文件从制作开始，它是一份的孤单的文件其自身客观属性上在结构上主要表现为单份文件仅仅是为了文件的制作者的某一个意图而产生，表达和反映的是某一项社会活动内容或者是某一项社会活动的某一方面的内容，是某项社会活动的一个组成部分，是这个单位的一个方面的反映.4此时的文件只是具备了起现行作用的功能，确切的说是具备了准现行价值，其实文件真正发挥应有的价值、真正进入其运动过程应该是从下一阶段文件的现行阶段开始，本阶段只是一个必要的准备阶段. 2文件现行阶段的价值体现 文件在法律上正式生效后，即进入现行阶段.此时的文件处在传递、运转、承办和执行过程中，作为社会活动工具，起着交流思想、传递信息的现行作用，发挥制作者制作文件的意图、目的，履行文件自身价值的使命.5在文件的现行阶段，文件是用来表达文件制作者的发文意图的，实现的是文件对于原机构的价值.谢伦伯格认为，档案对于原机构的价值是由文件当初被产生和被积累的特定目的决定的，体现了所生成的文件对其形成者的价值.处于现行阶段的文件，它所体现的价值是文件的现行价值. 处于文件现行阶段前期的文件与制作阶段相同仍然是一个单份文件，而文件是用来描述、记录社会活动工具，仅仅靠一份文件描述一项社会活动，向发文机关或者是收文机关传递关于活动的准确全面的信息是远远不够的，仅仅靠一份文件来完成一项社会活动也是不可能的，发文单位或收文单位还应该具有该项活动相关的文件.这样才能使文件的利用者（包括文件的制作者和文件的接收者）能够清晰地了解所进行活动的方方面面，即使不能了解全部也应该尽可能多地让文件的利用者充分了解文件所反映的活动.在这样的要求下，同一活动产生的文件自然就会形成文件的简单组合，更加准确地描述该活动过程，更加清晰地展示了文件制作者的目的，更好地发挥了文件的现行作用. 而此时的文件，其结构往往是松散、关联度低、不系统的、易变的简单组合.究其原因有两个：一是此时的文件处于现行阶段，一项完整社会实践活动可能还没有进行完毕，一定有文件还没有产生或有的文件处于制作阶段；或者项目是由多单位合作的，而多单位多部门合作产生的文件还没能够将汇集，从而导致了文件组合的不全面、完整.另一方面在实际的文件运动过程中，这样文件组合的形成往往自然的形成的，并不是人为有意地形成的，在活动的进行过程中文件产生的先后、实践活动的具体实施过程、活动周期、以及文件运动的顺畅程度都会影响文件组合的结构；或许有的文件的形成过程中工作人员有意地过相关的文件，尽量使之形成一个整体，但这种往往也只是一个初步的，并不是按照系统的、完整的、科学的方法进行的.因此现行阶段文件这样的松散、关联度低、不系统的、易变的结构，就降低了文件的可理解程度，使得没有参与过产生文件活动或是不了解的文件的人群很难很清楚地理解文件所要表达的内容和事实，使得文件的利用者仅仅局限于文件的生成者及文件的接收者.所以，依赖于这样的文件结构，文件能够实现的主要价值就是它的第一价值，也只能是它的第一价值. 3文件暂时保存阶段的价值分析 随着时间的推移，产生文件的活动终究有完成的时候，也就是文件的制作者或是接收者完成文件所规定的任务，达到为之形成的目标时，文件就退出了它的现行期，现行价值随之消失.此时，文件就进入了它的下一个阶段半现行阶段. 退出现行阶段进入半现行期的文件，它已经失去了现行价值.在这个时期，文件的制作者和接收者在进行新的社会活动时，往往希望可以利用近期办理过的社会实践活动的文件来为新活动提供参考作用.此时文件的利用者仍然是文件的形成者，所以文件参考价值还是文件的第一价值.与此同时一些社会上的机关或是个人在执行类似的任务时，需要得到有这样经验的职能单位的帮助，希望可以借阅到此类事务保留下来的完整的、真实的、第一手的资料，此时具有原始记录性的原文件是最好的选择.只要经过此职能单位的批准，社会上的一些团体和个人也可以利用在保存在机关档案室的中具有凭证价值的文件了.无论是文件的生成者对半现行文件参考价值的利用还是社会上的其他机关个人对于半现行文件凭证价值的利用，都是为了使文件对未来的活动起到指导、借鉴的作用，文件要想发挥对未来事务的指导借鉴作用，就必须要求文件所反映的已完成的实践活动是真实的、清晰的、完整的，为了达到这一目的，仅仅靠单份文件或是文件的简单组合显然是不可能达到这样的要求的，在这种情况下案卷出现了. 案卷是机关办公室按某种顺序排列把反映同一社会职能活动的文件而成移交到档案室一种文件的组合，此时文件组合才正式进入半现行期，更确切地说是文件以案卷的形式进入暂时保管的阶段.6过去我国文书档案工作者.在长期的文书立卷的实践中，将公文立卷的原则概括为：“遵循文件材料的形成规律与特点，保持文件之间的有机联系.区别于不同价值，便于保管和利用.”案卷形成后，通过卷皮、卷内目录、页号、备考表把相关的文件组合成一个不可分割的整体.文件不再以单份文件出现，在一定程度上使文件结构具有了系统完整性.对于联系特别密切的文件以及反映重大问题的文件，如果不立卷的话，可能破坏它们之间的有机联系而被分割在各处存放，从而造成了利用的不便和管理的不系统性，使文件不能够满足利用者的需求，大大影响了文件的价值的发挥.所以文件立卷后，案卷就使文件的结构避免了现行阶段单份文件或文件组合的松散、关联度低、不系统的结构弊病，提高了文件的可理解程度，使得没有参与过产生文件活动或是不了解的文件的人群能够理解文件所要表达的内容和事实，从而扩大了文件的利用的主体，使文件能够在更大范围内发挥作用，实现更大的价值. 此时的案卷，其结构较现行期的文件组合的松散情况有了较大的改善，能够把同一项社会活动的全部文件形成案卷，保持同一项社会活动的文件之间的历史联系，可以完整地反映一项社会活动.但是，它能够实现的价值仅仅是文件的参考价值和文件的凭证价值，7它的这种价值的只能在文件的现行价值刚刚结束，而类似活动的进行还比较频繁的时间范围内实现.随着社会的发展，时代的变化，案卷所表达的社会活动已经不适应社会的需要，文件的内容对于新的社会活动几乎没有参考或凭证价值时，此时的文件似乎就没什么价值可言了. 4文件永久保存时期的价值分析 法国大革命时期直到迈斯耐尔提出的“高龄档案应当受到尊重”原则告诉我们，处于非现性阶段的文件的价值应该不仅没有减少，反而是增大了的.但事实上，很多人会把失去现行价值的文件当作过时的、没用的文件加以处理.之所以会有上述这种情况发生，不是文件失去了价值，而是案卷的这种的结构形式制约了文件的价值的发挥.这就促使了文件的另一种最高的结构形式全宗的产生，也促使文件走入下一个阶段非现行阶段. 文件以案卷的形式退出档案室后，经过、再组织，又以全宗的形式进入到档案馆.全宗是一个立档单位职能活动中形成的全部档案的总和.8全宗原则，就是同一全宗的档案不可分散，不同全宗的档案不得混淆.其实质在于：遵循档案的形成规律，以档案的为前提，以保持历史联系为基础，通过对档案的实体管理，尽力维护立档单位的历史面貌，便于保管和利用.文件结构由案卷转变为全宗之后，文件集合具有了更加完整的、系统的、紧密的结构，文件之间的联系就更加明确了，文件对社会活动的描述更加清晰、完整、易于理解，这样就使得即使是很久远的事件也能够通过全宗对其清晰再现，它起到了完整地再现历史原貌和全貌的作用.正是这样的文件结构，为历史学家考古学家及社会上的其他利用者方便的提供了研究历史、再现历史和重构历史的功效. 那么全宗是否就是文件运动的终点呢？答案又是否定的.因为全宗则指出：全宗的是以为前提的，一个单位形成一份全宗，那么全宗所能反映的就只是这个单位的全面的历史.全宗体现的是一个单位的全貌，而单位与单位之间关系也不是孤立的，甚至具有着紧密地联系.整个社会是一个具有错综复杂的联系的有机体，档案就是记录描述这个复杂的有机体的重要工具，当历史学家们或是社会上普通的档案的利用者对档案的利用也不仅仅是了解各个单位的历史就可以完全满足的，他们往往会研究一个时期的整个社会发展状况，或是某一长期事件全部来龙去脉，或是研究某一现象对于人类历史的影响，甚至是希望了解整个人类社会的历史.9这样全宗就显得有些力不从心了，这是我们就需要建立另一种更加完整、系统的体系全宗群. 全宗群在档案各种形态中处于结尾位置，是文件运动形成的最终的文件组合形态.全宗群就是具有某些历史联系的若干全宗的群体，全宗群的最大特点是相互之间联系紧密.在人类社会活动中，在一定的时间、地点和条件下进行社会活动的有关机关和团体，不可能彼此孤立地存在，而是互相有着一定的联系.这种社会联系也必然要反映在各自活动中形成的档案内容上，从而使某些全宗之间具有一定程度的历史联系，这些互有联系的若干全宗的群体，我们通称为全宗群.因此在馆藏档案的和管理过程中，不仅要维护全宗的完整性，同时还应该注意全宗之间的相互联系.文件以全宗群的形式出现，维护了相同类型全宗的不可分散性，更有效地保持文件之间在更大范围内的历史联系，以便于管理和利用.为此，把相同类型的、有密切联系的若干全宗，集中在一个的档案馆，在一个档案馆内将馆藏全宗合并为若干个全宗群，实行分群管理，就可以使文件在更大的范围内发挥更大的作用. 5文件运动过程中的价值变化的原因探析 综上所述，文件从形成到最后消亡或永久保存，或者说从现行文件到历史档案是一个完整的生命过程，即文件的运动具有整体性的特点.10在这个完整的过程中，文件的整个生命周期分为不同的运动阶段，因此文件的运动具有阶段性的特点，从而形成了不同的文件结构，与之对应的文件的价值也就有了不同的表现形式.文件的这些不同的关系结构，也直接或间接地影响了文件的价值的实现. 参考文献： 1王世福，岳晓峰论.文件运动进程中的价值演变J.海洋信息，xx（1）. 2张贵华，论档案价值形态J.档案学研究，xx（3）. 3李福君，张庆一，李可意.档案本质属性的研究J.档案学研究，1999（1）. 4刘新安.论档案记录历史的特