实现城市建设档案信息化的策略探究.doc

实现城市建设档案信息化的策略探究 文/汕头市城市建设档案馆吴碧如 【摘要】随着信息时代的不断发展，社会信息化进程持续加快，信息资源已经发展成人类从事经济活动、社会活动不可或缺的战略资源。本文以城市建设档案为探究对象，提出实现信息化建设的策略。 关键词城市建设档案；信息化；策略 信息化时代不仅为城市建设档案信息化带来新的发展机遇，还带来一系列挑战，主要包括城市建设档案管理系统信息化的实现、信息化标准体系的构建、信息化人才的培养及档案信息安全保障等。那么，城市建设档案馆应采取哪些策略来迎接这些挑战，从而实现城市建设档案信息化呢？这是值得我们探究的重要课题。 一、实现城市建设档案管理系统的信息化 城市建设档案信息化管理系统的主要目标是对档案管理进行强化、升级，它要求城市建设档案馆在管理标准的基础上充分利用多媒体技术、数据库技术及网络等，改造信息化管理系统的管理软件、数据库并升级，最终进一步完善城市建设档案的基础管理工作。城市建设档案馆应积极建立健全自身的档案管理软件技术，统一规划档案资源，并进行集中管理。根据城市建设档案馆管理工作的特殊性，首先，要及时构建一个方便快捷的、技术含量高的电子档案管理系统，以顺利实现各环节档案管理工作的信息化，如城市建设档案的收集、分类、鉴定、保管、利用等。其次，加快实现城市建设档案管理的数字化、自动化，为便捷利用档案信息提供保障，从而延长档案的使用寿命，促使城市建设档案馆的工作能紧密衔接起来，最终高度实现信息资源共享。 二、构建城市建设档案信息管理应用系统的标准 健全标准规范是城市建设档案信息化取得有序、快速、健康发展的重要保障。城市建设档案信息化的管理规范包括电子档案的定义、移交、存储、鉴定价值、确保安全性和原始性、检索方式、利用策略等；城市建设档案信息化的业务规范包括电子档案使用相关术语的标准、对档案资源的描述标准、档案文件格式的标准、数据格式标准等。而对城市建设档案信息管理应用系统来说，其标准包括档案信息标准、档案管理系统标准两个方面的内容。该应用系统标准不仅是对城市建设档案信息化标准进行评价的重要依据，还使城市建设档案信息管理系统及信息标准得到统一。因此，城市建设档案馆在拥有足够的硬件、软件的前提条件下，应在档案资料管理过程中广泛应用档案信息，确保城市建设相关部门能正常运行，为其档案信息化的实现奠定基础。 三、培养城市建设档案信息化人才 城市建设档案信息化是一项系统工程，其成败受到所有档案人员信息化素养的影响，所以人才建设具备关键作用。首先，城市建设档案馆应科学树立人才观，这是档案工作人员提高信息化意识的前提条件。因此，城市建设档案馆应建立健全人力资源管理部门及工作机制，重视研究对人才的管理；改善工作环境，确保人才能充分发挥自己的才干；人尽其才，充分调动人员的工作积极性；赏罚分明，对确实有过贡献的人员要及时表彰、奖励，对阻碍实现城市建设档案信息化的人员要给予适当的惩罚等。其次，城市建设档案馆应多途径培养信息化人才，充分发挥的优势，培养一支高素质、高水平的信息化人才队伍。因此，我们可借助培训活动拓宽人才培训途径，鼓励档案人员听取专题讲座，积极参加信息化建设实习培训，促使城市建设档案在职人员学习信息化新知识，掌握新技能，从而将人员培养成适用型、普及型的城市建设档案信息化人才。 四、保障城市建设档案信息管理应用系统的安全 城市规划建设最重要的资源就是其档案信息，而在信息化发展进程中，安全问题需要我们及时研究并解决。于是城市建设档案馆应以信息化标准为基础，构建安全管理体系，确保信息管理应用系统安全、可靠。首先，针对用户访问迅速建立起权限平台，其主要内容包括实现用户身份认证、加密生物技术、防密码盗窃技术等，即在城市建设档案信息管理软件的基础上设置用户权限，确保用户必须经过信息验证才能登陆档案信息管理系统访问资料，合法用户可以访问那些受到保护的重点城市建设档案资源，如此就能有效防止非法用户、合法用户越权进行操作。其次，构建日志文档中心，实现城市建设档案信息化。城市建设档案的日志文档中心主要包括通过管理软件更新日志、通过数据库更新日志、用户访问日志等。当突发安全事件时，城市建设档案信息化日志能完成对该事件的追踪，并及时将安全隐患排查出来，从而建立一个可靠且安全的城市建设档案资源平台。 虽然城市建设档案馆正在不断更新信息管理应用系统，信息化产品及技术也在持续发展，但安全管理方面依然会面临很多问题、局限。所以档案馆应随时追踪信息化安全技术，随时检查现行的安全管理措施是否得到落实、是否有效，并适当引进新的安全管理手段，确保城市建设档案信息