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我与档案征文：谈在档案数字化工作中几个注意事项 档案与时俱进更好服务社会 -谈在档案数字化工作中几个注意事项 xx年9月叶县档案数字化工作会议在县政府礼堂召开，我县的档案工作开始全面进入档案数字化的时代。通过深入的宣传各单位 也认识到档案数字化的重要意义和紧迫性。简单地说档案数字化就是把传统的纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机 数据库中，以实现检索快捷方便、同步备份快速简单、存储空间小、维护方便、安全等功效。档案管理数字化是信息时代的必然要 求，它不仅提高了管理工作者完成各项档案管理工作的效率，而且增强档案业务部门的服务水平。根据前一段对各单位的档案工作 督查情况，我县大部分单位现在已进行到档案目录录入和档案扫描挂接的环节。我结合工作实践，就数字化工作工作中几个应注意 事项，与大家进行探讨交流。 一、增强认识 数字化档案较之传统档案有着无法比拟的优越性：一、提高经济效益;数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为 机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的 浪费。二、提高办公效率;数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正 让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息利用中心。三、增强档案 原件保护;将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好 的保护，减少了由于查阅造成的自然损坏，也防止了档案被篡改的可能。 纸质档案数字化制作方式一般有两种：第一种是通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描由字符识别软件(OCR)识别，制成文本文 件;第二种是将档案原文的每一页看成是一张图片，不管上面具体是什么内容，由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件。采用第一 种方式就会暴露出如下致命弱点：用OCR字符识别的准确率低;若采用人工录入，不但需要大量的录入人员，而且一时还不能马上 胜任此项工作，差错率大且核对困难，投入大，收效低。而第二种方式实现容易，一般档案工作人员只要稍加培训，即可操作机器 ，且工作可以定量化，差错率相对较低，即便有一些错扫、漏扫等，也能很快被发现。至于图形文件占空间大的问题，在计算机技 术日新月异的今天，存储设备容量的不断提高，相关处理软件的推陈出新，图形文件的储存问题将会得到很好的解决，如果能采用 先进的高速扫描仪，那么对档案信息数字化无疑是如虎添翼。另外，还因为图像扫描保持了档案原件本来面目，可以使利用者在看 到文字内容的同时，也能看到纸质档案的其它一些特征，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，使利用者可以获得 更多的线索，开展一些更深入的研究。根据我县实际情况一般采用第二种方式扫描仪扫描，保存图片的方法。 二、作好准备 “工欲善其事必先利其器”先是要准备好数字化加工过程中所必备的计算机、扫描仪、档案管理软件等工具。其次，要确定理想的数 字化加工场地，场地面积要能满足档案工作人员操作所需空间，同时场地要远离强磁场等干扰。 三、规范管理 工作人员必须佩戴工作证，非本场所工作人员或相关人员不得进入;工作人员不得携带与本工作无关的存储介质进入工作场所，随 身物品统一存放于入口处;场地内禁止吸烟，禁止存放易燃、易爆杂物和食品等物品;保持工作场所清洁、干燥，切实做好防盗、 防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等。项目日常管理员要随时检查数字化现场安全、保密设施，发现问题立即报告，及时 解决;工作人员离开现场时，必须切断电源，锁好门窗;加强保密观念，每逢节假日进行一次安全、保密检查，消除不安定因素; 严格遵守用户方相关的保护保密制度，未经批准，任何人不准将档案原件、扫描后的电子档案带出工作场所，更不准私自摘抄、外 传档案内容;爱护设备，专人操作，确保档案绝对安全。档案扫描前处理包括档案目录数据准备、拆除装订、页面修整等。扫描前 ，要好需扫描的各类档案目录，对所有档案按要求编制统一规范的档号，并确定相关的字段名和字段类型。对模糊不清的档案 进行特殊处理。档案形成于不同年代，载体、字迹复杂多样，字迹清晰度和纸张质量差异很大，印章的色差也不同，所以在扫描前 要根据档案的具体状况，适当进行，视需要进行登记或作出标识，确保档案数字化质量。在拆除原档案装订时，要注意保护档 案原件，页面需修整的要按规定执行。要做好数字化时扫描参数的优化设置。扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量 有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫 描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。 四、检查 在档案数字化过程中，为了提高档案的扫描效率和保证形成图像的完整性，有时候需要把一卷卷的档案拆开对每一张档案进行扫 描，扫描完毕后再重新装订起来，在此过程中要做好档案原件保管工作，不能丢失或损坏档案。要做好数字化时扫描参数的优化 设置，在确保图像能够清晰完整地反映档案原件内容的前提下，图像文件所占用存储空间的大小要适中。数字化要注重全面的质 量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面内容：首先，数字化前的档案检查。要进行数字化的档案原件必 须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。其次，数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描后的图像文 件应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，幅面摆放正确，亮度适当，既没丢失信息，又无增加信息，无错扫、漏扫，对图像文件 质量有问题的应重新扫描;采集录入数据要丰富、准确。档案数字化过程中，总会遇到不能对外公开或泄密的文件，所以要注重 由纸质档案扫描而形成的电子文件的保密与保管工作。在一般情况下，数字化工作人员不得带任何电子存储设备进入数字化工作 室，保证档案资料不外泄。对数字化生成的电子文件，要及时地进行备份保存，防止因为突发的计算机故障而导致数据的大量丢 失。 档案数