档案与你相伴征文：浅谈档案馆的现状与发展对策.doc

档案与你相伴征文：浅谈档案馆的现状与发展对策 转变观念优化结构努力开创档案馆工作新局面 浅谈档案馆的现状与发展对策 葫芦岛市档案局王君 内容摘要：在社会进步、经济发展的新时代里，档案馆要进步，要生存，就必须充分发挥馆藏档案服务民生的功效，进一步丰 富、优化馆藏，加强档案馆资源建设，不断提高服务群众的能力，最大限度维护群众利益。对此,我们要全面分析档案馆的存在 的问题、现状，清醒的认识、理性的思考和切实的应对措施,加强档案馆的各项工作,以适应经济社会发展新形势和档案工作发展 新要求的需要。 在社会进步、经济发展的新时代里，档案馆要进步，要生存，就必须要提高自身的吸引力，改善自己的形象，完善自己的职能， 变被动为主动，立足民生需求，致力服务提升，充分发挥馆藏档案服务民生的功效，进一步丰富、优化馆藏，加强档案馆资源建 设，不断提高服务群众的能力，最大限度维护群众利益。对此,我们要有清醒的认识、理性的思考和切实的应对措施,全面加强档 案馆的各项工作,以适应经济社会发展新形势和档案工作发展新要求的需要。 一、市档案馆发展情况 1、加强收集，搞好档案资源建设。 俗话说：“巧妇难为无米之炊”，如何丰富馆藏档案，首先要做好档案的收集工作，市档案馆通过几年的努力，不断加强收集工作 ，丰富馆藏信息资源和档案资源，xx年接收了11家撤并转机关档案3000多卷，xx年xx年共接收50多家市直机关的文 书档案9000多卷、会计档案700多卷、科技档案200卷、声像档案1800多张、业务档案800多卷以及实物档案1件。从xx年开 始市档案馆陆续接收了房屋维修基金档案90000多件、房屋私产档案10000多件、破产企业档案8000多卷、法院诉讼档案 80000多卷以及寄存在档案馆里的政府宾馆和太平洋保险公司档案20000多卷，xx年市档案馆还征集了一些文化艺术档案， 如文人字画、老物件等一些珍贵档案。几年来，市档案馆馆藏档案从最初的1万多卷档案发展到现在30多万卷档案，为档案馆的 资源建设奠定了基础。同时由于市档案馆馆房有限，市档案馆对杨杖子开发区档案馆档案和市公证处公证档案采取异地保管方法 ，依然保管在原部门，这样既解决了市馆房不足的问题，又方便了广大人民群众查阅利用档案，这一举措在省内档案管理部门也 是前所未有。 2、加大投入，完善馆房基础建设。 档案馆作为档案事业主体部分，必须加大投入，不断完善档案馆的基础建设。葫芦岛市档案馆始建于1990年，从租用办公用房 和馆房到xx年3月有了独立的新馆房。馆藏档案由单一的机构改革档案扩展到了至今的多载体多领域的档案，设立了机关档案 库、特藏档案库、破产转制档案库、专门档案库、职能业务档案库等多个档案库房，大大改善了馆藏结构，加大了档案的利用空 间，同时所有档案库房都配备了密集架、空调、去湿机、温湿度计等，又购置了防磁柜、电脑、扫描仪等一些先进设备，安装了 防火、监控等设施，确保了馆库档案的安全。 3、抓好利用，为人民群众提供便捷服务。 俗话说：“没有规矩，不成方圆”。为极大地方便查找利用档案，市档案馆从档案工作的实际出发，检索利用档案从单一的手工检 索到现在都采用了计算机和手工检索两种利用方式，实现电子和纸质双份存档，使利用效率不断提高。几年来，随着民生工程的 不断深入，档案的用途越来越广泛，特别是诉讼档案、学籍档案、破产转制企业档案、产权档案等，在我馆查的档案记录统计中 ，查阅诉讼档案的占近80%，查阅破产转制企业档案10%，查阅学籍档案和土地产权档案的占10%。xx年市档案馆共接待各 类查档者600多人次，提供档案1000多卷次。它为办理离婚、买卖房屋、办理低保、申请廉租房等提供了有效证据。从市档案馆 几年来的查阅统计可见，查阅档案呈逐年递增之势，贴近民生的档案利用占优势。这更昭示我们应探索新时期利用档案的新课题 ，使档案更好地为社会各界利用者服务。 二、档案馆存在的问题。 葫芦岛市档案馆成立20多年，在档案提供利用的过程中档案资源普遍存在结构不合理性，建市伊始，各单位档案意识薄弱，致使 归档材料不齐全不完整，不能充分体现本单位的工作职能，移交给市档案馆的档案以红头文件为主，造成应归档的业务档案、专 门档案不能依法进馆，使馆藏资源很难适应现代社会发展的需求，馆藏结构存在很多不合理因素。 (一)门类单一。最初档案馆的馆藏档案集中在文书档案这一块，多是反映党政机关活动的文件。而一个市综合档案馆馆藏所包 含的内容应遍及政治、经济、军事、民族、文化等各个方面，除了党政机关的文件外，还应包括反映各机构、各部门主要业务职 能活动的科技档案和专门档案。文书档案收集得齐全完整，固然重要，但再齐全完整的文书档案所反映的历史面貌仍带有局限性 。 (二)载体单一。目前市档案馆所藏的档案还是以纸质档案为主，而照片档案、声像档案所占比例却是少得可怜。馆藏照片、声 像等档案的收集速度还是过慢，内容还是太少，这其中既有移交单位不够重视的原因，也有市档案馆在对照片档案等的接收制度 不够健全的因素。 (三)内容单一。市档案馆所藏档案内容显得有些单一。翻开一卷档案，其内容多是请示批复、干部的任免、职工的奖惩以及政 策法规文件等。在涉及民生档案方面的档案收集不够，资料面偏窄，档案资源的现状远远满足不了经济社会发展和广大人民群众 的需求。民众急切想查的一些档案资料在馆藏中却找不到，特别是涉及公民切身利益的有关劳动就业、医保、土地等热门档案， 馆藏收集不够，而且管理办法、管理制度涉及方方面面，难以规范。馆藏资源不丰富，面不宽，内容单一，档案资源体系不 科学、不完整、结构失衡，致使档案馆查阅利用率很低。 (四)档案重复。在档案馆里，同样的一份档案，可以在几个案卷中找到。比如一份干部任免文件，市委组织部、人事局都要各 自存一份，任免人员所在单位也要存一份，各单位保管十年后移交档案馆，等于同一档案馆保存了几份一模一样的文件。 三、丰富和优化档案馆馆藏的建议 市级档案馆要想搞好档案资源建设，必须转变观念，从源头抓起，在搞好接收档案资料进馆的同时，也要抓好档案队伍建设。 (一)抓源头，加强档案资源建设。 随着社会经济的发展，为更好地推进和谐社会建设，满足民生需求，市档案馆要从源头抓起，按照优化馆藏结构的总体要求，有 步骤地实施宏观指导,超前服务，大胆开拓档案业务新领域,一改以往偏重文书档案指导,不重视业务档案管理的倾向,将优化馆藏 的基础工作,放在进馆之前,既注重档案结构、内容，又重视档案质量，数量，从而来加快优化馆藏的节奏和步伐，对涉及民生档 案的劳动、民政、计生等部门的专门业务档案进行业务指导和监督，确保这类档案的收集齐全，规范，重点抓好教育、卫生 、劳动、建设、文化等系统的档案管理工作，以系统带全面，提高这些单位的档案质量和管理水平，真正地使档案更好地为服务 民生提供保障，丰富馆藏档案，优化馆藏结构。同时结合档案利用工作的实际情况，本着“突出重点、突破难点，有效利用”的原 则，加快对涉及民生的各类专门业务档案，进行、编目和数字化工作的进程，确保档案及时服务社会。 (二)重收集，不断优化馆藏结构。 收集工作是丰富馆藏资源，改善馆藏结构的重要途径，也是市档案馆工作的一个重要方面，我们要优化馆藏结构，就要把收集工 作放在重中之重。 1、与时俱进，扩大档案收集范围。 随着社会工作的拓展，新的社会部门，新的档案门类都在不断产生，传统的档案接收范围已不能适应新形势下发展的需要。因此 ，为了丰富馆藏，市档案馆在今后的档案接收工作中应该扩大档案接收的范围。把本级党政机关、二级和三级单位永久档案、民 生档案，重大活动档案、重点工程档案、名人档案、地方特色档案、声像档案、电子档案都列入接收范围，尽量把反映各单位科 研、经营、生产等贴进经济、贴进生活、贴进百姓的档案资料均接收进馆，以适应社会的不同需要。 2、坚持标准，对案卷质量超前控制。 市档案馆应根据档案法和档案馆通则的规定，结合实际，制定切实可行的接收标准，除要求档案规范、编号科学外 ，要把好进馆关。坚持标准，不符合标准的不进馆。市档案馆在接收档案之前要派专人负责到各单位先进行业务指导、验收，对 于符合标准的就接收进馆，对于不符合标准的，提出整改意见直到符合要求为止。这样不仅保证了进馆档案的质量，而且提高了 工作效率。 3、丰富载体，扩展新型档案领域。 目前，各级档案馆所藏档案多以纸质档案为主。照片档案、声像档案、电子多媒体档案所占比例甚小。纸质档案固然重要，但是 一些重大的历史事实在纸质档案上却得不到生动具体的反映。所以市档案馆可以加强对照片、声像档案的征集力度，采取的手法 可以多种多样，既可以开展专门的面向社会的档案征集活动，鼓励民间群众向档案馆移交珍贵照片、声像档案;也可以制定相应 的接收规定，要求各单位移交相应的照片、声像档案，借以优化馆藏，满足社会的不同需求。 4、体现特色，搞好地方特色档案。 根据本地实际情况，挖掘具有经济、文化等特色的档案，丰富、优化档案馆藏。各地都有自己历史发展的相对特别的过程，都会 有其独到的文化内涵，都会在历史发展的过程中形成一些珍贵的历史档案。反映当地政治、经济、文化、艺术等方面产生的散存 在民间及本地风土人情具有地方特色的档案资料。这些宝贵的资料是历史的见证，是了解过去的第一手资料，市级档案馆可以制 定相应的征集计划，通过合法的手段，有步骤、分计划地进行征集，达到保护历史资料，丰富、优化馆藏的目的。 5、档案展览，提升档案馆知名度。 档案展览是公众了解档案、档案工作和档案馆的渠道之一，是档案馆与社会联系的桥梁和纽带。市档案馆要不定期的举办档案展 览活动，把档案中的珍贵历史照片、重大事件的发生、重要人物的活动、社会历史的演化等，通过展览的形式展现给广大人民群 众，让社会了解档案，让公民学会利用档案，提高全社会对档案和档案馆的认知度与认可度，增强全民档案意识，集聚全民参与 ，共同推动档案馆工作良性发展。 (三)强素质，提高档案人员业务水平。 档案馆的发展依赖于档案工作队伍的建设,切实加强档案工作队伍建设，努力打造一支业务精高素质档案工作队伍，是档案工作 适应新形势要求的重要任务。一是注重学习，提高综合素质。在社会主义市场经济条件下,档案工作面临许多新情况、新问题， 为此，档案人员要努力学习档案法律知识和档案专业理论知识，学习现代化技术、知识，不断了解当今世界科学发展的趋势，注 意学习和掌握新知识、新技能，特别是计算机和网络时代档案工作的知识和技能，为做好档案工作打下坚实基础，以不断适应新 时期档案工作发展中面临的新情况、新问题。二是加强档案人员教育培训，提升实战技术。为建设一支素质高、业务过硬的档案 工作队伍，档案部门要有计划、有步骤、分层次地开展档案人员岗位培训和继续教育，完善档案教育体系，为档案人员提高业务 素质创造条件和提供平台。同时，档案部门将各部门单位档案人员参加继续教育情况列入档案人员目标考核。三是通过招贤纳能 等渠道，招聘人才。档案人才需要请进来，档案系统需要引进一些作风好、业务精、知识广、政治性强的优秀人才。只有不