文件材料立卷归档业务培训.ppt

文件材料立卷归档业务培训,西华大学档案馆,文件材料立卷归档业务培训,第一部分 立卷归档基本业务知识,立卷归档制度 部门立卷制度 考核评定说明,立卷归档制度,立卷归档制度：立卷制度和归档制度 立卷制度：将办理完毕但仍具有查考利用价值的文件材料 整理编立成案卷的规定。 归档制度：将整理立卷的文件移交档案机构或档案专门 人员保存的规定。 归档制度：归档范围、归档时间、归档要求、归档手续 “归档”：文书处理工作 档案工作,立卷归档制度,归档制度已成为我国明文规定的一项制度： 中华人民共和国档案法第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。” 国家教育委员会令（第27号）规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。,立卷归档制度,立卷归档制度,应归档的文件 (一)本单位形成的文件材料 包括： 本单位形成的制度、规章等有查考利用价值的文件； 处理重要问题形成的文件材料； 召开重要会议的主要文件材料； 重要的请示、报告、总结、综合报表等。 （二）上级来文 包括： 直属上级机关颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的文件材料 非直属上级机关针对本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件材料； 上级机关和同级机关颁发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料； （三）平级或不相隶属单位的来文 包括：凡与本单位业务工作相关的，具有查考利用价值的文件材料。,立卷归档制度,特别注意：“帐外文件”的收集归档 “帐外文件”，指未经本单位收发文登记的文件材料。 会议文件：本单位召开的各种重要会议所形成的文件，包括会议记录、领导人讲话 稿，会议所形成的照片、录音和录像材料等； 本单位领导和业务人员外出开会带回来的各种类型、各种载体的文件材料。 本单位的各种规章制度：本单位及内部机构制定的重要的规章制度、办法等。 各种声像材料：国家及上级机关领导人来单位视察、处理工作，本单位领导在公务 活动中形成的各种声像材料等。 重要获奖材料：学校教职工、学生获得省级以上奖励的文件、奖状、证书等的材料。 新闻材料：单位向电视台、电台、报社发送的新闻稿件、音像材料等应收集其底稿 或复制件、翻录件等。 大型活动：一些临时性的大型活动、特别是跨部门举办的大型活动等，在活动结束 时，应及时收集有关文件材料。 非OA系统电子文件：本单位管理信息系统中应归档的电子文件；,立卷归档制度,归档时间: (一)党政部门和能按年度归档的部门应当在次学年六月底前归档； (二)教学部门和能按教学年度归档的部门应当在次学年寒假前归档； (三)科研类档案和专题性、成套性档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档； (四)重大活动档案应当在活动结束后两个月内归档。,立卷归档制度,归档文件质量要求 电子文件 齐全 与纸质文件配套的电子文件挂接齐全 挂接电子文件 准确 挂接电子文件原文要求准确，避免张冠李戴； 电子文件应为最后的定稿。 双备份：办公自动化文件材料打印成红头纸质文件。 手续完毕：打印的纸质文件应加盖发文机关的公章 录入信息准备：手工录入的案卷目录、卷内文件目准确无误题名、文号、页码、保管期限、时间等； 纸质文件材料要求 卷内文件材料手续完备 制作和书写材料利于长期保存，不能有红色、圆珠笔和纯蓝墨水书写。 不能使用复印件归档。,立卷归档制度,文件材料的鉴定 剔除无保存价值的文件材料：应归档的文件材料（含纸质和电子文件）归档齐全完整，剔除不属于归档的文件材料； 确定文件材料的保存价值：根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断： 永久：凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、国家建设、 历史研究有长远利用价值； 长期：凡反映学校一般工作活动，在长时期内对学校和社会有查考利用价值的； 短期：凡在短时期内对学校工作有查考价值的。 注:具体文件的保管期限参见西华大学部门归档范围及保管期限表,立卷归档制度,文件材料的整理要求 1、密不可分的文件材料：放在一起归档 请示与批复：批复在前，请示在后； 排列顺序 正件与附件：正件在前，附件在后； 结论与依据材料：结论性材料在前，依据性材料在后。 2、不同年度的文件材料：一般分年度立卷。 跨年度的请示、报告与批复应放在复文年度立卷； 集中年度立卷 跨年度的规划、计划等放在所对应第一个年度立卷； 跨年度会议文件放在开幕年度立卷。 3、专题性、成套性文件（教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版档案）按工作阶段、内容等分别组卷。 4、编号： 在有文字的页面非装订边的右下方编写页号 5、写备考表：填写卷内情况说明，无说明的也要填写立卷人姓名、检查人姓名、立 卷时间写上。检查人应是立卷单位的档案工作分管负责人。 6、超规格纸张：超过A4的图纸、图表等文件材料应进行规范折叠。,部门立卷归档制度,教育部、国家档案局高等学校档案管理办法第十六条规定：“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料进行整理组卷，编制页号或件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。”,部门立卷归档制度,（一）做好文件平时归卷工作 “平时归卷”：文件材料的平时管理 集中、统一、分类管理。 具体做法： 每年初为本单位将要形成的文件分类分别准备一个卷盒； 平时在文件办理完毕以后，分门别类地将文件归入相应的卷盒之中。 好 处：方便平时文件的管理和利用 便于第二年文件整理归档 内部科室少的单位，由兼职档案员集中进行平时归卷工作； 不同规模单位的操作 内部科室多、规模较大的单位，可以分科室分别做好本科室 文件材料的平时归卷工作，第二年统一由兼职档案员立卷 归档。,部门立卷归档制度,（二）文件立卷归档流程 1文件材料的初步集中、立卷 兼职档案员 第一步：将2009年形成的需要归档的文件材料集中起来； 第二步：对文件材料进行鉴定，剔除不需要归档的文件材料； 第三步：将文件材料分类，按问题相对集中； 第四步：将文件材料进行排序 2文件材料的检查指导 档案馆 第五步：由档案馆专职档案员对文件材料的鉴定、分类、排序进行 检查、指导； 3文件材料信息录入兼职档案员 案卷目录 第六步：录入目录信息 卷内文件目录 第七步：挂接文件原文 将电子文件全文上传到对应的文件目录下 4装订、移交归档,考核评定,今年将加大对以下几个方面的考核力度： 1归档时间：6月底档案材料是否移交档案馆作为考核内容之一， 在9月份我们将对各立卷部门的档案移交情况进行统计； 档案材料装订是否完成，是否完清移交手续； 考核前将对装订移交情况进行统计。 2归档文件的质量要求： 在去年考核评定的指标体系上，我们将进一步细化指标体系，特别是对电子文件的归档问题。 电子文件挂接齐全率； 电子文件挂接的准确率； 非OA系统的电子文件归档率； 属于归档范围的文件材料归档率,尤其是重大活动、省级以上获奖材料的归档率。,第二部分 文档一体化文件材料立卷归档流程,文档一体化文件材料立卷归档流程,一、网络环境下立卷归档工作内容和方法 电子文件：主要指学校办公自动化系统中流转的公文 两类材料 本部门形成的电子文件原文 纸质文件：平时工作中产生的纸质文件 电子公文打印的纸质文件 两个平台 办公自动化系统平台 档案管理信息系统平台 OA中文档管理员 三类工作人员 兼职档案员（职能部处） 专职档案员（档案馆） 电子文件立卷归档： 利用办公自动化系统与档案管理信息系统的链接，完成电子文件从生成系统（OA系统）向最终归宿地永久存贮系统（档案管理信息系统）的流转。 纸质文件的立卷归档：纸质文件立卷归档的工作内容 网上立卷 文件实体立卷,文档一体化文件材料立卷归档流程,利用OA系统和档案管理信息系统立卷归档内容：,文档一体化文件材料立卷归档流程,（一）电子文件立卷归档,文档管理员,操作,OA系统,兼职档案员 （职能部门）,档案管理信息系统,专职档案员 （档案馆）,立卷 归档,审核、移交入库,预归档,文档一体化文件材料立卷归档流程,（二）纸质文件立卷归档 网络环境下的纸质文件的立卷归档工作内容： 利用一个平台：档案管理信息系统平台 完成两方面的立卷：文件信息网上立卷、文件实体立卷,文档一体化文件材料立卷归档流程,1.纸质文件网上立卷 分四大步骤，由两个部门完成,文档一体化文件材料立卷归档流程,2.文件实体立卷归档 兼职档案员在信息网上立卷基础上完成纸质文件实体立卷归档。 其工作内容主要为检索、打印目录、排序、装订等。 工作流程：,文档一体化文件材料立卷归档流程,检索 在