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湖南大学 硕士学位论文 ERP环境下的会计实时控制与案例分析 姓名：郭小芬 申请学位级别：硕士 专业：会计 指导教师：彭江平 20080401 M P A 学位论文 摘要 随着电子计算机和网络技术的发展，以E R P 为核心的企业管理信息化在中国 取得了蓬勃的发展，企业管理从传统管理转向了信息化管理。这种变革，一方面 对传统会计控制提出了挑战，另一方面，也为会计控制理论的发展提供了机遇： 一种新的会计控制观一一会计实时控制观越来越受到企业的关注，并推动着会计 控制理论和实践向纵深发展。 本文通过对现代控制论和传统会计控制相关理论的回顾，分析了E I 冲环境下 会计实时控制的可能性与必要性。在此基础上从系统的角度指出E R P 环境下会计 实时控制的框架体系主要由会计流程再造和会计实时控制方法两部分组成：先以 流程再造理论为指导，分析了传统会计流程的缺陷，提出E I 心环境下再造会计流 程的设想，利用信息技术将会计流程、业务流程和管理流程有机融合，建立财务 业务一体化流程，使会计流程嵌入企业经营活动过程中，实时反映企业的经营活 动；然后将会计实时控制的方法( 主要是预算控制、标准成本控制、责任会计控 制等先进的会计控制方法) 嵌入会计信息系统，变会计的事后核算为事中控制， 适时控制为实时控制，充分发挥会计实时控制的力度和质量，以实现提高企业经 营效率和效益，确保价值增值的目标。 文章的最后还通过分析深圳K S 公司应用E R P U 8 软件进行会计实时控制的成 功经验验证了本文所提的观点。 关键词：E R P ；会计实时控制；会计流程再造 A bs t r a c t W i t ht h ed e v e l o p m e n to fc o m p u t e ra n dI n t e r n e t ， i n f o r m a t i o n - b a s e db u s i n e s s m a n a g e m e n ti nt h ec o r eo fE I 冲s p r e a d si nC h i n a I n s t e a do f t r a d i t i o n a lm a n a g e m e n t ， b u s i n e s sm a n a g e m e n tn o wa d o p t st h ei n f o r m a t i o n - b a s e dm a n a g e m e n t O no n eh a n d ， t h et r a n s f l o r m a t i o nc h a l l e n g e st h et r a d i t i o n a lm a n a g e m e n t ； o nt h eo t h e rh a n d ， l t p r o v i d e sa no p p o r t u n i t yf o rt h ed e V e l o p m e n to fa c c o u n t i n gc o n t r o lt h e o r y An e ww a y o fa c c o u n t i n gc o n t r o l a c c o u n t i n gr e a l 一t i m ec o n t r o ld r a w sm o r ea n dm o r ea t t e n t l o n f r o me I l t e r p r i s e sa n dp r o I n o t e st h ed e v e l o p m e n t s o ft h et h e o r ya n dp r a c t i c e o f a c c o u n t i n gc o n t r 0 1 T h i sp a p e rr e v i e w st h e o r i e s r e l a t e dt om o d e f nc o n t r o l l i n ga n dt r a d i t i o n a l a c c o u n t i n gc o n t r o la n da n a l y z e st h ep o s s i b i l i t ya n dn e c e s s i t yo f a c c o u n t l n gr e a l - t l m e c o n t r o lu n d e rt h ee n v i r o n m e n to fE P R o n t h eb a s eo fw h i c h ，t h ep a p e rp o i n t so u tt h a t f r o mt h ea n g l eo fs y s t e mf o r m a t i o n ，t h es y s t e mi sm a d eu po ft w op a r t s C o n s 仃u c t e d b yt h et e c h n o l o g i c a lp r o c e s sr e p r o d u c t i o nt h e o r y ，t h ea u t h o rf i n d so u td i s a d V a n t a g e s o f t h et r a d i t i o n a la c c o u n t i n g a n db r i n g so u tt h et h o u g h t o f 。 a c c o u n t i n gp r o c e s s r e e n g i n e e r i n gu n d e r t h ee n v i r o n m e n to fE R P ：W i t ht h eh e l po fi n f o r m a t i o nt e c h n o I o g y ； t h et h o u g h tu n i n e st h ea c c o u n t i n gp r o c e s s ，b u s i n e s sp r o c e s sa n dm a n a g e m e n tp r o c e s s a n de s t a b l i s h e saf i n a n c i a la f r a i r su n i t y I ti l n p l a n t st h ea c c o u n t l n gp r o c e s sI n t ot n e b u s i n e s sa c t i v i t ya n dr e f l e c t st h er e a Ib u s i n e s sa c t i V i t ya ta n y t i m e T h e ni ti m p l a n t st h e a c c o u n t i n gr e a l - t i m e c o n t r o lm e t h o d s( m a i n l yi n c l u d i n gt h ea d V a n c e da c c o u n t l n g c o n t r o lm e t h o d s ，f 0 re x a m p l e ，b u d g e tc o n t r o l ，s t a n d a r dc o s tc o n t r o la n dr e s p o n s i b i I i t y a c c o u n t i n gc o n t r 0 1 ) i n t oa c c o u n t i n gi n f o r m a t i o ns y s t e m T h e nt h es y s t e mc a nm a n a g e t h ee x a m i n a t i o na n dc a l c u l a t i o nd u r i n gt h ep r o c e s si n s t e a do fa R e I 、a r d s A n da l s oi t c a nr e a l i z er e a l - t i m ec o n t r 0 1 F u l lu s eo ft h ep o w e ra n dq u a l i t yo ft h ea c c o u n t i n g r e a l - t i m ec o n t r o lh e l p st oe l e v a t et h ee f f i c i e n c ya n db e n e f i t so fe n t e r p r i s e s ，a t t h es a m e t i m e ，r e a c ht h ea i mo f V a l u ei n c r e m e n t F i n a l l v t h ea u t h o rc o n f i r m st h ev i e w p o i n tb r o u g h to u ti nt h ep a p e rt h r o u g ht h e s u c c e s s f u le X p e r i e n c eo fc o m p a n yK S i nS h e n z h e n ，w h oa d o p t sE l 冲U 8 i nt h e a c c o u n t i n gr e a l t i m ec o n t r o la n dg e t sas a t i s f y i n gr e s u l t K e yw o r d s ：E R P ；a c c o u n t i n gr e a l t i m ec o n t r o l ；a c c o u n t i n gp r o c e s sr e e n g i n e e r i n g 湖南大学 学位论文原创性声明 本人郑重声明：所呈交的论文是本人在导师的指导下独立进行研究所取 得的研究成果。除了文中特别加以标注引用的内容外，本论文不包含任何其 他个人或集体已经发表或撰写的成果作品。对本文的研究做出重要贡献的个 人和集体，均已在文中以明确方式标明。本人完全意识到本声明的法律后果 由本人承担。 作者签名： 新抑笏 日期：加辟雪月劢日 学位论文版权使用授权书 本学位论文作者完全了解学校有关保留、使用学位论文的规定，同意学 校保留并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和电子版，允许论文被查 阅和借阅。本人授权湖南大学可以将本学位论文的全部或部分内容编入有关 数据库进行检索，可以采用影印、缩印或扫描等复制手段保存和汇编本学位 论文。 本学位论文属于 l 、保密口，在年解密后适用本授权书。 2 、不保密囹。 ( 请在以上相应方框内打“”) 焉耋i 考蹋 导师签名： 公、1 日期：易刃孑年乡月勿日 日期：l r 蛑厂月p 日 M P A c c 学位论文 1 1 选题的背景及意义 第一章绪论 随着I n t e r n e t 的飞速发展和电子商务在世界范围内的普及，企业赖以生存的外 部环境发生了深刻的变化。信息技术不断进步，市场信息瞬息万变，经济全球化、 需求个性化和竞争白热化已成为信息化时代市场的基本特点，在这种环境下企业 为了生存和发展，纷纷引进和建立了企业资源计划( E n t e r p r i s eR e s o u r c eP l a n n i n g ， 简称E I 心) 信息管理系统管理企业物流、资金流和信息流，以规范企业流程，提 高运营绩效和增强市场竞争力【。 随着企业管理信息化进程的推进，E R P 的开发应用正逐渐受到人们的重视。 虽然目前还存在种种问题，但E l 心正在走向成熟，建立起企业E I 冲系统将会成为 大势所趋。E R P 的核心管理思想就是实现对整个供应链的有效管理。在知识经济 时代，仅靠自己企业的资源不可能有效的参与市场竞争，还必须把企业经营过程 中的有关参与方，如供应商、制造工厂、分销网络、客户等纳入一个紧密的供应 链中，才能有效的安排企业的供产销活动，满足企业利用全社会一切市场资源快 速高效的进行生产经营的需要，以期进一步提高效率和在市场上的竞争优势。现 代企业竞争不是单一企业与单一企业之间的竞争，而是一个企业供应链与另一个 企业供应链之间的竞争。E R P 通过建立起企业资源计划，实现了对企业整个供应 链的管理并将企业整个内部信息进行分类和集成。这些均为实时会计信息系统中 的数据获取、数据处理、信息反馈和实时控制提供了顺畅渠道。 伴随着信息技术的发展，管理思想的演进，人们意识到E R P 倡导的不是一种 技术，而是一种先进的企业管理思想。概括地说，E l 冲是建立在信息技术基础上， 利用现代企业先进管理思想，全面地集成了企业所有资源信息，为企业提供决策、 计划、监控与经营业绩评估的全方位和系统化的管理平台。企业的所有资源简要 地说包括三大流：物流、资金流、信息流，E I 心也就是对这三种资源进行全面集 成管理的管理信息系统。 E R P 系统是一个企业管理系统。该系统的核心是在企业内部通过计算机网络 实现对整个供应链的有效管理，把市场的信息、产品的设计、物料的采购、生产 计划、财务、营销、统计分析等各环节集成优化管理，在企业内部形成资源共享， 实现企业资源的最佳配置和利用。个有效的E l 心系统在设计时则把财务管理放 在企业管理的首位，要求各部分与之相关的正在或预计发生的经济活动信息，例 如企业采购定单、销售计划、管理费用等，都对财会部门透明。同时，要求将相 E R P 环境下的会计实时控制与案例分析 关的工作或控制流程，按一定的程序储存于计算机，做到准确、规范、及时、全 面，并通过企业各个环节的计算机网络进行即时传输。这样，一方面，E l 冲系统 中的会计子系统与其他子系统是融合在一起的，实现了整个企业会计信息的集成； 另一方面，相关的会计信息不再是经济活动发生后再进行传递，而是在发生的当 时就自动与财务会计建立联系、及时追踪和传递，使得会计信息的采集、传递和 处理从事后过渡到现实或事件中，使企业交易与会计程序无缝结合，从而为财会 部门及时报告企业资金运用情况、为筹集和调度资金、提出企业经济决策建议提 供基础数据，这样就实现了E l 心系统对企业会计信息的实时控制。因此，E R P 的 出现，企业实现了对物流、资金流和信息流的实时反映和监控，为企业的会计信 息系统提供了大量的实时会计信息，从而使相关单据的实时传递、相关数据的实 时处理、相关信息的实时披露成为可能。 会计控制是现代企业制度顺利实施的保障机制【2 】。由于E R P 对会计控制提供 了个全新的平台，会计控制必须适应这种变化，所以我们有必要研究E l 心环境 下的会计控制，完成从传统会计控制向会计实时控制的飞跃。 1 2 文献综述 1 2 1国外文献综述 2 0 世纪8 0 年代以来，会计职业界受到了来自各方面信息使用者的强烈批评， 批评的焦点集中在会计信息系统未能给信息使用者提供有机制的信息，会计信息 严重不完整，会计信息正在失去相关性。正如美国一些会计权威人士所分析的那 样：“2 0 世纪8 0 年代以来，公司的财务和会计工作正在发生一场静悄悄的变革， 公司越来越希望它们的财务专家与经营管理业务活动的经理合作，大幅度地降低 财务和会计工作的成本。然而，与起源于2 0 世纪8 0 年代迅速发展的经营管理革 命相比，在财务和会计工作领域所发生的革新落后了一代【3 1 。为了提高会计信息 的质量，些专家对于改革整个会计体系提出了革命性的思想。 A J C P A 主席罗伯特梅德尼克提出：“如果会计行业不按照I T 技术重新塑造自 己的话，它将有可能被推到一边，甚至被另一个行业一一对提高信息、分析、鉴 证服务有着更加创新视角的行业一一所代替会计人员应该成为在电子商务和 虚拟化的全球商业中占领地位的信息人员1 4 】。“ 利哈伊大学教授J 蝴E SA H A L L 在1 9 9 8 年出版的会计信息系统中指出 “会计职能应该从强调复式分录和通用会计原则转变为向决策提供有用信息和帮 助组织识别和控制业务风险转变p 】。 著名管理学家罗伯特N 安东尼在“所有公司都使用计算机系统“ 作为研究管 理控制的假设前提下，重新定义了管理控制系统。并指出会计控制是管理控制的 2 M P A 学位论文 重要组成部分，信息时代管理控制研究的改革，必将推进会计控制研究的发展和 创新【6 】。 加拿大会计学家霍华德阿米塔奇面对信息技术对财务会计的影响，早在1 9 8 4 年就提出：“财务会计的重点已经集中在对会计信息系统的控制上，这是一个至关 重要的探索领域【| 丌。“ 美国会计学家霍兰德也指出：“会计的发展机遇之一在于：财会人员应该帮助 管理当局制定业务处理规则或政策，塑造并控制业务流程【8 J 。“ 美国的哈默教授于2 0 世纪9 0 年代首先提出了“企业流程再造“ ( b u s i n e s s p r o c e s sr e e n g i n e e r i n g ，B P R ) 的思想，并将它引入到西方企业管理领域【9 1 。他认为： “我们必须重组业务，用信息技术的力量彻底地重新设计流程，使组织在成本、 质量、服务和速度等关键指标上取得显著的提高。“ 玛罗等人提出了企业流程再设计( b u s i n e s sp r o c e s sr e d e s i g n ，B P R ) 的概念，这 种方法就是通过检查和简化企业关键流程中的活动和信息流，达到降低成本、提 高质量和增大柔性的目的【l0 1 。 卡普兰等人提出了核心流程再设计( c o r ep r o c e s sr e d e s i g n ，C P R ) 的概念。C P R 方法就是对企业运营进行根本性再思考，对其工作流程、决策、组织和信息系统 以集成的方式进行再设计【1 1 1 。 E d w a r d 等( 2 0 0 3 ) 把E I 心系统定义为“一个完全集成的信息系统，将不同职 能、工厂、公司和分部的业务过程、信息和入力资源加以整合，使整个企业集团 可以通过一个实时的公共数据库实现相互之间的交流和协作【l 引。“ D e s o r m e a u x 指出，在企业建置E R P 系统后，会计部门的角色已由数据的记 录者及历史财务报表的提供者转化为提供企业更具价值的管理信息的企业合伙 人。会计人员利用E R P 强有力的功能来分析出具有利润性的产品、客户及行销通 路等，以此协助企业模拟出未来的愿景及策略方向。E R P 的建置提升了会计部门 的角色及地位，会计人员需扮演提供及分析信息的角色来协助经营者作决策【1 3 1 。 C o o p e r 和K a p l a n 认为，E I 心系统提供在线、实时信息，使得管理者可随时 利用这些实时的信息来作为决策的参考。E I 渖所赋予的功能也使得会计人员不再 只是公司的幕僚，只负责提出历史资料，取而代之的是他们将成为C E O 的左右手， 负责提供实时的成本信息以帮助其驶向未来【l 4 1 。 将E R P 等管理软件应用于企业管理中，实现信息流、物流、资金流有效集成， 不仅对经营过程实施会计实时控制，而且帮助企业进行资金、成本等动态控制， 使得会计控制为提高企业经营效率和效益服务。如位于美国旧金山的C I S C O 公司 是以生产通信设备为主要业务的公司，由于采用基于I n t e r n e t 的电子商务和管理软 件，并在经营活动中实施了有效的控制，1 9 9 9 年销售额增长了5 0 0 ，达到1 2 1 亿美元，销货周期从过去的3 周降为3 天，客户满意度提高5 2 ，节约采购成本 3 E R P 环境下的会计实时控制与案例分析 l O 2 0 ( 约2 亿美元) 。从中不难看出管理软件在企业的应用提高了企业的运营 效率和效益，为企业、客户和社会创造了价值。 1 2 2 国内文献综述 我国从1 9 7 9 年提出会计电算化的思想开始，会计信息化工作迅速发展，特别 是1 9 9 9 年以来，互联网的大面积普及，电子商务的兴起和E R P 软件的应用，企业 信息化程度进一步加深。如何利用先进的信息技术去改造、革新传统会计，以便 适应信息时代对于会计控制的要求，并满足信息用户的需求，我国的专家学者进 行了广泛而深入的研究。 张荣海认为E R P 系统在中小企业的实施对其内部会计控制体系产生了广泛而 深远的影响，它的应用并不仅仅是简单的软件系统及其网络的使用，还应该配合 企业内部流程的优化，企业内部管理体系、特别是内部会计控制体系质量的提升 才能体现其应用价值。企业内控体系的设计和实施都必须根据环境的变化进行调 整【15 1 。 杨纪琬、阎达五教授在研究西方发达国家会计理论研究成果的基础上，于1 9 8 0 年首先提出了具有中国特色的“会计管理活动论“ ，并明确论述了会计的控制职能， 他们把对会计控制的认识从“监督观“ 提升到了“控制论I l6 1 。“ 宋建波博士认为：“会计控制系统应该是一个高度集成化的系统，覆盖已有的 全部应用子系统，并从各应用子系统中提取信息，对其进行加工，使之成为关于 整个供应链的知识【1 7 】。 汤云为、陆建桥1 9 9 7 年指出，由于信息时代的到来，现行会计模式正面临着 前所未有的挑战，我们应对此做出积极的回应，否则将会造成十分严重的长期经 济后果，应探索一套适应信息技术时代需要的新型会计模式【I 引。 傅元略1 9 9 7 年提出将财务会计电算化信息系统扩展成支持经营决策的系统， 应从信息使用者的需求出发，将原来只支持会计核算的数据库扩展成为支持核算、 控制和决策的数据库【l 9 1 。 阎达五、张瑞君提出随着信息技术( I T ) 的广泛应用和价值链管理新理念的 形成，企业管理从传统管理转向了信息化和价值化管理。这种变革，一方面对传 统会计控制提出了挑战，另一方面也为会计控制理论的发展提供了机遇：一种新 的会计控制观一一会计实时控制观越来越受到企业的关注，并推动着会计控制理 论和实践向纵深发展【2 们。 李光风认为，应该将I T 环境下的会计流程构建成基于业务事件驱动的财务业 务一体化的信息处理流程，以实现财务业务一体化信息的实时处理。同时应利用 B P R 再造理论及方法改造传统财务会计流程，基于业务事件形成数据仓库，并将 实时信息处理嵌于业务处理过程中，以建立财务业务一体化的信息处理流程，从 4 M P A c c 学位论文 而实时反映经济活动f 2 。 张静文指出，随着信息技术的发展，对企业会计信息进行实时控制同时具有 了经济上的可行性和竞争上的必要性。利用一个行之有效的E R P 系统，可以有效 实现对企业会计信息进行实时控制的目的，但只有合理设计和有效运用E R P 系统， 才能真正达到对会计信息进行实时控制的效果【2 2 1 。 彭莉认为，会计实时控制是体现了信息时代特征的一种新的控制观，它不仅 仅是会计控制内涵和外延的扩充，而且是对传统控制观的发展和创新，更是治理 E R p 中财务风险的有力武器【2 3 1 。 张丽霞认为，不管是手工会计流程还是电算化方式的会计信息系统，其实质 仍然是事后算账，并没有充分发挥网络的优势，无法支持事前支持、事中控制、 事后分析。因此需要运用信息技术和流程再造的思路对会计流程彻底地重新设计， 建立基于事件驱动的会计信息系统，满足内外会计信息使用者的需求【2 4 1 。 杨定泉认为企业会计信息化不能利用I T 技术简单地将原有的流程自动化，而 必须基于I T 技术，借助于业务流程的管理理念和模式，重构会计流程，以便会计 流程更能有效地协助企业利用I T 技术进行管理创新和效益创新【2 纠。 张瑞君这样比喻会计流程再造，会计流程再造是企业管理从传统管理到信息 化管理变革中不可缺少的关键环节。当企业拥有先进的管理软件，就好比有了好 车；对财会人员进行了广泛的培训，就好比有了合格的司机；当企业建立了健全 的会计制度，就好比有了交规。但是，如果没有进行会计流程再造，就好比忽视 了道路修建，那么合格的司机驾驶再好的车也无法在崎岖的乡间小道上飞快前进， 很多企业管理思想进程因流程不畅而受阻1 2 6 1 。 孔冬梅认为，随着社会经济和科技的快速发展，传统的会计信息存在信息采 集与分类标准单一，信息采集、处理、报告缺乏时效性，信息存储冗余不一致等 问题。需构建创新会计模型指导未来会计工作，借鉴事项会计、R E A L 会计，结合 信息技术的发展，预测未来会计信息系统，其核心应是集成业务处理、信息处理、 实时控制和管理决策，为企业创造价值【2 7 】。 从国内外对会计控制理论和E R P 研究中可以看到，随着信息技术在企业管理 中的广泛应用，企业的经营管理活动置身于网络环境，企业管理从传统管理转向 了信息化管理。这种变革，一方面对传统会计控制提出了挑战；另一方面，也为 会计控制理论的发展提供了机遇：一种新的会计控制观一一会计实时控制观越来 越受到企业的关注。其次，中外会计控制研究中结合E R P 管理系统应用作研究的 尚不多。因此，结合E R P 管理系统和我国经济特点，研究会计控制的新变化，增 强其可操作性是研究的重点所在。 5 E R P 环境下的会计实时控制与案例分析 1 3 研究思路和方法 本文以E l 心环境下的会计实时控制及案例分析作为选题，不仅仅把E R P 看作 一个资源系统，而把它看作先进的管理思想，并且理性的理解企业业务发生时， 信息可以及时进入系统，而同时也理性的理解信息能及时反馈到相应的动态时点 和执行器中，这样就为企业会计信息系统的实时控制提供了前提。在此基础上对 E R P 环境下的会计实时控制方法进行分析研究，指出会计实时控制观是企业管理 从传统管理向信息化管理变革过程中_ 种新的会计控制观，它不是空中楼阁，而 是与I T 环境、会计流程再造、会计实时控制方法等要素紧密相联。只有认真研究 这些要素以及它们之间相互作用、相匀协同的关系，才能真正发挥会计实时控制 的作用，使其共同支持会计控制目标的实现。 本文主要参考和运用了以下研究方法：第一，推理与演绎。本文借鉴了管理 学、会计学、计算机学等方面的理论，并在此基础上进行推理与演绎。第二，采 用系统方法与结构方法相结合的方法，兼顾系统的整体分析和结构分析，探讨E l 渖 环境下会计实时控制系统的理论框架，并构建实时控制的运行模式。第三，采用 对比分析的方法，着重阐述了传统会计流程和再造会计流程的差异，分析了再造 会计流程的必要性。 1 4 论文框架 全文共分5 章。 第一章是论文的绪论，通过对国内外研究状况回顾，既总结、借鉴了前人的 研究成果，又确立了研究方向。 第二章通过对现代控制论和会计实时控制相关理论的概述，指出研究E R P 环 境下会计实时控制的必要性和可行性。 第三章从系统的角度讨论了会计流程再造和E R P 环境下会计实时控制方法， 指出正是它们构成了E l u P 环境下会计实时控制的框架体系。 第四章通过对一个具体案例中会计流程再造和会计实时控制方法的分析，验 证了E R P 环境下的会计实时控制可以更好的提高企业管理效率和经济效益。 结论 6 M P A 学位论文 第二章相关理论基础 2 1 现代控制论的基本理论 随着信息论、系统论、计算机理论的产生，控制论的思想和方法与信息论、 系统论有机结合，形成了现代控制论。 2 1 1信息论 信息论是现代控制论的基本理论之一。信息论是一门应用数理统计方法研究 信息处理和信息传递的理论。它是研究在通讯和控制信息中普遍存在着的信息传 递的共同规律，以及如何提高信息传输系统的有效性和可靠性的理论。美国数学 家仙农1 9 4 8 年在贝尔系统技术杂志上发表了他的论文通讯的数学理论， 奠定了信息论的基础。从那以后，信息的概念在自然科学和社会科学中被广泛地 采用。信息是数据加工的结果，它可以用文字、数字、图形等形式，对客观事物 的性质、形式、结构和特征等方面进行反映，帮助人们了解客观事物的本质。信 息必然是数据，但数据未必是信息，信息仅是数据的一个子集，经过加工后有用 的数据才成为信息，也就是说，加工后的数据对甲有用，则被甲认为是信息，否 则仍然是无用的数据。如图2 1 所示。 管理者 决策者 图2 1 信息及信息处理 信息的概念被会计界普遍接受和采纳，现在人们普遍认为会计信息是指按照 一定的要求或需要对会计数据进行加工、计算、分类、汇总而形成的有用会计数 据。如原始凭证经过数据处理系统加工处理后变成总账、明细账、报表等，会计 账簿中的数据对内部审计人员和会计人员来说是有用的，报表中的数据对管理者、 投资人、债权人、政府部门都是有用的，则这些数据被称之为信息。 在实践中，人们对数据和信息并没有严格的区分，常常将数据和信息这两个 概念混合使用。但是，信息论的理论和思想方法得到了广泛应用，特别是在会计 7 E R P 环境下的会计实时控制与案例分析 信息系统的研究中起到了重要的作用。 2 1 2系统论 系统论也是现代控制论的又一基本理论。系统论是将人类要处理和解决的复 杂问题从整体性、目的性、关联性、层次性进行研究的理论。系统论认为：系统 是由一些相互联系、相互作用的若干要素，为实现某一目标而组成的具有一定功 能的有机整体。系统的概念不仅是实际的组织结构和概念结构，而且还反映出它 们之间的活动、行为以及为达到特定目标而相互作用和制约。 ( 1 ) 系统特性 一般来讲，系统具有以下四个方面的特性： 整体性：一个系统由两个或两个以上的要素组成，所有要素的集合构成了 一个有机的整体。在这个整体中，各个要素不但有着自己的目标，而且为实现整 体的目标充当必要的角色，缺一不可。 目的性：任何一个系统的发生和发展都具有很强的目的性，这种目的性在 某些系统中又体现出多重性。目的是一个系统的主导，它决定着系统要素的组成 和结构。 关联性：即一个系统中各要素间存在着密切的联系，这种联系决定了整个 系统的机制，并在一定时期内处于相对稳定的状态，但随着系统目标的改变以及 环境的发展，系统也会发生相应的变更。 层次性：一个系统必然地被包含在一个更大的系统内，这个更大的系统常 被称为“环境“ ；一个系统内部的要素本身也可能是一个个小的系统，这些小系统 常被称为这个系统的子系统，由此形成了系统的层次性。 ( 2 ) 系统分类 系统根据其自动化的程度可以分为人工系统、自动系统和基于计算机的系统。 人工系统：一个系统如果大部分工作都是由人工完成的，那么该系统被称 为人工系统。如手工会计系统等。 自动系统：一个系统如果大部分工作是由机器自动完成的，那么该系统被 称做自动系统。如数控机床系统等。 基于计算机的系统：一个系统如果大部分工作是由计算机自动完成的，那 么该系统被称做基于计算机的系统。如E R P 环境下的会计信息系统。 ( 3 ) 信息系统。 随着信息技术的发展和广泛应用，信息系统越来越受到人们的关注，并把信 息和系统结合起来定义信息系统。 信息系统的概念 信息系统是指基于计算机和各种信息技术、融合各种关联理论和管理方法， 8 M P A c c 学位论文 以信息为处理对象，进行信息的收集、传递、存储、加工，并在必要时向使用者 提供信息的人机相结合的系统。 信息系统的基本功能 信息系统的基本功能可以归纳为以下五个方面： 第一，数据的收集和输入。数据的收集和输入功能是指将待处理的原始数据 集中起来，转化为信息系统所需要的形式，输入到系统中。在衡量一个信息系统 的性能时，这些内容相当重要：它收集数据的手段是否完善，准确性和及时性如 何，具有哪些校验功能，输入手段是否方便易用，数据收集和输入的组织是否严 密等。 第二，信息的存储。数据进入信息系统后，经过加工或整理，得到了对管理 者有用的信息。信息系统负责把信息按照一定的方法存储、保管起来。 第三，信息的传输。为了让信息的使用者方便地使用信息，信息系统能够迅 速准确地将信息传送到各个使用部门。 第四，信息的加工。信息系统对进入系统的数据进行加工处理，包括查询、 计算、排序、归并等。 第五，信息的输出。信息输出的目的是将信息系统处理的结果以各种形式提 供给信息的内部和外部使用者。 2 1 3反馈控制理论 现代控制论最主要的理论之一是反馈控制理论。它是关于控制系统中如何从 受控对象取得信息，又把调节被控制量的作用送给受控对象，对信息的再输出产 生影响，起到控制作用的理论。反馈控制理论已经将信息论、系统论应用到反馈 控制理论中，使得现代控制论更加丰富。 反馈控制理论的基本原理是：通过由若干元素组成的闭环控制系统来实现反 馈控制。闭环控制系统至少有四个基本要素，如图2 2 所示。 图2 2闭环控制系统原理图 ( 1 ) 探测器 探测器是探测受控对象的输出量，反映在控制过程中究竟发生了什么事情的 9 E R P 环境下的会计实时控制与案例分析 测量设备。 ( 2 ) 分析器 分析器是将输入信息( 标准值或目标值) 与实际发生信息进行对比，并给出 偏差信号的装置。 ( 3 ) 执行器 执行器是根据偏差信息自动进行调整，并产生一个调整量施加于受控对象作 为输入量自动纠正偏差，以便使受控对象的输出量与目标值或标准值趋于一致的 装置。 ( 4 ) 受控对象 受控对象是控制系统需要进行控制的实体或过程。 此外，在这四种基本要素之间还存在一个通信网络，它承担了为这些装备之 间传递信息的功能。 从反馈控制原理图中可知，反馈控制是把输出量送回到输入端与输入信息比 较，利用偏差进行控制并消除偏差的过程。若反馈的信号是与输入信息相减而使 偏差值越来越小，则称之为负反馈；反之，则称之为正反馈。同时，由于有反馈 存在，整个控制过程是闭合的，因此，负反馈控制也称之为闭环控制。 闭环控制系统中这四个基本要素相互作用、相互依存，通过及时、准确地获 取信息和信息反馈对受控对象实现调节和约束作用；同时又通过调节和约束使受 控对象消除偏差，按照既定的目标运行。 现代控制论正是将信息论、系统论、反馈控制论等有机结合，应用反馈控制 原理来研究问题。管理控制系统主要是在现代控制论指导下应用计算机技术、通 信技术和反馈控制原理研究能够利用信息进行动态规划、调节、约束和控制管理 活动的系统。E R P 环境下的会计控制系统就属于这类系统。 2 2 会计实时控制理论 会计是一个控制系统1 2 引。会计控制系统是由全体员工共同实施的，针对企业 价值运动而建立的开放型监控体系。会计控制是指通过会计工作和利用会计信息 对企业生产经营活动所进行的指挥、调节、约束和促进等活动，以使企业实现效 益最大化的目标，是内部控制的核心，贯穿了内部控制发展的全过程。 财政部2 0 0 1 年6 月发布的内部会计控制规范一一基本规范( 试行) 规定 内部会计控制的方法主要包括不相容职务相互分离控制、授权批准控制、会计系 统控制、预算控制、财产保全控制、风险控制、内部报告控制、电子信息技术控 制等【2 9 1 。 1 0 M P A 学位论文 2 2 1 E R P 中的会计实时信息系统 “实时”与及时、准时、即时等在含义上存在类似之处，但又不完全相同。“实 时静并非指完全消除时间差，而是我们所追求的一种最有效的会计信息处理境界。 在这种状态下，将尽可能减少由于时间的推移而造成的信息减值，在信息的有效 期内实现信息的获取、处理和应用。这种理想境界单纯靠计算机及网络等技术手 段是难以实现的，归根到底还要借助于企业管理手段的提升和企业业务流程的改 进。 传统会计在会计信息披露上存在一定的滞后性【3 0 1 ，会计分期作为传统会计的 权宜之计，在新的技术经济条件下，已演变成为束缚实时会计发展的僵硬假设。 传统的会计信息系统属于会计等式“资产= 负债十所有者权益“ 的模式，但是 E R P 系统则是以企业的业务流程为中心来组织企业生产经营活动的，根据企业的 物流、资金流、信息流的连续运动和反馈来设计，突破传统按职能领域划分的界 限，实现企业业务流程的统一。E R P 系统的核心是对企业资源进行合理的配置和 利用，但系统设计时把企业的财务会计管理放在了企业管理的首位。系统设计要 求各部门与会计相关的信息都对财会部门透明，例如企业采购定单、企业销售计 划、管理费用预算等，不再是经济活动已经发生后再传递信息，而是在经济活动 发生的当时就传递会计信息，同时将预计发生的经济活动信息也都及时传递到财 会部门。这样，使得会计信息的处理从事后过渡到现实或事中的处理，以及对未 来信息的处理，从而为企业财会部门及时报告企业资金运用情况、筹集和调度资 金、提出企业经营决策建议提供基础数据。 会计信息系统可以利用企业内部网信息资源共享的特征对企业发生的经济事 项进行实时处理，同时通过与国际互联网的连接，企业可以向内外部利益相关者 提供实时的信息。这种会计报告模式就是人们熟知的“实时报告系统“ ( R e a l t i m e R e p o r t i n gS y s t e m ) 【3 1 】。会计实时报告的出现为会计实时控制提供了可能。 2 2 2会计实时信息基础上的会计实时控制 会计信息系统是E I 心系统的有机组成部分，是E R P 的核心，但会计信息系统 不是专门作为一个系统开发的，而是与企业的生产、销售、人事、管理等子系统 之间的紧密结合，系统之间是相互融合的。同时会计系统又集财务会计、管理会 计及成本会计三者于一体，体现了计划、控制和预测、决策的思想，会计子系统 向有关的信息使用者传递了需要的信息。这一管理系统为会计实时控制理论出现 提供了可能，同时也要求传统会计控制理论适应管理方式的改变，发展为实时控 制。 根据控制论，一个控制系统如果其控制的结果( 输出量) 能立即作用或影响 正在被控制的过程，则这个控制系统就可以称为是实时控制系统。推而广之，如 E I 啦环境下的会计实时控制与案例分析 果一个组织机构的每项经济业务发生时，在会计系统中能得到立即反映和控制， 或能对被控制的价值运动立即产生影响或作用，则这个会计系统可以称为实时控 制系统。在会计的实时控制系统内，组织机构的每一笔经济业务都会实时地反映， 每一项控制都会实时地产生结果，每一份报告都会实时地生成。因此会计实时控 制可以定义为在I T 环境下，财会人员利用信息技术手段，通过实时收集企业经营 活动数据和其他信息，对经营活动过程进行实时对比和实时分析，并实时反馈辅 助决策信息到经营活动过程，以实时指导企业的经营业务，同时根据信息披露的 需要，实时生成财务报告的控制。它强调在经营活动的过程中进行控制，或者说 是在各项作业进行中进行控制，即从“适时控制“ 转向“实时控制。 一个实时会计控制系统，首先要求该组织机构运作的所有环节必须与会计控 制系统是紧密联系的；其次，要求该组织机构运作的所有过程变化都必须实时迅 速反映到会计控制系统内；最后，要求财务会计处理结果必须尽快反馈到会计信 息的各种需求者，反馈到企业各级管理者，使其能够迅速作出决策和反应，改善 业务和管理，提高绩效【3 2 】。会计实时控制理论是体现信息时代特征的一种新的控 制理论，它不仅仅是会计控制内涵和外延的扩充，而且是对传统控制理论的发展 和创新。 E R P 系统通过数据结构的统一实现了各个不同模块的实时传递，从而将整个 系统集成为一个统一的有机整体，实现供应链上各个环节的信息高度统一，实时 反映了企业的运营状况，为管理决策提供了及时准确的信息，便于及时做出调整。 在E R P 系统中，会计控制系统不仅反映货币计量信息，还反映非货币信息。 并强调信息的相关性和及时性，来满足信息使用者的多样化信息需求，同时根据 实时信息进行实时控制，以达到提高企业经营效率的目的，它是会计控制的发展 趋势。 1 2 M P A c c 学位论文 第三章E R P 环境下会计实时控制的框架 为了使会计控制为提高企业经营效率和效益服务，真正成为企业价值增值的 管理工具，除了树立积极的实时控制观外，还需要进一步系统、全面地研究E I 心 环境下会计流程再造、会计实时控制方法，最终保证会计控制目标得以实现。 E I 心系统涉及财务、销售、计划、人事和生产等方面，以“供需平衡刀为目 的，以计划为中心思想，并将各管理职能紧密集成，E R P 系统的原理就是将企业 资源进行整合，实现共享，达到最佳的企业运作状态，它的精髓就是要实现信息 的实时处理与传递。 3 1 会计流程再造 3 1 1会计流程与业务流程及管理流程的关系 不同企业其性质和目标不同、业务不同、管理不同，导致其流程有很大的差 异。但是如果把企业实际流程进行有效的抽象，通常存在三类主要流程：业务流 程、会计流程( 信息流程) 和管理流程。 ( 1 ) 会计流程 会计流程是指会计部门为实现会计目标而进行的一系列活动。会计是通过对 各会计主体的经济业务主要运用货币形式的信息计量，借助于专门的方法和程序 进行核算、控制，产生一系列财务信息和其他经济信息，为企业内部和外部的信 息使用者提供服务来创造价值的。而服务是通过会计流程来完成的，不论提供的 服务种类如何，会计流程也可以抽象为三类主要活动或子流程： 数据采集流程：主要是从经济业务流程中采集数据，为加工流程服务。这些 数据包括各业务流程中的数据，其载体主要为原始凭证。 数据加工与存储流程：是将反映经济活动的原始凭证进行加工，如编制、审 核记账凭证，然后对其进行分类、计算、传递，并将加工、分类、求和、传递结 果保存在各类账簿中。 报告信息流程：是以账簿、记账凭证为依据，编制内部报表和外部报表并提 交给投资人、债权人、管理者、政府部门等的流程。 从数据处理的角度看，会计流程中的各项活动都体现为对信息的某种作用， 并构成一个有序的数据处理和信息生成过程，这一过程可以分为若干部分，每一 部分都有各自的处理任务，所有部分相互联系，互相配合，服从于一个统一的目 标，形成个会计活动的有机整体会计信息系统。 E R P 环境下的会计实时控制与案例分析 ( 2 ) 业务流程 业务流程是指企业为实现其经营目标或战略目标而进行的一系列活动。不论 其所提供的商品或服务种类如何，每个组织都至少有三种类型的业务流程： 获取支付流程：包括获取、支付和维持组织所需要的资源。这些活动的目标 是获取组织所需要的且能够支付得起的资源( 商品或服务) ，支付获得资源的款项， 适当维护所获得的资源。 转换流程：目标是将获得的资源通过转换变成客户需要的商品和服务。该流 程贯穿于整个组织，形式多样：依赖于所提供商品和服务的类型，依赖于使用的 技术和资源，依赖于管理者、政府、客户、社会的限制，依赖于客户和