对档案管理中存在的问题探讨.pdf

622建筑建材装饰 2013年第12期 研究与探讨 对档案管理中存在的问题探讨 贾培红 （淮安同方水务有限公司四季青污水处理厂，江苏淮安 223002） 摘要：档案在经济体制快速发展并不断完善的今天，在各个团体单位中所占的比重越来越大。就我国目前而言，各单 位团体对于档案管理没有合理规范的管理方案，管理方式落后，不能取得良好的管理结果，存在记载不清或无处可查等诸 多问题，跟不上经济的发展步伐。档案作为信息载体，在团体单位中扮演着协调、依据的角色，是单位运作的基础条件。 因此，找出档案管理中的问题，究其原因，是进行档案管理的基础条件，档案管理者还要积极提升自身能力水平，在不断 的分析研究中找到适合的管理方案，使档案管理工作科学有序地进行，为自身发展和社会使用提供资源。 关键词：档案；管理；问题 中图分类号： G27 文献标志码： A 文章编号： 16743024（2013）1262202 前言 在很多人的认知中，档案管理就是将文件简单分类存 放的过程，工作简单而烦琐，不需要专业的技术职能，实 际上却恰恰相反。档案管理是一门较为严密且具有一定系 统性的科学，它从社会中获取档案资料并用之于社会，在 社会的进步与发展中提供基础信息，是社会发展过程中不 可或缺的一部分。跟随科学技术发展的脚步，档案管理进 入全新的信息化时代是必然的，将信息化技术、计算机技 术以及远程通信等技术运用到档案管理当中，使其系统化、 科学化，为各类资料在社会的使用和共享提供方便。但是， 由于我国经济起步较晚，思想观念比较落后，目前仍是以 传统的管理方式为主，没能彻底进入信息化，存在这样或 那样的问题，而这些都不是原因，档案管理信息化是必须 执行并坚持的。 1 档案管理的原则 1.1 信息技术对档案利用工作的影响 主要体现在以下两个方面： （1）网络环境与档案利用。 信息技术的高度发展和广泛应用加快了社会信息化的进程， 计算机信息互联网正加速向世界每个角落普及延伸，逐渐深 入人类社会生活的各个方面。 （2）信息化建设与档案利用。 社会信息化使档案工作面临着一个全新的生存环境和发展空 间，随着我国政治体制改革和经济体制改革的推进，人们对 档案信息的需求也越来越大，对利用网络实现档案信息共享 的要求也越来越迫切。与此同时，档案信息化建设的步伐不 断加快，这对档案的信息服务利用产生了积极影响。 1.2 档案利用工作呈现的新特点 （1）档案利用服务发生深刻变化。即档案信息需求主 体多元化、档案信息服务内容扩大化、档案信息服务方式 虚拟化。 （2）档案利用途径不断变化。传统档案的主要利 用途径有提供档案原件、提供档案副本或复制品、提供档 案信息加工品等，以满足有关档案用户的利用需要。 （3） 档案利用方式发生变化。 现今， 除了沿用传统的利用方式外， 利用方式的实现途径已经发生了很大变化，从依赖馆舍和 馆员转为主要依赖网页和数据库。 1.3 对“便于利用原则”的再认识 （1）加强电子档案信息资源建设。适应信息社会发展 的需要，加强电子档案信息资源的建设，充分开发档案的 价值作用。 （2）优化电子档案的利用服务。扩大网络利用 方式，在建立数字化资源过程中，不但要注重档案的内容， 还应该把注意力转移到如何设计和加强服务环节上，以便 在网络化环境中使文件得以有效利用。 （3）做好电子档案 的利用统计。电子档案的利用是通过电子计算机软、硬件 平台和利用管理系统实现的，利用统计系统的主要功能应 包括利用信息的采集、利用信息的归类组合、利用统计结 果的输出分析等方面。 （4）加强电子档案的利用管理。通 过行政手段或技术手段，建立与各个工作环节相对应的措 施、办法、程序、规范，并在工作中严格执行、有效监督。 2 档案管理工作中存在的问题 2.1 管理混乱 由于我国经济发展起步晚，思想观念比较落后，造成 了档案管理不规范，档案缺失损坏严重的状况。传统的档 案管理方法已经无法满足现代的经济发展了，而且由于对 档案管理工作重视程度不够，管理岗位缺失或管理人员经 常性调换现象较为普遍，这些原因都导致了档案管理不善， 存在缺失或损坏的情况，使档案自身价值得不到充分利用， 不能起到原本该有的作用。 2.2 人员水平低 档案管理工作表面轻松，实际上却需要很强的专业性， 是一项复杂且有很强严密性的工作。我国目前的档案管理 中，存在的主要问题是在进行人员调换交接时，没有具体 严谨的制度进行管理，而且在很多单位中，都存在档案管 理工作人员频繁调换或从业人员身兼多职的现象，这样不 利于工作人员管理技能水平的提高，也会对管理工作产生 不利影响，使档案管理不能连续、及时地进行。 2.3 不符合时代发展要求 我国目前的经济体制正处于不断发展进步的阶段，为 了跟上其发展潮流，抗御市场中的激烈竞争，企业必然要 进行体制改革。在其进行改革时，企业重心一直都放在自 身的经济利益方面，对档案管理这项工作重视程度不高， 有意或无意地忽略文件管理过程。同时，每个企业或单位 都有一定的人员流动性，这一特性使企业内部的各项资料 都存在流失风险，从而造成档案缺失或损坏现象。 3 解决对策探析 3.1 提高管理人员认识水平 由上述笔者对档案管理进行的分析中可以看出，我国 目前的档案管理非常落后，这一现象是由多方面原因造成 的，但是，最主要的还是对档案管理工作不够重视，没有 将这项工作提上议程。因此，使管理人员认清自己所从事 的工作是怎样的性质是非常重要的，而且各级单位领导也 应对档案管理工作给予认可和鼓励，保证管理工作的顺利 开展，使各项档案资料能发挥其自身的价值，为社会活动、 企业运营提供信息基础。 623 建筑建材装饰2013年第12期 研究与探讨 3.2 强化管理人员素质 如何将档案管理工作更合理、更有效地完成，档案管 理工作者的从业能力是关键，所以想要从根本上解决管理 工作落后混乱的问题，就要从管理人员的从业能力方面入 手。面对这一问题，笔者对多家企业的档案管理工作进行 研究，得出以下几点建议： （1）完善档案管理人员的教育体制，制定奖惩制度。 档案管理工作人员的管理能力是要不断提高的，可以通过 不定期教育培训的方式加强其专业技能，同时施行奖惩制 度，提高管理人员自主工作的积极性，从而全面提升管理 能力。 （2）加强管理人员先进的管理能力，使其掌握科学 的管理方法。立足于实际，根据各个岗位不同的作用、功 能，对管理人员进行全方位的培训学习，秉承着“按岗施 教”的教学精神，对管理人员进行专门的技术培训以及全 面的管理学习，使管理人员具备强大的专业技术，能够进 行科学、合理、有效的管理。同时，计算机技术在档案管 理工作中的应用为其节省了很多时间和精力，很大程度上 提高了管理人员的工作效率。 （3）加强管理人员的法律知 识。 在进行管理的档案中， 有一部分是不能公开的绝密文档， 这就需要管理人员做好保密工作，要求加强管理人员的保 密意识，并提高其对相关法律的认识水平，保证档案的安 全性，同时杜绝泄密现象的出现。 （4）加强管理人员的责 任心。信息化档案管理工作中管理人员要有很强的专业技 能， 能够运用科技手段进行管理， 同时还要有较强的责任心， 认识到自己工作的特殊性和重要性，在工作过程中不断学 习专业知识，使其更好地完成档案管理工作。 3.3 运用现代管理技术 目前社会正处于快速发展阶段，科学技术发达，新科 技不断涌现，在这一大前提下，各个行业的发展也得到了 很大的促进，档案管理工作也一样。档案是对过去实际发 生的事项进行的记录，能够为社会活动和各个单位的工作 提供方便。将新兴科学技术运用到档案管理中，可以将信 息资料按照时间顺序进行排序，并打印出来，从而减少档 案管理工作中的工作量，还可以提高工作的准确率，减少 人力、财力等方面的资源浪费。 4 结语 档案对于社会中需要进行的各项工作有着重要意义， 它是对过去发生事项的记载，具有真实性和连续性，能够 提供最有效的资料。但是，由于目前我国档案管理工作存 在不规范、不合理的现象，很难发挥档案自身的重要意义， 因此进行合理规范的档案管理是非常必要的。本文中笔者 陈述了管理工作中存在的诸多问题，并针对这些问题提出 建议，以期在日后的档案管理工作中取得更好的效果，使 档案管理工作稳定有序地开展，并将档案自身功能发挥到 最大化。 参考文献： 1 乐利珍 . 浅谈事业单位档案管理的现状及对策 J. 科技风，2008（24） ： 88 2 杨海英 . 档案管理的不足与优化措施 J. 决策与信 息：下旬，2013（5） ： 264265 3 马瑢 . 信息时代电子文件对档案管理工作的影响及 对策 J. 科技创新与应用，2013（20） ： 86 4 陈自秋 . 试谈档案管理工作的重要性 J. 中国井矿， 2013（3） ： 4546 5 滕鹏 . 高职院校档案管理网络化信息化之思考 J. 价值工程，2013（16） ： 205207 6 梁江华 . 浅谈信息背景下勘察设计单位如何做好档 案的管理工作 J. 价值工程，2013（13） ： 154155 （上接 500 页） 实现最大的经济效益。一般情况下，道路材料是采用传统 的沥青，然后配上混凝土作为道路的表面层，这样的材料 虽然满足了路面坚固的特性，但是在其他方面却存在很多 问题。比如在下雨天，这种材料的道路不能及时排水，路 面会积有大量雨水，导致路面湿滑影响车辆的安全。在晚 上打车灯时，由于水的反射作用会使司机产生眩光，严重 影响了司机的人身安全，因此可以选用排水沥青作为生态 道路的路面材料，这样上述问题就可以解决。 3.2 生态道路排水系统的设计问题 一条成功的生态道路最为重要的一点就是要考虑到四 季变化带给道路的影响。首先就是道路的排水系统要充分 满足道路的生态性。当今世界水资源短缺现象相当严重， 不管什么项目的设计和建设都要严格遵循循环利用自然资 源的原则，生态道路建设也不例外。良好的排水系统是生 态道路设计的一大重点，除去上文中提到的排水沥青路面 外，还要设计各种雨水收集系统。通过排水沥青路面收集 到的水资源，一方面将没有过滤净化的水资源用来浇绿化 带或者冲刷路面，另一方面要将剩下的提供给附近需要水 的地方。这样可以实现水资源的循环利用，并且节省一部 分支出，实现道路的生态性。 3.3 生态道路护坡的设计问题 传统道路的护坡大多采用石砌方式来防止水土流失或 者滑坡现象，但是生态道路对护坡的要求较高，而且随着 现代科技的不断发展，我国技术水平的提高，目前出现了 生态袋这种护坡形式。生态袋是指由聚丙烯或者聚酯纤维 作为原材料而制成的双面熨烫针刺无纺布加工的袋子。这 种袋子不会影响水分的渗透，而且植物可以穿过袋子生长， 这样既保持了水土的稳固性，又实现了护坡的绿化作用。 4 结语 随着我国经济水平的不断提高，各方对道路建设也越 来越重视。道路除了基本的交通功能、能够方便人们的出 行外，还应注重对自然环境的影响。因此，生态道路的建 设越