腾讯企业邮箱用户使用手册-完整版.pdf

TENCENT腾讯企业邮箱用户手册V1.1TENCENT腾讯企业邮箱用户手册1目目录录1创建篇.61.1阅读腾讯企业邮箱服务协议.61.2注册管理员帐号.61.3配置域名解析记录.81.3.1验证所有权.91.3.2设置MX记录.101.3.3“个性化登录页”的设置方法（可选）.111.3.4设置TXT记录提升邮件的可信度（可选）.111.4设置完成.111.5域名注册.122管理篇.132.1管理端的登录.132.2首页.142.2.1查看域名状态.152.2.2域名管理.182.3基本信息.182.3.1LOGO设置.192.3.2企业信息设置.202.3.3企业地址本.212.3.4错误地址转发.222.3.5嵌入式登录模板.232.4管理员设置.242.4.1分级管理员.252.4.2密保邮箱.262.4.3修改密码.272.5帐号管理.272.5.1成员帐号.2增加帐号.2删除帐号.3移动帐号.3禁用启用帐号.3查找帐号.3设置别名账号.322.5.2组织架构.3创建部门.3修改部门.3删除部门.342.5.3邮件群组.342.6反垃圾设置.362.6.1黑名单设置.362.6.2白名单设置.372.7企业网盘.37TENCENT腾讯企业邮箱用户手册22.7.1文件夹管理.382.7.2文件管理.382.8信息发布.392.8.1发布公告.392.8.2内部邮件.402.8.3邮件列表.4创建邮件列表栏目.4查看订户情况.4管理通知邮件.4统计.4设置.472.9系统日志.492.9.1收发概况.502.9.2收发详情.512.9.3管理操作记录.512.9.4批量任务.523用户篇.533.1登录.533.1.1公共登录页面.533.1.2个性化登录页面.543.2邮件收、读、发.553.2.1收信.553.2.2收信规则.561.1.1浏览信件.571.1.2发信.591.1.3发信特色功能.5“分别发送”功能.5“邮件撤回”功能.60使用彩色主题.611.1.4邮箱容量.621.2联系人.621.2.1个人通讯录.6新建联系人.6编辑联系人.6删除联系人.6导入导出联系人.641.2.2企业地址本.6查看地址本.6给企业联系人写信.661.3邮箱管理.661.3.1我的文件夹.6.1新建文件夹.6.2修改、编辑、删除文件夹.661.3.2收件箱.67TENCENT腾讯企业邮箱用户手册31.3.3草稿箱.671.3.4已发送.6查看已发送的邮件内容.6查看已发送邮件的投递状态.6邮件的发送状态一览表.701.3.5已删除.711.3.6垃圾箱.711.4邮箱设置.721.4.1常规.721.4.2账户.731.4.3换肤.741.4.4收信规则.761.4.5反垃圾.761.4.6我的文件夹.761.4.7其他邮箱.761.4.8手机邮.761.4.9信纸.771.5绑定QQ账号.771.6客户端设置.781.6.1POP3协议.791.6.2IMAP协议.801.7手机邮箱.811.7.1“提醒”短信.811.7.2来信提醒.811.8账户安全.831.9代收其他邮箱.841.9.1新建其他邮箱账号.841.9.2收取其他邮箱中的邮件.861.9.3修改其他邮箱账号.871.9.4删除其他邮箱账号.881.10提醒.881.11记事本.891.11.1写记事.901.11.2查看记事.901.11.3编辑记事.911.11.4删除记事.911.12文件中转站.911.13企业网盘.921.13.1新建文件夹.941.13.2文件夹重命名.941.13.3上传文件到网盘.941.13.4移动文件和文件夹.951.13.5下载网盘中的文件.961.13.6重命名文件.97TENCENT腾讯企业邮箱用户手册41.13.7删除文件.981.13.8查看网盘使用情况.99TENCENT腾讯企业邮箱用户手册5腾讯企业邮箱是针对中小型企业提供的电子邮件收发服务。企业将自己的域名按要求进行配置后，即可拥有一批以企业域名为后缀的邮箱帐号。企业可根据需要对这些帐号进行自主的组织、管理和分配。例如：企业的域名是那么使用腾讯企业邮箱就能拥有类似tomjack等帐号。并将这些帐号分配给企业员工使用。除了基础的收发邮件功能，腾讯企业邮箱还针对企业的需要开发了很多实用功能。下文将详细地予以介绍，并指导大家创建、管理和使用腾讯企业邮箱。TENCENT腾讯企业邮箱用户手册61创建篇腾讯企业邮箱的开通是自助式的。企业用户只需登录腾讯企业邮箱门户根据流程进行适当的设置就能使用了。1.1阅读腾讯企业邮箱服务协议企业在使用腾讯企业邮箱的服务之前，请仔细阅读腾讯企业邮箱服务协议，确保您了解相关的法律细节和服务条款明细。1.2注册管理员帐号对于企业来说，管理员账号负责企业邮箱的所有管理工作。因此企业在申请企业邮箱的服务时，需要先创建管理员账号。此外，为了确保企业的帐号信息安全，在注册腾讯企业邮箱时，您还需要提交一个有效的注册邮箱，即密保邮箱。该邮箱将用于找回企业邮箱的管理员密码及接收一些重要的系统邮件。TENCENT腾讯企业邮箱用户手册7提交了注册邮箱后，系统会发送一封邮件到该邮箱。接下来需要登录注册邮箱，并通过邮件中的链接激活您的管理员账号。点击上述链接后，将会来到注册页面，完成激活(如果浏览器无法直接跳转，请复制该链接到浏览器窗口中打开)。TENCENT腾讯企业邮箱用户手册8到这里，管理员帐号就注册成功了。与此同时，您的注册信息及登录方法将会通过邮件的方式发送到您的注册邮箱。1.3配置域名解析记录完成企业管理员账号的注册以后，您需要使用管理员账号进行初次登录，完成企业邮箱的域名配置。输入管理员账号和密码后，单击“登录”，进入管理页面。此时页面上是没有任何管理内容的，您还不能进行管理操作。您需要提交希望用于创建邮箱的域名，并进行必要的域名配置后才能使用。TENCENT腾讯企业邮箱用户手册9单击“添加域名”，进入域名设置页面。如果您此前已经有自己的域名，则在”我有域名”下的输入框中填写您的域名，然后单击“下一步”。.1验证所有权为了防止域名被冒用，首先需要进行域名所有权的验证。我们提供了两种方法进行验证，您可以选择您认为其中最方便的方式进行验证。方法方法AAAA：设置特殊的：设置特殊的CNAMECNAMECNAMECNAME记录记录按照申请页面提示的内容，设置一条特殊的CNAME记录，同样，这个值也是唯一的，每个域名都不同，您需要严格按照页面提示内容填写。填写的内容是根据域名动态变化的，请参见您的设置页面提示。CNAME记录：根据提示填写（变化的内容，每个域名都不同）指向主机：（固定内容）方法方法BBBB：上传文件至域名对应的空间：上传文件至域名对应的空间1.下载专用的验证文件：qqmail_domain_verify.txt；2.将该文件上传至您的域名指向的Web服务器(或虚拟主机)的根目录；TENCENT腾讯企业邮箱用户手册103.确保可以通过http:您的域名qqmail_domain_verify.txt这样的方式访问到该文件。.2设置MX记录域名的MX记录表明了该域名所对应的邮件服务器地址。给域名设置MX记录是使用腾讯企业邮箱的必要前提。每个域名商通常都会提供域名管理页面，请登录您域名的管理页面设置MX记录，其内容是固定的，分别为：优先级优先级10注意：为了保证邮件接收稳定，请删除其余的MX记录。TENCENT腾讯企业邮箱用户手册.3“个性化登录页”的设置方法（可选）腾讯企业邮箱为每个企业提供了“个性化登录页”，企业可以通过自己的域名来访问一个专属的邮箱登录页面，并对这个页面进行一定的个性化设置。方法是设置一条CNAME记录：别名：mail指向主机：设置后，就可以通过http:mail.企业域名来访问企业的个性化登录页了。.4设置TXT记录提升邮件的可信度（可选）为了提升企业邮箱发送外域（腾讯邮箱以外的邮箱）邮件的成功率，建议您给自己的域名设置一条TXT记录。TXT记录值为：v=spf1include:all以万网的设置为例：a)从处登录域名管理系统；b)在TXT（正文字串）处设置一条TXT记录，如下：注：易名中国，中资源目前不支持设置TXT记录。以上内容设置完后，即可提交域名验证，进入下一个阶段。1.4设置完成由于域名的解析记录生效需要一定的时间，通常为2-24个小时，因此提交验证后还需要等待一段时间。在此期间，后台会自动扫描您的域名，生效后即可自动开通，并发送通知邮件到您的注册邮箱。TENCENT腾讯企业邮箱用户手册12此外，腾讯企业邮箱是支持多域名的。这样即使一个企业拥有多个域名，也能集中管理。1.5域名注册如果您还没有自己的域名，需要去专业的域名注册商处注册一个域名。为了方便大家注册域名，企业邮箱与域名商合作，提供了便捷的域名注册服务。在“添加域名”页面中，找到“我还没有域名”的标签，单击“去注册一个域名”的链接开始注册域名。注册域名通常需要一定的费用。请您放心，您所付的费用仅仅是域名注册费，腾讯不会从中获取收益。此处注册的域名完全归您所有，注册成功后，无需设置，即可开通企业邮箱。TENCENT腾讯企业邮箱用户手册13注意：”www”地址已经填写，您不需要再次填写。2管理篇“管理篇”的读者是企业邮箱的管理员，该篇会详细说明企业邮箱的各项管理功能。2.1管理端的登录管理页面的登录地址是：TENCENT腾讯企业邮箱用户手册142.2首页首页用于查看成员邮箱的分配情况、全局邮件收发详情等信息，同时还可以在此进行信息发布等管理操作。TENCENT腾讯企业邮箱用户手册.1查看域名状态域名的状态包括：所有权验证状态，MX记录验证状态。此外，还能够看到当前域名下已经创建的成员、邮件群组的总数。TENCENT腾讯企业邮箱用户手册16当您设置好域名的解析记录并提交验证后，腾讯企业邮箱将会在后台自动检查生效情况，具体顺序是：a)进行所有权验证，成功后会自动进入步骤b。若24小时内没有通过验证也会发邮件告知，此时，您需要检查验证失败的原因。所有权验证中：所有权验证通过，正在验证MX记录：b)域名所有权得到验证后，将会验证MX记录，成功后企业邮箱将自动开通。TENCENT腾讯企业邮箱用户手册17同时，系统会发一封邮件到您的密保邮箱中，告知企业邮箱已经成功开通。同样，如果MX记录长时间没有通过验证，系统也会发邮件通知您。进行所有权验证，成功后将会发通知信到注册邮件进行告知，若24小时内没有通过验证也会TENCENT腾讯企业邮箱用户手册18发邮件告知，此时，您需要检查验证失败的原因。.2域名管理腾讯企业邮箱最多同时支持5个域名，不同域名下的成员可统一进行管理。如果需要增加多个域名，可在此点击“添加域名”。具体方法与首次开通一样，这里就不再赘述了。在当前页还可以进行域名的注销。注销后，该域名下对应的成员帐号，及邮箱的邮件将会被全部删除。因此，建议您在注销前先做好相关的备份工作。注销域名并不会影响管理员帐号，您仍然可以使用该域名重新申请企业邮箱。不过，域名注销后需要等待24小时才能重新申请。2.3基本信息“基本信息”页面提供了企业各种个性化信息的设置。TENCENT腾讯企业邮箱用户手册.1LOGO设置企业管理员可以给自己所管理的企业邮箱设置企业的logo，设置成功后，该企业logo将会出现在每个成员账号页面的左上角位置。下面，我们简单的介绍下如何设置企业邮箱的LOGO。(1)选择“企业信息”下的“邮箱Logo”单击“设置”。(2)进入“设置LOGO”页面，单击“浏览”，从系统文件中选择符合规格的图片。然后，单击“上传”完成设置。TENCENT腾讯企业邮箱用户手册20成功设置后，成员页面的显示效果：.2企业信息设置企业信息是企业情况的一个基本描述。建议您将贵企业信息补充完整，这将帮助我们为您提供更有针对性的服务。请放心，您的信息我们将严格进行保密。下面，我们简单的介绍下如何编辑企业信息。(1)单击“企业信息”下的“编辑”按钮，进入编辑页面。(2)填写对应的企业信息，然后点击“确定”即可完成设置。TENCENT腾讯企业邮箱用户手册.3企业地址本企业地址本是方便公司内部进行通讯录共享的一个功能。设置了“共享企业地址本”以后，成员将会在自己的邮箱中，看到企业成员的邮箱帐号及其他信息。下面，我们简单的介绍下如何共享企业地址本