石油天然气集团公司建设项目文件整理与归档操作指南(试行).doc

中国石油天然气集团公司 建设项目文件整理与归档操作指南 （试行） 办公厅 二一一年十二月 1 编 制 说 明 为规范建设项目文件的整理与归档要求，提高建设项目档案质量， 集团公司办公厅根据国家及集团公司有关标准规范，结合集团公司档案 工作实际，在 2010 年 11 月中国石油天然气集团公司建设项目文件归 档要求与档案整理操作指南 （征求意见稿）的基础上，总结了近几年 来建设项目文件、档案管理的经验，并征求了有关油气田、炼化、管道 储运等单位的意见，编写了中国石油天然气集团公司建设项目文件整 理与归档操作指南 （试行） （以下简称指南 ） ，供各单位档案管理人 员和项目文控人员在工作中参考。 指南共分为八部分，第一部分规定了指南的适用范围；第 二部分为规范性引用文件；第三部分为术语和定义；第四部分规定了各 参建单位对项目文件编制、收集、整理等工作职责；第五部分规定了项 目文件的收集范围；第六部分规定了项目文件编制、整理、归档要求； 第七部分为附录，对招投标文件排列顺序、建设项目竣工文件等常见问 题进行了例举；第八部分为附表。 指南在编写过程中，虽经反复斟酌，疏漏之处在所难免。希望 各单位在使用过程中，对指南提出宝贵意见，以便今后修订和完善。 1 目目 次次 1 1 范围 1 2 2 规范性引用文件 1 3 3 术语和定义 1 4 4 职责 3 5 5 项目文件的收集范围 5 6 6 项目文件编制、整理、归档要求 5 6.16.1 项目文件编制要求 5 6.1.1 项目文件质量要求 5 6.1.2 项目施工文件主要内容、格式、编制要求 6 6.1.3 项目竣工图编制要求、更改方法及竣工图章的使用 6 6.1.4 项目监理文件编制要求10 6.26.2 项目前期文件、项目竣工验收文件等整理要求10 6.36.3 项目竣工文件整理要求13 6.3.1 组卷原则、方法及排列顺序要求13 6.3.2 案卷编目要求15 6.3.2.1 卷内文件页号的编写15 6.3.2.2 案卷外封面的编制16 6.3.2.3 案卷内封面的编制19 6.3.2.4 卷内目录的编制21 6.3.2.5 卷内备考表的编制21 6.3.3“案卷/件”装订要求 22 6.46.4 项目文件归档要求23 6.4.1 项目前期文件、项目竣工验收文件的归档要求 23 6.4.2 项目竣工文件的归档审查程序24 6.4.3 项目竣工文件的归档要求25 6.4.4 设备随机文件的整理、归档要求25 - 2 - 6.4.5 其他项目文件的整理、归档要求27 6.4.6 归档手续及归档目录的编制28 7 7 附录 附录 1 招标文件排列顺序（参考）30 附录 2 施工阶段监理工作的基本表式31 附录 3 建设项目竣工文件编制、整理、归档中常见问题汇总32 8 8 附表 附表 1 案卷外封面34 附表 2 炼油化工建设项目施工文件案卷内封面（交工技术文件封面）.35 附表 3 炼油化工建设项目竣工图案卷内封面36 附表 4 炼油化工建设项目监理文件案卷内封面37 附表 5 油气田地面建设项目施工文件等案卷内封面38 附表 6 油气田地面总承包项目施工文件等案卷内封面39 附表 7 卷内目录40 附表 8 卷内备考表41 附表 9 盒内备考表42 附表 10 施工文件及竣工图质量审核报告（参考） 43 1 中国石油天然气集团公司 建设项目文件整理与归档操作指南 （试行） 1 1 范围范围 本指南规定了中国石油天然气集团公司建设项目文件整理与归档 的要求和方法。 本指南适用于中国石油天然气集团公司所有新建、扩建、改建等 建设项目文件整理与归档工作。技术改造项目参照执行。 2 2 规范性引用文件规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日 期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不 适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这 些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB/T 11822-2008 科学技术档案案卷构成的一般要求 GBT 11821-2002 照片档案管理规范 GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范 GB 50319-2000 建设工程监理规范 DA/T 28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA/T 22-2000 归档文件整理规则 中油办2010187号 中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规 定 3 3 术语和定义术语和定义 2 下列术语和定义适用于本指南。 3.13.1 建设项目建设项目 建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工， 独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理 的单位。 3.23.2 单项工程单项工程 建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发 挥生产能力或工程效益的工程。 3.33.3 单位工程单位工程 具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能 力或工程效益的工程。 3.43.4 项目文件项目文件 建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验 收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文 件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。 3.53.5 项目前期文件项目前期文件 工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程 中形成的文件。 3.63.6 项目竣工文件项目竣工文件 项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文 件，主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。 3.73.7 项目施工文件项目施工文件 项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。 3.83.8 项目竣工图项目竣工图 项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。 3.93.9 项目监理文件项目监理文件 监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。 3 3.103.10 项目竣工验收文件项目竣工验收文件 项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。 3.113.11 交工技术文件交工技术文件 施工单位或其他承建单位按国家现行的施工标准和规范以及集团公司 相关规定，在施工和管理过程中所形成的，在工程交接时移交建设单位的 工程交付、安全质量、使用性能等技术资料，是项目施工文件的重要组成 部分。 3.123.12 项目文件归档项目文件归档 建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托 的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶 段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。 3.133.13 项目档案项目档案 经过鉴定、整理并归档的项目文件。 4 4 职责职责 4.14.1 建设单位（业主、项目法人）职责建设单位（业主、项目法人）职责 4.1.14.1.1 负责组织、协调和指导项目文件的编制、收集、整理和归档工 作，负责项目档案的移交工作。 4.1.24.1.2 将项目文件管理工作纳入合同管理。在签订项目设计、施工及 监理等合同、协议时，设立专门条款，明确有关方面提交项目文件的相关 要求，以及整理与归档责任。 4.1.34.1.3 项目文件管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序， 纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设管理同步实施。 4.1.44.1.4 将项目文件管理工作纳入项目结算管理。建设单位财务管理部 门应在合同尾款支付流程中设置档案部门审核的环节，确认建设单位有关 部门及档案管理部门对项目文件审核的签字、盖章手续完备后，才能办理 财务结算手续。 4 4.1.54.1.5 建设单位项目管理部门负责确定项目竣工文件相关表格设置、 填写等编制标准，督促、检查竣工文件的编制、收集、整理工作，审核、 签署竣工文件及设备随机文件，并组织归档。 4.1.64.1.6 建设单位有关部门负责本部门职责范围内项目文件的收集、整 理工作，并向建设单位档案管理部门归档。 4.1.74.1.7 建设单位档案管理部门负责指导项目文件的整理、归档，检查、 接收项目文件。 4.24.2 勘察、设计单位职责勘察、设计单位职责 负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向建设单位相关部门提交 有关设计基础资料和设计文件。 4.34.3 施工单位职责施工单位职责 负责编制、收集、整理施工文件及竣工图，并提交监理单位、建设单 位项目管理部门审核后归档。 4.44.4 工程总承包单位职责工程总承包单位职责 负责审查、汇总各施工分包单位编制、收集、整理的施工文件及竣工 图，并统一将其提交监理单位、建设单位项目管理部门审核后归档。 负责总承包项目设备随机文件的收集、整理，并提交建设单位项目管 理部门审核后归档。 4.54.5 工程质量监督机构职责工程质量监督机构职责 负责编制、收集、整理建设项目工程质量监督工作中形成的质量监督 文件，并向建设单位档案管理部门归档。 4.64.6 监理单位监理单位职责职责 负责监理文件的编制、收集、整理，统一将编制整理好的案卷报送建 设单位项目管理部门审核后归档；负责督促、检查施工单位/工程总承包 单位编制、整理施工文件及竣工图，审核、签署施工文件及竣工图的完整、 准确、系统情况，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料。 4.74.7 试运行单位职责试运行单位职责 5 负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件，并向建设单 位档案管理部门归档。 5 5 项目文件的收集范围项目文件的收集范围 执行中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定 “建设项 目文件归档范围和保管期限表”。 6 6 项目文件编制、整理、归档要求项目文件编制、整理、归档要求 6.16.1 项目文件编制要求项目文件编制要求 6.1.16.1.1 项目文件质量要求项目文件质量要求 6.1.1.16.1.1.1 项目文件应保证原始性和真实性，归档的项目文件应为原件。 6.1.1.26.1.1.2 项目文件必须与工程实际相符，并做到完整、准确、系统， 满足生产、管理、维护及改扩建的需要。 项目文件的完整是指按中国石油天然气集团公司建设项目档案 管理规定 “建设项目文件归档范围和保管期限表”所确定的内容，将建 设项目建设全过程中应该归档的文件归档，各种文件原件齐全。 项目文件的准确是指项目文件的内容真实反映建设项目的实际情况 和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。 项目文件的系统是指要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保 持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理。 6.1.1.36.1.1.3 项目文件中文字材料幅面尺寸规格宜为 A4 幅面 （210mm297mm） ，图纸宜采用国家标准图幅。 6.1.1.46.1.1.4 项目文件所使用的计量单位、符号、文字及书写方法符合国 家有关规定。 6.1.1.56.1.1.5 项目文件的编制和书写材料必须宜于长期保存。不得使用易 6 褪色的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书 写、绘制。 6.1.1.66.1.1.6 项目文件要做到字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签认手续 完备。 6.1.1.76.1.1.7 录音、录像文件应保证载体的有效性。 6.1.1.86.1.1.8 电子文件应保证其真实性、完整性及有效性。 6.1.26.1.2 项目施工文件主要内容、格式、编制要求项目施工文件主要内容、格式、编制要求 6.1.2.16.1.2.1 炼油化工建设项目施工文件（交工技术文件）主要内容、格 式、编制要求，执行中国石油天然气集团公司炼油化工建设项目竣工验 收管理规范 。 6.1.2.26.1.2.2 油气田地面建设项目施工文件（交工技术文件）主要内容、 格式、编制要求，执行中国石油天然气股份有限公司油气田地面建设工 程（项目）竣工验收手册 。 6.1.2.36.1.2.3 管道工程建设项目施工文件（交工技术文件）主要内容、格 式、编制要求，执行中国石油天然气股份有限公司管道工程建设项目竣 工验收手册 。 6.1.2.46.1.2.4 加油（气）站和油库建设项目施工文件（交工技术文件）主 要内容、格式、编制要求，执行国家及集团公司相关规定。 6.1.36.1.3 项目竣工图编制要求、更改方法及竣工图章的使用项目竣工图编制要求、更改方法及竣工图章的使用 6.1.3.16.1.3.1 竣工图编制要求竣工图编制要求 竣工图是项目竣工文件的重要组成部分，施工单位/工程总承包单位 在项目竣工后必须按合同要求编制竣工图，应用最终版、新（干净）的施 工图进行编制。 竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，做到与设计变更、 隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”，真实反映项目竣工验收时的实 际情况。 按施工图施工没有变更的，在原施工图上加盖并签署“竣工图章” 。 7 凡施工中有部分变更的，可在原施工图上进行修改，并在修改部位 或图纸空白处加盖“竣工图核定章” ，全图修改后加盖并签署“竣工图章” 。 凡结构形式、工艺、平面布置改变，以及其它重大改变及图面变更 面积超过 35%的，不宜在原施工图上修改、补充，应重新绘制竣工图。重 绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段” 加盖并签署“竣工图章” 。 院标、企标重复利用图必须编入竣工图中；同一建筑物、构筑物重 复的国家、地方标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中 列出图号。 6.1.3.26.1.3.2 竣工图的更改方法竣工图的更改方法 文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改 可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。 利用施工图更改，必须在更改处或图纸空白处加盖“竣工图核定章” ，注明更改依据性文件的名称、编号和条款号，并签署姓名、日期，参见 页号（指设计变更通知单所在的案卷的页号） 。 “竣工图核定章”若盖在图 纸的空白处，必须用箭头标注到所修改的部位。 “竣工图核定章”样式参考（单位为毫米）： 标注“参见页号”的解释： 核定人： 日期： 10mm m 竣工图核定章 50mm 10mm m 15mm m 根据 号 变更通知单第 条修改 8 例 1：若设计变更通知单附在相关竣工图所在案卷的后面组卷（即被 修改的图纸与设计变更通知单均在一个案卷中） ，那么，可标注“参见本 卷 xx 页” 。 例 2、若设计变更通知单与被修改的图纸不在一个案卷中，那么，可 标注“参见 xx（即设计变更通知单所在的案卷题名）xx 页” 。 无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或在图纸空白处用文字 说明。 图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其它线条。 有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的，应在修改变更处 进行杠改，当变更内容较多时，可采用注记说明的办法。 新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。 已做了修改的设计变更单应加盖“已执行章” ，并注明被修改图纸 的出处，签署姓名、日期，参见页号（指被修改的图纸案卷的页号） ，做 到原图与设计变更单相互标注与参见。 “已执行章”样式参考（单位为毫米）： 标注“参见页号”的解释： 例 1：若设计变更通知单附在相关竣工图所在案卷的后面组卷（即被 修改的图纸与设计变更通知单均在一个案卷中） ，那么，可标注“参见本 卷 xx 页” 。 例 2、若设计变更通知单与被修改的图纸不在一个案卷中，那么，可 40mm 执行人: 日期: 已执行章 10mm 10mm 9 标注“参见 xx（即被修改的图纸的案卷题名）xx 页” 。 说明：如下情形，则不涉及上述“竣工图的更改方法” 。竣工图由设 计单位按专业进行编制，并附详细编制说明和目录、在版次栏注明“竣工 图” 。设计单位按最终修改状态绘制最终版施工图，加盖终版图章后发给 施工单位，施工单位核对确认后加盖竣工图章。工程总承包单位按最终修 改状态绘制最终版施工图，加盖竣工图章。 6.1.3.36.1.3.3 竣工图章的使用竣工图章的使用 竣工图章使用应按国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规 范 （DA/T 28-2002）规定的“竣工图章”执行。竣工图章内容、尺寸如 图 1 所示。 图 1 竣工图章（单位为毫米） 所有竣工图均应逐张加盖竣工图章。图纸目录、说明、材料表、设 备表、工艺规格表、仪表规格表等文字材料、表格首页的背面（左下角， 距左边 2010mm，距下边 2010mm）加盖竣工图章。竣工图章应使用不 易褪色的红色印泥，加盖在图标题栏上方或附近空白处，无加盖竣工图章 的位置时，可加盖在标题栏的背面处。 80 30 60 71310101010 竣 工 图 编制单位 编制人技术负责人编制日期 监 理 单 位 名 称监理人 2525 10 编制单位、监理单位应逐张签署竣工图章，竣工图章中的内容应齐 全、清楚；签名栏不得由他人代签或以个人印章代替签名，应是签名本人 可辨识的手写体原笔迹签名，其中“编制人” 、 “技术负责人” ，原则上不 能为同一人。 “监理人”应由专业监理工程师或总监理工程师签名。因个 人签名难于辨识时，应在卷内备考表中说明。 实行工程总承包的项目，由工程总承包单位或施工分包单位签署；未 实行工程总承包的项目，由施工单位签署。 竣工图章中的编制单位、监理单位，可填写规范的单位名称简称， 也可在图章制作时直接标明。 竣工图章中的编制日期一般填写竣工图编制完成的日期，也可填写 工程中间交接或竣工交接日期（参考国家标准城市建设档案著录规范 GB/T 503232001） 。 未实行“监理制”由建设单位自行管理的工程项目，其竣工图章中 的的“监理单位名称” 、 “监理人”应用“/” （斜杠）填写，不允许空白。 或者将“监理单位名称”修改为“建设单位项目管理部门” ，将“监理人” 修改为“审核人” ，并由相关责任人签署。 油气田地面建设项目竣工图的编制及竣工图章的使用、填写补充：油气田地面建设项目竣工图的编制及竣工图章的使用、填写补充： a a、油田公路竣工图中一个档案号为若干张，应逐页加盖竣工图章。 b b、如果防腐施工图是文字材料，应在原施工图封面上加盖竣工图章。 6.1.46.1.4 项目监理文件编制要求项目监理文件编制要求 监理文件的编制，执行建设工程监理规范 （GB 503192000） 。 6.26.2 项目前期文件、项目竣工验收文件等整理要求项目前期文件、项目竣工验收文件等整理要求 6.2.16.2.1 按按“件件”整理的原则整理的原则 11 6.2.1.16.2.1.1 按照中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定 ， 项目前期文件（不包括勘察、设计文件，以下同） 、项目竣工验收文件等 以“件”为整理单位，进行文件级整理。 6.2.1.26.2.1.2 整理单位应为“自然件” ，即单份文件。一般以每份文件为 一件。 6.2.1.36.2.1.3 将项目前期文件、项目竣工验收文件的同类文件或同一问题 的文件组合在一起，这就是为“一件” ，实际上也视为“一件” （例如 xx 项目招标文件等） 。 6.2.26.2.2 按按“件件”整理的方法整理的方法 6.2.2.16.2.2.1 项目前期文件、项目竣工验收文件等按件整理。 “件”级文件题名应照实抄录实体文件题名。 若有的文件题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应 根据文件内容重新拟写或补充题名。 6.2.2.26.2.2.2 把零散的同类文件或同一问题的文件组合在一起为“一件” （区别于自然件） ，是指实体装订在一起，编目时也只体现为一个条目， 作为一件文件，按“件”管理。 6.2.2.36.2.2.3 按“件”整理，具体执行归档文件整理规则 （DA/T 22 2000） 。可参考归档文件整理操作指南 （孙刚 李晓明 主编，中国档案 出版社）一书。 6.2.36.2.3 各单位也可按照本单位归档文件（文书档案）的相关管理规定， 整理该类文件。 参考样例：合同、招投标文件的整理参考样例：合同、招投标文件的整理 例例 1 1、物资（材料或设备）采购合同及招投标文件题名 文件题名文件题名应包括建设项目名称、单项工程名称、材料或设备名称、文文 件名称件名称。 合同文件名称 xx 合同，xx 技术协议，xx 订单。 12 也可将合同编号等以括弧的形式加在文件名称后。 招标文件名称 xx 招标文件。 招标文件排列顺序可参考附录 1。 合同与招标文件装订在一起时，其文件名称为： xx 合同及招标文件。 说明：此类合同与招标文件形成的量较少，可组合在一起，作为“一 件” 。 投标文件名称 xx 技术投标书，xx 商务投标书，xx 投标要件。 说明：在设备/材料名称后加“投标单位名称” 。若是中标单位的文件， 则在投标单位名称后加括弧填写“（中标） ”二字；若是未中标单位的文 件，则不加括弧也不填写“中标”二字。 参考样例 1：建设项目名称/单项工程名称+材料或设备名称+投标单位 名称（中标）+技术投标书。 参考样例 2：建设项目名称/单项工程名称+材料或设备名称+投标单位 名称+技术投标书。 例例 2 2、施工合同、委托监理合同及招投标文件题名 文件题名文件题名包括建设项目名称、单项工程名称+施工或监理+文件名称文件名称。 合同文件名称 xx 施工合同，xx 监理合同。 也可将合同编号等以括弧的形式加在文件名称后。 招标文件名称 xx 施工招标文件，xx 监理招标文件。 合同与招标文件装订在一起时，其文件名称为： xx 施工合同及招标文件，xx 监理合同及招标文件。 说明：此类合同与招标文件形成的量较少，可组合在一起，作为“一 13 件” 。 投标文件名称 xx 施工技术投标书，xx 施工商务投标书，xx 施工投标要件；xx 监理 技术投标书，xx 监理商务投标书，xx 监理投标要件。 说明：在工程项目名称后加“投标单位名称” 。若是中标单位的文件， 则在投标单位名称后加括弧填写“（中标） ”二字；若是未中标单位的文 件，则不加括弧也不填写“中标”二字。 参考样例 1：建设项目名称/单项工程名称+投标单位名称（中标）+施 工技术投标书 参考样例 2：建设项目名称/单项工程名称+投标单位名称+施工技术投 标书 说明说明：上述单项工程名称应包含装置/主项名称和子单项/单位名称， 单项工程名称后是否加“土建工程” 、 “安装工程” 、 “防腐工程” 、 “保温工 程”等等，可根据实际情况及合同的具体名称而定。 6.36.3 项目竣工文件整理要求项目竣工文件整理要求 6.3.16.3.1 组卷原则、方法及排列顺序要求组卷原则、方法及排列顺序要求 6.3.1.16.3.1.1 组卷要遵循竣工文件的形成规律和成套性特点，保持文件的 有机联系；分类科学，组卷规范合理；法律性文件手续齐备，符合档案管 理要求。 6.3.1.26.3.1.2 施工文件、竣工图、监理文件应分别组卷。卷内文件一般文 字材料在前，图纸在后。 6.3.1.36.3.1.3 施工文件按照已划分的单项工程、单位工程为基本单元进行 组卷；或按装置、阶段、结构、专业为基本单元进行组卷；若形成的文件 较多，可按子单位工程、文件的内容等分别组成若干案卷。 6.3.1.46.3.1.4 施工阶段中使用的监理工作基本表式 A 类、C 类表（见附录 14 2） ，可与相应的施工文件（交工技术文件）配套排序、组卷。也可按照 中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定建设项目文件归档范 围和保管期限表中“监理文件”的归档范畴，纳入监理文件排序、组卷。 6.3.1.56.3.1.5 监理文件按单项工程、单位工程并结合专业、文件内容组卷。 6.3.1.66.3.1.6 施工文件（交工技术文件）的排列顺序施工文件（交工技术文件）的排列顺序 施工文件的排列顺序，可参照执行中国石油天然气集团公司建设 项目档案管理规定“建设项目文件归档范围和保管期限表”。 炼油化工建设项目施工文件（交工技术文件）的排列顺序，执行 中国石油天然气集团公司炼油化工建设项目交工技术文件管理规范 。 油气田地面建设项目施工文件（交工技术文件）的排列顺序，参照 中国石油天然气股份有限公司油气田地面建设工程（项目）竣工验收手 册 。 管道工程建设项目施工文件（交工技术文件）的排列顺序，参照 中国石油天然气股份有限公司管道工程建设项目竣工验收手册 。 加油（气）站和油库建设项目施工文件（交工技术文件）的排列顺 序，参照中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定 “建设项 目文件归档范围和保管期限表” 。 6.3.1.76.3.1.7 竣工图的排列顺序竣工图的排列顺序 竣工图按专业排列，同专业的竣工图则按图号顺序排列。 竣工图按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构并分专业按原设 计（施工）图纸目录、图号顺序排列组卷。 说明：说明：不应把不同专业的图纸组成一个案卷；也不应把相同专业而不 同设计（施工）图纸目录的图纸组成一个案卷，也就是说，要按照原设计 （施工）图纸目录排序，一个目录的图纸组成一个案卷或者多个分卷。 某一专业图纸按原设计（施工）图纸目录排列较多时，可视情况分 别组成若干分（册）卷，各卷的题名相同，但落尾可书写为“（第分册 15 /共册） ” 。 参考样例：xx 竣工图（第一分册/共五册） 。 竣工图总目录放在第一分册，总目录的备注栏中应标明第二、第三等 分册所在的位置（例如：“以下见第二分册” ） ；第二、第三等分册案卷中 应补写分册竣工图目录。 设计变更通知单可附在相关竣工图所在案卷的后面组卷，也可单独 组卷，做到原图与变更单相互标注参见。 工程联络单、材料代用单等在施工文件中组卷。如果“工程联络单、 材料代用单”的内容涉及到图纸的修改，在处理上应与“设计变更通知单” 的处理一样，即在“工程联络单、材料代用单”上加盖“已执行章” ，签 署姓名、日期，注明被修改图纸的出处，要相互标注参见。 案卷中若只有一份设计变更通知单，其竣工图目录条目填写为“设 计变更通知单” ；一份以上，则必须编制设计变更通知单明细表，其竣工 图目录条目填写为“设计变更通知单明细表及变更单” 。 一份设计变更通知单有多个变更条目，某些条目所对应的修改图不 在本卷时，可在此条目旁填写“此条（页）不涉及本卷内容”或在此设计 变更单空白处填写“未加盖已执行章的设计变更不涉及本卷内容” 。 一份设计变更通知单的变更内容涉及到不同的案卷，应将其复印件 分别附在相关案卷中，并在卷内备考表中说明原件的出处。设计变更通知 单原件应尽量集中排列在某一“正本”案卷中，其它案卷（包括另一“正 本” ）做说明。 同一个单位工程分包给不同的两个或三个施工单位，如果有一卷图 纸的不同图号（按原设计图纸目录排列）由不同单位施工并编制，或者有 一卷图纸的同一图号由不同单位施工并编制，案卷外封面的“立卷单位” 可填写一个主要单位（编制竣工图多的单位） ，并加“等”字，但是，必 须在“卷内备考表”中说明 xx 图号由 xx 单位施工。同时，该图纸所有参 建的施工单位均应分别加盖“竣工图章”并签署。 16 6.3.1.86.3.1.8 监理文件的排列顺序监理文件的排列顺序 参照中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定 “建设项 目文件归档范围及保管期限表” 。 参照建设工程监理规范 （GB 503192000） “7 施工阶段监理资 料的管理” 、 “8.3 设备采购监理与设备监造的监理资料” 。 6.3.26.3.2 案卷编目要求案卷编目要求 6.3.2.16.3.2.1 卷内文件页号的编写卷内文件页号的编写 卷内文件排列后，凡有书写内容的页面均应编写页号。可可用号码机 打印页号，或用碳素笔、蓝黑钢笔编写页号。 页号编写位置：单面书写文件在其右下角；双面书写文件，正面在 其右下角，背面在其左下角；图纸一律在右下角（一般在图标题栏外右下 角） 。 成套或印刷成册的文件，凡自成一卷的，已有连续页号的不必重新 编写页号，否则，应重新编写页号。 竣工图应编写页号。 每卷独立编写页号（指各卷页号应从“1”开始编起） ，各卷之间不 连续编写页号（指同一类案卷，分卷与分卷之间的页号不能连续编写或打 印） 。 案卷外封面、内封面、卷内目录及卷内备考表不编写页号；原有图 纸（指竣工图案卷）目录编写页号。 6.3.2.26.3.2.2 案卷外封面的编制案卷外封面的编制 案卷外封面格式按照集团公司档案管理系统的模板执行，采用 150g/牛皮纸以打印方式编制，格式见附表 1。 案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容，主要包括项目名称、 代字、代号及结构、部件、阶段的代号和文件名称等；项目名称应与批准 的原立项、设计（包括代号）相符。归档外文资料的题名应译成中文。 17 a a、案卷题名中必须包括建设项目名称，即建设项目名称+单项工程名 称+单位工程名称或专业名称+文件名称。另外，生产装置名称前填写生产 规模（例如：x 万吨/年，x 吨/时，x 万方米/时） 。 例如： 建设项目名称：大连石化公司加工进口含硫原油技术改造工程 单项工程名称：400 万吨/年柴油加氢装置 b b、建设项目只有一个单项工程，即建设项目名称就是单项工程名称， 则案卷题名中的单项工程名称可省略。建设项目名称包括单项工程名称， 则案卷题名的单项工程名称也可省略。 c c、案卷题名中的“文件名称”参照中国石油天然气集团公司建设 项目档案管理规定 “建设项目文件归档范围和保管期限表” ，可书写为： 施工文件，竣工图，监理文件，隐蔽工程检查验收记录，等等。 d d、案卷题名参考样例、案卷题名参考样例 施工文件案卷题名结构：施工文件案卷题名结构： 建设项目名称+施工文件（或交工技术文件）名称 建设项目名称+单项工程名称+施工文件（或交工技术文件）名称 建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称+施工文件（或交工技术 文件）名称 竣工图案卷题名结构：竣工图案卷题名结构： 建设项目名称+图纸名称（落尾名或后缀语可书写为“竣工图” ） 建设项目名称+单项工程名称+图纸名称（落尾名或后缀语可书写为 “竣工图” ） 一般参照设计单位的原施工图（目录）名称，必要时可进行加工、补 充、完善例如，可加图纸“专业”名称，xx 建筑竣工图，xx 电气竣工图， 等等。专业名称参考：工艺、建筑、结构、机械（设备） 、给排水（给水、 排水） 、采暖、通风、电气、电信、仪表（自控） 、消防等专业，要完整 概括并准确描述图纸卷内文件的内容，便于检索利用。 18 监理文件案卷题名结构：监理文件案卷题名结构： 建设项目名称+监理文件名称 建设项目名称+单项工程名称+监理文件名称 建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称+监理文件名称 设备档案（或设备随机文件）案卷题名结构：设备档案（或设备随机文件）案卷题名结构： 建设项目名称+设备名称+设备位号+文件名称。 建设项目名称+单项工程名称+设备名称+设备位号+文件名称。 建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称+设备名称+设备位号+ 文件名称。 说明：说明：拟写案卷题名的要求。案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件 的内容。其结构应完整、文字宜简练，应避免因堆砌组合每份文件的题名 而造成案卷题名繁琐冗长。同时，也要杜绝因过于笼统而造成查找不便的 困难。同一个单项工程竣工文件案卷目录中不允许出现相同的案卷题名。 立卷单位，填写文件组卷部门或项目负责部门。 施工文件、竣工图的立卷单位一般填写施工单位名称，实行工程总承 包的项目，填写工程总承包单位名称，未实行工程总承包的项目，填写施 工单位名称。 监理文件的立卷单位填写监理单位名称。 起止日期，文字卷填写卷内文件形成的起止日期（即案卷内文件形 成的最早和最晚日期） ；图纸卷可填写项目工程交接时间。年、月、日之 间用“-”相隔，例如“2010 年 10 月 12 日”填写为“2010-10-12” 。起止 日期中间用“”相连，例如“2010-03-202010-10-09” 。 a a、施工文件、监理文件案卷，一般应填写案卷内全部文件形成的起 止日期，即一个最早的开始时间和一个最晚的结束时间，之间用“”相 连。 格式如：文字卷填写 2007-06-212008-09-14 b b、竣工图案卷，一般填写竣工图编制完成时间（即竣工图章中的 19 “编制日期” ） 。为了便于检查，也可以填写工程竣工（中间交接或竣工交 接）时间（参考国家标准城市建设档案著录规范GB/T 503232001） 。 格式如：图纸卷填写 2008-10-12 保管期限，依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。 a a、按照就高不就低的原则，同一案卷内有不同的保管期限划分时， 以保管期限最高的文件的期限为准填写该卷的保管期限。 b b、参照中国石油天然气集团公司建设项目文件归档范围及保管期限 表。 密级，依据保密规定填写卷内文件的最高密级。 档号，依据项目档案分类编号方案填写。 在案卷外封面右上角，加盖“正本”或“副本”红色印章，其图章 式样如下（单位为毫米）： 建议案卷外封面采用 150g/m2牛皮纸，字体、字号根据情况自定。 不装订的竣工图案卷，应编制竣工图案卷外封面。 6.3.2.36.3.2.3 案卷内封面的编制案卷内封面的编制 施工文件、竣工图、监理文件组卷必须有案卷内封面，案卷内封面 排列在卷内目录之前，并由案卷编制单位、监理单位和建设单位项目管理 部门的责任人员审核、签名。 炼油化工建设项目施工文件“案卷内封面”的格式见附表 2。 炼油化工建设项目竣工图“案卷内封面”参照施工文件“案卷内封 面”的格式，将“交工技术文件”改为“竣工图” 。格式见附表 3。 未实行“监理制”由建设单位自行管理的炼油化工建设项目，应将 副本 20 10 正本 20 10 20 施工文件及竣工图案卷内封面中的“监理单位、审查人、总监理工程师及 年月日”栏目去掉。 炼油化工建设项目监理文件的内封面参照施工文件“案卷内封面” 的格式，将“交工技术文件”改为“监理文件” ，由监理单位组卷和填写， 并将“监理单位及其审查人、总监理工程师、年月日”栏目去掉。格式见 附表 4。 炼油化工建设项目竣工文件案卷内封面填写说明炼油化工建设项目竣工文件案卷内封面填写说明 a a、 （项目名称） ，填写建设项目名称。 内封面的“项目名称”必须与案卷外封面的一致。 b b、单项工程、单位工程名称，按照建设单位工程管理部门或监理单 位下发的单项工程、单位工程划分及编号一览表中的名称填写。 内封面的“单项工程名称” 、 “单位工程名称”必须与案卷外封面的一 致。 c c、建设单位名称，填写建设单位名称。 d d、建设单位项目管理部门，加盖建设单位项目管理部门公章；审核 人，由建设单位项目管理部门施工负责人签名；项目负责人，由建设单位 项目管理部门负责人签名。 e e、监理单位，加盖监理单位公章；审查人、总监理工程师，由监理 单位相关责任人签名。 f f、组卷单位，施工文件、竣工图的“组卷单位”为施工单位，实行 工程总承包的项目，加盖工程总承包单位公章；未实行工程总承包的项目， 加盖施工单位公章。编制人、项目负责人，由组卷单位相关责任人签名。 监理文件的“组卷单位”加盖监理单位公章；编制人、项目负责人， 由监理单位相关责任人签名。 g g、建设单位项目管理部门的审核人、项目负责人，原则上不能填写 同一个人；监理单位的审核人、总监理工程师，原则上不能填写同一个人； 组卷单位的编制人、项目负责人，原则上不能填写同一个人。 21 h h、同一单项/单位工程的施工文件、竣工图案卷内封面，建设单位的 项目负责人的签名原则上应为同一个人；监理单位的总监理工程师的签名 原则上应为同一个人；组卷单位的项目负责人的签名原则上应为同一个人。 油气田地面建设项目竣工文件案卷内封面的编制补充油气田地面建设项目竣工文件案卷内封面的编制补充 a a、按照中国石油天然气股份有限公司油气田地面建设工程（项目） 竣工验收手册 ，施工文件（竣工图） 、无损检测、监理文件组卷必须有案 卷内封面。 b b、施工文件等案卷内封面使用附表 5，总承包（EPC/PC 承包）项目 施工文件案卷内封面使用附表 6。监理文件只填写编制单位和建设单位栏。 c c、竣工图案卷内封面参照施工文件案卷内封面的格式，将“交工技 术文件”改为“竣工图” 。 d d、案卷内封面填写说明 施工文件、竣工图的“编制单位”为施工单位。 监理文件的“编制单位”为监理单位。 案卷内封面由组卷单位采用打印方式编制，内容应打印齐全、清楚， 其中单位栏必须加盖单位行政公章或经过业主备案的该项目经理部公章， 签名必须是可辨识的签名本人手写体原笔迹，签名不得由他人代签或以个 人印章代替或打印。因个人签名难于辨认时，可采取打印姓名并签名。 部分单位的项目竣工文件案卷内封面还设置了工程质量监督机构 （即质监部门或者监督单位）及 EPC/PC 总承包单位的签署栏目，可按照 该单位的规定继续设置。 不装订的竣工图案卷，应编制竣工图案卷内封面。 其他建设项目竣工文件案卷内封面，可参考炼油化工建设项目竣工文 件案卷内封面编制。 6.3.2.46.3.2.4 卷内目录的编制卷内目录的编制 22 卷内目录格式按照集团公司档案管理系统的模板执行，格式见附表 7。 竣工图（指案卷实体）卷内目录使用原设计（施工）图纸目录。如 果需要编制竣工图卷内目录，可使用附表 7。 卷内目录填写说明 a a、序号，用阿拉伯数字从 1 起依次标注卷内文件的排列顺序，一个 文件一个号。 b b、文件编号，填写文件文号、编号或图纸的图号，或设备、项目代 号。 c c、责任者，填写文件形成部门或主要责任者。 d d、文件题名，填写文件材料标题全称，或拟写文件题名。 e e、日期，填写文件形成日期，以 8 位阿拉伯数字标注年月日，如 2007-09-18，填写在题名占用的最后一行内。案卷内某些文件一页中有几 个日期，一般填写最晚的日期。 f f、页号，填写每份文件首页上标注的页号，每卷内最后一份文件填 写首尾页上标注的页号即起止页号，起止页号之间用“”联结。页号填 写在题名占用的最后一行内。 卷内目录排列在卷内文件首页之前。 成套或印刷成册的文件，凡是自成一卷的，原目录可替代卷内目录， 不必重新编写卷内目录；但是，若该文件目录中未标注页号的必须标注页 号。 6.3.2.56.3.2.5 卷内备考表的编制卷内备考表的编制 卷内备考表格式按照集团公司档案管理系统的模板执行。 卷内备考表中应标明案卷内文件的页数，以及在组卷和案卷提供使 用过程中需要说明的问题，排列在卷内文件尾页之后,格式见附表 8。 立卷人，由立卷责任者签名。立卷日期填写完成立卷的日期。 检查人，由案卷质量审核者签名。检查日期填写审核的日期。 23 施工文件、竣工图的立卷人、检查人的填写：实行工程总承包的项 目，由工程总承包单位或施工分包单位立卷责任者、案卷质量审核者签名； 未实行工程总承包的项目，由施工单位立卷责任者、案卷质量审核者签名。 监理文件的立卷人、检查人应分别由监理单位立卷责任者、案卷质 量审核者签名。 互见号，填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类 型。 不装订的竣工图案卷，应编制卷内备考表。 6.3.36.3.3 “案卷案卷/ /件件”装订要求装订要求 6.3.3.6.3.3.1 1 文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可可 不装订，但同一项目应统一。 项目前期文件、项目竣工验收文件采用单份文件装订，即每份文件 单独装订；也可将零散的同类文件或同一问题的文件组成“件” ，文件实 体装订在一起（例如，招标文件） 。 施工文件、竣工图及监理文件分别组成案卷后，采用整卷装订形式。 竣工图可不装订。 6.3.3.6.3.3.2 2 案卷内不应有金属物，装订前应修补或裱糊破损文件。 6.3.3.6.3.3.3 3 表格文件装订时，其表格文头一律向上或向左。 6.3.3.6.3.3.4 4 文字材料按 A4（210mm297mm）折叠装订，其案卷厚度不超 过 20mm。 6.3.3.6.3.3.5 5 竣工图应按技术制图复制图的折叠方法 （GB/T10609.3） 要求统一折叠。图纸折叠是先将图框线以上、下、右各留 105mm，并在 图纸左边留有 25mm（与图框线或图幅线距离）的装订边（不装订的除外） ， 其余裁掉，按 A4 幅面采用先横后竖“手风琴”式折叠法，图签标题栏露 24 在外面（或斜角反折叠出） ，如果装订成卷的左右边不平衡时，应在装订 线的一侧加硬纸条衬平，其案卷厚度不得超过 40mm。 6.3.3.6.3.3.6 6 案卷装订时，幅面规格小于 A4 或者大于等于 B5 时（指整卷） ，遵循案卷左边齐、下边齐的装订原则。按以少从多的原则，案卷内文件 幅面规格全部为 A3（指整卷）或者案卷内文件幅面规格 2/3 以上为 A3 时 （例如，工艺专业里的管段图全部为 A3 幅面） ，可以不折叠为 A4 幅面而 直接装订。 例如：若案卷中 A4 规格的文件占多数时，应将小于 A4 规格的文件托 裱成 A4 大小；若案卷中 16K 规格的文件占多数时，可将大于 16K 幅面的 文件在留足文件内容保护距离的前提下，裁切成 16K 大小或者折叠成 16K 大小。 6.3.3.6.3.3.7 7 凡装订的案卷