金蝶K3 HR项目-考勤模块操作要点.doc

金蝶K/3HR项目考勤模块操作要点金蝶软件（中国）有限公司实施部二零一零年四月目 录金蝶K/3HR项目1一、考勤系统31、登陆考勤系统32、基础设置及数据导入42.1 考勤打卡记录导入42.2 职员排班信息导入63、考勤档案124、假期类型145、法定假日设置156、排班管理166.1 班次维护166.2 轮班规则186.3 排班管理197、假期管理207.1 假期计算207.2 假期额度227.3 假期维护228、出差维护238.1 新建出差单238.2 出差单修改248.3 出差单删除248.4 出差单作废258.5 出差单审核258.6 出差单反审核259、考勤管理259.1 考勤计算269.2 考勤维护279.3 考勤审核309.4 反审核319.5 考勤汇总3110、考勤汇总表查询3111、考勤汇总数据传递到薪酬模块35一、考勤系统1、登陆考勤系统 采取以下方式登陆考勤系统：1. 方法1： 点击桌面金蝶K3HR客户端平台快捷图标进入考勤系统；2. 方法2： 开始-程序-金蝶K3-金蝶K3HR客户端平台，点击金蝶K3HR客户端平台菜单进入考勤系统；应用要点：首次安装系统在完成安装之后，提示中间层服务不可用，点击确定，在弹出的登陆界面按照如下的方式修改。勾选：高级配置，出现通讯协议、中间层服务器和端口号设置。须在在中间层服务器填写中间层服务器的IP地址或机器名。保存，然后在选定数据中心，以管理员分配的用户名和密码登陆。在此处输入服务器IP登陆后主操作台界面如下图所示：2、基础设置及数据导入2.1 考勤打卡记录导入路径为：【人力资源】-【考勤管理系统】-【基础设置】-【数据导入】。如下图所示：点击上图中数据导入菜单进入以下界面：点击，进入导入方案设置界面（例如导入格式是1180123 200901090823的打卡记录）：应用要点：1. 输入方案名称和导入目标表为：原始打卡记录；2. 设定原始打卡记录文件路径；3. 文本值设定为固定长度分隔符（文件第一行若有标题需要勾选“标题所在行 1”）；4. 点击两次，增加2个对应关系；5. 按上图设置好对应关系（特别注意时间格式一定要选时间格式）；6. 保存方案；7.选定方案，点击导入选定原始打卡记录文档中的打卡记录。2.2 职员排班信息导入2.2.1导入文件需整理为以下文件格式：组织单元全称职员代码职员日期班次代码班次蓝海集团/蓝海机械有限公司/钣金车间76F0500030邵小翠2008-01-1212钣金早班蓝海集团/蓝海机械有限公司/钣金车间76F0500030邵小翠2008-01-2212钣金早班蓝海集团/蓝海机械有限公司/钣金车间76F0500030邵小翠2008-01-2312钣金早班蓝海集团/蓝海机械有限公司/钣金车间76F0500030邵小翠2008-01-2412钣金早班2.2.2数据导入菜单路径为：人力资源-考勤管理系统-基础设置-数据导入，双击【数据导入】进入导入数据界面如下图：2.2.3单击，新建一个导入方案。指定导入方案名称，选定导入目标表，制定导入文件路径。指定标题所在的行号，如果没有标题则不用勾选标题所在行。2.2.4对于EXCEL格式的导入的职员排班信息文件，可以直接使用“自动匹配”功能进行原字段和目标字段名称的匹配。2.2.5对于时间格式的项目，需要根据时间显示结构设置时间格式，如yyyy-MM-dd HH:mm:ss2.1.6设置完毕保存该导入方案2.1.7选定导入方案，单击导入。应用要点：人员筛选的多种方法：HR系统多处都会有下图所示的职员选择界面，用于选定一个或者多个职员来进行考勤基础资料维护、请假单维护、考勤维护等操作。掌握多种快捷有效的筛选方法将能帮助您很快选定所要查找的人员。下面介绍几种常用的方法：方法一：不设置任何条件，直接单击确定将列出所有人员,然后在下图所示的职员代码处输入员工代码后，可以选定制定代码的员工；在姓名处输入姓名可以筛选出指定姓名的员工；在组织单元处输入组织单元可以筛选出一个部门的所有员工。例如：在姓名处输入“吴”，可以筛选出所有姓吴的员工。方法二：点击上图确定后的，弹出下图的条件选择对话框，可设置各种条件。多个条件可以使用逻辑and和or来连接。如下图设置的条件将筛选出入司时间大于2008-11-23并且政治面貌为中国共产党党员的所有员工。方法三：点击，将出现组织框架图，点击“+”和“-”可以展开或者收缩相应的组织机构。选定部门后，右侧将出现对应部门的员工信息，使用鼠标配合Ctrl和Shift键选定一个或者多个员工。方法四：点击，激活伸缩框，如下图所示。点击，对职员代码、组织单元、班组长、姓名、职位、职位进行设定筛选。下图是点击“职员代码”后的出现的职员代码窗口。小技巧1：在下图矩形框区域内点击鼠标右键，将弹出下图可选菜单。鼠标左键点击“列选择”，可以在自定义选项框中选定需要增加的列，如“班组长”等列。小技巧2：拖拉列表操作如上图，用鼠标左键点击“姓名”列不放，拖动到组织单元列前，释放鼠标左键，姓名列将移动到组织单元列前面，效果如下图所示：注：以上操作方法在系统中很多类似的地方都能用到，操作方法一致。3、考勤档案点击人力资源- 考勤管理系统- 基础设置-考勤档案进入，界面如下：考勤档案设置人事信息中职员代码和考勤卡号的一一对应关系。方法如下：1) 使用上节介绍的职员选定方法，选定需要增加考勤档案的员工2) 单个员工考勤档案的维护1. 在职员列表选定单个员工，点击菜单栏2. 在右侧填入相关信息：考勤卡号，假期组，考勤组等3. 保存应用要点：生效时间设定考勤卡号生效时间，在“考勤计算”中，如果生效时间不在计算时间范围内则不在范围内的打卡记录将不参与计算。3) 多个员工批量维护1、 选定多个职员后点击菜单栏【列表选择】2、 右侧浏览窗口的考勤卡号、考勤组 、假期组 、法定假日类别 、是否班组长 、班组装长、 生效日期支持复制、粘贴功能。并且可以支持从EXCEL复制后粘贴。如：在EXCEL中有一列数据为员工卡号，连续10个数据为00001-00010，选定这10个单元格，复制后后一次性复制到下图的1-10位员工。3、 保存。4) 设置班组长1、 单个员工设置为班组长，在单个员工考勤档案增加时，勾选即可2、 多个员工设置为班组长，在批量维护时将是否班组长勾选即可3、 设置好班组长后，可在批量维护时，一次性设置员工所属的班组长应用要点：考勤资料（如：卡号变更，生效日变更）后需使用菜单栏【匹配打卡记录】进行打卡记录匹配4、假期类型点击人力资源- 考勤管理系统- 基础设置-假期类型进入，界面如下：3.1新增假期类型，单击菜单栏按钮3.2如下图输入代码等信息选项说明允许补请假假期类型的参数。勾选则表示在系统日期前可以补请假期。补请假期限与“允许补请假”参数配合使用。补请假单位与“允许补请假”参数配合使用。包含法定假日假期类型的参数。勾选则表示该假期类型包含系统规定的法定假日。包含公休日假期类型的参数。勾选则表示该假期类型包含系统规定的公休日。允许超额请假假期类型的参数。勾选则表示在假期维护中允许录入超过假期剩余额度的请假长度。3.3点击菜单栏保存按钮保存3.4对于已经存在的假期，选定后点击修改，保存后修改生效3.5对于今后不在使用的假期，可点击【禁用】进行禁用。若禁用假期重新启用，点击【反禁用】。5、法定假日设置法定假日设置国家规定的法定休假日。点击考勤管理系统-基础设置-法定假日设置进入法定假日设置界面。4.1法定假日类别管理点击菜单栏图标新增法定假日类别，点击修改，删除法定假日类别。新建和维护界面如下图所示。输入代码、名称等信息后保存完成法定假日类别的建立。4.2 在“浏览”界面下维护法定假日4.2.1设定假日的开始日期和结束日期，点击菜单栏新建一个法定假日。4.2.2 输入代码、中文名称等信息，点击菜单栏保存图标保存法定假日4.2.3在法定假日日历页签可以日历形式浏览已经建立好的假日。如下图：应用要点：设置好法定假日后，在排班时可以自动将法定假日当天排为“法定节假日”类型的班次。6、排班管理点击人力资源- 考勤管理系统- 排班管理进入6.1 班次维护1.1新建班次，点击菜单栏1.2输入班次代码，班次应用的组织单元，名称信息1.3取卡最早时间：早于该时间点的打卡记录和本班次匹配时候将被忽略1.4取卡最晚时间：晚于该时间点的打卡记录和本班次匹配时候将被忽略1.5昨天，今天，明天下拉选项框可以指定班次的不同工作日的跨度。例如：班次可从今天19：00开始，明天早上03：00结束。1.6填写上班时间和下班时间：系统支持5段上下班。每段上下班需要打2次卡（上班卡和下班卡）。1.7迟到允许和早退允许：允许时间以分钟为单位，允许范围内不计迟到早退，超出允许值将被计迟到早退。 1.8班次类型根据实际情况从工作日、顺延、公休日和法定假日中选择。1.9标准工时为下班时间和上班时间差扣除段内休息时间的实际工作时间。1.10点击菜单栏“保存”按钮保存班次1.11对于已经存在的班次，可以点击菜单栏进行修改和删除操作。1.12对于后续不在使用的可点击菜单栏进行禁用，如果要再次开启，可点击来进行先关设置。应用要点：第一次设置完上班时间、下班时间和段内休息时间后，系统会自动计算出标准工时。后续手工再次修改时，系统不会自动更新此时间，请在修改上、下班时间和段内休息时间后确认一下是否要手工修改标准工时。6.2 轮班规则轮班规则可以对有序循环的班次进行设置。下面以行政人员轮班规则为例进行设置。行政人员周1到周5每天早上9：00上班，下午18：00下班，周6和周日休息。根据上节班次设置方法，分别设置以下班次（1）行政人员班，上班时间9：00，下班时间18：00，段内休息时间60分钟（2）周6班次 不设置上下班时间（3）周日班次 不设置上下班时间2.1单击菜单栏，建立空白轮班，分别填入如下图所示信息2.2点击菜单栏保存按钮保存。2.3对于已经存在的轮班规则，可以点击菜单栏进行修改和删除操作。应用要点：必须要设定轮班规则才能排班。6.3 排班管理在人力资源-考勤管理系统-排班管理-考勤排班进入。1、 排班前需要制定排班的人员，选定人员的方法（详细操作可参考上节：人员筛选的多种方法）：1) 方法一：不设置任何条件，直接单击确定将列出所有人员2) 方法二：点击，设置各种筛选条件3) 方法三：点击，在组织结构列表中选择4) 方法四：点击，激活伸缩框，对职员代码，组织单元，班组长，姓名，职位，职位进行设定筛选5) 对于设置了班组长，且组员已经关联到班组长的情况，可以在伸缩框的“班组长”栏指定班组长，其组员会被一并选定列示出来一起参与排班。6) 设置排班开始时间和结束时间，使用Ctrl（Shift）选定左侧员工栏中的员工，单击菜单栏对选定的员工进行排班。7) 选定轮班规则8) 本例排班开始时间为周2，轮班规则开始于轮班规则的第2天，设置轮班开始于29) 点击菜单栏保存按钮保存完成选定人员的排班。7、假期管理在人力资源-考勤管理系统-假期管理进入7.1 假期计算 在假期管理假期计算页面，用户可以选择公式进行计算。系统预置了“生成假期额度”、“重算假期额度”、“清空假期额度”、“生成自然年度假期额度”方便用户直接使用 7.1.1在计算假期额度时，先在公式选择选择下拉选项选定“清空假期额度”，点击菜单栏（如上图），系统执行计算功能，清空假期额度。7.1.2生成假期额度公式的使用：先在公式选择选择下拉选项选定“生成假期额度”，指定计算日期，如2008-11-19。那么假期开始日期和结束日期包含计算日期的假期将被计算出来。本公式的计算基准日期为员工的入司日期，开始日期和入司日期相同，结束日期为开始日期后一年。7.1.3生成自然年度假期额度公式的使用：先在公式选择选择下拉选项选定“生成自然年度假期额度”，指定计算日期，如2008-11-19。那么2008年的假期将被计算出来。本公式的计算基准日期为本年元旦（本例为2008-1-1），开始日期和基准日期相同，结束日期为本年期后一年（本例为2008-12-31）7.1.4重算假期额度公式“重算假期额度”公式是系统内置的一个重算公式。计算时设置计算的开始时间和结束时间。在生成假期额度计算成功后，可以执行“重算假期额度”公式，来计算出开始时间和结束时间内假期的已用额度和已用次数。“重算假期额度”公式执行时，通过获取假期维护中的已冲销假期记录的请假长度、请假次数和未冲销假期记录的请假长度、请假次数，来计算出假期的已用额度和已用次数。7.2 假期额度点击人力资源-考勤管理系统-假期管理-假期额度进入假期额度管理界面。用户根据设定的假期类型和假期额度计算公式，可以计算出职员在每个取假周期内的标准额度、已用额度和假期剩余额度，并生成到假期可用额度表中。剩余额度确定了职员可以申请到的假期额度。使用“生成假期额度”公式或“生成自然年度假期额度”公式的使用执行计算成功后进行“重算假期额度”，假期额度表中会生成职员的假期剩余额度记录。如上图显示，选定职员“文小同”，右侧显示出其年假标准额度为9天。应用要点：实际使用时可能遇到系统计算出来的额度和实际情况有差异的情况，系统提供对计算出的假期额度进行修改的功能。选定某假期，点击菜单栏，可以进行延期、增减额度、增减次数操作。7.3 假期维护点击人力资源-考勤管理系统-假期管理-假期维护进入假期维护界面1) 选定职员列表中的某个人员2) 点击菜单栏3) 输入请假单号4) 从假期类型下拉框选定请假的类型，如病假、年假。假期类型确认后系统会自动将该员工此假期的余额显示在剩余额度处。如果额度为0，或者请假时间大于额度，在保存单据的额时候系统会提示“不允许超额请假”。5) 如果是整天记录则选定，否则选定，二者只能选其中一个6) 设定开始时间和结束时间7) 在某段日期范围内连续申请相同时间长度的假期，可以勾选连续定量，设定每天申请的假期小时数。8) 填写申请日期、审批人（非必录），请假原因后保存完成请假单的输入。9) 点击菜单栏保存按钮保存请假单。8、出差维护点击人力资源-考勤管理系统-出差管理-出差维护进入出差维护界面8.1 新建出差单8.1.1在左边“已选人员”界面中指定请假人8.1.2单击菜单栏，进入下图请假单维护界面8.1.3填写出差单号8.1.4如果是整天出差则选定，否则选定，二者只能选其中一个8.1.5分别填写开始时间和结束时间8.1.6如果出差时间内含有公休日和法定假日，且公休日和法定假日出差，则可勾选包含公休日或包含法定假日8.1.7填写余下必要信息后保存。8.2 出差单修改在出差管理出差维护页面，在浏览列表中，选中未经审核的出差记录，单击【修改】按钮，自动切换到详细信息页面，可以进行出差记录修改。出差记录在修改状态下，可以对明细记录进行修改。在详细信息页面的出差明细记录中，单击【列表修改】按钮，明细记录表可进行列表编辑，可以对明细记录的“出差时长”字段进行修改。单击【完成修改】按钮，则保存“出差时长”字段的修改内容，明细表恢复浏览状态。8.3 出差单删除在出差管理出差维护页面，在浏览列表中，选中未经审核出差记录，单击【删除】按钮，可以删除出差记录。8.4 出差单作废在出差管理出差维护页面，在浏览列表中，选中一条出差记录，单击【作废】按钮，可以将该出差记录改为作废状态。作废单据上申请出差的开始、结束时间也不会用于对新提交的单据做时间范围上重复性检测。8.5 出差单审核在出差管理出差维护页面，在浏览列表中，选中计划或未审核状态的出差记录，单击【审核】按钮，可以审核出差记录。审核成功后，记录的状态变为“已审核”。8.6 出差单反审核在出差管理出差维护页面，在浏览列表中，选中已审核状态的出差记录，单击【反审核】按钮，可以反审核出差记录。反审核成功后，记录的状态变为“未审核”。应用要点：同一职员在同一天可建立多张出差单。但同一天的多张出差单的时段不可重叠(边界时间可重叠，如：出差单1的结束时间可以等于出差单2的开始时间)。基于以上规则，新增、复制新增或修改加班单时，将进行加班单时间段不重复的约束规则检查，如果出差时段与已有的出差记录的时段重合，则无法保存。9、考勤管理在人力资源-考勤管理系统-考勤管理下进行考勤的管理。包含考勤维护、补签卡、考勤计算和考勤汇总菜单。考勤管理的维护顺序是：首先进行考勤的计算，然后在考勤维护中对职员的考勤异常进行维护（包括补签卡，反向补签卡，反向请假等），当处理完异常后再进行考勤计算，审核考勤记录后进行考勤汇总。9.1 考勤计算在人力资源-考勤管理系统-考勤管理-考勤计算进入考勤计算界面：选择考勤计算，设定计算的开始时间和结束时间，考勤计算效率取决于计算的天数，请注意不要输入过大的计算区间，建议一个月为最大跨度进行计算。输入打卡时间间隔，该间隔以分钟为单位，间隔内的重复打卡，系统将只取一个打卡记录。如图设置是否更新迟到、早退和时间段数后，点击计算。提示计算成功后即可到考勤维护中对考勤的异常数据进行分析和维护了。9.2 考勤维护在人力资源-考勤管理系统-考勤管理-考勤维护进入考勤维护界面：2.1首先将已经计算过考勤数据的开始时间和结束时间填写在开始时间和结束时间内2.2在左侧人员列表中选定一个、多个或者全部职员2.3单击菜单栏按钮，系统将选定人员的考勤数据在右边考勤记录中显示。注意：用户可以勾选上端可选项，决定是否显示迟到、早退、旷工、超时加班、其他异常、正常的考勤记录。2.4选定某员工的一条考勤记录后，单击下图标示的【刷卡记录】和【考勤单据】可以显示该考勤记录对应的原始打卡记录和关联的请假单、加班单等信息。明细刷卡记录显示如下：对于计算出来有异常的考勤记录，可采取以下措施维护：9.2.1反向生成假期单在右边的列表中选择考勤异常记录，单击菜单栏【反向生成假期单】，系统将弹出的“反向生成假期单”界面中，用户单击【列表修改】后，就可以对某列进行修改了，可以使用CTRL+C和CTRL+V批量复制。填写完毕后单击菜单栏保存按钮保存。单击菜单栏审核按钮审核反向生成的假期单。应用要点：根据考勤异常记录生成的假期单经过审核后，才能冲销异常记录。9.2.2反向生成补签卡在右边的列表中选择考勤异常记录，用户单击【反向生成补签卡】，系统将弹出的“反向生成补签卡”界面中，用户单击【批修改】后，就可以对某列进行修改了，可以使用CTRL+C和CTRL+V批量复制。保存审核后反向补签完成。应用要点：双击员工对应的上班时间1、下班时间1，可以自动填写漏打卡班次的开始时间和结束时间。根据考勤异常记录生成的补签卡单据经过审核后，才能冲销异常记录。用户填写的补签卡时间，必须在员工当天班次的最早取卡时间和最晚取卡时间的范围之内。此外，在进行反向补签时，如果班次定义中相应的上下班时间点没有设置数据，则对应的字段不允许补签卡。9.2.3旷工修正在右边的列表中选择一个或多个考勤记录，在工具栏点击【旷工修正】，出现下拉菜单，其中包括两个选项【自动修正】和【手工修正】。如果选择【自动修正】方式，则对所选考勤记录中未审核并且考勤计算后存在旷工异常时间的记录进行修正处理。修正方式为系统自动将所有异常旷工时长和旷工次数清零。若修正后如发现处理错误，请对考勤结果重新计算。应用要点：本功能将覆盖您之前所做过的任何手工修正的结果；请完成此功能后尽快完成审核操作，防止重新计算时或异常修正时将修正结果覆盖；请填入你进行批量修正的原因记录，以备将来查验。9.3 考勤审核在右边的列表中选择一个或多个考勤记录，用户单击【审核】，系统将提示审核信息，点“确认”后，审核状态为已审核，记录审核人。应用要点：经过审核后考勤记录，才能参与考勤汇总。某职员在某一天的考勤记录如果已审核，则审核之后该职员在该天的所有单据(如：补签卡、加班单、出差单、请假单、调休单等)都不可进行审核或反审核。9.4 反审核在右边的列表中选择一个或多个考勤记录，用户单击【反审核】，系统将提示审核信息，点“确认”后，审核状态为未审核。9.5 考勤汇总在人力资源-考勤管理系统-考勤管理-考勤汇总进入该模块功能：基于考勤硬件的刷卡记录，结合考勤规则、假期管理、出差管理、加班管理信息，计算出职员的考勤记录后，可以通过考勤汇总计算每人每天各上班时段迟到、早退、加班等的考勤记录。1) 填写汇总的开始，结束日期2) 点击菜单栏进行计算。应用要点：职员的考勤记录经过审核后，才能参与考勤汇总公式计算！按月汇总的考勤记录汇总数据将直接传递到工资模块进行薪酬计算。如：实际出勤天数。10、考勤汇总表查询在人力资源-考勤管理系统-报表查询-考勤汇总表查询考勤汇总表。首先弹出条件查询界面，用户可以设置查询过滤条件。应用要点：查询方案：在条件查询界面，可以保存查询方案，也可以修改、删除查询方案和修改方案名称。点击 【重置】按钮，可以让查询界面恢复默认方案状态。勾选“下次以该方案直接进入清单”并保存后，下次点击考勤汇总表菜单，则直接以该查询方案进入考勤汇总表，不再弹出条件查询界面。条件：在条件查询界面的“条件”页签，可以设置需要查询的“职员”、“组织单元”、“出勤日期”范围条件。“职员”、“组织单元”可通过F7选择，默认显示操作用户所在组织单元。“出勤日期”默认显示系统当前日期。项目：在条件查询界面的“项目”页签，可以选择需要在汇总表中显示的字段。可以全选、全清、上移、下移字段。过滤：在条件查询界面的“过滤”页签，可以对字段项目设置取值条件，包括对多个字段项目设置取值条件的组合。排序：在条件查询界面的“排序”页签，可以对字段项目设