SAP B1项目性管理解决方案分享(方案说明书).pdf

SAP B1 项目性管理解决方案分享项目性管理解决方案分享 上海达策信息技术有限公司 陈华 目目 录录 一、一、 客户背景客户背景 .2 二、二、 目前存的问题和管理层对目前存的问题和管理层对ERP的期望的期望2 三、三、 实施实施B1 的难点的难点3 四、四、 顾问建议的实施目标顾问建议的实施目标 .4 五、五、 系统解决方案系统解决方案 .5 1. 统驭所有业务的项目管理流程统驭所有业务的项目管理流程 .5 2. 实现设计方案的技术基础实现设计方案的技术基础 .7 3. 物料标准化的实现方案物料标准化的实现方案 .11 4. 项目管理相关方案项目管理相关方案 .15 5. 采购询价管理采购询价管理 .18 6. 按项目的移动平均计价方案按项目的移动平均计价方案 .20 7. 其它配置其它配置 .24 六、六、 系统实施成本和实施团队系统实施成本和实施团队 .24 一、 客户背景一、 客户背景 上海设备有限公司（以下简称该客户为公司） ，是沪上某大型钢铁集团的一级供应商。主要经营范围是为客户各分公司的一些基建工程配 套各类设备，以买进指定设备，再转卖给客户的贸易业务为主。另有部分产品，需要有设备成套的过程，即买回各种部件，简单组装成套后整体交 付客户（例如配电柜，买回各种型号的电器元件，再按客户要求组装成一个整柜交付客户） 。 公司的销售接单业务，以参与客户项目竞标为主要模式。当获得客户立项的潜在机会信息后，积极跟进并参与客户组织的招标工作。招标工作 需要项目部配合确认需购买的各类设备品牌、规格、详细技术要求，再由商务部（商务部在公司中更多的承担的是采购的业务职能）进行多家供应 商询价、比价，最终与销售部门共同确认需要向客户提供的标书、设备信息等。在竞标成功后，标书将作为与客户签订最终合同的重要依据。在货 物交付时，根据客户项目进展情况，按照客户时间节点交付至客户施工现场，或客户仓库，并根据项目要求与客户沟通组织检验、联络是否可以开 票，跟催回款等。 二、 目前存的问题和管理层对二、 目前存的问题和管理层对 ERP 的期望的期望 在项目实施初期，通过对管理层的调研和沟通，了解到管理层对的期望和希望解决的问题主要集中在以下方面： 利用系统帮助解决管理中存在的流程疏漏问题。例如，公司完成一笔客户的合同，通常会经历投标、确认设备规格品牌等技术指标、签订销售 合同、采购、入库、客户检验、交付、根据合同开票、分批回款等过程，周期非常长。在合同执行过程中，经常会出现各个环节无人跟踪，造 成流程滞碍或遗漏，例如相关人员忘记下采购订单，或者采购了错误的规格型号，甚至会出现货到仓库后，由于流程衔接出现问题，仓库无法 知晓是为哪个合同采购的设备，造成需交付时货物遗失。或者在货物发出后，未按合同规定联络客户检验等。 由于没有统一的信息平台，再加上物料种类繁多，基本上不会有标准化的物料，所以仓库信息混乱，财务的成本核算根本无法以仓库的库存信 息为依据。仓库账实不符已成为一个不容忽视的大问题。财务也无法根据仓库的库存报表，按项目进行成本核算和分析。 希望系统帮助进行采购行为的合法性判断。因为公司的业务是典型的“以销定采” ，在进行投标时，即需要采购部门介入进行多方询价，并依 据最终确定的供应商提供设备的品牌、价格再向客户投标。在签订销售合同后，根据客户合同再组织采购。原则上是不允许没有销售合同的采 购业务发生的。但是有可能会有部分特殊情形，会导致没有销售合同的采购行为发生。例如，可能由于与客户之间的商务流程周期较长，在没 有正式销售合同时，为完成客户的紧急项目，也允许先行采购。所以基于这种现状，管理层往往难于对采购行为的合法性进行判断和管控，故 在这方面也希望获得系统的帮助。 对客户合同执行情况的管理。在公司合同执行的过程中，销售部、项目部都会与客户进行不同层面的沟通、联络，安排进行现场交付、验收、 开票等事宜，但这些信息并未很好地共享，造就了信息孤岛，导致各部门和管理层无法对合同的执行情况进行宏观上的掌控和管理，也经常导 致部门之间无法协同处理合同执行过程中的一些异常状况，甚至会造成某些环节在部门间和与客户间的衔接出现问题，从而引发客户抱怨。 三、 实施三、 实施 B1 的难点的难点 经过调研后，我们在进行分析时，认为有以下难点，是需要在项目设计中予以充分考虑，并设法解决的： 1. 公司的物料无法进行标准化管理。这体现在两方面：第一是，不同的销售合同，所需要购买和提供给客户的设备规格是完全不同的。例如： 假定客户需要购买的是服务器，因为不同合同里的约定不同（甚至同一合同中，也经常出现相差迥异的配置） ，提供的服务器配置相差非常大， 由此带来的货物价值也会产生从几千元到几万元的较大差距，所以在库存账上，无法标准化为一种物料；第二：有部分需要组装成套的设备（如 配电柜） ， 在同一合同中， 虽然都是一种设备， 但每个设备的内部配置根据客户要求都是完全不同的 （如每一个柜子需要配置多少开关、 电阻等） ， 所以无法建立标准的清单（为每一种不同配置的配电柜建一个物料主数据也是不现实的） ，但仍然需要根据客户要求的配置来指导部件采 购、成套组装等工作，并且需要管理到库存中每种不同配置的配电柜成本、数量等。如果严格按照规格、配置不同分配不同的物料主数据，则 系统里的物料数量级，将达到系统无法承受的一个级次，也不利于最终用户的维护、查询等操作。 2. 需要严格按项目进行成本核算。管理层需要看到不同项目的利润情况，所以对按项目进行成本管理的要求就非常高，同一种物料，如果分属不 同项目，则它的材料成本也需要进行分开核算。而目前在的标准功能中，无法做到同一物料、分属不同项目时计算不同的库存成本和销售 成本。 四、 顾问建议的实施目标四、 顾问建议的实施目标 根据对公司的调研，并严谨地对公司管理现状进行分析后，我们向公司提出了顾问方建议的系统实施目标： 、目标一：建立和规范矩阵式管理的模式。 根据公司经营模式，我们认为矩阵式的管理，将非常适合解决公司经营中的流程疏漏、合同执行管理难等问题。所以我们希望通过系统的帮助， 为客户建立以项目部为核心的矩阵式管理模式，并充分发挥和强化项目部在项目设计、管控方面的职能，以相关内部项目文档为核心，统驭公 司所有的销售、采购、收发货等流程。做到项目合同的每一步执行，都是责权分明，有据可循的。 、目标二：实现按项目结算和管理成本 经过详细的分析，我们认为，为了提升在复杂经营环境下的竞争能力，公司未来的管理，应做到能及时根据市场变化，调整经营策略，并能有 意识地将政策和资源向更有盈利能力的设备和投标项目进行倾斜。所以按项目管理和核算成本，并向管理层提供迅捷、准确的不同项目的利润 报表，是系统实施需要解决的重点问题。也是未来管理层进行经营决策的重要依据。 、目标三：消除信息孤岛，将各部门的管理信息有机地、环环相扣地结合起来。 利用实施项目的契机， 整合公司各部门的信息流转渠道， 利用 B1 系统单据流建立科学的信息流， 并通过系统的信息存储和强大的报表功能， 将经营管理中来源不同部门的信息，整合在项目管理体制下，实时为管理层和不同部门呈现经营中的动态信息。同时通过系统对单据的控制， 按管理要求自动对采购等业务进行合法性判断。 、目标四：通过系统实施的过程，进一步明确各部门的责权，向各级管理人员灌输先进的管理理念。 在顾问调研的过程中，发现 Z 公司正处于经营上升阶段，由于规模的提升，业务的不断扩大，部门之间交叉职能不断增多。而在发展过程中， 企业发展初期的流程随意性和不规范性，致使很多业务都是以人定岗，并非以岗定人，模糊了部门之间的责权，使部门的互相制约和监督作用 没有完全发挥。当然，这种模式，在企业初期的发展中，无疑是会起到积极的作用，因为这会最大程度地调动和利用员工的技能和积极性。但 当企业发展到一定规模，对完善内控制度的需求超越为满足客户订单所需要的灵活时，这种模式则会严重滞碍企业的进一步发展。所以我们在 项目实施的过程中，一方面加强规范化现有的管理流程，一方面也通过调研、沟通、培训等方式，有意识地将一些先进的管理理念，一些部门 间的责权制衡原理灌输给各级管理人员，以期最大程度发挥 B1 在流程管理中起到的作用。 五、 系统解决方案五、 系统解决方案 1. 统驭所有业务的项目管理流程统驭所有业务的项目管理流程 在整个公司层面的管理流程设计上，为了体现矩阵式管理的模式，将项目管理的理念贯穿所有业务流程，我们向管理层建议了强化内部项目立 项制度，并以内部项目为单位，管理所有的营销业务的流程。下面的流程图即是整个公司项目管理的大流程框架： 通过上述流程的设计，我们期望达到如下的项目管理目标项目管理目标： ? 以项目为维度，核算每个项目的损益，为管理层取得真实可信的决策参考数据。 ? 为保证项目取得成功进行全过程、全方位的规划、组织、控制与协调，用系统工程的观念、理论和方法进行管理。 ? 进一步规范公司目前的项目管理体系，明确相关部门的职责，以降低项目风险，提高项目质量。 项目管理的范围项目管理的范围： ? 公司所有的营销业务，都受此项目管理流程的控管。 ? 从销售报价、投标（未与客户签订正式合同前）开始，即应该申请内部项目号，纳入项目管理的范畴 进一步明确了项目管理的主要职能部门项目管理的主要职能部门： ? 项目部负责整个公司的项目管理职能，包括分配内部项目号，制定项目计划，编制项目技术要求等。并负责整个项目执行过程中各环节的 监控、推进等工作。 2. 实现设计方案的技术基础实现设计方案的技术基础 B1 系统环境：SAP Business One 2007 B (8.60.039) SP: 00 PL: 14 数据库环境：SQL2005 Professional 增强模块：为了实现上述的系统设计方案和思路，我们利用自行开发的两个 ADDON 进行了相关配置： 1） 、敏捷控制） 、敏捷控制 版本：版本：7.03 主要功能：为所有的营销单据，自定义对象添加一系列逻辑控制，以保证系统按照设计的管理流程运作，杜绝用户的错误操作和某些被禁 止操作。同时配合另一个 Udo Admin 增强模块，实现按项目的移动平均计价法（详见后面阐述） 。 如下图所示，利用此 ADDON，为 Z 公司的项目添加了总共 87 个附加的逻辑控制点。 2） 、） 、Udo Admin 版本：版本：3.01 主要功能：为自定义的 UDO 对象，图形化地、快捷方便地配置自定义窗口。 如下图，利用此 ADDON，顾问自行为多个 UDO 对象定义了多个自定义窗口： 通过这个 ADDON 对界面的配置，完美地实现了不通过开发，顾问快速配置不同的方案，并且让用户体验到和 B1 标准功能完全一致的使用界面体 验。例如后续会提到的项目计划 、 项目技术要求等，都是利用此 ADDON 加上敏捷控制实现的。 3. 物料标准化的实现方案物料标准化的实现方案 1） 、物料主数据的标准化：根据公司的业务特点，无法严格按不同物料进行标准化物料管理，否则公司的物料主数据会永远在增加，并且产生 大量只使用过一次的垃圾物料代码。所以我们建议公司的物料主数据，按物料类别进行定义。例如：电脑、成套配电柜等，分别作为一个物料主数 据出现。而品牌不同、规格型号不同、配置不同，则不在物料主数据中体现，而在不同项目的项目技术要求书中体现，并以项目技术要求书 中的唯一设备序号，在营销单据、库存中进行区别管理。 例如，在系统中，当进行盘点时，除了按物料号、仓库进行盘点外，还必需按项目和详细的规格型号进行盘点，所以用自定义查询，为系 统添加库存结存报表： 2） 、利用项目技术要求书 ，项目部可以为每个项目制定详细的设备清单，并且由系统自动为每个设备分配一个唯一的“项目设备清单序号” ： 3） 、所有的营销单据，都必需指定项目，并且用格式化搜索，选择技术要求书中分配的唯一的设备清单序号。选择序号后，会自动将设备要求书中 制定的规格、品牌、产地、包装信息等读入到营销单据行中。如果未选择有效的设备清单序号，或者物料号、数量等与项目技术要求书不符，则该 营销单据无法生成。当然，利用敏捷控制 ADDON，实际上还约定了更为详细的规则，例如非“成套组件”不能用于采购业务等，以保证系统运行 逻辑的正确性。 4） 、需要成套的设备，在系统中做序列号管理，以便于追踪不同序列号设备的不同配置。项目经理在制订项目设备清单时，就需要把不同的配置， 通过特殊生产订单的形式在系统中录入。以便于未来仓库根据实际业务，进行成套组装完成的反馈。所用的组件，都采用反冲方式进行生产发货。 当然，在制作生产订单配置过程中，所有的信息，也都自动受制于项目技术要求书的相关信息。例如项目技术要求书中没有的物料规格，生产 订单中就无法出现，或者项目技术要求书中设定的非成套组件，不能用于生产订单中的组件等。 5） 、由于经营模式是典型的以销定采（产） ，所以不进行系统的 MRP 运算，完全按照项目技术要求书中要求的设备数量来对采购订单的数量进行约 束，并且在采购订单中用格式化搜索自动从技术要求书中读入需采购数量。 （实际上这个需采购数量还会考虑该项设备已下达过的采购订单、当前 库存，以及考虑已做过退货的数量等） 4. 项目管理相关方案项目管理相关方案 项目管理中的两个重要文档中， 项目技术要求书管理和约束的是所有的项目中牵涉到的设备和物料。而项目计划 ，所起的主要作用，则 是管理和约束项目的执行步骤和流程。 在制定项目计划前，需要项目部根据公司项目管理的实际需求，在系统中维护标准的项目阶段，并定义每个阶段允许的业务操作： 将需要控制的项目节点，以项目阶段的形式固化以后，在每个项目的项目计划中，就可以引用项目阶段，来控制项目当前的状态： 项目实施过程中，每一个里程碑节点，都需要反馈到项目经理处，由项目经理授权项目部文员，根据项目进展情况改变其项目阶段，从而允许各部 门进行不同的操作，达到对项目整体情况的掌控，并迫使各部门严格按项目计划安排工作和进行反馈。 5. 采购询价管理采购询价管理 在系统中，配置了采购询价单，用以补充 B1 系统营销单据的不足，并且通过敏捷控制，为采购询价单制订一系列的逻辑规则，与其它的营销 单据进行了有机的结合。 采购询价单中，每一行的物料，都要求提供三家供应商的询价结果： 6. 按项目的移动平均计价方案按项目的移动平均计价方案 公司的所有设备，都是按项目的移动平均计价方案。所以同一物料号的物料，如果分属不同的项目，其成本也不会互相平均，这个方案的成功 配置，也使得按类别建立物料主数据的方案成为了可能。 实现此方案的关键配置关键配置如下： 1） 、 所有的项目用物料 （除了通用的消耗品， 如电线等施工中用的耗材外） ， 全部设置为标准成本计价， 且标准成本为0， 然后通过敏捷控制ADDON， 对物料主数据的新增和更新做了控制。 2） 、所有的项目用物料，在做任何的出入库存动作时，都必需指定项目号和项目设备清单序号。如果某通用耗材需要直接以商品的方式卖给客 户，则需要做出入库动作，将通用耗材按当前的移动平均成本转换成与某一项目关联的项目型物料。 3） 、敏捷控制中，会自动对每一次出入库进行监控，以保证项目型物料的收发正常。例如，某物料（假如 A001） ，在做发货时，如果指定了是 某项目（如 J 项目）的发料，则 ADDON 会检查该项目和该设备清单序号名下，是否有足够的 A001 库存，如果不足，则不允许该笔出库动作发生。 并通过自定义查询报表，提供了“按项