行政公文处理中常见的格式问题分析.doc

行政公文处理中常见的格式问题分析 国家行政机关公文处理办法(以下简称办法)、国家行政机关公文格式(以下简称格式)对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准但在我们黄委系统的公文处理实际工作中仍然存在着许多不规范的现象和问题主要表现在以下几个方面： 1.公文格式组成部分中常见的问题 1.1眉首部分 1.1.1.发文机关标志黄委系统所有单位的发文机关标识字号应小于黄委各市河务(管理)局应小于省局但有的单位字号比黄委、省局都大略小于国务院发文机关标识字号应予以纠正 1.1.2.发文字号上行文的发文字号居左排列左空一字但这一点往往被忽略左空不是多就是少;括年份应使用六角括号“”,而经常用方括号“”如“某黄办XX21号”;便函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识可是有的将发文字号置于武文线上有的标识时没有右顶格到边缘 1.1.3.签发人有的公文将“签发人”标识为“签发”有的将签发人姓名居前如“签发：某某”、如“某某：签发”;还有的签发人姓名字体不是楷体规范的标识应为：“签发人”用3号仿宋字体标识后用全角冒号冒号后用3号楷体标识签发人姓名 1.1.4.红色反线党的文件红色反线中间为一红色五角星可是有的单位党政不分行政公文也使用中间有红色五角星的反线这是不对的 1.2主体部分 1.2.1标题常见的问题一是字体字号不规范有用黑体的有用宋体加黑的;有用二号字的也有用小二号字的不一而足格式规定公文标题用2号小标宋体字二是标题中滥用书名号等标点符号办法规定除法规、规章名称加书名号外标题中一般不加书名号;有的单位报送年度工作总结也用书名号括起来有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,不伦不类 1.2.2.正文小标题办法规定公文正文内容结构层次为“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”格式规定小标题使用3号小标宋体字或黑体字但对四个层次的标题字体没有区别建议一级标题用黑体二级用楷体三级用宋体加黑四级同正文 1.2.3.附件附件一般在正文之下空一行标识常见的问题是没有与正文空开一行附件名称后不加标点但是有的公文经常在名称后加句号还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件”字样 1.2.4.成文日期纵向与正文的距离依印章的大小而定其标准为印章盖在成文日期上上距正文不到1行的空白如空白过大就容易被加入其他内容但在实际操作中成文日期往往与正文拉的距离过大另一个常见的问题是将“零”写作“o”如“二oo三年二月一日”正确的写法应为“二三年二月一日” 1.2.5.印章印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方并做到上不压正文下压成文日期的年、月常见的问题是盖章不清晰不居中不端正或上下压文等,还有将印章盖到成文日期以外 1.2.6.附注公文如有需要说明的事项要标识附注,如请示需标识联系人、联系电话等常见的问题是请示没有标识附注或者是附注标识的位置不规范 1.3.版记部分 1.3.1.主题词常见的问题是主题词、词目均用黑体标引且词目之间空格不均规范的标识“主题词”三字用黑体词目用小标宋体3号字体词目间空一字此外还有表外词不用“()”括起来的现象黄河水利委员会公文主题词表规定表外词用“()”括起 1.3.2.抄送机关常见的问题是有的公文还将“抄报”和“抄送”分开而不是统一为“抄送”;有的抄送机关较多回行时顶行而不是与冒号后的抄送机关对齐;再有就是最后一个抄送机关经常不标句号 1.3.3.印发机关和印发时间印发机关和印发日期在抄送机关之下印发机关左空一字印发日期右空一字但有的单位公文经常将二者左右顶格 2.公文组成部分标识规则中常见的问题 2.1.排版装订公文用纸应采用国标标准a4型一般每个页面排22行每行28个字双面印刷左侧骑马装订或粘贴目前存有页面排版不整齐行数和每行字数不一、左侧明订、坏订、订位不正等问题 2.2页码置于版心下边缘之一行左右各一条4号一字线单页码居左空一字双页码居右空一字目的是方便阅读但有很多公文的页码一律居中还有的页码两侧没有一字线 2.3.表格公文正文中如有表格需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述正文中穿插表格往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便但有的公文中经常穿插一些表格 3.公文格式中常见的其他问题 3.1.数字一般情况下在公文中主要使用阿拉伯数字如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字 3.2.名称公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称使用简称必须是约定俗成的规范化简称为方便行文如名称较长可在第一次使用时说明“以下简称为”再次使用时用简称 3.3.时间尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念如“去年”、“前天”等而应写明具体的年、月、日公文中如出现历史朝代年号时同时加注公历年份 3.4.标点符号有将间隔号“”写为点号“.”的如“968洪水”写为“96.8洪水”“山东省志黄河志”写为“山东省志.黄河志”还有的连接号使用不规范如“XX年2月26日”使用连接号应占一字的位置并上下居中 4.规范公文格式提高公文质量的措施 4.1.提高认识加强领导 规范公文格式防止格式的随意性维护其规范的体式对于进一步提高公文的处理效率推动机关正常工作的开展有着十分重要的意义各级领导和机关工作人员都要从这个高度去认识规范公文格式的重要意义各级要加强对公文处理工作的领导不仅明确分管领导分管安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核而且各级领导还要带头学习公文处理知识并模范遵守 4.2.加强文秘队伍建设 适应新形势下公文处理工作的需要必须建设一支思想素质好、工作业务硬、勇于吃苦、乐于奉献的文秘队伍加强文秘人员的政治理论学习不断提高他们的理论和政策水平使之认识到文秘岗位肩负的重任树立一丝不苟、精益求精的工作作风增强干好工作的自觉性加强文秘人员的业务培训积极创造条件支持文秘人员参加业务知识的培训学习尽快提高业务素质 4.3.健全制度规范程序 各级各单位应根据办法和上级的实施意见相应制定