会议餐饮服务策划步骤.doc

会议餐饮服务策划步骤 好的餐饮安排是会议的一大亮点 细则：将下列的核对清单交给我们能帮助活动圆满顺利： 1预计多少人? 2选择什么颜色的桌巾与餐巾(选择一种或多种颜色)? 3主桌和其他桌要如何摆饰? 4多少人坐在主桌?主桌需要放在舞台上? 5主桌是否需要讲台和麦克风? 6讲台位置在里?需要种麦克风? 7主桌是否也要供餐还是些名流在餐后才来? 8如果采用自助餐主桌人也自行取用还是请服务人员先给他们盘子? 9是否需要预留其他位子给贵宾(如果需要在邀请函中就要告诉他们桌号或者派人在门口迎接)? 10是否要收取餐券?事先告诉宴会经理并提供餐券样本 11如果来的人没有餐券应如何处理? 12是否在主桌的人也要求给餐券? 13是否在宴会厅外面放置报到桌或接待桌?在主桌旁是否要放置奖品桌? 14晚宴的菜单、节目表是否放在桌上或是在入口处分发? 15是否另外需要一个房间让贵宾们在晚餐前休息? 16.有人节食、素食等特别安排如果有最好事先告知 17是否要挂banner? 18是否需要衣帽间? 19受奖人坐在主桌还是台下如果是后者是否要替他们预留位子?他们如何上台? 20当受奖人上台时是否需要投射灯灯光打在演讲者或司仪? 21是否要演奏国歌?如果需要可能要国旗 22是否要安置视听设备? 23是否需要背景音乐或跳舞音乐?是否演奏者坐在舞台上? 24是否有表演节目舞台大小是否足够如果有表演舞台尺寸和高度多少? 25舞台四周是否要裙边?上面要不要地毯?历是否需要预演?何时? 27什么时候开门让客人进来? 28每一程序的时间安排、前奏音乐或表演、用餐时间、正式节目和演讲、跳舞等 29洗手间在里如果门口仍有人看守时如何让上洗手间的人回来? 主题节目：主题节目可以很简单只有一个乐队表演或尽心安排特别节目如果预算允许就可以特别设计有时常以会议当地特色作主题饭店或会议中心宴会人员可能留存一些当地主题的东西如果你需要可借用 与宴会经理讨论主题他们有各种不同主题的活动可建议你以前做得很成功的案例同样地创新概念如果你对布置或娱乐节目没有概念宴会人员可以一起包办如果由自己负责通知宴会人员所有安排都是外包如节目、背景、特殊家具、灯光、视听设备并告诉他们什么时候会来布置、舞台放在里、什么时候拆除 主题活动的位置图(1ayout)特别重要避免拥挤在入口餐饮部分也要画一份平面图显示每个位置需要多少空间以主题来设计通知、邀请函和指示牌 最先要考虑的是会议中心厨房的位置供菜的路线如何?在大型活动时厨房与宴会地点距离很远可能是一个重大的错误讨论基本服务需求如咖啡点心安排大型会议在短时间要提供上千人食物详细与会议中心代表和合约商讨论或许你可以考虑由饭店承办外烩 也要了解会议中心是否可供酒有时只允许在某一时间内使用有些会议中心主办单位还要申请临时许可证提供啤酒和酒类 会场以外地方的餐饮：有时会议筹办人会选择会议中心或饭店以外的地方举办活动如博物馆或市政厅这些地方可能有他们专门的餐饮服务如果没有询问以前曾经办过的餐饮服务再从他们那里获取资讯慎选适合的餐饮服务相当重要因为那些地方原本不用来作餐会的场地大部分的场地没有厨房与设备如何保持食物的温度而且桌椅、桌巾所有东西都要运过来在这种地方举行活动不仅费时、复杂价格也可能较高举办会场以外地方的活动要考虑以下需求： 1安排交通运输(如果需要)、租车费用、活动结束后在里上车? 2要带什么东西?他们是否有桌、椅、讲台、桌巾、餐具、衣架、冰箱、饮水器?电插头是否足够? 3洗手间是否足够?位置在里? 4是否有冷暖空调设备? 5如果在户外天气恶劣时有什么备用方案? 6是否允许供应酒? 7是否有足够的准备食物区? 8是否要额外支付清洁费用? 9通常要支付餐饮承包商和场地订金要彼此签约将条款内容详细阅读最好选择一家有经验的饭店承办外烩他们拥有全套设备与训练有素的服务人员如此餐饮的质量才能无虑 成本控制：餐饮成本除了食物外还包括采购、会场座位布置、服务、清洁和灯光、视听设备等所以议价空间很小要求提供几种不同菜单再讨论菜单内容如果在同时间还有其他活动使用相同菜单是否较便宜在茶点时间(coffeebreak)使用纸杯是否比使用瓷器便宜? 重要的是内部控制如果报名费中包括餐饮最好使用餐券因为有些人并不一定参加所有活动以餐券比较准确如果你能确认出席人数将会减少浪费这是一个惯例如果人数在某一定数目之下仍要以基本数计算预算通常在餐饮决定前编列询问宴会经理这样会比编列预算增加多少百分比 很多没有经验的人做预算时忘了包含税金和小费如果你是请大会重要人士来负责选择菜单最好价格已包括税金和小费 保证数量：宴会经理通常要求你在活动前48小时给予保证数量虽然有时活动在星期一或星期二但是要求你在周末前确定保证数量如果需要较多时间决定名单或在现场