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机关应用文写作（三） 第二章如何做好机关应用文的起草修改审定 第一节机关应用文写作前的准备 写文章之前都要有所准备“预则立不预则废”没有准备不可能写出好文章机关应用文的写作也不例外 写作前的准备有广义和狭义两方面的内容广义上讲是长远的准备狭义上说是动笔之前的准备从长远准备看主要是锻炼三种基本功：分析认识问题的基本功调查研究的基本功文字表达的基本功当然这些基本功的掌握都不是一朝一夕能完成的必须善于学习肯于钻研勤于写作由小到大由生到熟日积月累而成的从具体的写作过程看下笔之前主要做好材料的准备思想观点的准备构思的准备机关应用文的文体较多不同的文体有不同的要求但就其共性而言主要是这几个方面： 材料的准备这是机关应用文写作的基础“巧妇难为无米之炊”没有材料写作就无从谈起材料不充分也不可能写出好文章“兵马未到粮草先行”材料就是粮草在写作前应把所需要的材料准备好它包括材料的搜集材料的核实和材料的选择尽可能多地占有材料是写作前准备工作的第一步正面的、反面的、历史的、现实的、完整的、零碎的材料都要搜集“韩信将兵多多益善”材料搜集得越充分、越全面从中提炼归纳出的观点就越可靠越实在下笔时选择应用材料的余地就越大写起来就越顺手这里要注意的一个问题是有些同志在搜集材料时对一些零碎的不完整的东西往往容易忽视特别是对一些看起来无足轻重的材料常常轻易放过写作时一旦使用这方面的材料又要重新查找费时费力有些材料在动笔之前看可能用处不大但写作过程中随着思想的深化对某些问题有了新的认识很需要这方面的事例去证实如果手头现成就可随手拈来在搜集材料时要十分注意核实要边搜集边核实即使是一些已被公认或众口流传的事实或者某些资料使用过的数字、引语等也尽可能地核对一下绝不能大而化之想当然特别是一些细节要尽量搞得清清楚楚不然一个细节上出毛病与事实不符就会造成很大的失误有些文件观点很对主要事例也无懈可击但一两处次要材料上产生漏洞就会出现一块臭肉坏一锅汤的问题使读者怀疑整个文件的性材料齐备以后还要精心选择即从与主题有关的大量材料中筛选出典型的、能充分说明主题的事例这样动笔时就不必费时费力地重新查找典型事例当然事前选择的典型事例在行文时有些可能用不上有的还要补充但有准备总比没有准备好 思想观点的准备这是和搜集筛选材料同时进行的它主要是指明确写作的目的性针对性文章的主题和中心多种不同观点的比较和认定等等首先要弄清写作的具体目的也就是文件的主旨比如在撰写简报前必须确定它要起什么作用解决什么问题在什么范围内应用是仅仅向领导机关和领导同志反映一种情况作为上级考虑问题的参考或制定方针政策的依据还是作为某一方面的典型公之于众以便统一思想提高认识推动工作?是希望解决某个具体问题还是仅仅提供一点情况?这些都要事先弄明确因为不同的目的不同的应用范围在使用材料、阐述问题方面是大不相同的只有目的明确了主题的提炼材料的使用才有所遵循写起来才能不走或少走弯路如果目的不明确偏离了写作的主旨就可能出现成文后推倒重来的后果有些文件如调查报告一开始调查目的就很明确但在调查研究到一定程度起草报告之前还必须回过头来重新研究一下调查的目的因为情况是不断变化的调查前对于调查目的的某些想法在调查过程中也会有所变化因此下笔前研究一下调查报告的目的性是十分必要的确定文件主旨的依据之一是它针对什么问题讲的即文件的针对性肯定什么否定什么肯定时有些理由否定时依据又充分不充分些问题是明确的些还不明确等等都需要进一步分析研究只有主题明确观点鲜明才能在安排结构、选择材料时取舍有据详略适当写起来才更顺手 思想观点的准备不仅仅是执笔者自己分析研究深入思考还要注意听取多方面的意见对所写的文件领导同志有什么指示参与研究的同志有什么深刻的见解或不同的看法群众有什么希望和要求都要认真听取、研究领导同志一般来说对党的方针政策了解得多一些透一些对全局性的问题观察得也比较敏锐他们的意见应当是更全面、更深刻动笔前必须了解他们对文件的想法和对一些问题的看法把握住他们意见的主旨这里也包括中央有关文件和领导讲话在内这叫“吃透上头”干部群众直接接触实际应当充分听取他们的意见他们的某些想法、希望和要求努力摸准他们的思想脉搏这叫“吃透下头”吃透这两头写出的文件就有可能更有针对性从而也会更有指导意义更能解决实际问题一般说来在政治生活正常的情况下领导和群众的愿望是共同的意见也多是一致的；但由于他们的地位不同看问题的角度不同也常有不一致的地方这时候文件的作者就应该运用马列主义、毛泽东思想的武器认真分析研究用正确的观点把两者统一起来至于起草的同志在讨论中的不同意见要尽可能取得一致执笔的同志要十分注意那些见解较深的意见吸收讨论中的最佳成果这样上下结合集思广益就可能把文件写得更全面更深刻更有思想性更具有实际意义 思路格局的准备有了材料又有了明确的主题思想就应当考虑这些材料和观点如何围绕主题安排布局有一个清楚的思路一篇文章分几个部分每个部分包括些内容先写什么后写什么些内容为主些为辅使用些材料些该详些该略如何突出重点上下左右如何连接等等都要想好最好先写个提纲有了提纲就象盖房子有了草图有助于动笔写作时掌握全局避免丢三拉四前后重复本末倒置这样既可提高写作质量也可加快写作速度老舍先生在谈他的写作经验时曾说：“尽管我们只要写二、三千字也需先写出个提纲安排好第一段说什么第二段说什么有了提纲心里就有了底写起来就顺理成章；先麻烦点后来可某某事”克鲁普斯卡娅在列宁的写作情况时也说：“他在写文章之前通常是先写好提纲从这个提纲可以追溯伊里奇的整个思想过程有许多文章伊里奇把提纲改了两、三遍”当然不同的文体不同的情况在写提纲时也有粗细之分一些大型的工作报告、总结报告、调查报告、法规条例等由于文章较长头绪较多就应有较详细的纲目除了大的格局、层次以外每个层次的主要观点和材料都应列出来一些小型的文件比如工作计划等等提纲可粗一些有个大架子就行还有一些要求急、容量小的文件象简报、通知等等下笔前有个腹稿也就可以了提纲如何写并没有一定之规可按文章长短、每个人的写作习惯、写作前对观点材料的熟练程度不同来确定 以上三方面的准备互相关联缺一不可又往往是同时进行的搜集整理材料、挑选典型过程也是综合归纳、提炼主题的过程这些工作做完了腹稿或者提纲也就有谱了机关应用文能不能写好与这三方面准备得充分不充分关系极大 第二节机关应用文的起草 明确了写作目的有了一定的素材确定了主题思想构思了一个大纲就可以动手起草了 在机关工作中起草文件的任务有一人担负的也有成立起草小组的是成立起草小组还是由一人担负主要取决于文件的重要程度和机关的干部条件一般来讲高级领导机关起草大型报告包括重要调查报告和总结报告等往往是打团体战由有关人员组成起草小组一些小型公文比如简报、通知等或者基层单位的文件则多是由一个同志负责起草但不论一个人起草还是起草小组起草在文件的草创时必须注意以下几个问题 一是必须坚定不移地按照主题去组织文章写作提纲就是按主题而设想的思路一般来说如果提纲比较成熟设想的文章脉络比较清楚写起来也顺当那就按提纲写下去但是在写作中经常碰到原先设计的提纲并不完善有漏洞或思路不畅需要调整、充实甚至推倒重来这是在写作实践中思想进一步深化的结果但恰恰是在这个时候要注意紧扣主题去变动因为人们的思想一进入落笔的阶段就更加活跃有些原先并未重视的材料这时闪现出来有了新的认识有些原来若隐若现的观点这时也明晰起来需要进一步加强和发挥思考提纲时并未涉及的以往工作中的某些材料和观点的积累这时也调动起来呼唤出来需要选择、利用这些情况说明写作中的主观因素逐步加大文思常常象喷泉样涌现出来这是一个主观和客观、愿望和需要在笔者头脑中相互撞击、产生矛盾的时刻也是主观意图最容易否定客观事实笔者的愿望最容易超越客观需要的时刻应当说这种状况的出现对笔者是很可贵的一些新鲜的观点深刻的思想精采的语言往往也在这个时候流入笔下这时候就要十分注意把热情和冷静结合起来象蜘蛛织网那样按一定的图案把自然吐出来的丝摆在一定位置按照原先的写作意图决定取舍如果不加以疏导、规范听任思想奔流就有脱离主题的危险即使有的并未脱离主题但由于某一部分写得过细分量过重也会产生冲淡主题的效果法国著名雕塑家罗丹花费整整七年时间创作了巴尔扎克的塑像但当他的一个学生说“从来也没有见过这么奇妙而完美的手”时他却毅然操起身边的斧子把塑像的双手砍掉了为此他解释说：“这双手太突出了！记住：一件真正完美的艺术品没有任何一部分是比整体更重要的”艺术作品如此机关应用文的写作也不例外作者一定要克服主观随意性在提纲的变动中只能使主题深化而不能变更 脱离主题的问题在单人起草文件时还比较容易避免而在多人共同起草文件时解决起来就难得多这里的关键是要经过充分讨论研究使每一个参与起草者对文件的主旨都十分明确对提纲中每一部分的作用都有清楚的认识而且在这个群体中必须确定一人为“总统”最后由他来统筹安排全文有了矛盾由他决定取舍对“总统”来说除心有主旨以外还得胸有全局对各个部分的重点必须清楚明白这是使文章不脱离主题的关键这个任务一般都是由水平较高的同志来承担对于其它同志来说必须明确自己负责起草的部分在全文中的地位与作用通常最容易出现的问题是有些同志写起来总想加大他那一部分的份量有时甚至随意发挥把自认为的“新鲜观点”、“深刻见解”、“典型材料”硬塞进去自觉不自觉地脱离了主题有的对紧扣主题的思想材料不去下功夫挖掘而与主题关系不大的他感兴趣的思想材料却大写特写其结是次要的掩盖了主要的这是集体写作中的“分散主义” 容易脱离主题的另一种情况是执笔人缺乏“主心骨”在起草过程中听到一点“新精神”领导的某次讲话顶头上司的一些议论或看到中央的某个文件就想紧跟把与主题无关的内容硬塞进自己起草的文件中因而冲淡了主题这是一种“唯上”不“唯实”处处跟“风”的思想毛病对“新精神”应作具体分析如果它与自己所草拟的文件有关而且是正确、深刻、贴切的吸收进来确实能增强文稿的深度和色彩就应采纳如果与主题无关不论个文件都可置之不顾 二是要尽可能把与主题有关的观点和材料写进去机关应用文特别是比较重要的文件多是集体创作有的要反复研究多次修改才能定稿因此除一些小型文件外对初稿并不要求写成完美无缺的成品而是希望在不脱离主题的前提下尽可能把所掌握的材料、观点写进去把各个方面考虑到并在结构上安排好修改最怕内容不充实缺乏深刻、生动的典型材料主要部分空洞单调观点缺乏坚实的依据没有充分说服力的初稿；而欢迎基础素材丰富思想观点明确的初稿因为有了众多的典型材料又用观点串了起来修改就容易得多最起码是有了修改的基础只要再进一步综合归纳、删繁就简就可出成品如果没有充实的内容还得进一步搜集补充材料这就要困难得多有时在搜集材料的过程中某些思想有了深化原先起草的初稿还得推倒重来 有的同志担心素材多了文稿会哆嗦冗长因此尽量少写情节少用事例这种担心是可以理解的现在不少同志写文章一下笔就洋洋洒洒不顾实际需要尽力拉长篇幅因此长而空、长而乱的文稿比比皆是使人感到厌倦但如果内容充实能解决实际问题即便文章长一点人们也是爱读的象全国党代表会议通过的中共中央关于制定国民经济和社会发展第七个五年计划的建议两万三千多字六大部分七十条人们并不嫌长相反某些空洞的短文也并不因为它短人们就爱看文章的好坏不在长短而在内容即使是内容充实也要根据需要能短则短这一点应当在起草初稿时就十分注意把那些与主题无关或关系不大的内容排除在外把一些重复的事例筛选归并但这并不是说不允许多写一点从不同侧面说明主题的观点和事例只要不重复尽可能从不同角度用事实说明问题正是机关应用文求之不得的特别是初稿材料尽量多一些尽可能从各个不同角度去论证主题即使文字长一些也无关紧要如果修改时感觉太长删掉就是了 有的只负责起草文件某一部分的同志担心使用材料多了会超过一定篇幅限度喧宾夺主如果随心所欲不顾需要想什么就写什么当然是集体写作中所忌讳的但如果自己负责的一部分内容丰富紧扣主题而又互不重复的典型材料较多那就应当尽可能写下来应当是越充实越好如果因为这一部分比较充实有说服力而喧宾夺主最好的办法不是象罗丹那样把巴尔扎克塑像的“完美的手“砍掉而是使其它部分也充实起来这样就把“喧宾夺主”变成了“众星捧月”使主题更突出文件更服人 有的同志对一些社会上流行过的典型事件和一些背景情况总以为自己知道别人也一定知道常常写得很简单甚至一笔带过使人看了往往不能立即理解这是因为对读者的需要不了解因此该说的一定要说清楚说充分特别是读者不熟悉的背景情况一定要交代明白 尽可能把与主题有关的材料写进初稿并不是说自己所掌握的材料不需要选择不需要压缩不需要改进统统原封不动地编排进文稿中更不是说只要与主题有关不问典型与否不管篇幅多长都应写进去而是说在特定的体例和要求下在有限的篇幅内尽可能多用一点典型材料这样做对修改有好处即使长一点也是利大于弊 三是初稿最好一气呵成每个人的写作习惯不同有人喜欢字斟句酌从头到尾一步步写下来初稿出来就差不多了有人则比较粗放一落笔就不愿打住总是尽快搞出草稿然后再修改还有的作者把篇幅较长的文稿分成几部分一部分成熟就写一部分然后凑成一篇很难说一种办法就绝对的好每个人都可根据自己的习惯和所写文件的特点去做但就多数情况来说初稿最好一气呵成一气呵成既可争取时间给修改审定在时限上留了余地又使文章有可能通达顺畅首尾一气对起草者来说一旦草稿完成就有一种放下重负的轻松感导致心理的稳定和精神的愉悦可以进一步激发写作欲望增强把文件修改得更好的信心与此相反如果提起笔来在某些字句和个别材料上前思后虑左顾右盼过多地费功夫推敲斟酌就有可能截断已经理顺了的文思让某些完全可以超越的小型障碍绊住了“进军”的步伐最后拖延了时间扰乱了文气因小失大鲁迅就不赞成“十步九回头”的写法他在致叶紫的信中说：“十步九回头的作文法是很不对的这就是在不断的不相信自己结果一定做不成以后应该立定格局之后一直写下去不管修辞也不要回头看在创作的途中一面炼字真要把感兴打断的我翻译时倘想不到适当的字就把这字空起来仍旧译下去这字待稍暇时再想否则能因为一字停到大半天” 有的同志写文件总希望一次成功这种想法是好的对少数写作经验丰富而所写的又是小型的类似通知等文件也不是不能做到的但是对多数文件来说一稿成功的情况是极少的希望一稿成功就必须字斟句酌其结果往往不是快而是慢了也容易出现纰漏特别是一些大型的重要的文稿初稿就想很完善是难以做到的如果一气呵成即便是粗糙一些甚至有这样那样的不足只要不离主题所掌握的材料和观点也写进去了就可起到失小得大、事半功倍的作用在全局上就争取了主动因为初稿的任务并不是提供完美无缺的成品而是给进一步充实提高打下一个较好的基础当然作为起草者不论是单独执笔还是合作草拟都应全力以赴以高度负责的精神尽量把交给自己的任务完成得好一些 要做到初稿的一气呵成最重要的是事前的充分酝酿力争使观点材料烂熟于心融汇贯通同时要排除一切干扰静下心来如果遇到重大障碍需要翻阅某些资料或找人请教时也要紧扣问题不要被资料中某些新奇的但与需要无关的内容迷住分散了精力在向一些同志请教时也要避免东拉西扯尽可能引导对方和你共同思索解决难题边议边构思边联句议完了这一段也等于写完了 第三节机关应用文的修改(一) 刀不磨不快文章不改不好写文章不易改文章更难观点的深化结构的紧凑语言的精粹往往依靠修改保尔拉法格在马克思一文中说:“马克思决不出版一本没有经他仔细加工和认真琢磨的作品他不能忍受把未成的东西公之大众的这种思想”毛泽东同志曾多次批评一些人写文章不做认真修改的草率作风他说：“文章写好之后也不多看几遍象洗脸之后再照照镜子一样就马马虎虎地发表出来其结果下笔千言离题万里仿佛象个才子实则到处害人”鲁迅在答北斗杂志社问一文中写到：“写完后至少看两遍竭力将可有可无的字、句、段删去毫不可惜”唐代欧阳修到了晚年还孜孜不倦地修改自己的著作他妻子和他开玩笑说你是不是怕先生责怪呢?他回答说“非谓先生嗔畏后生耳”宋人朱弁在曲洧旧闻中说到欧阳修写文章时说：“读欧公文疑其随意写出不假斫削功夫；及见其草修饰之后与始落笔有十不存五六者乃知文章全藉改窜也”有的同志在谈写文件的体会时说：“文件是在准备好材料后想出来的写出来的改出来的”这确是经验之谈可见修改润色是写文章的一种必不可少的重要环节因为无论任何作者不管他写作经验如何丰富才思如何敏捷写作中总有思虑不周、疏漏失误之处特别是初稿绝大多数只能说是毛坯必须进一步精雕细刻才能成章机关应用文由于它具有强烈的政治性实用性就更应该重视修改这一环节 机关应用文的修改主要是改立意、改观点、改材料、改结构、改语言 一是立意要明确就是说文稿要说明和解决的问题是否清楚如果中心不突出目的不明确提出解决问题而没有措施让人看了不得要领那就说明这个文稿还远不成熟还需要进一步研究动较大的手术这方面常见的毛病是： (1)文稿缺乏针对性有的材料比较丰富但缺乏分析研究提炼概括没有形成明确的贯穿全文的主题思想其原因除缺乏写作经验外主要是对文稿要着重解决什么问题没有形成明确的概念 (2)主次不分什么问题都想解决结果在有限的篇幅内什么都不突出或说不充分这就应当根据不同要求不同体裁特点删节次要部分留下主要部分当然经过大刀阔斧删改后主题也就突出了 (3)基础材料不足主题思想不是从大量情况中概括出来的而是作者根据道听途说或一鳞半爪的情况得出的结论有的甚至是作者主观想象然后找了一些例证有的则是材料不典型缺乏说服力这一类文稿必须在材料的增、删、换和详略剪裁上下功夫务必使材料充分表现主题而又扎实可靠必要时应重新组织撰写 (4)缺乏科学的分析对具体事例分析不够该详写的没有详写该简略的没有简略往往是事例自成体系看起来很完整但没有紧扣要论证的观点没有以观点为中心使用材料所以观点不突出不鲜明特别是对某些有争议的观点作者主张什么反对什么必须有针对性地加以论证如果只提出问题不分析不解决问题或者论述没有说服力没有解决问题的办法措施读者就会对文稿的基本观点产生怀疑这就需要站在更高的角度上对表达主题的观点和材料进行深入开掘要十分注意这种深入开掘是有根据的分析提高而不是任意拔高 二是观点要正确就是说在基本理论上站得住符合客观实际没有片面性思想观点是文稿的灵魂观点站不住脚整个文稿就失去了它存在的意义因此要以极大的注意力反复推敲自觉地设置对立面务必做到持之有故言之成理立论有据辩驳不倒 (1)要注意文稿的基本观点特别是表达主题思想的观点是否符合马列主义的基本原则有没有违背辩证唯物主义的地方象工作报告、工作总结、调查报告一类对其基本观点更要严格把关切忌片面性、绝对化强调了一面否定了另一面比如在总结工作时讲成绩常常容易肯定一切说得尽善尽美在批评别人时又常夸大其词把人家说得一无是处否定一切提倡民主时往往忽视集中甚至否定了党的领导强调自由时又否定了纪律否定了四项基本原则当前在有关经济体制改革的文件中经常出现提倡搞活经济时忽视宏观控制；论述某地场调节时又全盘否定计划的必要性；不顾时间、地点、条件一讲搞活就要求彻底放开；在强调思想政治工作时往往说成精神万能；而讲物质鼓励时又变成钱能通神等等特别是结论性观点既要明确又要全面要掌握好分寸尽可能做到恰如其分 (2)还要注意文稿的基本精神和各项措施同党和国家的基本方针、政策、法令一致同上级机关、平行机关、本部门的规定没有矛盾如有违背党和国家的方针、政策、法令的必须改过来否则和中央在政治上保持一致就是空话至于和上级机关、平行机关、本部门的规定不一致除专门否定或发展这些规定的文件外也要使之一致起来否则会给工作造成矛盾带来混乱这方面特别要注意的是法规性文件在现实生活中两个规定互相打架的事是常常可以见到的特别是不同部门之间一要“放”一要“收”弄得有关方面无所适从其原因除了部门之间利害不一致外就是文稿撰写者事先对情况了解不够和有关单位没有通气、协调违反法律甚至违反宪法的文件、告示也时有所见比如选举法规定政府部门的某些负责人有的要人民代表大会或它的常委会批准而我们有些单位在有关干部的任免时只写党内决定而不写尚须人大常委会批准甚至匆匆宣布造成不良影响合同法规定违反国家利益或社会公共利益的经济合同无效而不少经济合同的条款中出现只对合同双方有利但却损害国家或集体利益的内容如类似买卖或变相买卖属于国有的土地等刑法第一百三十一条规定：“保护公民的人身权利、民主权利和其它权利不受任何人、任何机关非法侵犯”合同法规定：“订立经济合同必须遵守国家的法律”但有一份承包集体山林的合同却写了“不准人畜进山电枪打人概不负责”的条款结果发生了电枪打死人的事件承包山林者犯了过失伤害致人死亡罪被判了徒刑 (3)文稿本身的观点要始终如一不能有自相矛盾的地方如果一份文件本身的观点就很混乱甚至“自打嘴巴”印发后就根本无法执行还会给工作造成混乱这方面常见的情况是两个矛盾的观点在同一份文稿中都被肯定；某个论点前面肯定后面又被否定；要肯定的观点材料不充分没有足以服人的例证和论述而与此相对立的观点却写得十分生动具体事实上压倒了正面的内容客观上形成反宾为主的局面造成了对该肯定观点的否定还有证明观点的事例之间有矛盾统计口径不一致前面用工农业总产值后面用社会总产值前面讲全某地后面又变成某个区等等 有的文稿内容本身没有矛盾但由于某些话或例证在当时的环境条件下会产生副作用也要注意改过来否则主观意图和客观效果会背道而驰比如有的文件为了说明一九八五年上半年的大好经济形势举了利用外资和技术引进的例子说明半年使用外汇超过前六年的总和这个事实没有出入意图也是好的但结果却给人造成外汇储备大幅度下降的印象引起一些人不必要的顾虑 三是材料要可靠也就是说文稿的情节、事例是否符合实际审查情节、事例是否首先是看例证和情节的“来路”是否清楚是撰写者亲自调查的?还是从别的文件上摘引的?如果是从文件资料抄来的要看是正式文件还是一般资料正式文件一般说来内容都是经过反复核定的但一般资料则不能轻信最好再核实一下其次看情节、例证是否符合生活逻辑经常出现的问题是：有的情节与时间不协调比如让六十年代的青年上山下乡时高喊“振兴中华”的口号说五十年代某领导干部就强调发展第三产业等有的是人物的行动与他的思想状况不一致比如说某某地蔬菜供应紧张一些个体户自动降价销售鸡蛋供不应求时农民自觉地为城某地居民着想主动用卡车往城内送蛋等笼统地把个体户和农民的觉悟说得那么高显然是不符合实际的再次是看人名、地名、单位名称是否确凿无疑特别是文件中要肯定或否定的单位和个人不仅要注意情节是否可靠还要从总体上分析肯定或否定这些单位是否妥当要尽量避免知其一不知其二只见局部不见全体的毛病 在情节事例上修改的原则是把那些基本可靠但不完善的情节事例加以调整补充把凡是没有把握而又限于时间和条件难以核实的宁可更换或删掉也不要“凑合”敷衍塞责否则一旦成文会造成不良后果某些文件因事实有误或事例使用不当而打官司、扯皮的事时有所见既影响了团结也浪费了双方的时间、精力给工作造成不应有的损失 第四节机关应用文的审定 机关应用文经过认真修改撰写者和有关方面已经大体满意应当说写作的任务已经基本完成但不能说文件已经最后形成形成文件还有一个程序就是审查定稿文稿只有经有关领导审定签字同意后才能付印、发送这是保证文件质量的最后一关这一关把得好不仅可以进一步避免文件的差错有时还是文件质量的一次再提高 对审定者来说如何才能把好这最后一关呢?首先应有对党对人民高度负责的精神一丝不苟地加以审核不放过任何细微末节尽量努力做到万无一失这对于领导同志来说应当是不成问题的但光有认真负责的态度还不行还必须掌握审核的方法机关应用文的审定从内容上讲主要是把好三关 一是政治关要再一次推敲文件中的思想观点是否符合马克思主义的基本原理是否符合党的方针和基本政策因为领导同志一般来说比作者站得更高看得更全面、更深入了解的情况也更多一些应该从更高的角度上去发现问题纠正偏颇特别是对一些政治问题的提法一定要和党中央保持一致把一些不符合党的路线、方针、政策的观点和提法纠正过来 二是事实关对一些情节、事例要重新审核一次凡是有疑问的都要请作者核对绝不能马虎过分相信自己的部下要特别注意表扬或批评某个单位、某个人的内容凡有