《装卸作业成本管理体系》的构建方案.doc

项目代码：2004-XG-Jitsoft广州港集团新港港务公司装卸作业成本管理体系的构建方案著作单位软富信息技术有限公司（项目编号：2004-XG-Jitsoft）技术总监林 俊2003年3月31日完成目录一、 项目背景二、 新港公司成本管理现状诊断三、 新港公司成本管理体系建设必要性分析四、 新港公司装卸作业成本管理体系主要框架五、 新港公司的计算机软件使用环境参考文章1关于优化件杂货装卸工艺降低装卸成本的思考，莫之平，王钦明2装卸作业成本管理体系开发计划，李伟国3装卸作业成本管理体系的构建咨询项目计划书，软富公司4新港港务公司2004年增收节支指标分解及考核方案一、 项目背景在广州港务局刚刚完成政企分开之际，广州港集团有限公司属下的新港港务公司（以下简称“新港公司”）以签订保护商业秘密和知识产权的形式，委请佛山市南海软富信息技术有限公司（以下简称“软富公司”），就构建装卸作业成本管理体系进行了设计。成本控制对企业的重要性是不言而喻的。作为物流供应链的组成环节之一的港口装卸，其成本管理在操作上存在与其它环节不同的行业特性。整个装卸作业由于存在船、货类、装卸工艺流程（机械、人工、工属具）和作业点等因素的动态性组合，而使占新港公司主体成本的装卸作业成本，难以用传统的成本核算方法和控制技术实现内部的成本管理目标和动态决策。在过往的港口装卸成本控制手段中，基本上集中在以设备性能的技术性以及目标成本控制的限制性方面，而很少能够从生产组织的工艺性方面入手（见参考文章1）。其根本原因是没有确定动态的多因多果成本核算模型以建立正确的和准确的成本核算和预算基础。为此，新港公司从成本管理战略角度出发，提出了建立装卸作业成本管理体系的构想（见参考文章2），其主要目标是解决单船、单货类、分部门、分工艺流程的核算和预算问题，在此基础上迅速找出及消除无效环节和“瓶颈”，以形成低成本高效率的竞争力。为了实现以上的主要目标，软富公司按照咨询项目计划书（见参考文章3）对新港公司进行了实地调研，形成了以下装卸作业成本管理体系的构建方案。请新港公司研究和提出进一步修改和完善意见，然后决定装卸作业成本管理体系下一步建设。二、 新港公司成本管理现状诊断1、 成本管理现状参考文章4总体反映了新港公司的成本管理现状。在2004年，新港公司制定了以下成本管理方针、目标、方法和范围：1. 成本管理方针总量控制、优化指标、层级核算、领导负责、管理到岗、考核到位。2. 成本管理目标 降低成本，杜绝浪费。3. 成本管理方法 指标层级分解和考核。4. 成本管理范围能分解可变成本和可控成本的部门。2、 主要存在问题1. 在核算方面：a)停留在传统的财务会计的资产性核算阶段，没有基于内部控制需要的管理性核算，也没有管理会计的部门职能。b)未能对单船、单货类、部门、工艺流程以及质量成本和效率成本的核算，无法反映效率成本、无效装卸和转堆等非增值作业造成的成本。c) 简单地按照操作吨数把间接费用进行分配，造成低估件杂货类及其单船的装卸成本，同时高估散装液体货类及其单船的装卸成本。2. 在部门方面，只能简单地对成本费用支配管理职能部门和成本费用使用部门考核，如维修费用，管理职能部门是技术科和基建科，使用部门为生产部门和辅助生产部门，但考核只对技术科和基建科，而不对使用部门。3. 在控制方面，过分地追求整体成本的下降，而没有建立通过预防成本的投入达到控制管理不善成本的管理机制，反映在：a)未能根据设计实际科学地安排不同货类的堆放，以减少码头堆位的损害而造成的维修费用的增加，以及在维修过程中所损失的机会成本；b) 未能反映质量预防成本的投入对质量内部和外部故障损失的控制。c) 没有建立以人力资源成本和预防成本等“软成本”的投入来调控材料、设备、质量故障损失、水电、燃料等“硬成本”的思路。人力资源成本是企业“以人为本”的直接体现。3、 改进方向整体解决新港公司的成本管理问题，建立有序的和有机的成本控制体系，可以从以下方面入手：1. 从作业成本管理的角度设计动态多因多果成本核算模型，从单船、单货类、分部门、分工艺流程等方面完善成本核算；2. 以工艺流程成本为控制的方向和重点，以点带面进行质量成本、效率成本、安全成本、资金成本、人力资源成本等多元化成本对象进行核算、分析和控制，以实现从工艺流程设计上寻找突破性的成本控制空间；3. 建立以供应链为导向的成本控制体系，形成比同行业更有吸引力竞争力的成本管理的机制；4. 利用计算机软件实现和完善成本控制信息化管理，以支持管理层快速对市场作出更有竞争能力的经营决策。三、 新港公司成本管理体系建设必要性分析1、 港口未来竞争以及广州港集团战略目标面对宁波、湛江、珠三角港口群的激烈竞争，以及制造业必须靠低运输成本支持的需求，新港公司应该围绕广州港集团“在亿吨大港的基础上开展新一轮创业，努力把广州港建设成现代化国际强港”的战略，把未来的成本管理目标确定为：“效率同等成本优先，成本同等效率优先”。制定这样的成本管理目标，可使新港公司在安全操作的前提下，效率和成本保持动态平衡，既不出现单方面强调效率的提高而造成成本的高企，也不出现单方面强调成本的降低而影响了正常的效率，以形成自己的核心竞争力（从供应链管理的角度看，效率实际上是供应链快速反应的能力或弹性，对供方和需方都有巨大的吸引力）。2、 新港公司成本管理定位在参考文章2里明确提出了新港公司的具体成本管理需求：“建设一个能够准确知道各项成本的构成，并分解到单船、单货类、分部门、分工艺流程，带有模拟成本设置的装卸作业成本管理体系，使成本费用能够准确核算和预算到具体货类、具体工艺流程、具体工序和部门，以满足企业内部成本过程控制和决策支持的要求，实现低成本高效率的装卸服务，形成新的竞争能力，保证公司的持续增长”。新港公司提出的单船、单货类、部门、工艺流程均为费用归集的不同对象，而“模拟成本设置”就是动态的多因多果成本核算模型。根据这个核算模型，在核算历史数据的基础上进行预算。之后，通过预算和核算等一系列成本分析手段，确定需要优化的工艺流程、需控成本的部门和管理不善成本（质量成本和效率成本），以满足企业内部成本过程控制和决策支持的要求。四、新港公司装卸作业成本管理体系主要框架实现装卸作业成本管理体系的关键在于有一个完善成本核算的机制、完善核算对象的范畴、完善成本管理的机制和完善以上信息化管理的支持软件。从一般性的成本管理的原理和方法看（如作业成本法管理ABC/M），出发点首先是确定成本核算关系和核算对象。在此基础上设计成本控制环境并利用计算机软件进行数据处理以及时提供决策信息。1. 完善成本核算的机制 单船、货类、工艺流程、转堆的成本核算机制从对新港公司调研看，成本核算处于传统的财务报表的多因一果的核算方式，即以月度总装卸成本核算为主，而没有分配到工艺流程、质量成本和效率成本等可动态增加、修改或调整的成本对象。如果要实现新港公司工艺流程成本的核算，必须确定单船、货类、工艺流程的关系：l 每条船装卸不同的货物：单船 = 货物(g), g = 1,Gl 每种货物可有不同的装卸工艺流程：货物(g) = 装卸工艺流程(g, k), k = 1, K(g) l 每个工艺流程可由多个不同的机械、人工、工属具及其数量组成：装卸工艺流程(g, k) = 机械(g, k, m) 机械数量(g, k, m), m = 1,2,M(g, k) 人工(g, k, n) 人工数量(g, k, n), n = 1,2,N(g, k) 工属具(g, k, p) 工属具数量(g, k, p), p = 1,2,P(g, k)注：“”代表集合的并。该表达式说明：每条工艺流程的成本是由机械、人工、工属具的成本所决定的，而机械、人工、工属具的成本与其使用的数量成正比。如果确定了机械、人工、工属具的单位数量的标准成本，那么每个工艺流程成本就可以预算出来。工艺流程成本的汇总就是总的工艺流程成本。l 对单船而言，以上表达可写为：单船 = 机械(g, k, m) 机械数量(g, k, m), m = 1,2,M(g, k) 人工(g, k, n) 人工数量(g, k, n), n = 1,2,N(g, k) 工属具(g, k, p) 工属具数量(g, k, p), p = 1,2,P(g, k), k = 1, K(g), g = 1,G 该表达式说明：单船的成本是由机械、人工、工属具的成本所决定的，而机械、人工、工属具的成本与其使用的数量成正比。如果确定了机械、人工、工属具的单位数量的标准成本，那么单船的装卸成本就可以预算出来。l 对货物而言，以上表达可写为：货物(g) = 机械(g, k, m) 机械数量(g, k, m), m = 1,2,M(g, k) 人工(g, k, n) 人工数量(g, k, n), n = 1,2,N(g, k) 工属具(g, k, p) 工属具数量(g, k, p), p = 1,2,P(g, k), k = 1, K(g)该表达式说明：货物的成本是由机械、人工、工属具的成本所决定的，而机械、人工、工属具的成本与其使用的数量成正比。如果确定了机械、人工、工属具的单位数量的标准成本，那么货物的装卸成本就可以预算出来。实际上，除以上的装卸关系外，可以把转堆作业作为一个与“单船”一样的成本对象，那么转堆作业可表达为：转堆 = 机械(g, k, m) 机械数量(g, k, m), m = 1,2,M(g, k) 人工(g, k, n) 人工数量(g, k, n), n = 1,2,N(g, k) 工属具(g, k, p) 工属具数量(g, k, p), p = 1,2,P(g, k), k = 1, K(g), g = 1,G 该表达式说明：转堆作业成本是由机械、人工、工属具的成本所决定的，而机械、人工、工属具的成本与其使用的数量成正比。如果确定了机械、人工、工属具的单位数量的标准成本，那么转堆作业成本就可以预算出来。转堆作业成本是非增值作业，是新港公司工艺流程成本的控制重点。要实现以上的核算，软富公司可根据新港公司的需求开发一个模块，以每天动态地预算和核算单船、货类、工艺流程、转堆的成本。当然，以上的机械成本应包含折旧、燃料或电力等费用，如何把之细分，有比较难度。 部门、资源、作业、成本对象的总体成本核算机制如下图-1B所示，部门（指发生成本的部门）、资源（指该部门有关的相对其成本对象而言的直接费用和间接费用），作业（指工艺流程范围外的其它作业）、成本对象的关系可依据总体成本核算模型进行确定。它可通过软富公司开发的通用作业成本管理系统Jitsoft 2.0的模型管理模块来进行建立。成本对象可以按照新港公司的成本管理发展需要自行定义，包括质量成本、效率成本、人力资源成本、安全成本、资金成本、环保成本等。图-1B2. 完善核算对象的范畴从新港公司的目前成本管理需求出发，软富公司确定了以工艺流程、单船、货物、部门为成本对象，以支持装卸管理的科学决策。而从未来成本管理需求出发，软富公司确定了以质量成本、效率成本、人力资源成本、资金成本、安全成本、环保成本等为成本对象，以支持ISO 9000质量管理、人力资源管理、资金成本管理、安全成本管理、环保成本管理等方面的全面决策。如果新港公司要在同行业保持领先的技术地位的话，那么可调整的、开放的成本核算对象是其必要条件之一。3. 完善成本管理的机制建立完善成本管理的机制是装卸作业成本管理体系一个不可缺少的组成部分。其作用是使整个装卸作业成本管理体系始终在一个有序的、规范的、可操作的和可持续改进的环境下运作。其包括以下方面：l 成本管理指导原则- 系统方法原则- 预防为主原则- 持续改进原则- 80/20原则l 成本管理职责- 成本控制方针- 成本控制目标- 职责、权限与沟通方式l 资源的配置和管理人力资源、基础实施、软件、硬件、信息、工作环境和财务资源。l 成本指标的制定原则- 过去某个时期的实际平均数；- 行业或竞争对手的标准；- 未来持续改进的要求；- 顾客要求；- 对员工的促进和激励作用。ll 数据采集规范l 计划、实施、评审和改善过程（PDCA过程）的有序和闭环管理流程，使作业成本管理软件所提供的成本数据信息能够得到有效制度化的处理和持续改进，而不致于被人为地荒费。在实施方面通过OA计算机软件来实现，其和作业成本管理软件的关系见图-3。它实际是一个成本管理持续改进的PDCA环。图-3 成本管理持续改进的PDCA环体系文件OA系统作业成本管理软件成本数据分析C核算成本数据 成本管理的改进A采集输入D成本管理的策划P4. 完善信息化管理，为持续（PDCA）改进或突破式（DFSS）改进提供必要的支持条件在实现以上信息化管理方面，软富公司就装卸作业成本管理软件的主要模块设计的构想如下：l 财务会计报表等数据共享模块- 分科目成本预算核算共享- 分科目费用预算核算共享- 费收检算共享- 工资计算共享- 生产统计共享- 燃料核算共享- 材料核算共享l 分工艺流程成本预算核算模块- 对调度科的单船作业计划制定提供事前的成本假设(What if)分析，使调度人员能够根据机械、人工、工属具的不同组合配置下的工艺流程成本作出成本和效率平衡的最优的决策。并支持对未来计划到港的船只作出是否接受卸货的决策。- 按照实际的机械、人工、工属具的不同组合配置计算工艺流程的实际核算成本。- 工艺流程成本的差异分析、期间比较分析等一系列成本分析。l 单船预算核算模块- 对确定的工艺流程预算成本按单船进行汇总，计算出单船的预算成本。- 对确定的工艺流程核算成本按单船进行汇总，计算出单船的核算成本。l 分货类预算核算模块- 对确定的工艺流程预算成本按货类进行汇总，计算出货类的预算成本。- 对确定的工艺流程核算成本按货类进行汇总，计算出货类的核算成本。- 预算和核算由于管理不善所造成的转堆作业成本。l 分部门成本核算模型管理模块对工艺流程范围外的资源（直接费用和间接费用）按部门建立每月动态的多因多果成本核算模型，通过或不通过作业直接或间接地核算到质量、效率、人力资源、安全、环保等成本核算对象。l 成本指标分解模块在多因多果成本核算模型的基础上，对工艺流程范围外的资源（直接费用和间接费用）按部门每月进行指标分解数据的输入，然后从部门、资源、作业、成本对象四个角度进行汇总。l 成本考核模块在多因多果成本核算模型的基础上，对工艺流程范围外的资源（直接费用和间接费用）按部门每月进行实际数据的输入，然后从部门、资源、作业、成本对象四个角度进行汇总。l 成本分析模块对工艺流程范围外的部门、资源、作业、成本对象进行成本的差异分析、期间比较分析等一系列成本分析。建立以上所述模块，不但轻而易举地实现凭人工无法