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公文写作常见错误例析 发文字号编写不当 发文字号简称文号又称公文编号是发文机关同一年度公文排列的顺序号它是一份公文特定的标志正式公文均应标注发文字号它为检索和引用公文提供专指性较强的代号为管理和统计公文提供依据XX年1月1日施行的国家行政机关公文格式(gbt97041999(以下简称“新国标”)规定：“发文字号由发文机关代字、年份和序号组成序号用阿拉伯数码标识；年份标全称用六角括号括入；序号不编虚位(即l不编为001)不加第字”在实践中人们不严格按照规定编写常出现以下错误： 1、机关代字混淆 机关代字是发文机关全称的简缩语就是选用最能反映发文机关本质属性的字词作为本机关的代字每一个机关都有自己的代字也只有一个代字如国务院制发公文其代字为“国发”四川省人事厅发文其发文字号为“川人”但若简缩不当易造成混淆起不到代字作用如“华东师范大学”它的代字不能写成“华师大”因为另外还有“华中师范大学”、“华南师范大学”如用“华师大”就不能分辨而应写为“华东师大”同样“南京大学”的机关代字不能写成“南大”因为另外还有“南开大学”“河南大学”的机关代字不能写成“河大”因为另外还有“河北大学” 2、年份不全乱用括号例如： 金计生(96)第15号 夹民政(XX)16号 夹府发XX47号 例年份不全应写为“1996”使用圆括号也不正确根据国家行政机关公文格式gb/t97041988(以下简称“原国标”)规定应用六角括号“”“第”字多余应删去；例年份应置于六角括号“”内 3、机关代字、年份、序号次序颠倒例如： 成保96劳人字第51号 XX外经贸发展审函字第2691号 “新国标”和“原国标”都规定了机关代字的结构形式是“发文机关代字+年份+序号”因此例的错误是机关代字分列年份两边且年份不全“第”、“字”多余正确的应该是“成保劳人199651号”；例年份在发文机关代字前“字”、“第”多余应改为“外经贸发展审函XX2691号” 标题拟写不当 标题是文章的“眼睛”拟制时必须精心对待不可马虎公文的标题与一般的文章标题不同其拟写有严格的规范要求办法规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类一般应当标明发文机关公文标题除法规、规章名称加书名号外一般不用标点符号”规范的公文标题一般由“发文机关+事由+文种”构成又称“三要素”式如中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重大问题的决定也可以是由“两要素”构成或由“文种”构成但“两要素”的或由“文种”构成的一般应是下发的带有固定版头或对外公布可张贴的如交通管理局通告、公告等但在实际写作实践中不合规定的情况时有发生主要表现为以下几个方面的错误 1、文种错用 文种是公文标题中必不可少的一个构成要素对于文种的选择应当根据行文目的和要求、文种的适用范围、行文关系来确定不得混淆使用写作中常出现以下几组文种错用现象 (1)请示与报告错用、并用 请示和报告虽然都是上行文但是二者有不同的用途和要求是两个不同的文种请示“适用于向上级机关请求指示、批准”(办法)上级对于请示必须有答复必须事前行文而报告“适用于向上级机关汇报工作反映情况答复上级机关的询问”(办法)不需要上级作出答复可事中行文也可事后行文但在写作中人们没有掌握二者区别常把请示误用为报告或并用请示和报告例如： 公司关于急需购买碱性电池的报告 县人民政府关于请求将风景区列为省级自然保护区的请示报告 以上两例从标题事由看都是请求上级批准某事项因此应将例的“报告”改为“请示”例的“报告”去掉 (2)函与请示错用 办法明确规定：“函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作询问和答复问题请求批准和答复审批事项”；“请示适用于向上级机关请求批准、指示”从这两条规定可看出函与请示都可用于“请求批准”但二者行文方向不同函是向平级或不相隶属的机关“请求批准”而请示是向有隶属关系的直接上级“请求批准”这是选择这两个文种的关键点但在实际操作中人们受一种情感因素影响总认为用请示显得对对方尊重容易办成事而用函则显得不那么郑重其事不易引起对方重视难达目的因此常把函错用为请示例如有一篇公文的标题为市司法局关于拨付法制教育经费的请示主送机关是“市财政局”市司法局向市财政局请求拨款而且市司法局与市财政局是平级关系不是相隶属的上下级关系完全符合函的适用规定因此该文标题文种“请示”应改为“函” (3)通告与公告错用 通告和公告是现行法定行政公文中唯一的同类两个文种通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”(办法)公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”(办法)从二者概念来看二者都有公开告之的功能但在发布机关、受文对象、内容重要程度等方面存在区别公告的发布机关级别较高多由国家机关发布受文对象广泛“向国内外宣布”宣布的事项重大而通告发布机关广泛机关、团体、企事业单位都可发布受文对象范围较小“社会各有关方面”限制在一定的范围内宣布的事项涉及的是一般事项多是业务工作方面的内容在使用时人们往往青睐公告凡需要对外公布事项不加区别都用公告例如： 商场有奖销售开奖公告 县人民医院关于新设保健门诊的公告 火车站关于火车晚点的公告 以上三例从发布机关来看都属企事业单位从发布的事项看都是涉及业务工作方面的某一事项因此“公告”应改为“通告” 除以上三组文种错用现象外还存在着决定与决议相混、通报与决定不分、通知与通告等同等由于篇幅有限不再一一列举 2、事由表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确 公文标题中的事由部分是对公文内容的高度概括是标题的核心要求准确、简洁使人一看标题就知道公文的主要意思而有些公文标题的拟写没有抓住公文主要内容以致事由部分表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确例如： 公司关于申请增加超计划出口指标的请示 县人民政府关于表扬营业员“秘书工作”同志的通报 县税务局重建税务所办公楼的请示报告(应为“请示”少了介词“关于”该文内容是请求上级拨款修建税务所办公楼) 市财政局关于转发省财政厅关于转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知的通知 例的错误是词义重复文种“请示”已含“请求”、“申请”之意故应删去标题中“申请”二字；例事由部分只提到了有关的人而没提有关的事即要表扬的事迹未写出显得空洞应改为县人民政府关于表扬营业员“秘书工作”同志“秘书工作”先进事迹的通报；例属事由不明文章主旨是请求上级拨款故应改为县税务局关于拨款重建税务所办公楼的请示；例属层层转发公文标题因未省掉转发的中间环节介词“关于”重复使用“通知”也多次出现以致标题冗长读起来拗口不易理解应改为市财政局转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知 3、乱用标点符号 办法明确规定公文标题除法规、规章名称加书名号外一般不用标点符号写作中人们不循此规常常不该使用标点的却使用了或该使用标点的却用错了例如： 国务院批转财政部(关于加强国有企业财务监督的意见)的通知 中央职称改革领导小组转发国家教育委员会中小学教师职务试行条例等文件的通知 “秘书工作”县工商局、税务局关于发布“秘书工作”县农村集贸市场管理暂行办法”的通知 例被批转对象“关于加强国有企业财务监督的意见是公文不属法规性文件应删去书名号；例被转发的对象“中小学教师职务试行条例”属法规性文件故应加上书名号；例发布对象“秘书工作”县农村集贸市场管理暂行办法”属法规性文件按规定应使用书名号而不是引号且该两个发文机关之间不用顿号而是采用空一格办法解决 主送机关标注不当 办法规定“主送机关是指公文的主要受理机关应当使用全称或者规范化简称、统称”如国务院关于成立国务院三峡工程建设委员会的通知一文的主送机关“各省、自治区、直辖市人民政府国务院各部委、各直属机构”采用统称写法既简洁又明确而有的公文主送机关标注存在不明确、违反文种有关规定等错误严重影响了公文效应的发挥例如： 县人民政府转发县乡镇企业局(关于加速发展乡镇企业的报告)的通知(“转发”应为批转”应删去单书名号)的主送机关是“各有关单位” 县税务局重建税务所办公楼的请示报告(应为“请示”)的主送机关是“地区税务局、城建局、国土局、物资局” 大朝乡人民政府关于解决修建场镇饮水工程所需资金的请示的主送机关是“尊敬的书记” 例错误是主送机关不明确难以办理；例属多头主送违反了“请示一般只写一个主送机关”的原则；例违反了“请示不得直接送领导者个人”的原则 引用公文不当 在公文写作中常常引用公文说明行文依据正确引用公文成为公文写作规范化极其重要的一个环节办法规定：“引用公文应当先引标题后引发文字号”在操作时正确的做法是：先用书名号引标题后用圆括号引发文字号例如：你行关于调整货币政策委员会及任免的请示(银发XX13号)收悉”而写作中不正确引用公文的现象比比皆是例如： 你公司关于成立通洲集团中心拍卖行的请示悉 7月20日通告停止了省交通厅交计字XX1号文件中规定的“双排座小货车载客养路费”的收取 你院月x日请示收悉 在粤府199638号文“关于拨款修建办税大厅的批复”中 例只引标题而没引发文字号；例只引了发文字号而没引标题；例既没引标题也没引发文字号；例虽然公文的标题和发文字号都有但标题与发文字号顺序颠倒且标题用成了引号所引发文字号未加圆括号 结构层次序数标注不当 对于篇幅较长内容较丰富层次较多的公文写作时常常要标注序数分条列项以显得眉目清楚易于阅读、理解和执行办法规定：“结构层次序数第一层为一第二层为(一)第三层为1第四层为(1)”只有一个结构层次时就用“一”而不用其它序数在实践中常出现不规范现象例如关于省地区银行机构合并问题的请示(银发1996124号)、省培训中心关于筹建教学急需实验室的请示(中心XX15号)这两篇公文的内容都只有一