总务处业务宣导手册.doc

總務處業務宣導手冊中華民國99年04月修訂校址：桃園縣龜山鄉萬壽路一段300號(300 Wan-shou Rd.,Sec.1,Kueishan Tao-yuan,Taiwan)Tel：886-2-82093211分機：3600-3631 網址：.tw/m/oga/index.htm目 錄一、 事務組業務宣導資料3二、 出納組收款、付款作業需知9三、 文書組業務宣導資料19四、 保管組業務宣導資料29五、 營繕組業務宣導資料30六、 本校推動六五節約能資源活動實施計畫31事務組業務宣導資料一、各單位辦理各項採購業務請依本校採購辦法，申請核准後採買，請勿先行採買後再申請，核判權責表及採購作業處理方式如附件一、二。二、設備或耗材採購請以簽文方式申購，附加檔案為：1.詳列設備規格之設備(物品)規格說明書或耗材申購單。規格中不可限制廠牌或型號，若建議廠牌或型號請加註或同等品字樣。2.廠商估價單(含稅價)、若為共同供應契約請另附共同供應契約訂購單。3.預算表。4.填採購電子表單一般採購單(A9800XXX)，並將單號填寫至簽文內。5.限制性招標請填寫限制性招標申請單，並附獨家證明。6.申購前請參閱環保署綠色生活資訊網，選購環保標章產品，為環境保護、愛護地球、節省能資源盡一份心力。(.tw/GreenLife/products/productsQuery.aspx) 上開附加檔案為採購必備資料，請詳填各相關欄位並備齊資料以利採購。三、採購簽文作業流程為：需求單位單位主管院、處長會計室總務處秘書室副校長校長，判行後請務必再加簽予總務處事務組採購承辦人進行採購，採購作業流程如附件三。四、採購案之公文經校長或相關權責主管核判後，請後會採購承辦人員，讓相關人員就核判結果進行採購作業，會知採購承辦人員開始進採購後，即請將該採購公文予以結案。五、文具用品採計畫性採購，請需求單位於每月30日中午前將次月份需求之文具統一填寫乙份共通性文具用品請領表(每月更新請至本組網頁下載最新表格)並填採購電子表單一般採購單(A9800XXX)、經承辦人及單位主管簽章並加註日期後，交本組彙整資料後一併送簽，書坊到貨後即通知各單位領取文具用品。專案、非共通性及緊急採購，請單位自行另案提出請購申請。六、儀器設備或耗材經點收測試無誤後，依其屬性分別填寫下列表格後，儘速送本組安排驗收時間後，會同驗收小組共同辦理驗收。1.儀器設備驗收，請購單位經測試後填具設備(物品)物料測試表(新版資料如附件四)，請逐項填寫品名、廠牌及型號並附照片，以利驗收前判別。2.耗材驗收，請購單位清點後填具耗材驗收單，經申購人、協驗人及單位主管分別用印簽並註日期。七、廠商到貨之送貨單及發票，請檢查所載之品名、項目及數量是否與原申請採購之內容相符，無誤後再行簽收並請妥善保管速交採購承辦人員。八、廠商送貨時請引導廠商至第二停車場卸貨區暫停；棟教學大樓前禁止車輛進入。九、原領有汽機車停車證之同仁，如有換車請至本組申請換證，並繳回原車證。十、校車借用請填寫公務車借用單並附車輛使用需求原因之簽文或活動單，同一時間如有二個以上之單位提出用車之需求，請相互協調車輛之使用方式。十一、召開會議請多使用電子郵件遞送資料並使用多媒體設備報告減少會議資料印製，並呼籲自備飲水杯及環保餐具。十二、廚餘、電池、鐵鋁罐、寶特瓶、玻璃類及紙類等可回收資源，請確實做好分類，分類放置以利集中回收處理。十三、各單位辦理活動需總務處支援事項，請務必事前會知，俾利配合辦理；活動內涉及採購之部份請依上述採購流程辦理。十四、活動海報請張貼於海報架或公佈欄，切勿張貼於牆壁上，並於活動結束後將海報拆除，並請協助維護張貼處之完整與清潔，未經許可自行張貼之海報，一經發現立即拆除。十五、校園內除簽訂合約之廠商外，請勿讓廠商在校園內進行銷售販賣或填寫問卷調查之行為。十六、各單位管轄之教室、實驗室等環境，請多加宣導維護環境之整潔。十七、本校與中華電信台北西區營運處簽定優惠合約，提供優惠方案予本校教職員生，如有需要請洽：企業客戶科顏凡盛先生，聯絡電話8977-1207、手機0963-082-984。凡XXXXX之表單均可於本組網頁，表格下載處下載最新版檔案。附件一核判權責表金額類別未達5千元5千元以上未達5萬元5萬元以上未達100萬元100萬元以上儀器設備維修各系(單位)主任總務長副校長校長土木工程營建、修繕營繕組組長經常費未達5千元5千元以上未達2萬元2萬元以上未達100萬元100萬元以上事務組組長總務長副校長校長設備費未達5萬元5萬元以上未達100萬元100萬元以上總務長副校長校長補助或委辦案1萬元(含)以下1萬元以上未達5萬元5萬元以上未達100萬元100萬元以上逕洽廠商採購總務長副校長校長附註事項：1. 校內共通性之事務性設備及耗材，請購單位或使用單位提出需求核准後，會總務處購買。2. 特殊狀況之遇緊急採購其金額在2仟元(含)以下或教學單位專題製作材料費價格5仟元(含)以下者，請購單位或使用單位得逕洽廠商購買，免附估價單，核實報銷。3. 設備規格說明書內不得要求或提及特定之商標或商名、專利、設計或型式、特定來源地、生產者或供應者，但無法以精確之方式說明規格要求，而已在規格說明書內註明或同等品字樣者，不在此限。4. 為簡化採購作業程序，達成最大經濟效益，請多加利用共同供應契約，相關規格資料可由台灣銀行採購部網站查知。(.tw/Procurement/共同供應契約項下)5. 依據身心障礙者保護法暨優先採購身心障礙福利機構團體或庇護工場生產物品及服務辦法規定，未達法定比例5%將被懲處，相關機構商店詳細資料請至內政部優先採購網路資訊平台查知。(.tw/義務採購單位項下)6. 配合行政院環保署推動各機關綠色採購項目比率，單位申購各項設備、物品、耗材時，得允許未逾百分之十之價差，相關環保標章產品或資訊請查詢環保標章資訊站。(.tw/gplaw/appoint.asp)附件二採購作業處理方式本校經費：採購營建修繕設備維修使用表單比議價10萬元以下10萬元以下5萬元以下估價單、工程或採購比價單及簽呈1-2家10萬30萬元10萬30萬元5萬30萬元估價單、工程或採購比價單及簽呈3家以上或限制性30萬元以上30萬元以上30萬元以上會議記錄表、底價核定表、廠商比價單、估價單及簽呈3家以上或限制性校內共通性之事務性設備及耗材-耗材申購單、設備規格說明書會總務處採購特殊狀況緊急採購-支出粘貼憑證逕洽廠商採購教學單位專題製作材料費-支出粘貼憑證逕洽廠商採購非本校經費企業補助：採購營建修繕設備維修使用表單比議價1萬元(含)以下-支出粘貼憑證逕洽廠商採購1萬10萬元10萬元以下5萬元以下估價單、工程或採購比價單及簽呈1-2家10萬30萬元10萬30萬元5萬30萬元估價單、工程或採購比價單及簽呈3家以上或限制性30萬元以上30萬元以上30萬元以上會議記錄表、底價核定表、廠商比價單、估價單及簽呈3家以上或限制性非本校經費政府機關補助：採購營建修繕設備維修使用表單比議價1萬元(含)以下-支出粘貼憑證逕洽廠商採購1萬元以上未達10萬元10萬元以下5萬元以下估價單、工程或採購比價單及簽呈1-2家10萬元以上未達100萬元或政府機關補助占50%以上10萬元以上未達100萬元或政府機關補助占50%以上依契約書規定公開招商相關文件及簽呈依政府採購法規定辦理100萬元以上100萬元以上依契約書規定公開招標相關文件及簽呈依政府採購法規定辦理附件三採購作業流程需求單位會計室總務處保管組簽呈並附經費表、報價單、規格書、耗材申購單各單位就其預算提出需求需求單位自行採購 Yes簽合約會計人員審核通過會計室、秘書室監驗 No交貨 Yes需簽約否？ No標購完成？承辦單位依採購作業辦法採購主管簽核需求單位功能驗收單位主管簽核以議(比)價單為準保管組數量驗收 承辦單位依採購作業辦法採購，另圖示意。附件四 龍 華 科 技 大 學 設備(物品)物料測試表 頁次： /98學年度申請單位事務組 99年03月30日預定驗收日期每週一、三上午 申購單位填交至事務組起算請預留五個工作天 定於年月日（週）驗收項目申 購 品 名(廠牌、型號)功 能數量規 格照 片01電腦主機ASUS(PC60-PLUS) 合格 不合格申購 1 測試 1 符合 不符合02 合格 不合格申購 測試 符合 不符合03 合格 不合格申購 測試 符合 不符合04 合格 不合格申購 測試 符合 不符合05 合格 不合格申購 測試 符合 不符合申 購 人採 購 承 辦 人出納組收款、付款作業需知為提升作業品質，加速款項收付流程，特定本需知。為提升作業品質，加速款項收付流程，特定本需知。一、 收款作業1. 出納組（以下簡稱本組）應憑各項繳費單或會計室開立之收入黏貼憑證辦理收款作業。2. 因應結帳作業，訂定收款時間為上班日上午：至下午：。3. 申請各項證明文件，應先至相關業務單位填寫申辦單後，至本組繳費，本組收取款項後開立收據。4. 各類零星費用，應先至相關業務單位填發繳費單後，至本組繳費；本組確認無誤後收取款項，並於繳費單上加蓋收款章，收據存根交予繳款人留存。5. 廠商繳款除履約金及保固款，應先至會計室開立收入黏貼憑證，本組依憑證收款並開立收據，交予繳款人。6. 各單位借支沖回核銷若有剩餘款項繳回，應先至會計室審核單據無誤後，再至本組繳交款項。7. 每日收取款項本組應填具金融機構存款單，並於三個工作天內存入學校帳戶，並做收帳作業，簽核後轉送會計室開立傳票。8. 全校性或整批性（機車證、住宿、學分費）繳費得委由金融機構辦理代收。9. 若遇繳款機關需先以收據請款者，請承辦單位簽文申請，核准後請印一份簽文至本組，本組將依簽文開立收據。二、 付款作業1. 本組應憑核准之憑證或支出傳票付款。2. 行政單位元以下之款項除專案費用外均以零用金支付，以上之款項需由會計室開立傳票，本組開立支票後支付。3. 支出黏貼憑證上之付款對象應與電子表單上之付款對象相同。4. 避免同名同姓，電子表單上請以身份證字號為輸入要鍵。5. 領據各欄請詳實填寫，勿漏填或字跡潦草不易辨識，各單位如未請領款人填寫清楚，應負責補註。6. 領據上之簽名欄應由領款人親自簽具，並請提醒領款人領取款項之金額，勿有冒名簽具或以他人名義請款，以免造成日後紛爭。7. 製作副本遇有領款人之身份證或存褶影本，請一併影印製作連同副本請款。(若領款人為學生請宣導其於學生資訊系統上登錄帳號，則不用繳交存褶影本)8. 為提升服務及節省領款時間，付款作業以郵局轉存及銀行匯款為主，若遇特殊情況則以支票付款。9. 款項轉存匯款作業原則以一星期二次辦理。親自領取支票時間為上班日上午：至下午：，若於上班時間內無法到本組領取，請留下郵局或銀行帳號。10. 學生親自至本組領取支票者，領款時需出示身份證等證明文件，方得領取且須簽章於支出黏貼憑證上，或簽章於支票領款簽收單。11. 學生可於學生資訊系統上建立本人之金融局帳號資料。郵局帳號免扣手續費，若為銀行帳號需扣取手續費。郵局局號七碼，帳號七號，共十四碼銀行請加註銀行號及分行號，並再次確認銀行資料12. 受款人非本校人士者，需詳填領據並檢附受款人之銀行局帳號或聯絡方式，以利轉存匯款作業。13. 轉存及匯款後，將以網路上公告或電子郵件方式通知付款明細。本校教職員電子郵件帳號若有更動請至履歷系統上更新。14. 支票因故無法發放者，逾年後（支票有效期限為年）為有效管理，將暫時收回本校帳戶，日後受款人獲知未領取時，請重新辦理請款作業。所得稅作業流程外籍人士至本校授課演講處理流程各類所得之扣繳率簡表(自99年1月1日起適用)項目扣 繳 率所得類別中華民國境內居住之個人、有固定營業場所之營利事業，及於一課稅年度內在臺灣地區居留、停留合計滿183天之大陸地區人民及在臺灣地區有固定營業場所之大陸地區法人、團體或其他機構非中華民國境內居住之個人、無固定營業場所之營利事業，及於一課稅年度內在臺灣地區居留、停留合計未滿183天之大陸地區人民及在臺灣地區無固定營業場所之大陸地區法人、團體或其他機構執行業務報酬1020薪資所得1.97年3月6日以前：（1）非固定薪資6（2）固定薪資 10按薪資所得扣繳稅額表查表金額扣繳2.自97年3月7日起，薪資所得以全月給付總額按下列方式擇一扣繳：（1）6%（2）按薪資所得扣繳稅額表查表金額扣繳1.自中華民國98年1月1日起，個人全月薪資給付總額在行政院核定每月基本工資1.5倍以下者(目前為25,920元)，按給付額扣取6%。2.自中華民國99年1月1日起，個人薪資按給付額扣取18%租金10%20%競技競賽機會中獎之獎金或給與1.10（97年3月6日以前為15%）2.政府舉辦之獎券中獎獎金，每聯(組、注)獎額不超過2,000元者免扣繳，超過2,000元者全額扣繳201.202.政府舉辦之獎券中獎獎金，每聯(組、注)獎額不超過2,000元者免扣繳，超過2,000元者全額扣繳20退職所得超過定額免稅部分 6%超過定額免稅部分 18%其他所得1.免扣繳(應列單)2.告發或檢舉獎金扣繳201.個人：按20申報納稅2.營利事業：20扣繳3.告發或檢舉獎金：扣繳20各類所得扣繳暨免扣繳項目參考 薪資所得-所得類別代號為501. 薪資：包含酬勞、工資、工作酬勞、助理薪資、兼職酬金、工作所得、助理費、人事費、工讀費、工讀助學金、工作費、臨時工資、各類津貼、年終獎金、考績獎金、全勤獎金、調薪差額、晉級差額、值勤費及宿舍輔導費、義交服務費等。2. 授課鐘點費：包含學校開課、訓練班、講習會等排定課程發給之鐘點費。3. 國科會撥付研究生獎助學金。4. 各機關、單位委託專案研究補助費。5. 公務員之各種補助費收入。6. 研究費（無研究計畫及定期定額給付）。7. 諮詢費、實驗受測費、問卷調查費、訪談費、輔導費、出席費、主持費、講座費、講評費、論文發表費、一般審查費（專案研究報告及著作等審查及兼任教師外審費）、教材編輯費、打字費、資料蒐集費、清潔費、口語翻譯費、論文獎勵、教學著作獎勵費、評審費。8. 子女教育補助費：不以子女在學成績是否達到特定標準為條件，凡在學子女均按人發給，屬薪資所得依據財政部68/02/28台財稅第31254號函。9. 企業人才技能證鑑定監考費 執行業務所得稿費、演講費等-所得類別代號為9B（定額免稅-18萬元）1. 稿費、演講費、演講鐘點費。2. 教師升等著作審查費。3. 畢業論文之指導費、審查費。 執行業務所得-所得類別代號為9A1. 律師、會計師、建築師、技師、醫師、藥師、著作人、代書、工匠和表演人及其他以技藝自力營生者的業務收入或演技收入。2. 專利申請之服務費扣除代辦文件之相關工本費。 競技競賽及機會中獎獎金-所得類別代號為911. 各類競技比賽及抽獎之獎金及獎品價值。2. 就校內目前曾舉辦過競賽之清單為例：讀書會發表會活動獎勵金、國際IT認證獎金、創意設計大賽、專題競賽獎金、學習競賽、奈米創意競賽獎勵金、宿舍聯誼競賽之獎金、宿舍環境整潔競賽獎金(獎金若做為該間宿舍經費則免稅)、校園安全教育宣導活動績優獎品、美哉龍華美術創作比賽、英語歌唱大賽、全校英文寫作比賽獎金、E-care競賽、健康促進學校健康比賽獎品、CSEPT英語能力測驗訓練營模疑考獎金等。3. 機會中獎：各類摸彩活動，若為禮品則以發票上的單價金額為所得金額。依據財政部69/07/17台財稅第35797號函 其他所得.禮金：年節慰問金、團拜禮金、生日禮金依據財政部70/12/31台財稅第4901號函 免稅所得-1. 軍訓教官之薪資。2. 導師費。3. 入學考試試務人員各種工作費、命題、閱卷費。4. 論文考試車馬費。5. 公務員之福利互助金。6. 執行職務差旅費、日支費、加班費、不休假加班費、交通費、值班費等不超過規定標準者。7. 獎學金、僑生公費、運動比賽優異獎助學金。8. 清寒優秀學生獎學金如以成績為條件者。9. 教育部及各單位來文表示其補助為免稅。10. 證照獎勵金11. 體育性質之競賽獎金12. 服務單位提供出國進修之獎學金。13. 以學業、操行成績達到一定標準始能申請之女子教育獎學金依據財政部88/01/20台財稅第881896192號函14. 行政院勞委會所舉辦之技能檢定之工作費、監考費等*依勞動基準法第24條規定延長工作時間之工資及第32條規定每月平日延長工作總時數（雇主延長勞工之工作時間連同正常工作時間，一日不得超過12小時，延長之工作時間，一個月不得超過46小時）限度內支領之加班費，可免納所得稅。國定假日、例假日（輪班制，每7天有1日休息）、特別休假日之正常工作時間雖亦屬加班，但不計入上述免稅標準之總時數內附件一各類所得扣繳暨免扣繳實務簡介資料來源：財政部國稅局之所得稅法壹、 扣繳作業重要名詞定義一、 中華民國境內居住之個人與非中華民國境內居住之個人（一） 中華民國境內居住之個人指：、 在中華民國境內有住所，並經常居住中華民國境內者。、 在中華民國境內無住所，而於一課稅年度內在中華民國境內居留合計滿183天者。（二） 非中華民國境內居住之個人係指前項規定以外之個人。貳、 扣繳制度簡介一、 扣：扣繳單位給付所得時，扣繳義務人將所得人應繳之所得稅款，依規定扣繳率先扣下。二、 繳：寫好繳款書在規定時間向國庫繳納。三、 填：統計給付資料，並依規定填寫扣（免）繳憑單。四、 報：在時限內，將各項扣繳書表，向稽徵機關辦理申報後，將扣（免）繳憑單填發交所得人辦理結算申報。以上扣繳填報之程序，構成所得扣繳之整理制度。參、 執行業務所得:分為9A跟9B一、 常見的自由職業者9A：律師、會計師、建築師、土木、電機等技師、醫師、藥師、助產士、保險經紀人（以上皆須持有證書或執照）、代書、代客記帳業者、工匠、歌唱等。二、 9B給付稿費、版稅、樂譜、作曲、編劇、漫畫（以上係指出版或刊登於報章雜誌，包括圖片、照片）、講演的鐘點費，每次扣繳稅額不超過新臺幣貳仟元者，得免扣繳。備註：僱傭關係：受僱人為僱用人服勞務，非經僱用人同意，不得將其勞務請求權讓與第三人，亦不得未經同意即以第三人代服勞務。而通常係按時計酬，未完成或未有預期效果，仍應計酬，但亦有按件計酬，視事件成就、工作完成始計酬之約定。三、 50上課鐘點費與9B講演鐘點費之區分：如業務講習會、訓練班及其他類似具有招生性質之活動，不論有無收費，有講授課程性質者，應與講演有別，屬薪資所得。執行業務所得與薪資所得同屬勞務報酬，兩者常不易區分而混淆，一般而言，執行業務基於委任關係，而薪資所得則屬僱傭關係。四、 佣金支出如經取得統一發票則免扣繳。五、 9B個人因翻譯書籍文件而取得之翻譯費，及因修改、增刪、調整文稿之文字計給之酬勞，如改稿費、審查費、審訂費等，除屬基於僱用關係取得者屬薪資所得外，為稿費性質，可適用所得稅法第4條第23款規定，定額免納所得稅。政府機關舉辦文化作品展覽，對入選作品於徵得得獎人同意後，所發給該項入獎作品之收購費，應認屬所得稅法第4條第22款規定之稿費收入。肆、 薪資所得50：一、 非固定薪資，升級換敘補發差額、結婚、生育、教育補助費、員工紅利、董監事酬勞等，並非每個月固定有的，應按6扣繳，如果合併到當月份薪資發放時，亦可查表扣繳。兼職人員之薪資，如顧問車馬費、學校老師至補習班兼課之兼課鐘點費，應按6扣繳。二、 給付單位指定題目，而由研究人員進行研究，提供研究報告發給之研究獎助費，或依任職研究期間按月定額給予研究費，均屬為給付單位提供勞務之報酬，屬研究人員之薪資所得，如於專案研究契約中訂明人員及事務費用者，人員費用為各該參與研究之受領人之薪資。三、 薪資受領人除按月給付之薪資以外，尚有職務上或工作上之獎金、津貼、補助費等非固定性薪資，如係合併於固定性薪資一次給付者，可就給付總額依薪資所得扣繳辦法第4條第1項規定扣繳稅款，其非合併一次給付者，應按其給付金額（非固定性薪資部分）扣取百分之六。至於薪資受領人之兼職薪資所得應一律按給付額扣取百分之六。四、 法人股東派員擔任董監事，所具領之車馬費、董監事酬勞，屬薪資所得，若所得額超過新台幣33,333，則應依兼職薪資所得扣繳6所得稅。五、 按月定額給付之加班費屬津貼不得免稅，僱用之服務技術人員因業務需要，於平時工作時間以外延長工作支領之加班費，如未超過規定標準者，可適用所得稅法第14條第1項第3類第2款但書規定免納所得稅，並免予扣繳。惟如不論有無加班及加班時數多寡，一律按月定額給付者，則屬同條款規定之津貼，應併同薪資所得扣繳稅款，不得適用免稅規定。六、 發給員工產品作為出勤獎勵，應以時價折算併入薪資扣繳稅款。七、 佣金：介紹買賣成交機會而取得之酬勞；依顧傭關係代表公司而推展業務，視業績給予之佣金實質上為工作獎金性質，應屬薪資所得。八、 公私機關、團體、事業及各級學校，開課或舉辦各項訓練班、講習會，及其他類似性質之活動，聘請授課人員講授課程，所發給之鐘點費，屬薪資所得。該授課人員並不以具備教授（包括副教授、講師、助教等）或教員身分者為限。伍、 競技、競賽、機會中獎所得91：獎品憑購入發票之金額或自行生產之成本為獎額，由中獎人繳付扣繳稅款。相關法令：1.競技、競賽或機會中獎之獎項，如係實物，應按取得時，政府規定之價格或認可之兌換率折算，未經政府規定者，以當地時價計算所得額辦理扣繳。2.競技競賽機會中獎獎金或給與按給付全額扣取10%。3.徵文比賽或美術作品比賽，得獎作品發還參加者，屬競技競賽性質；得獎作品如由主辦單位典藏，甚至於取得著作權時，即為稿費性質。案例一 學生當人頭 教授被控詐研究費【聯合報記者鄭惠仁、修瑞瑩台南市報導】2010.03.25 08:23 am國立成功大學外國語文學系教授鄒文莉，執行國科會、教育部研究計畫，涉嫌找學生當人頭詐領酬勞及津貼，連孩子的保母費、家教費也拿來報帳，共詐領約一八萬元，昨被依詐欺、偽造文書罪起訴。 四十二歲鄒文莉開庭時向檢察官表示，許多教授都像她這樣做，用人頭虛報助理，用來支付研究計畫不易報銷的行政費用；她否認詐領補助，表示都有經過助理同意。 成大表示，等接到起訴書，再召開會議討論如何處理。鄒文莉昨天未到校，無法獲知她的看法。 台南地檢署指出，教育部推出五年五百億邁向頂尖大學計畫，共有成大等十二所大學獲得補助；成大成立發展國際一流大學及頂尖研究中心計畫（成鷹計畫），鄒文莉為計畫主持人之一，同時還獲得國科會其他兩項研究計畫，每年約七十萬元。 檢方查出，她在九十六至九十八年間主持這些研究計畫期間，涉嫌要求研究助理蒐集親友帳戶，虛報工讀生或臨時工，詐領工資；她也為助理申報研究計畫，以靈活運用經費為由，要求助理領出薪資交給她。若助理中途離職，仍繼續申報薪資，中飽私囊。 檢察官查出，鄒文莉請學生當保母及家教，未自己支付費用，而將學生報為人頭助理，再以助理薪資支付保母及家教費。教育部去年七月得知她涉嫌詐領補助費消息，向台南地檢署檢舉。 鄒文莉辯稱這些學生確實有當研究計畫的助理或工讀生，因研究計畫許多行政費用不能報支，才經學生同意，要他們領出來當作零用金，支付演講者的計程車費、餐費、工作費用等開銷。 但檢察官發現，她所詐領的錢用在行政費用上的相當少，且擔任保母、家教的學生不知被報為助理，加上企圖串證，因此將她起訴。文書組業務宣導資料一、掛號郵件、包裹提領作業1. 一般郵件直接分發至各單位信箱。2. 學生、老師大宗書籍恕不代收服務（請自行接洽辦理）。3. 掛號郵件、包裹寄達，本組即時登錄網頁公告代保管。4. 領件請攜學生證或識別證至本組簽領。（常日提領郵件時間上午08：30起至16：30止）二、郵件、包裹託送作業1. 郵件、包裹寄件登錄郵件資訊管理系統。2. 大宗郵件採匯入式登錄郵件資訊管理系統（大量專案郵件請單位自行運至郵局寄件）。3. 本組至郵局寄件前，將複查郵件登錄資訊正確與否，不正確者將通知寄件單位更正後寄。4. 掛號寄件資訊可洽本組詢問/查詢。5. 一般性公務用郵資由文書組統一編列預算，編有經費預算之專案計畫或活動應以專案經費自付郵資。6. 依公文之時效及附件之內容判定。附件為支票、收據、發票、洽老師批改之考卷、退（復）學通知、身份（學生）證件正本及已用印之合約書等很難彌補之有價證劵，方能以掛號投遞。（常日郵件託送截止收件時間為每日16：20前）三、收件、分文、結案作業1. 依據收文及分文作業管理要點2. 電子文收件，經分類編碼後分文至承辦單位（登）記桌。3. 紙本文收件，經電子掃描、辨識、分類編碼後分文至承辦單位（登）記桌。4. 單位收文及分文作業：5. (一)承辦單位領取紙本公文應先請登記桌人員進入公文管理系統收發作業之登記桌，將公文分送給該承辦人員。6. (二)承辦人員收到紙本公文後，進入公文管理系統公文簽核項下之收件匣，打勾簽收該份公文。7. 承辦單位主管如認為該文非所屬業務相關承辦之公文，應於公文收到4小時內送回文書組。文書組收到需改分之公文，應請總務長判定承辦單位後改分。 8. 外來文經承辦 鈞長決行後，擲回總收發列印、歸檔存查後結案。三、 發文、電子交換、結案總收發1. 依據發文作業管理要點。2. 各單位依承辦之業務需求之發文（函、書函、開會通知單、公告及令），應先擬稿陳請主管核定。3. (一)以學校名義發文者，須經單位主管簽署，再由秘書室核校稿並陳請校長或依分層負責核判後，方可將紙本核准文稿送至本校文書組進行發文。(發文機關名稱必須為全銜，不得簡稱)4. (二)以承辦業務單位名義發文者，需由單位主管核稿後，方可以單位名義自行發文。5. 紙本文或電子文經承辦 鈞長決行發文後，擲回或取至本組發文。6. 辨別發文文本性質（附件實體非親簽或用印者）受文者屬於機關或學校單位採電子交換行文否則採紙本發文。7. 依據結案歸檔作業管理要點；經本組發文後隔日承辦單位必須簽領副本文本，同時本組進行結案歸檔存查。五、電子公文製作系統1. 人事室通報新進教職員文書組即開立電子公文製作系統帳號。2. 請新PC或重灌軟體PC請依據網頁.tw/m/oga/doc/ref/公文管理系統操作手冊.pdf設定。3. 進入本校校園入口網更換密碼後即可進入公文製作系統。六、公文製作系統下載更新六之一、公文製作系統設定六之二、公文製作系統線上更新1.下載系統執行3.下載範本更新執行2.下載版本更新執行七、逾期公文催繳1. 每週一本組製作逾時催繳清單，請各單位簽領（逾時期限為七日）。2. 請三日內回覆說明逾期公文承辦情形繳回催繳清單。3. 逾期未繳回催繳清單及未說明逾期承辦情形者，擬提報各單位主管外另呈報秘書室協助辦理。4. 特殊採購或涉及多部門專案逾期，得申請逾期簽辦作業。八、歷史公文移交權責1. 各單位協調歷史公文轉移事項（屬同單位最高主管決行移交除外）恕本組不受理。2. 離職與新進人員辦理公文移交（本組依據人事室書面命令進行移交處理之）。3. 任調、轉任、派遣、兼任等，皆以正式人令為主進行轉移歷史公文及簽辦流程。4. 依據調卷作業申請要點，對於調閱歷史公文資訊請至本組申辦調閱。九、文書內容容易錯誤語法1. 受文者全銜不正確或使用簡稱(發文機關名稱必須為全銜，不得簡稱)。2. 附件名稱過長或容量過大超過1MB。3. 簽辦公文時內文經 鈞長修正後，未進入公文系統更正電子文內容。4. 證書、聘書、獎狀內文缺字或不通順、姓名錯誤，預留關防空間不足（未檢附電子檔名冊供本組核對編碼）。5. 寄件用郵規範及登錄資訊不確實。十、影印、領用、用印與裝訂1. 影印、裝訂、領用信封信紙必須登錄資訊管理系統。2. 單位申請用印必須說明用印內容及數量，屬於關防、鋼印、簽名章、合約章等。3. 依據用印作業辦法，申請用印處必須標明或張貼標示清楚位置。4. 各類文件蓋用本校關防，除有特殊規定外，一律應填具用印申請單(如付件一)或簽文，經業務單位主管及會辦單位主管簽證後，經校長核准始得用印。5. 用印後如有變更內文須要再用印者，得申請准予變更制式用印申請單。十一、Q&A3分鐘1. 對於公文製作系統（登記桌）不清楚如何辦？2. 對於用印申請及證書套印規範？3. 對於公務郵件領用信封、信紙規定？4. 對於本組服務郵件、發文、用印時間？5. 其他?十二、結論 屬於本組的業務範圍內歡迎來電諮詢 校內分機： 3633；3631 （米琪） 3630；3632 （總收發、David）保管組業務宣導資料一. 財產盤點：1. 依排定的時間確實盤點，盤點前需確實依設備物品實際放置地點，KEY入系統中，請務必配合。2. 設備送出學校維修或參展，請確實做好攜出證明管理。3. 實習（驗）室應張貼該室設備清單於入口處。4. 實習（驗）設備應有簡易操作手冊及維修紀錄手冊。5. 新購設備於財產系統已經建立照片，請補貼標籤時務必確認設備形式。二. 設備報廢：1. 使用年限不等於可報廢年限，報廢時未達使用年限，應檢附不能維修之證明或簽文。2. 報廢程序簽辦完成不等於報廢完成，需經事務組確實將報廢品移除方完成手續。3. 請於每年4月30日前完成該學年度報廢申請（簽文送至總務處為準），下一學年度8月份即可申請報廢。4. 報廢預算金額之編列，請以現值計算。三. 財產移轉：1. 為簡化作業流程，移出及接收雙方應事先確定移轉之設備。2. 財產移轉簽辦手續，移出及接收單位接應該於移出原因欄敘明移轉原因，總務處將派員實地瞭解。四. 財產新增：1. 未透過事務組採購之物品，申購單位應填寫驗收單，送至保管組，以便驗收排程。2. 物料測試表需附照片，以利驗收單之製作。五. 注意事項：1. 校外單位借用本校場地（無論會議室或實驗室），請務必簽會保管組。2. 電梯樓層管制，若有特殊活動需求，可於活動當天開放使用。3. 財產交流網掛載於總務處保管組下，請各單位善加利用。4. 財產管理將採購新系統，可能有部分流程需做調整，上線時程預計於暑假期間，屆時請各單位配合相關教育訓練。營繕組業務宣導資料1. 各單位冷氣機，請固定時間清洗濾網（約1個月一次），以維持冷氣機使用壽命，濾網清洗有疑問，逕洽營繕組。2. 高壓電機房及中央空調機房，非總務處營繕組人員陪同，嚴禁進入。3. 燈管或啟動器領用，請改用領用單（保管組網頁）。4. 維修或工程簽辦單請於核准後，務必再會簽營繕組承辦人員辦理再結案。5. 7月15日後簽辦維修之維修案，將使用下一年度之預算。6. 各單位維修預算應確實編列所需。7. 除非緊急狀況，報修請確實簽辦處理，以利營繕組排程及核銷作業。8. 預知之工程請預先做好規劃，衡量簽案、比議價及施工時間，以利工程時程及品質的掌握。9. 新購置冷氣機，溫度調整功能取消，強制定溫26度。10. 新購置之總務系統將包含維修系統，屆時請配合相關教育訓練。龍華科技大學推動六五節約能資源活動實施計畫壹、依據教育部 95年6月16日台環字第0950090169號函辦理貳、目的一、為增進本校教職員工生身體力行善用能源、建立珍惜能資源的觀念。二、避免地球能源浪費情況持續惡化，鼓勵省錢省能、節約消費。三、期使台灣能永續經營、地球資源永續利用，以造福後代子孫。參、具體方案一、節約用水措施1、 將小便池自動沖水器沖水時間調短。2、 面紙或衛生紙投入垃圾桶內，不要丟入馬桶中。3、 控制洗手台水閥流量，以節約用水。4、 裝設馬桶採用二段式沖水裝置。5、 裝設省水龍頭；既有水龍頭加裝橡膠墊，以增水壓，減少水流。6、 定期檢查抽水馬桶、水塔、水池、水龍頭或其他水管接頭以及牆壁或地下管路有無漏水情形。7、 建築物修建或興建雨水回收及中水回收系統。8、 將除濕機收集的水、純水機及蒸餾水機等淨水設備的廢水，回收再利用。9、 配合天候澆水，在雨天時關閉自動灑水器及不在強風時澆水。10、冬天時，只在連續高溫或乾旱時才澆水（在春秋之時，大部分植物只須夏天時水量的一半即可）。11、利用屋頂裝置雨水貯留設備，收集雨水作為一般澆花、洗車及沖馬桶等替代水源。12、洗手正確步驟：開小水沾濕手關閉水龍頭塗抹肥皂雙手搓揉開小水沖洗關閉水龍頭。 二、節約用電措施（一）冷氣機： 1、冷氣設定溫度每提高1可省電6%，啟動溫度以28以上為準，且溫度以固定在2528，由學校及館所行政管理單位定時檢測，作為管控依據。 2、配合電風扇使用，使室內冷氣分佈較為均勻，可略提高設定溫度即可達到相同的舒適感，並可降低冷氣機電力消耗；過濾網至少每兩周應清洗一次，以利空氣流通，增進舒適度。 3、穿著宜保持清爽；如非必要，請勿打領帶及穿西裝等，以減少冷氣之使用及降低冷氣使用度數。 4、增加教室、辦公室通風效果，並在屋頂灑水隔熱或在屋頂加裝簡易遮陽設施。 5、冷氣機須裝在通風良好，不受日光直射的地